Die neue DIN 5008 – ein weiterer Schritt zu praxisorientierten Regeln

1. Die neue DIN 5008 –ein weiterer Schritt zu praxisorientierten Regeln Bildungsverlag Eins Bildungsmesse 2002 in Köln 20. Februar 2002

2. Gliederung • Das Vorgehen bei der Neufassung • Grundansatz: Durchgängiges System • Neue Themen: Tabellen, E-Mail, Beglaubigungsvermerk und Absenderangabe • Wesentliche Änderungen: Datum, Zahlengliederung, Anschriftfeld, Informationsblock • Detailverbesserungen: diverse • Einheitliches Regelsystem zur Vereinfachung • DIN 5008 und Microsoft Word • Praxisorientierte Schreibkompetenz schaffen • DIN von A bis Z von Frank Manekeller bei Kieser

3. Das Vorgehen bei der Neufassung • Im Grundsatz hatte sich die DIN 5008 von 1996 bewährt. Mit der Neufassung galt es deshalb, die vernünftige „Grundsubstanz“ nicht zu gefährden, notwendige Neuerungen aber aufzunehmen. • Grundansatz: Durchgängiges System für Maschinenschreiben und PC-Textverarbeitung aufrecht erhalten – mit weiter verstärkter Betonung der PC-Nutzung. • Neue Themen aus der Praxis: Tabellen, E-Mail, ... • Von der Praxis geforderte Änderungen zu Datum, Telefon-nummern, Anschriftfeld, Informationsblock. • Formal notwendige Änderungen aus Rechtschreibreform, Euro, postalischen Änderungen. • Verbesserung der Klarheit durch viele Detailverbesserungen und konsequente Wortwahl nach DIN 820.

4. Grundansatz: Durchgängiges System (1) • Diskussionspunkt ist oft, ob ein System mit so „krummen“ Zahlen wirklich benötigt wird. • Dieses System ist eine „1:1-Übertragung“ aus dem Raster des Maschinenschreibens. Damit ist es kompatibel zu allen Schreibmaschinentexten. • Es ergibt sich eine gleichmäßige Verteilung auf der Seitenbreite, z. B. bezogen auf eine Bezugszeichenzeile. • Alle Angaben werden in der Praxis einmalig für Dokument-vorlagen benötigt, also nicht dauernd wieder neu eingegeben. • Neu: Die Werte dürfen auch gerundet werden (insbesondere schulisch eine Hilfe; nicht anwenden mit 10er oder 12er Schreibmaschinenschriften).

5. Grundansatz: Durchgängiges System (2) Festes Raster: (vereinfacht) Rand 24,1 mm (25 mm) (25,4 – halber Buchstabe) + 25,4 = 49,5 mm (50 mm) (Einrückung; 1. Leitwort) + 25,4 = 74,9 mm (75 mm) (2. Leitwort) + 2 x 25,4 = 125,7 mm (125 mm) (Infoblock, Kommunikationszeile, eing. Anlagen-/Verteilvermerk, 3. Leitwort) + 2 x 25,4 = 176,5 mm (175 mm) (4. Leitwort, Datum) Rand: 20 bis 25 mm (8,1 mm nur für Bezugszeichenzeile)

6. Neue Themen: Tabellen (1) Tabellenkopf  Zeile  Bestandteile einer Tabelle nach Abschnitt 11 der DIN 5008.

7. Neue Themen: Tabellen (2) • In der neuen DIN 5008 ging es darum, einheitliche Grundregeln für Tabellen aufzunehmen, die in übliche Geschäftstexte eingebunden werden. Grundlage war die DIN 55301 „Gestaltung statistischer Tabellen“, die aber für Textverarbeitungszwecke aufbereitet wurde. Einige Regeln: • Tabellen zwischen Seitenrändern zentrieren. • Mindestens eine Leerzeile vor und hinter einer Tabelle. • Tabellenköpfe mit Linien unterteilen. • Beschriftung: Spaltenbeschriftungen im Tabellenkopf zentrieren, Vorspalte linksbündig beschriften, Texte in Feldern linksbündig, Zahlen rechtsbündig (bzw. dezimalstellengerecht). • Einheiten als Bestandteil des Tabellenkopfs. • Feldbeschriftungen mit Mindestabstand 1 mm von Linien. • Waagerechte (nur vor Summen oder zur Gruppierung) und senkrechteLinien zur Unterteilung, Formatierung (wie Schattierung) auch zulässig.

