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Novedades en la Gestión de Proyectos Europeos: La gestión de costes totales

Novedades en la Gestión de Proyectos Europeos: La gestión de costes totales. Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009. IV Encuentro Red UGI. Oscar López Lorente Oficina de Proyectos Europeos – Universidad de Zaragoza. Índice. Introducción Costes de personal

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Novedades en la Gestión de Proyectos Europeos: La gestión de costes totales

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  1. Novedades en la Gestión de Proyectos Europeos:La gestión de costes totales Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 IV Encuentro Red UGI Oscar López Lorente Oficina de Proyectos Europeos – Universidad de Zaragoza

  2. Índice • Introducción • Costes de personal • Registro de tiempo de dedicación a proyectos • Retenciones a proyectos • Conclusiones • Debate Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  3. Principales novedades en el 7º Programa Marco de la UE • Modificación de los % de financiación • Modificación (en determinados casos) de los % de overheads (flat rate) • Aceptación de costes medios de personal • Equipos: Se elimina la condición de haberse adquirido como máximo 6 meses antes del inicio del proyecto. • Reducción del número de auditorias sobre los Estados Financieros y creación de las auditorias metodológicas • Ampliación del plazo de presentación de informes e Estados Financieros (pasa de 45 a 60 días) Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  4. … y sobre todo Desaparición de los sistemas de costes Additional Cost (AC) Full Cost Flat Rate (FCF) Full Cost (FC) Reimbursement of eligible costs Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  5. Principios esenciales que rigen el 7PM Los Ingresos recibidos por el proyecto no podrán ser superiores a los gastos. Principio de no beneficio Todos los costes deben declararse sin margen de beneficio. El coste del proyecto es asumido de manera conjunta por el beneficiario y por la CE. Principio de cofinanciación Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  6. Contribución financiera comunitaria Presupuesto del Proyecto Contribución Financiera = Parte del presupuesto del proyecto financiada por la CE. La contribución financiera puede adoptar las siguientes formas: Reembolso de costes elegibles; Tarifas fijas (Lump sums) para los ICPC (International Cooperation Partner Country); Otras tarifas fijas (Lump sums) Afecta a algunas Redes de Excelencia (cuando lo prevea la convocatoria) 23.000 € por investigador/año Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  7. Contribución financiera comunitaria Importe de los Costes elegibles del proyecto % de financiación de la CE Contribución Financiera Comunitaria x = Condicionado por Tipo de organización Actividad Grupo 2 Grupo 1 Investigación y Desarrollo Tecnológico Otras Actividades Resto de Entidades Demostración PYMEs Organismos públicos sin ánimo de lucro Universidades Organizaciones de investigación no lucrativas Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  8. Reembolso de costes elegibles Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  9. Requisitos de elegibiliad de costes Ser gastos reales Incurridos por el beneficiario Incurridos durante el periodo de ejecución del proyecto Determinados de acuerdo con los principios habitualmente empleados por el beneficiario Se han generado exclusivamente para lograr los objetivos del proyecto Empleando unos principios de economía, eficiencia y efectividad Se han registrado en la contabilidad del beneficiario Aparecen en el presupuesto incluido en el Anexo I del acuerdo de subvención Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  10. Categorías de costes Ejemplos: Horas dedicadas al proyecto, viajes para asistir a las reuniones del proyecto, compra de reactivos químicos, etc. Costes Directos Gastos que pueden ser directamente atribuidos a un proyecto Ejemplos: Suministro eléctrico, agua, teléfono, alquileres, personal de administración, etc Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto Costes Indirectos Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  11. Conceptos / partidas de gasto Personal Viajes Costes Directos Equipos Consumibles Subcontratación Costes Indirectos Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  12. Costes indirectos Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto Overheads Existen 3 métodos para determinar el coste a cargar a un proyecto: Cálculo de los costes indirectos reales - Normal GASTOS REALES GASTOS REALES Cálculo de los costes indirectos reales – Método simplificado Cálculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  13. Costes indirectos reales Gtos de Amortizaciones Gastos de RRHH Fras de teléfono Gastos de Alquiler Gastos de Dirección Fras de electricidad ¿Cómo se reparten estos costes? ACTIVIDADES Proyecto D Proyecto C Proyecto B Proyecto A Actividad A Actividad C Actividad B Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  14. Método simplificado ¿Quién puede utilizarlo? Beneficiarios que dispongan de una contabilidad analítica que no les permite calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro… sí pueden calcular los overheads para la organización en su conjunto. Aspectos adicionales Para utilizar este método no se precisa autorización previa de la CE. Las condiciones para utilizar este método son las siguientes: Obtención del cálculo a nivel de beneficiario Estar de acuerdo con la política habitualmente empleada por el beneficiario Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  15. Flat Rate ¿En qué consiste? En calcular el overhead como un % fijo sobre: Costes Directos - Costes de subcontratación Tipo de transición (para convocatorias anteriores al 01/01/2010) con posterioridad se fijará otro % que no será inferior al 40%. 20% % Puede ser utilizado por: PYMES, Organismos públicos sin ánimo de lucro, Universidades Y Organizaciones de Investigación no lucrativas. 60% Reservado a esquemas de financiación que incluyan actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico. Necesario que el sistema contable de la organización no pueda determinar los costes indirectos. Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  16. Resto de partidas Viajes Equipos Consumibles Subcontratación Personal Elemento clave en la Gestión de Proyectos a Costes Totales Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  17. Costes de personal

