Programme MED

1. Programme MED Réuniond’information :Contrôle de Premier Niveau et éligibilité des dépenses Marseille, 12 Janvier 2012Règlesd’éligibilité des dépenses

2. Plan de présentation Documents de référence (règles nationales- MED- UE) Principes d’éligibilité Lignes budgétaires Documents justificatifs Marché public TVA Dépenses inéligibles Revenus

3. Cadre général • Règlements de l’UE • Programme MED • Règlements nationaux Documents de référence [1] Règles spécifiques

4. Règlement du Conseil (CE) No 1083/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 1341/2008 - Règlement (CE) No. 85/2009 – Règlement (CE) No. 284/2008 • Art. 56 - Eligibilité des dépenses • Règlement du Conseil (CE) No 1080/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 397/2009 • Art. 7; Art. 13 - FEDER • Règlement du Conseil (CE) No 1828/2006 et mises au jour: Règlement (CE) No. 846/2009 • Art. 48 to Art. 53 – Implementation • Directive 2004/18/EC et mises au jour: Directive 2005/75/EC et Règlement (CE) 1422/2007: nouveaux seuils d’application pour les procédures de passation des marchés • Procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services Documents de référence [2] Cadre règlementaire UE

5. Document de mise en oeuvre Notes d’orientation Contrôle 1er Niveau Documents de référence [3]Programme Med www.programmemed.eu

6. TIP • En cas de doute, veuillez contacter le PCN + STC MED Documents de référence [4] Règlementsnationaux • Chaque Etat membre définit des règles spéciques sur l’éligibilité des dépenses - manuels nationaux • Les partenaires de projet et les contrôleurs de premier niveau doivent toujours se référerer aux règles d’éligibilité définies au niveau national

7. Yes Principesd’éligibilité - dépenses [1] • Nécessaires pour conduire les activités du projet et atteindre ses objectifs • Directement liées aux activités prévues dans le formulaire de candidature approuvé • Contractées pendant les périodes éligibles (préparation-implementation-clôture) • Contractées dans la zone MED. • Hors zone MED mais au sein du territoire UE: dûment justifiées et approuvées • Hors territoire UE: approuvées au cas par cas • Payées effectivement directement par les partenaires et justifiées par des documents comptables certifiant les dépenses/paiements effectués(factures, fiches de paie….) • Justifiées par un document attestant des procédures administratives adoptées (appel d’offres, contrat, …) • Respect des règles UE/nationales/Programme

8. Périoded’éligibilité – Frais de préparation Principesd’éligibilité [2] • Engagés and facturés entre: • 1er janvier 2007 • date de dépôt de la candidature finale • Paiements effectués dans un délai de: • 1 mois après la date de dépôt de la candidature finale • Lien avec la préparation: direct et démontrable • Limite: 30.000 € • Demandés: lors du 1° Rapport d’avancement demandant une certification spécifique des dépenses sur PRESAGE:

9. TIP Finalisez les documents à présenter au Contrôleur le plus tôt possible N’attendez pas la fin de la période de reporting Principesd’éligibilité[3]Délais – Coûts de mise en oeuvre et de clôture • Toutes les dépenses doivent être engagées, facturées et payées entre: • Le jour après le dépôt de la candidature complète • Date de fin du projet • Si les coûts ne peuvent pas être payés pour la date de fin de projet: • Doivent être payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture du projet • Frais administratifs de clôture (Contrôle de 1er niveau et frais de personnel): • Peuvent être engagés et payés dans les 2 mois qui suivent la date de clôture du projet

10. NOTE D’ORIENTATION CONTRÔLE DE 1ER NIVEAU • FACT SHEETS Informations pratiques détaillées sur : TIP • informations générales, conseils, documents justificatifs • la répartition des coûts dans les lignes budgétaires • la comptabilité Lignesbudgétaires[1] • Frais de personnel • Biens durables • Biens consommables • Missions • Prestations de services • Expertises externes • Promotion, information et publications • Frais généraux • Autres

11. Lignesbudgétaires [2]Frais de personnel • Directement employé par le partenaire du projet suivant les règles nationales de contrat d’emploi • Vérification des législationsnationales et des règlesnationalesd’éligibilité • En casd’employéstravaillantpartiellementsur le projet, le calculdoitêtrebasésurle nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet • Coût du temps réellement consacré au projet par le personnel directement employé • Pas d’estimation • Coûtsd’audit de contrôleurs internes indépendants • Timesheets: dûmentremplis • Si le partenaire d’un projetparticipe à plus d’un projet, indiquez au moins les heurestravaillées pour les projets MED auquelsilparticipesur la timesheet mensuelle

12. TIP Pensez à vérifier la justesse de la méthode de calcul du coût horaire avec votre contrôleur/PCN Lignesbudgétaires [3]Frais de personnel – Calcul du coûthoraire • Basé sur le taux salarial (salaire brut de l’employé + cotisation sociale de l’employeur en vigueur avec la législation nationale) de chaque employé qui est réellement impliqué dans les activités du projet • Basés sur le nombre d’heures de travail effective par mois sur le projet • Le calcul exclut les frais généraux administratifs.

