Introductie van nieuwe medewerkers

1. Introductie van nieuwe medewerkers Diverse inzichten + praktische tips Ann Moreels M& L Management Services bvba

2. Doelstellingen • Inzichten m.b.t. het ruime onthaalproces formuleren • Heel wat praktische tips meegeven (o.a. in functie van uw vragen en verwachtingen)

3. Enkele constataties • Er wordt meestal veel tot zeer veel tijd besteed aan werving/recrutering & selectie • Socialisatie en introductie : vaak wordt hieraan veel minder aandacht en tijd gespendeerd • Vaak : niet efficiënt noch effectief b.v. oneindig veel handjes schudden, veel info meegeven, enz. Of soms : hééél uitgebreid (overweldigend) b.v. door aanvulling met reeks trainingen • Slechts 1/3de van de nieuwelingen is in het algemeen tevreden over de introductie-aanpak • Nochtans zijn de gevolgen van een mislukte socialisatie vrij groot …

4. Mislukte socialisatie : gevolgen • Voor organisatie : • Vroegtijdig vertrek van mw • Groter verloop • Onaangepast/ongewenst gedrag van mw • Geringe culturele binding • Slechte prestaties, fouten, Q-verlies, enz. • Bouwen aan een negatief imago (negatieve mond-aan-mond reclame) • Voor individu : • Onzekerheid, stress • Misverstanden • Geleidelijk groeiende rancune t.o.v. de organisatie en haar mensen

5. What’s in a name ? • Socialisatie : • Een complex leerproces dat een nieuwkomer doormaakt voordat hij/zij in staat is om zijn/haar rol adequaat te vervullen • Introductie : • De activiteiten die vanuit de organisatie worden ondernomen om de aanpassing van nieuwkomers optimaal te doen verlopen

6. Socialisatie = • Het eigen maken van de kennis en vaardigheden voor het vervullen van de toegewezen rol • Het verwerven en eigen maken van normen en verwachtigen t.a.v. de rol • Het ‘eigen maken’ van de organisatiecultuur •  nauw verbonden met elkaar

7. Fasen in het socialisatieproces (Schein) (1) 1/ Entréefase : formele scholingsfase + wervings-/recruterings- en selectieproces + beslissing om tot een organisatie toe te treden !! : realistische info in R&S-fase !! : parallel tussen info tijdens R&S-fase en volgende stappen (heel belangrijk om hierin consequent en consistent te zijn)

8. Fasen in het socialisatieproces (Schein) (2) 2/ Socialisatiefase : Nieuwkomers leren hoe ze zich in de organisatie moeten gedragen, wat van hen verwacht wordt en welke standaarden op hun werk van toepassing zijn (“to accept the reality of organisations”) • Leren omgaan met weerstanden • Leren omgaan met te veel of te weinig organisatie in het werk en onduidelijkheden m.b.t. de eigen rol • Een plek verwerven in de organisatie en het ontwikkelen van een eigen identiteit

9. Fasen in het socialisatieproces (Schein) (3) ) 3/ Fase van wederzijdse acceptatie : - Hij/Zij ‘kent’ zijn/haar taken • Inwijding in ‘speciale circuits’ • Verwerft info over mensen, procedures, historiek, enz. •  psychologisch contract (wat geeft en wat krijgt men/de organisatie; subjectief ervaren van rechten en plichten; evenwicht ?; wederzijdse verwachtingen)

10. Socialisatiestrategieën 5-tal strategieën (getypeerd via vragen) : - worden nieuwkomers individueel of collectief gesocialiseerd ? - vindt de socialisatie langs formele of informele weg plaats ? - kent de socialisatie een vast of variabel patroon ? - wordt de socialisatie begrensd in tijd of is de duur variabel ? - is de socialisatie gericht op continuïteit of op verandering van de organisatie ?

