Onthaal van nieuwe medewerkers bij lokale besturen

1. Onthaal van nieuwe medewerkers bij lokale besturen Goed begonnen is half gewonnen Streekplatform+ Meetjesland - 27 april 2006

2. Situering en inhoud • Sectorconvenant lokale besturen • Clusterplan diversiteit • Inhoud van deze sessie • waarom onthaalbeleid? • typologie en mythes rond onthaalbeleid • het onthaaltraject: onthaalbrochure, onthaaldag(en), peter- en meterprojecten • uitwisseling tussen besturen Meetjesland

3. Bronmateriaal • Welkom! Het onthaal van nieuwe medewerkers - A. Moreels, Kluwer, 2005 www.kluwer.be (typ onthaal in zoekmachine) • Joost Ardts, Introductiebeleid, vorm geven aan de ontdekkingsreis van nieuwe medewerkers, Van Gorcum, 2003 • Documenten besturen, praktijkvoorbeelden op www.vvsg.be • P&O in lokale besturen, hfd. 13 onthaal

4. Waarom onthaalbeleid ? Goed en samenhangend personeelsbeleid: • Medewerkers worden sneller productief • Nieuwe medewerkers brengen nieuwe inzichten • Hogere motivatie en minder verzuim • Goed onthaalbeleid = retentiebeleid (vroegtijdig verloop minimaliseren) Troeven lokale bestuur in de kijker zetten

5. Kosten baten analyse (J. Ardts)

6. Onthaal • “Alle activiteiten die door een organisatie worden ondernomen om de wederzijdse aanpassing van de nieuweling en de organisatie te bevorderen” • Informatieverschaffing • Netwerkuitbouw • VTO • Geen wondermiddel: andere factoren zijn minstens zo bepalend - werkorganisatie, stijl leidinggeven, houding nieuwe medewerker,…

7. Vijf mythes rond onthaalbeleid

8. Mythe 1: zelfredzaamheid • Nieuwkomers kunnen wel voor zichzelf zorgen • goede selectie = weinig nood aan onthaal • informatie is vaak aanwezig binnen het bestuur • domme vragen bestaan niet

9. Mythe 2: de informatielawine • Geef massa’s informatie. Daarin vinden ze alles wat ze nodig hebben • want het leven is meer dan lezen alleen • evenwicht tussen informatie en netwerking

10. Mythe 3: oppervlakkigheid • Een oppervlakkige introductie volstaat • overdosis gezichten • mensen maken op eigen initiatief kennis

11. Mythe 4: begin gemakkelijk • De eerste opdrachten moeten beperkt en gemakkelijk zijn • gemakkelijke opdrachten leiden tot isolement • brede projectteams

12. Mythe 5: de mentor-tovenaar • Het inschakelen van uitsluitend een mentor is de beste manier om nieuwkomers te integreren • peter/meter versus een mentor • directe collega?

13. Besluit: onthaal is IN! • Onthaal is informatie (I) • onthaalbrochure, reglementen, omzendbrieven, nota’s… (informatieve benadering) • Onthaal is netwerking (N) • Welke collega’s, medewerkers, sleutelfiguren, leidinggevenden moet mijn nieuwe medewerker zeker kennen? (relationele benadering)

14. Het onthaaltraject • “psychologisch contract” – Luc Sels KUL • Je scoort door dingen correct te doen • exitgesprekken

15. Typologie van onthaal • Gedeelde verantwoordelijkheid • Goed werkgeverschap versus beperkte capaciteit personeelsdienst, andere prioriteiten,…

16. 3 types – 3 niveaus • Type 1: sink-or-swim beleid • Type 2: hoe kan ik faciliteren/sturen? • Type 3: zo doen wij het hier • Onthaal op 3 niveaus: organisatie – dienst - functie

17. Onthaal op drie niveaus • Niveau 1: kennismaking met de organisatie • Historiek, missie/visie, doelstellingen, competenties • Organogram, organisatiecultuur,de omgeving waarbinnen de organisatie werkt, sociale partners, maatschappelijk verantwoord ondernemen • Praktische zaken, procedures

18. Onthaal op drie niveaus • Tips • Uiteenzetting door secretaris zelf • Onthaalmail naar elke nieuwkomer • Visueel maken : foto’s • Op maat gemaakte telefoonlijst

19. Onthaal op drie niveaus • Niveau 2: kennismaking met de dienst • Leidinggevende, collega’s, (eventuele) ondergeschikten • Hypothekeer de start niet!