8. Neue Themen: E-Mail • Neuaufnahme als Abschnitt 15 der DIN 5008. Geregelt sind nur E-Mails als Geschäftsbriefersatz (also nicht interne Kurz-E-Mails). • Technische Gegebenheiten des Empfängers beachten. • Einzeilig schreiben, Absätze mit einer Leerzeile bilden. • Fließtext ohne Worttrennungen schreiben. • Eindeutige E-Mail-Adressangabe frank.manekeller@gerling.de • Immer auch Betrefffeld ausfüllen, bedarfsweise auch elektronische Verteilerfelder. • Anrede als fester Bestandteil. • Briefabschluss als elektronischer Textbaustein mit Gruß und Kommunikations-/Firmenangaben. • Hinweise zu Signatur und Verschlüsselung.

9. Beglaubigungsvermerk. Um die Anwendbarkeit der DIN 5008 im Behördenbereich zu verdeutlichen, wurde die formale Gestaltung des Beglaubigungsvermerks neu aufgenommen. Absenderangabe. Die Absender-angabe wurde neu aufgenommen, um damit häufigen Fehlern bei der Positionierung zu begegnen – speziell bei Briefen ohne Aufdruck (Beginn in Zeile 5 bzw. nach 16,9 mm). Außerdem wurden die Bestandteile der Absenderangabe aufgeführt. Mit freundlichem Grußim AuftragSchäferBeglaubigtLindlahrVerwaltungsangestellter Neue Themen: Beglaubigungsvermerk und Absenderangabe Siegel-abdruck

10. Wesentliche Änderungen: Datum • Unangefochten Platz 1 bei den Diskussionen zur neuen DIN 5008 war die Datumsschreibweise. Gemäß Übertragung aus DIN EN 28601 waren seit 1996 nur folgende Schreibweisen erlaubt: • 2002-02-20 (oder auch ungünstiger 02-02-20) • 20. Februar 2002 (oder auch ungünstiger 20. Feb. 2002) • Dies sind auch weiterhin die Hauptformen. Auf vielfachen Wunsch der Praxis (die neue nummerische Schreibweise wurde wenig akzeptiert) ist nun gemäß Anmerkung in Abschnitt 9.4 auch die alte Schreibweise wieder zulässig, wenn dadurch keine Missverständnisse entstehen. • 20.02.2002 (oder auch ungünstiger 20.02.02) • „Keine Missverständnisse“ = insbesondere nicht im internationalen Schriftverkehr einsetzen; zudem ist diese wieder zulässige Variante als Nebenform anzusehen; für schulische Zwecke könnte man zur Vereinheitlichung auch auf diese Nebenform verzichten.

11. Wesentliche Änderungen: Zahlengliederung (1) • Hauptänderung ist hier die Neugestaltung der Telefonnummern (und anlog Fax), die insbesondere im Hinblick auf die immer weiter verbreitete internationale Schreibweise erforderlich wurde. • Bisher: +49 22 11 44-8 20 • Jetzt: +49 221 144-820 • Während in der alten Form Funktionsbestandteile manchmal auseinander gerissen wurde, gliedert die neue Form genau nach diesen Bestandteilen. Einzelne Funktionen dürfen sogar durch Farbe oder Fettschrift hervorgehoben werden – hier die Firmen-nummer. Nationale Schreibweise: • Bisher: (02 21) 1 44-8 20 • Jetzt: 0221 144-820 • Vorteil ist auch, dass von links nach rechts ohne Auszählen durchgeschrieben werden kann.