11. Continuïteit of innovatie van de organisatie ? Socialisatie is ofwel gericht op het aanleren van vaardigheden en normen en waarden die een onderdeel vormen van de organisatiecultuur • Weinig vernieuwend • Sr. mw en management staan model Of : Socialisatie is gericht op het leren kennen van ideeën en praktijken van de nieuweling zodat er een nieuwe frisse wind kan waaien in de organisatie • Vernieuwend maar • Vaak/soms demotiverend voor bestaande mw • !! : best hand in hand gaan met bestaande praktijken, principes, processen (dus middenweg) • Let op : een sterke organisatiecultuur geeft duidelijkheid, maar maakt het nieuwelingen die impact willen hebben op de cultuur bijzonder moeilijk (“buigen of barsten”)

12. Onthaalbeleid ingekaderd • Organisatiestrategie (-cultuur) • HR-strategie • R&S-strategie en –praktijken • Onthaal- en socialisatieprincipes en –strategie

13. Rekruterings- en selectieproces (1) • Focus op het rekruterings- en selectieproces en –traject als ‘entrée’ voor het onthaalproces • Rekruteringsproces : • Gebruikte recruteringskanalen (b.v. naast ‘klassiekers’ (zoals vdab) ook ‘jobkanaal’, ‘minderhedenforum’, enz.) • Eerste indruk bij kandidaat naar organisatie, functie, cultuur, enz.  aantrekkelijke, boeiende, informatieve advertentie • Indruk over ‘employer branding’ (profilering van het bestuur)

14. Rekruterings- en selectieproces (2) • Selectieproces : bijkomende info voor kandi vanuit o.a. : • Aanpak van de interviews door jury • Communicatie tijdens selectie (mondeling en schriftelijk) • Aard van de tests • Mogelijkheid om werkplek te zien • Informatie (functiebeschrijvingen, enz.) • Wie wordt er betrokken bij dit proces • Enz. •  Voortdurende bewuste/onbewuste check op inconsistenties en op ‘wil/kan ik dit echt’ en ‘past dit bij mij’ ?

15. Rol van ‘HR’/Personeelsdienst in het onthaalproces • ‘HR’/personeelsdienst : één van de belangrijke partners naast secretaris, lijnmanagement, collega’s • !! : duidelijke, ondubbelzinnige rolafspraken tussen hen • Normaliter : rol van HR/personeelsdienst : • Introductieproces laten ‘matchen’ met HR- en organisatiedoelstellingen • Parallel tussen rekruterings- en selectieproces én introductieproces (ideaal : 1 contactpersoon) • Zoeken naar mentor/peter/meter • Feedbackopvolger voor nieuweling • Coördinerende rol

16. Onthaal-/introproces op 3 niveaus • 1/ organisatie in haar geheel • 2/ eigen afdeling/dienst/team • 3/ specifieke functie, eigen doelen, eigen taken •  !! : bewust aandacht schenken aan deze 3 niveaus

17. Onthaal-/introproces op organisationeel niveau (1) 1/ organisatie in haar geheel : beeld m.b.t. : - historiek - missie, visie, strategie - organisatiewaarden - organisatiecultuur - doelen, activiteiten - veiligheidsvoorschriften - organogram - vestigingen - sociale partners - organisatieprocedures en – processen (b.v. inzake geheimhouding van info, ziekte, VTO) - praktische aspecten

18. Onthaal-/introproces op organisationeel niveau (2) Betrokkenheid van het college / raad / burgemeester / voorzitter / management (via secretaris) is hierbij heel belangrijk b.v. via collectief ontbijt, intro in brochure, onthaalmail, enz. Foto’s ! Ook hier terug : rode draad tussen selectieproces en info/aanpak in deze fase

19. Onthaal-/introproces door lg, collega’s, eigen mw, ... (1) Rol van collega’s in introductieproces goed afbakenen en definiëren Door lg : nieuweling niet voorstellen als dé held Collega’s zullen pas nieuweling ten volle accepteren als ze hem/haar vertrouwen …  moeilijke situatie (in het begin) Ze geven (eerste veilige, daarna confidentiële) info over : interpretatie van regels, informele netwerken, ‘beloningen’ en ‘kosten’ binnen de dienst, referentiepunten voor correct gedrag, enz. !! : nieuweling dient te tonen dat hij/zij bereid is om zich als collega op te stellen anders duurt deze fase (zeer) lang …