  18. Cálculo del coste de personal (1/2) ¿Qué personal podemos imputar en un proyecto como coste directo financiable por la CE en el 7º PM? Paratodoslos beneficiarios:Todo el personal que participe en el mismo, con independencia de que sean personal permanente o contratado específicamente para el proyecto. Cálculo del coste de personal imputable al proyecto: Coste de Personal imputable al proyecto Horas dedicadas al proyecto X Tarifa Horaria = Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  19. Cálculo del coste de personal (2/2) Coste de Personal imputable al proyecto Horas dedicadas al proyecto Tarifa Horaria X = Certificado de Costes Medios de Personal Tarifa horaria Real Tarifa horaria Media Sueldo Bruto + Seguridad Social a cargo de la empresa + Aportación a planes de pensiones Coste del trabajador- Media Categoría + Seguros …….. + Horas productivas Coste del trabajador – Media Categoría Horas productivas s/ Convenio Colectivo Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  20. Costes elegibles de personal:conceptos retributivos Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Cuaderno Técnico Costes Totales RedOTRI

  21. Algunas consideraciones • Los cálculos del coste de personal deben hacerse en colaboración con la unidad de RRHH de la institución • Cálculo de costes medios de personal: • Necesitan una aprobación previa de la CE • Certificado de Metodología • Certificado de costes medios de personal • No deben diferir “significativamente” de los costes reales • Para su cálculo es necesario considerar todo el personal de cada categoría de la institución Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  22. Algunas consideraciones • Algunas ventajas de costes promedio de personal: • Predicción de costes más sencilla • Simplicidad en la elaboración de propuestas y en la negociación • Facilidad en el seguimiento de proyectos • Sencillez en la justificación • Mayor facilidad de comprensión por los investigadores • Automatización de tareas para los gestores Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  23. Registro de tiempos de dedicación a proyectos

  24. La gestión y registro del tiempo dedicado a los proyectos • Método del cálculo de horas a tiempo completo de dedicación por categorías • Número máximo de horas dedicables a proyectos europeos de investigación • Seguimiento de dedicación a proyectos europeos • Modelos de hojas de registro de tiempos • Conclusiones Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  25. Horas de dedicación a proyectos europeos Coste de Personal imputable al proyecto Horas dedicadas al proyecto Tarifa Horaria X = El tiempo dedicado al proyecto debe ser registrado con una periodicidad máxima mensual durante la ejecución del mismo. Normalmente se utilizan Time-sheets (Partes de dedicación) ! • Los partes de horas deben incluir: •  El nombre del beneficiario; •  El nombre del trabajador; • El nombre del proyecto, como se indica en el acuerdo de subvención, y el código contable del proyecto; • Número de las horas cargadas al proyecto. Todas las horas reclamadas deben poder ser verificadas de una manera fiable; • Debe poder distinguirse las horas dedicadas a cada actividad de cada proyecto; • Deben estar firmados y autorizados por el jefe del proyecto; Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  26. Método del cálculo de horas a tiempo completo de dedicación por categorías • Número de horas productivas correspondientes a su jornada completa • Distintas categorías  regímenes diferentes • Legislación/normativa interna • Calendarios laborales anuales Nº horas/día Nº días laborables/año Nº horas/año totales X = [Orientativo: 210 días laborables al año (CE)] Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  27. Número máximo de horas dedicables a proyectos europeos de investigación Total horas productivas Docencia Investigación Otras (administración, gestión) • RD 898/1985 (art.9.4): • Profesorado universitario 8 (12) horas lectivas + 6 tutorías / semana lectiva • RD 898/1985 (art. 9.9): • Al menos 1/3 de la jornada dedicada a investigación Calendario lectivo de la institución < Días productivos en la institución Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  28. Seguimiento de dedicación a proyectos europeos • Calendario lectivo < días productivos del investigador • Posible acumulación de la carga docente en un periodo determinado • Fuera del calendario productivo NO se pueden cargar horas a proyectos europeos Seguimiento individualizado de la dedicación a proyectos europeos Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  29. Modelos de hojas de registro de tiempos El tiempo dedicado al proyecto debe ser registrado con una periodicidad máxima mensual durante la ejecución del mismo. Normalmente se utilizan Time-sheets (Partes de dedicación) • Los partes de horas deben incluir: •  El nombre del beneficiario; •  El nombre del trabajador; • El nombre del proyecto, como se indica en el acuerdo de subvención, y el código contable del proyecto; • Número de las horas cargadas al proyecto. Todas las horas reclamadas deben poder ser verificadas de una manera fiable; • Debe poder distinguirse las horas dedicadas a cada actividad de cada proyecto; • Deben estar firmados y autorizados por el jefe del proyecto; Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  30. Ejemplo de Timesheet Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  31. Requisitos de la CE (1/2) “Only the hours worked on the project can be charged. Working time to be charged must be recorded throughout the duration of the project by any reasonable means (e.g. timesheets). Employees have to record their time on a daily, weekly, or monthly basis using a paper or a computer-based system. The time-records have to be authorised by the project manager or other superior”. Guía Financiera (pag. 39) Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  32. Requisitos de la CE (2/2) “The complete time recording system should enable reconciliation of total hours in cases where personnel work on several projects during the same period. It is important to remember than an effective time-recording system (a system which certifies the reality of the hours worked) is a requisite for the eligibility of the costs. A contract, as a document signed before the work is actually performed, would not be sufficient”. Guía Financiera (pag. 39) Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  33. Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009 Guía Financiera (pag. 40)