12. Wesentliche Änderungen: Zahlengliederung (2) • Geregelt wurden auch spezielle Nummern: • Mobil: +49 170 3819177 • Sondernummer mit Gebührenzählung: 0180 2 44890 • Vanity-Nummer: 0800 telekom (= 0800 8353566) • Breite Zustimmung – auch von der Telekom. Einziger Kritikpunkt ist die Optik bei langen ungegliederten Einzelanschlussnummern. • Klarstellung zu generellen Zahlengliederungen: Zahlen mit mehr als drei Stellen sollten (bisher „werden“) durch Leerzeichen gegliedert werden – Geldbeträge aus Sicherheitsgründen mit Punkt. • 45 000 Stück, 23.890,50 € • Buchstaben bei Hausnummern groß oder klein zulässig: • Paracelsusstraße 23 a, Schützheider Weg 45 B • Bankleitzahlen ohne Klammer, neue IBAN-Schreibweise: • BLZ 370 400 44, IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00

13. Wesentliche Änderungen: Anschriftfeld • Eingearbeitet wurden: • Neue postalische Vermerke (wie „Einwurf-Einschreiben“); Hervorhebung bei mehrzeilig nicht auf Unterstreichen beschränkt. • Verzicht auf Länderkennzeichen bei Auslandsanschriften. • Rechtsformzusatz bei Einzelunternehmen („e. K“, „e. Kfr.“, „ e. Kfm.“) • Klarstellungen zur Anrede (akademische Grade direkt vor dem Namen, Amtsbezeichnungen neben Frau/Herrn). • Diskussionspunkt Anmerkung 5 zu Abschnitt 14.7.2: „In Anpassung an internationale Schreibungen und im Hinblick auf die Möglichkeit der PC-Frankierung kann – gemäß Deutscher Post AG – auf Leerzeilen verzichtet werden.“ Dies ist eine nachträglich ergänzte Zulässig-keitsregel auf Wunsch der Post. Sie ist nicht vollständig in die DIN 5008 integriert, sondern nur eine „Öffnungsklausel“.

14. Die Leitwörter „Telex“, „T-Online“ und „Telebox“ werden im Regeltext nicht mehr aufgeführt. Neu aufgenommen wurden „E-Mail“ und der Hinweis, dass Leitwörter ergänzt, verändert oder weggelassen werden dürfen (was anlog auch für die Kommunikations-zeile gilt). Neu auch, dass in Infor-mationsblöcken Leitwörter in verkleinerter Schrift geschrieben werden dürfen (analog Bezugszeichenzeile). Beispiel neuer Infoblock: Ihr Zeichen: mu-klIhre Nachricht vom: 2002-02-18Unser Zeichen: ma-muUnsere Nachricht vom: 2002-02-14Name: Frank ManekellerZimmer: 113Telefon: +49 221 144-9999Telefax: +49 221 144-1111Datum: 2002-02-20 Wesentliche Änderungen: Informationsblock

15. Detailverbesserungen (1) • Anlage/Verteiler. Hervorhebung der Wörter „Anlage“ und „Anlagen“ nur noch durch Fettschrift. Die bisherige allgemeine Erlaubnis zur Hervorhebung führte manchmal zu Fehlern (z. B. Hervorhebung durch Einrücken, Zentrieren usw). Das gleiche gilt für das Leitwort „Verteiler“. • Aufzählungen. Zur Klarstellung wurde aufgenommen, dass Aufzählungen mehrstufig sein dürfen und dass auch spezielle Aufzählungszeichen aus Textverarbeitungsprogrammen verwendet werden dürfen (z. B. grafischer Punkt, Raute). • Betreff und Teilbetreff. Die Hervorhebung von Betreff und Teilbetreff ist weiterhin zulässig, aber auf die Hervorhebungs-arten „Fettschrift“ und „Farbe“ eingeschränkt worden, um unzweckmäßige Hervorhebungsformen (z. B. Zentrieren, Einrücken) zu vermeiden.

16. Detailverbesserungen (2) • Fußnoten. Kein Sonderhinweis mehr zu Bildnummerierungen. Ergänzt wurden Hinweise zur Positionierung der Fußnoten am Fuß der Seite (sie stehen immer am Fuß der Seite mit mindestens einer Leerzeile Abstand zum Text). • Hervorhebungen. „Farbe“ erstmals als Hervorhebungs-möglichkeit aufgeführt (wegen Verbreitung von Farbdruckern). • Rechenzeichen. Die Zeichen für „kleiner“ und „größer“ wurden neu eingefügt (< ,>, ≤, ≥). Zur Multiplikation wurde auch der mittige Punkt aufgeführt. • Rechtschreibreform.Regeltext und Beispiele wurden auf die Schreibung nach Rechtschreibreform umgesetzt. • Schriftzeichen für Wörter. Empfehlung zum Verzicht auf Unterführen bei Nutzung von Proportionalschriften und beim Einsatz von Textverarbeitungsprogrammen.