20. Onthaal-/introproces door lg, collega’s, eigen mw, ... (2) Rol van lg is belangrijk … Denk eraan : “you join a company, but you leave a boss” Lg is normaliter : . Rolmodel . Iemand met ‘macht’ (beoordeling, beloning) . Iemand die de carrièrekansen mee beïnvloedt . Iemand die de nieuweling ondersteuning, coaching en richting geeft

21. Onthaal-/introproces door lg, collega’s, eigen mw, ... (3) !! : aansluiting op introductie vanuit de organisatie Kunnen beantwoorden van vragen in dit verband Dus : goed weten wat er in die fase/op dat vlak gebeurde en besproken werd Centrale rol : . Aanmoedigen tot vragen stellen . Aanmoedigen om netwerk uit te bouwen binnen de organisatie . Info geven !! : ook collega’s informeren dat nieuweling in aantocht is

22. Onthaal-/introproces door lg, collega’s, eigen mw, ... (4) Nieuwe lg/manager : mw informeren over nieuwe baas lg steunen op mw in beginperiode, maar deze zijn selectief in het geven van info (over taken, doelen, waarden, cultuur, enz.) Lg : ideale stijl ? Gepast kunnen omgaan met diverse soorten mw (zie situationeel leiderschapsmodel van Hersey & Blanchard) Moeilijkheid : als teamlid graag lg wilde worden …  kan spanningen geven

23. Kennismaking met eigen job Belangrijk : - duidelijke functiebeschrijving (met plaats in organogram) - doelen/’targets’/objectieven - feedback geven (vanuit lg) - netwerk aanmoedigen

24. Onderzoek • In 2004 • Door Keith Rollag, Salvatore Parise en Rob Cross (US) • Duur : 3 maanden • Doel : onderzoek naar wat organisaties deden om hun nieuwelingen zo snel mogelijk productief te laten zijn + conclusies • Deden o.a. interviews bij CEO’s, personeelsdirecteuren van meer dan 22 high-tech organisaties + ook bij diverse 100-en werknemers; ook dagboek laten bijhouden door nieuwelingen

25. Uitdagingen • Nieuwelingen snel productief laten worden • Voldoende creativiteit en innovatie uit nieuwelingen halen • Nieuwelingen – vanuit hun diversiteit – een plaats kunnen ‘geven’ in de organisatie  goed gevoel in de organisatie • Zeker de kosten van de R&S – procedure terug kunnen verdienen

26. Resultaten • Meeste organisaties hanteren een informatieve benadering (accent gedurende 1ste 2 maanden ligt op info, info, info …) • Enorme verwerkings- en leercapaciteiten worden gevraagd • + ook heel veel filtercapaciteiten (wat is belangrijk en wat niet) • Succesvolle organisaties stimuleren een gedeeltelijke informatieve benadering + vooral een relationele benadering (+ deze vraagt NIET meer tijd) • Netwerkuitbouw werd hier gestimuleerd (wie doet wat in de organisatie, meetings bijwonen, problemen worden telkens ‘doorversast’ naar andere persoon, enz.) • Gaf een enorme aanscherping van motivatie bij extraverte personen, soms moeilijker bij introverte persoonlijkheden

27. 5 mythes (1) • Onderzoekers zagen dat die organisaties die er niet in slaagden om nieuwkomers snel en professioneel aan boord te brengen en te houden, meestal een aantal mythes ondersteunden (een verkeerd besef van de factoren die een introductieproces efficiënt en effectief maken) nl. • 1/ de beste nieuwkomers kunnen wel voor zichzelf zorgen (vragen stellen wordt verminderd met duplicaties, inefficiënties, enz. tot gevolg) • 2/ geef nieuwkomers zoveel mogelijk info (intranet, brochures, enz.) : daarin vinden ze alles wat ze nodig hebben

28. 5 mythes (2) • 3/ een oppervlakkige introductie volstaat (handjes schudden, elementaire zaken vertellen, info geven, verwijzen naar files, rondleiding, enz.)  idee : ‘t zal wel los lopen, zoiets moet je spontaan tijd geven; nochtans : geplande, strategische kennismakingsmeetings en –sessies tussen nieuwkomers en ‘decision takers’ zijn essentieel; gestructureerde en geplande netwerkuitbouw maakt het verschil • 4/ de eerste opdrachten moeten beperkt en gemakkelijk zijn (neen, want moeilijke, uitdagende opdrachten bevorderen relatie-uitbouw)