20. Onthaal op drie niveaus • Tips • Zorg dat onthaal op niveau 1en 2 mooi aansluiten op elkaar • Er bestaan geen domme vragen • Collega’s moeten betrokken zijn • Een nieuwe baas is altijd iets speciaal

21. Onthaal op drie niveaus • Niveau 3: kennismaking met de eigen job • Wegwijs in een berg informatie • Meestal van eenvoudige naar complexere opdrachten

22. Onthaal op drie niveaus • Tips • Geef taken die een “uitzoekhouding” vereisen • Geef enkel informatie die direct bruikbaar is in het werk • Herhaal

23. Onthaal: ook voor… ? • Contractanten van bepaalde, korte duur • Projecten, art. 60§7, jobstudenten,… • Personeelsleden die wijzigen van functie of van dienst, langdurig zieken

24. Het onthaaltraject • Selectie • Onthaaldag(en) • Onthaalbrochure • Peter/Meter of mentor

25. Selectie • Onthaal = vanaf het eerste contact tot het einde van de proefperiode • Realisme : maak geen beloftes die je niet kan waarmaken • Missie en waarden moeten blijken uit het handelen • Passend rekruterings- en selectietraject

26. Selectie • Tips: • Één persoon verzorgt het ganse traject • Werk met een directe persoonlijk gerichte brief

27. Onthaaldag(en) • Individueel of collectief? • Beter spreiding over halve dagen • Ruimte voor informele ontmoeting • Ruimte voor vraagstelling

28. Scenario onthaaldag Voormiddag voorstelling deelnemers (9u-9u15) werking van de stad (9u15 tot 10uur) veiligheid (10.15-11u) diversiteit (11u-12u) Namiddag voorstelling diensten ( 13u-14.00) statuut, functionele loopbaan, vorming (14u00 –15.30) voorstelling vakbonden (15u45 – 16u00) duurzaamheid (16u00-16u15) onthaalbrochure + intranet (16u15-16u30) vragenronde (16u30-17u00)

29. Onthaalbrochure: algemeen • Voor wie? • Eén algemene brochure of doelgroepen (vb. stagiairs) • Gepersonaliseerde brochure? • Lancering: voor alle personeel of enkel voor nieuw personeel • Langdurig afwezig personeel

30. Onthaalbrochure: inhoud • Inhoud algemeen • Welkomstwoord • Historiek en huidige situatie (aantal werknemers) • Missie, visie en strategie • Organisatiecultuur • Structuur, organogram, wie is wie • Waar gelegen, bereikbaarheid • Informatie over 1e werkdag • Informatie over intranet, opleiding en training • Jaarlijkse events • Praktische zaken/wetenswaardigheden

31. Onthaalbrochure: inhoud • Inhoud algemeen • Specifieke woordjes/taal in de organisatie • Informatie over loon en fiscaliteit • Informatie over loopbaan- en ontwikkelingsvoorwaarden • Verwijzing naar personeelsblad • Veiligheid, gezondheid en preventie • Informatie van de sociale partners • Vraag naar feedback onthaal • Personeels-documenten • …

32. Onthaalbrochure: inhoud Hoofdstuk I: Bestuur en structuur (missie, structuur en begrippen, organogrammen, locaties stadsdiensten) Hoofdstuk II: Dienstgericht onthaal (decentraal) (werken op ……. dienst, voorstelling structuur van de dienst en uit te voeren taken, peter/meterschap Hoofdstuk III: Services voor het personeel (personeelsdienst, sociale dienst stadspersoneel, vertrouwensperso(o)nen,verzekeringen,veiligheid en welzijn op het werk Hoofdstuk IV: Reglementen (arbeidsreglement, vormingsreglement, evaluatiereglement, ICT-reglement, huisstijl, huishoudelijk reglement)

33. Onthaalbrochure: inhoud Collectieve hospitalisatieverzekering Maaltijdcheques Woon-werkverkeer GSD Vakantie Personeelskring DATS-tankkaart Nuttige infobronnen Nuttige publicaties Tijdregistratie en glijdende uurregeling BIJLAGEN: -formulieren fietspremie -aanvraag lidkaart personeelskring