  34. Recomendaciones • Sistema informático de registro e imputación de tiempos • Elaboración de presupuestos (horas productivas disponibles) • Justificación de proyectos • Registro diario/semanal de horas • Registro automatizado • Coordinado para toda el área de investigación de la institución • Proyectos europeos • Otras actividades Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  35. Conclusión: De Costes Adicionales a Costes Totales • Nueva forma de gestionar los proyectos  cambio de mentalidad y de estrategia de gestión • Identificación de los costes reales derealizar proyectos de I+D  oportunidad para la institución • Implicación de los órganos de gobierno de la institución  políticas y procedimientos de gestión • Nuevas reglas de juego  Política de comunicación a investigadores • Esfuerzo individual por parte del investigador  apoyo de gestores especializados Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  36. Retenciones a proyectos

  37. Retenciones de la institución en concepto de Gastos Generales • Las retenciones como un incentivo a la participación • Situación actual • Conclusiones Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  38. Recursos Liberados Disponibles (RLDs) Financiación Costes Elegibles Gastos Financiación Costes Elegibles Gastos - = Financiación CE Gasto Proyecto RLD Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  39. Ejemplo Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  40. “Retenciones” al proyecto Ejecución directa del proyecto Costes directos Proyecto de I+D Ejecución del proyecto Costes indirectos Institución (Gastos Generales / Retención) Política interna Gestión institución Proyecto Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  41. Las retenciones como un incentivo a la participación (1/2) PROYECTO Costes indirectos RLDs Retención Retención • % fijo • % específico • 100% • 0 • % • % según concepto • Total Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  42. Las retenciones como un incentivo a la participación (2/2) Incentivo a la participación en PE 1. Porcentaje de retención genérico 2. Retención adicional s/RLD como porcentaje sobre complementos salariales 3. Retención adicional como % sobre los RLDs 4. Porcentaje de retención específica para proyectos del 7ºPM 5. Retención total del overhead y de los RLDs generados Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  43. Situación actual % Retención Concepto sobre el que se aplica Destino de la retención Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  44. Conclusiones Retención para cubrir Gastos Generales (indirectos) de la institución Cuantía de la retención Conceptos de retención Momento de la retención ELEMENTO INCENTIVADOR Órganos de Gobierno Política de la Institución Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  45. Disponibilidad de los Recursos • Utilización de los Recursos Liberados Disponibles (RLDs) • Conclusiones Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  46. Utilización de los Recursos Liberados Disponibles (RLDs) Algunos posibles destinos del RLD Momento de uso del RLD 1. Retribuciones a investigadores (art. 83 LOU) Todo durante la vida del proyecto 2. Contratación de personal administrativo Todo al final del proyecto 3. Retribuciones a personal de apoyo 4. Compra de fungible o inventariable no elegible • % durante la vida del proyecto • % al finalizar el proyecto 5. Viajes no elegibles 6. Gastos de preparación de propuestas Política de la Institución Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  47. Gestión del RLD - = Financiación CE Gasto Proyecto RLD 1. 2. Los RLDs NO suponen un beneficio (profit) sino una imputación de recursos propios de la institución al proyecto 3. Es necesaria una “NORMATIVA” INTERNA que regule el uso de los RLDs Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  48. Resumen final Reembolso de costes subvencionables (FC) Sistema AC Investigadores Normativas propias de la institución Cambio de mentalidad ! ! ! ! Gestores O. Gobierno Imputación horas a proyectos de investigación Costes medios / costes reales de personal Retenciones (cuantía y momento) a aplicar sobre proyectos Uso (concepto y momento) de los RLDs Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

  49. Conclusiones: la gestión de proyectos a Costes Totales

  50. Conclusiones • La participación en la modalidad de Costes Totales requiere de un compromiso institucional • Es imprescindible un cambio de mentalidad tanto de la institución como de los investigadores y gestores de proyectos • Identificación de los costes de personal propio de la institución involucrado en la ejecución de los proyectos • Colaboración de las unidades de Recursos Humanos Badajoz, 30, 31 Marzo y 1 Abril 2009

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