29. 5 mythes (3) • 5/ het inschakelen van vooral een mentor is de beste manier om nieuwkomers te integreren; • Een peter/meter zou beter zijn • Let op : in dit onderzoek wordt er een heel duidelijk onderscheid gemaakt tussen een mentor en een peter/meter (meer ‘informeel’, ‘gewone’ vragen) • Aandachtspunt : mentor en peter/meter zou netwerkuitbouw kunnen verminderen alhoewel hierover geen eensgezindheid bestaat; vaak zien ze de peter en of meter als een persoon via dewelke de nieuwelingen nieuwe mensen leren kennen

30. Peter/meter en mentor (1) • Peter en meter : • Kunnen en worden meestal officieel aangesteld • Men kan er terecht voor allerlei soorten vragen • Ideaal voor het ontrafelen van waarden, gewoonten, normen, basis- of gevoelige vragen • Psychologische ondersteuning • Mentor : • Afkomstig uit Griekse mythologie • Zoon Telemachus gaat op zoek naar zijn vader Odysseus, en wordt hierbij begeleid door de oudere en wijze Mentor • Meer formeel begeleidende, adviserende, coachende ‘support’ naar de nieuweling

31. Peter/meter en mentor (2) • Mentor : • Opvangen van vragen naar oriëntatie in de loopbaan, aanpak bepaalde taken (los van lg), enz. • In onze organisaties wordt er vaak niet zo’n strikte opsplitsing gemaakt en worden de rollen van peter/meter/mentor vaak in elkaar verstrengeld • Formeel/informeel : meer neiging om te gaan formaliseren : • Zo voor iedere nieuweling uitgewerkt • Menselijk potentieel krijgt meer kans op ontwikkeling • Officiële ondersteuning voor alle andere betrokkenen bij integratieproces

32. Mentorschap/peter-meterschap opzetten : hoe ? • Volgende vragen zeker beantwoorden : • Doelen ? Wat wil men bereiken ? • Rol en functie van mentor/peter/meter ? • Steun van topmgt – lijnmgt – enz. ? • Doelgroepen ? • Eigenschappen van de mentor/peter/meter ? • Opleiding voor de mentoren/peters/meters ? • Administratieve ondersteuning ? • Rol van HR ? • Procesflow (start, opvolging, enz.) ? • Hoe gebeurt het toewijzingsproces van een mentor/peter/meter aan een mw ? • Indien antwoord op deze vragen : dan ‘op papier’ zetten en scenario en ‘vragen en antwoorden’ uittekenen

33. Onthaalscenario en –middelen : Nadenkers en Tips (1) • Schrijf uw onthaalproces grondig uit in de vorm van een scenario : wat gaat u doen, voor welk type nieuwkomers, doelstelling van dit onderdeel, hoeveel tijd vraagt dit, wie erbij betrokken, nodige hulpmiddelen, evaluatiemomenten naar introproces, enz.; • Evalueer de hoeveelheid info die u geeft : is ze ok in aantal én is ze begrijpbaar en goed gestructureerd ? Is ze relevant ? • Ga na hoe u in uw organisatie, voor uw doelgroepen, de relationale benadering kan toepassen; hoe kan u de netwerkuitbouw stimuleren ?

34. Onthaalscenario en –middelen : Nadenkers en Tips (2) • Goede afstemming tussen en regelmatige bijeenkomst van alle betrokkenen bij het onthaalproces • Als een training/opleiding een onderdeel is van een introductieproces, dan dient deze nauwgezet ingepast te worden in het onthaalproces; welke doelen zijn er ? Hoe kunnen er linken gelegd worden met de andere ‘delen’ van het proces ? • In zo’n training : ook informele contactmomenten voorzien • Opleidingsrendement is groter als de transfer van het geleerde onmiddellijk kan gebeuren; voorzie dus geen opleidingen die de mw pas binnen 6 maanden à 1 jaar voor het eerst kan gebruiken