17. Detailverbesserungen (3) • Satzzeichen. Der Halbgeviertstrich (länger und schmaler als der Mittestrich) wird nun als Standard für einen Gedankenstrich, Bis-Strich, Gegenstrich, Minuszeichen usw. angesehen. Der Mitte-strich ist aber weiterhin für alle Verwendungen auch zulässig, für Trenn- und Bindestrich sowie Vorzeichen verpflichtend. • Summen und Zahlenaufstellungen/Währungsbezeichnungen. Alle Währungszeichen ausgetauscht durch € oder EUR. Kein Beispiel mehr mit Unterführungen, da selten zweckmäßig. • Verbindliche Festlegungen, Empfehlungen, Zulässigkeit.Um klarer die Unterschiede in der Verbindlichkeit der Regeln herauszuarbeiten, wurde der Regeltext auf Basis der Formulierungsempfehlungen nach DIN 820 überarbeitet. Es ist nun deutlicher, was eindeutige Regeln, Sollvorschläge oder zulässige Formen sind.

18. Einheitliches Regelsystem zur Vereinfachung • Für bestimmte Anwendungsgebiete ist ein reduziertes einheitliches Regelsystem oft sinnvoll, bei dem es weniger oder keine Auswahlentscheidungen gibt. Ein Regelsystem mit dem Ziel „Vereinfachung“aus schulischer Sicht – mögliche Ansatzpunkte: • Zeilenbemaßung im Raster 25 mm statt 25,4 mm – neue Rundungsmöglichkeit genutzt; Ränder auch 25 mm (diese Vereinfachungen sind im professionellen Einsatz eher nicht sinnvoll, nur anwenden mit Proportionalschriften). • Verzicht auf Sperren und Unterführen (kompliziert und nicht praxisrelevant). • Datum nur in den Formen 2002-02-20 und 20. Februar 2002. • Anschriftfeld mit Leerzeilen. • Festlegung Grundlayout Tabellen (z. B. nach DIN-Beispielen). • Formfestlegungen zu Überschriften und Nummerierungen.

19. DIN 5008 und Microsoft Word (1) • Textverarbeitung wird heute weitestgehend mit Personal Computern betrieben. Dabei hat sich Microsoft Word in besonderer Breite durchgesetzt – in Unternehmen, Behörden und Schulen. Als Konsequenz daraus wurden alle Regeln der DIN 5008 auf Umsetzbarkeit mit Word getestet. • Folge ist, dass auch für die Unterrichtung dieser Regeln oft ein PC mit Word die Grundlage ist. • Die Praxis zeigt aber dazu Problembereiche: • Oft findet Word-Unterricht ohne Bezug zur DIN 5008 statt oder Unterricht zur Briefgestaltung ohne Nutzung der Word-Kenntnisse. • Word-Unterricht wird oft funktionsbezogen und nicht handlungsorientiert durchgeführt. • Mit Word kann man prinzipiell alle Regeln der DIN 5008 umsetzen; jedoch sind die Standardeinstellungen für Word oft nicht hilfreich, insbesondere auch Elemente wie Briefassistenten.

20. DIN 5008 und Microsoft Word (2) • Empfehlungen für eine praxisorientierte Ausbildung: • Dem Tastschreiben ist eine höhere Bedeutung beizumessen. Es ist eine hohe Ressourcenverschwendung in der Praxis, wenn viele mit zwei Fingern suchend schreiben. Hierzu gibt es zahlreiche gute Bücher und PC-Programme. • Unterrichtung zur Briefgestaltung setzt heute gute Text-verarbeitungskenntnisse voraus, in der Regel in Word. Eine starke Trennung zum Word-Unterricht ist nicht sinnvoll. • Programme wie Word enthalten eine unüberschaubare Vielzahl von Funktionen. Es ist nicht zielführend, möglichst viele Funktionen beizubringen. Vielmehr sind typische Aufgaben (Brief, Lebenslauf, Protokoll, Bericht ...)und generelle Lösungsansätze (Format- und Dokumentvorlagen, AutoTexte, Nutzung unterschiedlicher Aufrufmöglichkeiten ...) zu bearbeiten.