34. Onthaalbrochure: inhoud • Tips inhoudelijk • Kijk eens over de muur (Gemeente/OCMW) • Maak een evaluatie van je huidig onthaalbeleid • Schrijf de onthaalbrochure vanuit het oogpunt van de nieuweling. Wat is relevant? • Stuur voortdurend bij vanuit navraag bij de nieuwkomer: welke onderdelen van onthaalbrochure hebben ze (niet) gelezen? Welke informatie misten ze? Of was overbodig? Wat kan in de toekomst anders aangepakt worden… • Let op met informatie die regelmatig upgedate moet worden • Reglementen opnemen in de onthaalbrochure?

35. Onthaalbrochure: vorm • Onthaalbrochure als visitekaartje • Een samenraapsel of duidelijke structuur? • Huisstijl • Sober of flashy? • Werk met eenvoudige taal • Papier of electronisch?

36. Onthaalbrochure: vorm • Tips vorm • Werk met fotomateriaal • Werk met symbolen • Werk met vraag en antwoordlijsten • Katernen versus vaste brochure • Nuttig voor u versus extra voor u

37. Sober of flashy?

38. Symbolen – V&A

39. Onthaalbrochure: voorbeelden computers Het geïnstalleerde computernetwerk is enkel bestemd voor verrichtingen in verband met de u opgelegde taken. Indien wordt vastgesteld dat het wordt gebruikt voor andere doeleinden (vb. computerspelletjes, e–mail,…) zullen onmiddellijk de nodige sancties getroffen worden. contact met het publiek Wij vragen u om in het contact met de bevolking steeds hoffelijk en correct te blijven.Bovendien verwachten wij van u dat: • de aanvragen om inlichtingen of documenten vlot en volledig behandeld worden. • de wetgeving over het taalgebruik in de Vlaamse gemeenten correct wordt toegepast. databank verenigingen De cultuurdienst zorgt voor de updating en beheer. De andere diensten krijgen de lijst ter info bij wijzigingen. diensthoofdenvergadering 1 x per maand, op de laatste maandag van de maand om 14.00 uur, voorgezeten door de secretaris. Aanwezigheid op de vergadering is gewenst en vereist om de interne werking te bestendigen en een continuïteit van informatie aan personeelsleden toe te verzekeren. Gelieve uw punten voor de dagorde door te mailen aan de informatiedienst. De 3de week van de maand ontvangen de diensthoofden een mail met de vraag of er nog agendapunten zijn voor de diensthoofden en/ of de gemeenteraad

40. Onthaalbrochure: tips • Vermijd het overdonderen met informatie! • Maak iemand centraal verantwoordelijk voor het onthaal en werk een “draaiboek” en checklists uit. • Zorg voor een centraal aanspreekpunt: het is op dit moment belangrijker dat medewerkers weten bij wie ze met vragen terecht kunnen, dan alle vragen op te lossen voor ze gesteld zijn! • Bezorg de onthaalbrochure voor de eerste werkdag

41. Peter/meter of mentor? • Peter/Meter • Evidente vragen • Gevoelige vragen • Mensgerichte ondersteuning • Geen element van evaluatie

42. Peter/meter of mentor? • Mentor • Technische ondersteuning • Begeleiding loopbaanontwikkeling • Verschil? • Het onderscheid tussen p/m en mentor is eerder theoretisch

43. Peter/meter of mentor? • Voordelen voor de nieuwe medewerker • Voordelen voor de peter/meter! • Voordelen voor het bestuur • Valkuilen bij het peter/meterschap • Vermijd vermenging van begeleiding en beoordeling!

44. Checklist peter/meter: voorbeeld

45. Checklist peter/meter: voorbeeld

46. Besluit en tips • Ondersteun je nieuwe medewerker bij het uitbouwen van een netwerk • Spreid de informatie in de tijd • Zorg voor een mix van informatie, introductie, opleiding • Onthaal vraagt emotionele intelligentie

47. Besluit en tips • Zorg voor formele en informele momenten • Geef duidelijke en objectieve feedback • Hou het simpel!

48. Contact Sectorconsulenten • Meer info? Kris Dehamers: kris.dehamers@vvsg.be 02/211.55.33 of via sectorconsulenten@vvsg.be