35. Onthaalscenario en –middelen : Nadenkers en Tips (3) • Wenst u een peter/meter/mentorproces ? Indien al bestaande : Ga na of uw peter/meter/mentorproces goed in elkaar zit. Heeft u de goede mentoren/peters en meters ? Wenst u een onderscheid te maken tussen de 2 rollen ? Schrijf de rol van de betrokkene (peter/meter en of mentor) goed uit zodat overlappingen met lg onmogelijk worden; bepaal ook wat er gebeurt indien de mentor/peter/meter zeer gevoelige info te weten komt • Wat doet u voor/bij personen die intern transfereren ? Welk proces kan u hiervoor voorzien ? Minimale info en misschien een nieuwe netwerkuitbouw ? • Maak een onthaalproces niet te complex; er zijn immers teveel betrokkenen bij dit proces en ze moeten dit kunnen volhouden …

36. Onthaalscenario en –middelen : Nadenkers en Tips (4) • Regelmatige evaluatie van onthaalproces is belangrijk • Denk aan de praktische aspecten (bureau, paswoorden, badges, enz.) • Maak een checklist met aandachtspunten met vermelding voor wie dit een punt is en duid aan of dit ok is of niet

37. Onthaalbrochure (1) • Interessant en bruikbaar (ook na een hele tijd) indien goed gestructureerd en vlot leesbaar en een antwoord bevattend op voor nieuwelingen minimale vragen  uitgangspunt = de nieuweling • Mogelijke rubrieken : • Welkomswoord (Bestuur en Management) • Historiek + huidige situatie • Missie, visie, strategie • Organisatiestructuur, bestuursorganen, managementteam • Organisatiecultuur (b.v. tutoyeren of niet)

38. Onthaalbrochure (2) • Diensten en dienstverlening • Waar bevinden zich de kantoren/entiteiten (adressen, lokaalnrs) • Hoe van de ene naar de andere entiteit gaan/reizen • Belangrijke telefoonnummers en e-mailadressen • Informatie over de 1ste werkdagen en het vervolg van het onthaal • Informatie over het intranet • Info over nieuwkomersopleidingen en VTO in het algemeen • Jaarlijkse events (voor het personeel) • Praktische zaken (werkuren, ploegenwerk, badges, tijdsregistratie, ziekte, AO, enz.)

39. Onthaalbrochure (3) • Specifieke woordjes/taal (‘slang’) • Informatie over de contracten, het loon, de extralegale voordelen, verlof, … • Informatie over loopbaan- en ontwikkelingsmogelijkheden, met o.a. de functionerings- en evaluatiegesprekken • Personeelsblad • Veiligheid op het werk • Informatie over en van de sociale partners • Verwijzingen naar documenten (reglementering b.v.) die men (waarschijnlijk) nodig heeft

40. Onthaalbrochure (4) • Documenten vermelden die men zal ontvangen in het kader van zijn/haar tewerkstelling (b.v. i.v.m. fietsvergoeding, verloffiche, weddebrief, enz.) • Codes nl. Gedragscode, non-discriminatiecode, enz. •  Laat veel innovatie, enthousiasme, levendigheid en motivatie blijken uit de onthaalbrochure. Ze moet immers iemand bevestigen in zijn start en iemand verder aanmoedigen; een empathische insteek (vanuit de ‘schoenen’ van de nieuweling) is essentieel •  Vraag ook op gestructureerde wijze feedback over de onthaalbrochure; het is immers een ‘levend iets’ dat regelmatig (meestal 6-maandelijks of min. jaarlijks) moet geupdate worden

41. Uiteindelijk is de nieuweling de cruciale verantwoordelijke • Belangrijk is om deze verantwoordelijkheid van in het begin te beklemtonen via : belang van initiatieven nemen, feedback geven (en deze ook positief onthalen), pro-actief denken en werken aanmoedigen, enz. • Uiteraard indien passend in de organisatiecultuur … • Processen en procedures kunnen wel veel opvangen, maar de nieuweling dient zelf mee aan het stuur van zijn/haar introductieproces te zitten !

42. Ten slotte Van harte dank ! Veel succes en tot kijk ! Ann Moreels