21. DIN 5008 und Microsoft Word (3) • Word-Unterricht mit Bezug zur DIN 5008 (und 676): • Für das systematische Arbeiten nach den DIN-Regeln sind die Word-Konzepte zu Format- und Dokumentvorlagen besonders wichtig und sollten frühzeitig und detailliert besprochen werden. • Demgegenüber werden zum Teil andere Themen zu stark betont, die in der Praxis viel weniger Bedeutung haben – z. B. der Seriendruck. • Quantitative Informationen haben in der betrieblichen Praxis eine hohe Bedeutung – damit auch tabellarische Darstellungen. Dem trägt die neue DIN Rechnung. Tabellen sollten dementsprechend auch angemessen im Unterricht berücksichtigt werden (mit Querbeziehung zu Excel).

22. DIN 5008 und Microsoft Word (4) • Word-Positionsrahmen haben seit jeher eine besondere Bedeutung bei der Briefgestaltung. Sie sind insbesondere für Anschriftfeld, Absenderangabe und Informationsblock das richtige Instrument, weil sich hiermit exakt die DIN-Regeln abbilden lassen. Weniger geeignet hierfür (aber oft geschult) sind Textfelder oder Tabellen. • Um einen effizienten Unterricht zu ermöglichen, ist es besonders bei der kombinierten Word/DIN 5008-Schulung notwendig, die Einstellungen an den Arbeitsplätzen gleichartig zu halten. Hier besonders beachten: Voreinstellungen über Optionen, über Anpassen, über AutoKorrektur und über Vorlagen und Add-Ins. Ggf. sind Dot-Dateien am Anfang zu kopieren, vor allem die Grundeinstellung über die „normal.dot“.

23. DIN 5008 und Microsoft Word (5) • Zur Unterstützung des flüssigen Tastschreibens bei gleichzeitig richtigem Formatieren ist ein Unterricht besonders wertvoll, der den effizienten Aufruf von Funktionen beibringt: • Alle Funktionen bei der fließenden Texteingabe sollten nicht mit der Maus, sondern über die Tastatur abgerufen werden. Dies kann unterstützt werden durch Speicherungen unter AutoKorrektur, durch Folgeformate bei Formatvorlagen und durch „Short-Cuts“. • Funktionen, die beim Überarbeiten eines Textes oder beim nachträglichen Layouten verwendet werden, sind vorteilhafter über die Maus aufzurufen. Hier ist die Unterstützung durch Menüs, Dialogboxen, Aufgabenbereiche und Symbolleisten hilfreich. • Bemerkenswert ist, dass Word 2002 einige deutliche Verbesserungen zum kontrollierten, einheitlichen und effizienten Arbeiten enthält.

24. Praxisorientierte Schreibkompetenz schaffen – ein wertvoller Vorteil im Berufsleben

25. DIN von A bis Z von Frank Manekeller bei Kieser • In allen Bücher: Alle Regeln der DIN 5008 - ergänzt um DIN 676 (Geschäftsbrief) und DIN 5009 (Diktierregeln) – mit zahlreichen Erläuterungen. Dazu genaue Beschreibung der Umsetzung mit Word. • DIN 5008 von A bis Z – mit Tips für Word für Windows 6.0/Word 7.0 (140 Seiten, 1996) • DIN 5008 von A bis Z – Perfekt schreiben mit Word 97 (160 Seiten, 1998) • DIN 5008 von A bis Z – Perfekt schreiben mit Word 97 – Neue DIN 5008 (176 Seiten, 2001) • DIN 5008 von A bis Z – Perfekt schreiben mit Word 2000 – Neue DIN 5008 (176 Seiten, 2001) • DIN 5008 von A bis Z – Perfekt schreiben mit Word 2002 – Neue DIN 5008 (184 Seiten, 2002, neu erschienen) Info: http://www.bildungsverlag1.de Die DIN 5008 selbst wird vom Beuth-Verlag herausgegeben.