OVERORDNET STRATEGI FOR INNKJØP - KOMMUNER I INNKJØPSSAMARBEID INNLEDNING

1. OVERORDNET STRATEGI FOR INNKJØP - KOMMUNER I INNKJØPSSAMARBEID INNLEDNING En anskaffelsesstrategi er et sett grunnleggende langsiktige mål for anskaffelser. De fastsetter retningen og støttende aktiviteter og nødvendige ressurser for å nå målene. Hensikten med en anskaffelsesstrategi er å øke verdiskapningen i virksomhetens anskaffelser gjennom klare mål, planer og aktiviteter. Dette skal bidra til at samfunnet sikres best mulige varer og tjenester til riktig kostnad, samtidig som leverandørmarkedet har en sunn og bærekraftig utvikling. Anskaffelserskal derfor gjennomføres på en slik måte at kommunenes totale økonomiske interesse blir ivaretatt på beste måte. Kommunene skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen og sikre at det ikke finner sted forskillsbehandling mellom leverandører.En anskaffelse skal så langt som mulig være basert på konkurranse. Kommunene skal sikre at hensynet til forutberegnlighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av relevante, objektive og ikke-diskriminerende kriterier.Krav til miljø og sosialt ansvar skal alltid stå i fokus ved kommunenes kjøp av varer og tjenester. Følgende områder er sentrale i kommunenes innkjøpssamarbeid: 1. Kartlegging og ledelsesforankring2. Organisering av innkjøpssamarbeidet 3. Kompetanse4. Leverandørstrategi5. Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen6. Miljø, sosialt ansvar og omdømme

2. Kartlegging og ledelsesforankring • En innledende kartlegging skal være overordnet og hensikten er å samle inn relevant informasjon for å få et mandat og en beslutning fra ledelsen på videre fremdrift. Dette innebærer blant annet å få en oversikt over hva som skal til for å utarbeide strategien, samarbeidet med sentrale interessenter, prosesseiere, synliggjøre bruk av ressurser og tidsforbruk, skape forståelse og forankre behovet i ledelsen. • En viktig del av kartleggingen er å få oversikt over nå-situasjonen. Her må det fremskaffes innkjøpsdata, så som innkjøpsvolum, leverandørinformasjon og forbedringsområder må defineres. • Det er også avgjørende å etablere en felles forventning til effektiviserings-, pris og kvalitetsgevinster for kommunen. Ikke legg forventningsnivået for høyt. • Ansvaret for strategien ligger i virksomhetens ledelse og det er ledelsen som skal gi føringer, rettledning og støtte til utarbeidelsen og implementeringen. Ledelsen må bidra til å sikre nødvendig mandat, prioritere ressurser og tidsforbruk til arbeidet og bidra til forankring i hele organisasjonen. Organisering av innkjøpsarbeidet • Alle innkjøp skal utføres i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser • Alle avtaler skal evalueres og ha regelmessig oppfølging med tanke på kvalitet, levering og pris • Innkjøperne i kommunene skal ha tilgang til fullstendig og samla oversikt over alle rammeavtaler og kontrakter • Selv om det er fritt for den enkelte kommune å være med på en rammeavtale, skal en arbeide for at alle kommunene er med på flest mulig rammeavtaler • Alle som er med på en avtale, skal vise lojalitet til og bruke avtalen • Alle innkjøp skal utføres i samsvar med de reelle behov som de enkelte kommunene har • Kommunene skal ha kompetente innkjøpere som kjenner lov og forskrift om offentlig anskaffelser, inngåtte avtaler og bruk av etablert innkjøpsverktøy

3. Kompetanse • Kommunenes innkjøpere skal så langt som mulig, ha felles holdninger og forståelse av vedtatt regelverk og godkjente rutiner • Alle som arbeider med innkjøp i kommunene skal generelt ha god kompetanse på innkjøp • Innkjøpsrådgivere/koordinatorer skal ha nødvendig spisskompetanse til å utføre strategisk og løpende innkjøpsarbeid og utøve rådgiverrolle overfor samarbeidskommunene. Leverandørstrategi • Kommunene skal ha rammeavtaler for alle områder der dette er mulig eller hensiktsmessig • Kommunene skal utnytte markedet gjennom hyppige konkurranser for å oppnå best mulig kvalitet, levering og pris • Kommunene skal utvise stor integritet ovenfor alle leverandører Bruk av elektroniske verktøy i kjøpsprosessen • Kommunene ønsker en kortere innkjøpssyklus gjennom raskere utlysinger og evaluering av tilbud • Kommunene ønsker større kvalitet i innkjøpsprosessen samtidig som en ønsker at denne prosessen kan utføres så effektivt som mulig • Kommunene ønsker å redusere transaksjonskostnader ved innkjøp Miljø, sosialt ansvar og omdømme • Kommunene skal opptre slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte • Kommunene skal arbeide for et godt omdømme hos befolkningen og hos næringslivet • Et godt omdømme er avhengig av resultater og adferd • Godt omdømme skapes gjennom alt som gjøres og sies, så lenge det gjøres rett og kommuniseres riktig • Kommunene skal ellers følge strategien i eget policydokument for miljø og sosialt ansvar i offentlige anskaffelser