13. Lignesbudgétaires [4]Documents justificatifs • Liste du personnel travaillant sur le projet • Contrats d’embauche ou ordre de service interne • Fiches de paye • Time sheet pour chaque employé • Preuve de méthode de calcul pour déterminer la valeur du coût horaire • Preuves de paiement (salaire, taxes, sécurité sociale)

14. Lignesbudgétaires [5]Biens durables/consommables Biens durables • Bien dont la durée de vie dépasse 1 an et sujet à amortissement • Prévu dans le formulaire de candidature approuvé • Exclusivementpour le projet • facturé 100 %: si la période entre l’achat et la date de clôture du projet est plus longue que la période d’amortissement • Amortissement suivant les règles nationales en vigueur • Pas exclusivement pour le projet • Amortissement suivant les règles nationales en vigueur • Seule une partie de l’amortissement correspondant à l’usage réel pour le projet • Partie calculée suivant une méthode justifiée et équitable

15. Lignesbudgétaires [6]Biens durables/consommables • D’occasion: • pas d’autre aide de financement public • inferieur au coût d’un nouvel équipement du même type • répondant aux normes et standards en vigueur Biensconsommables • Bien à durée de vie de moins d’un an (valeur faible) • Coût non sujet à amortissement

16. Lignesbudgétaires [7]Documents justificatifs • Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection • Contrats • Factures • Biens durables: Preuve du plan d’amortissement appliqué pour chaque élément • Preuves de paiement

17. Lignesbudgétaires [8]Missions • Coûts soutenus par le personnel directement employé par le partenaire du projet • Dépenses de mission effectuées par des experts externesdoivent être déclarées sous la ligne budgétaire “expertise externe” • Voyage • règle générale: le moyen de transport le plus économique doit être utilisé (classe économique, transports publiques) • Logement • dans les limitesnationales • Frais de subsistance • ne doit pas excéder les allocations de frais de subsistance des autorités publiques du pays du partenaire du projet • respecte les règles applicables dans le pay

18. SPECIFICS Lignesbudgétaires [9]Missions • Voyages NON Prévusdans le formulaire de candidature: • Veuillez demander l’approbationpréliminaire, par un e-mail, à votre chargé de projet • En particulier: Voyages • En dehors de la zone MED maisdansl’UE: dûmentjustifiés et préalablementapprouvés par le STC • En dehors de l’UE: approuvés au cas par cas. Dûmentjustifiés

19. Lignesbudgétaires [10]Documents justificatifs • Liste du personnel travaillant sur le projet • Agenda/programme de la rencontre/évènement • Ordre de mission/autorisation signée • Tickets originaux et tout autre preuve originale (ex. Carte d’embarquement, factures/autre document équivalent, en cas de ticket électronique sans billet de vol standard, un email avec le numéro de réservation sert de preuve, etc.) • Preuves de paiement • Utilisation de voiture personnelle: demande de remboursement via un formulaire de relevé du kilométrage, suivant les procédures nationales et les valeurs autorisées

20. Lignesbudgétaires[11] Services • Coûts pour fournisseurs de services et biens (traductions, interprétariat, organisation de réunions, traiteurs, etc.) • Quand ces services ont un lien direct avec les coûts de promotion, il est possible de choisir entre la ligne budgétaire service et la ligne budgétaire « promotion, information et publications » suivant les besoins de budgétisation Experts externes • Travail de consultants et experts indépendants • si le travail est essentiel et si le travail spécifique ne peut être effectué par le personnel du partenaire du projet • dépenses de voyage et de logement • coûts de contrôle de 1er niveau: quand il est effectué par les contrôleurs externes

21. Lignesbudgétaires[12] Promotion • Coûts directement liés à la promotion du projet • Articles de presse, annonces dans les journaux • Sites Internet • Organisation d’évènements • Impression de publications: brochures, newsletters, etc...

22. Lignesbudgétaires [13]Documents justificatifs • Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques au niveau européen et national: Preuve de la procédure de sélection • Contrats • Factures • Preuves de paiement

23. Lignesbudgétaires [14] Fraisgénéraux • Basé sur les coûts réels et en lien direct avec la mise en œuvre du projet • Règle générale • 100% directement imputable au projet • Partiellement imputable sur la base d’un calcul au prorata suivant une méthode juste, équitable et dûment justifiée Les Etats décident si les deux solutions sont éligibles • NON éligibles: • Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés

24. Lignesbudgétaires [15] Autres • Dépenses autres que celles mentionnées précédemment pour autant qu’elles soient: • Inhérentes au projet • Indiquées de manière détaillée dans le budget • Justifiée de manière analytique et conforme aux règles européennes et nationales

25. Marché public [1] Achat de Biens durables/consommables, services, Experts externes INFORMATIONS GÉNÉRALES • Montants règlementés par les règles UE – nationales/régionales Selon la valeur du contrat à attribuer, les règles UE, nationales/regionales de marché public s’appliquent: les biens durables et consommables, l’expertise externe et les services doivent respecter les règles de marché public et les procédures administratives qui y sont liées afin que les dépenses soient éligibles

26. Marché public [2] Achat de Biens durables/consommables, services, Experts externes MED CONTEXT Les principes de mise en concurrence, égalité de traitement, transparence et traçabilité doivent ainsi être respectés, dans le cadre du contexte du Programme MED, pour les montants en-dessous des seuils fixés par les règles nationales/régionales, les partenaires du project sont vivement priés d’établir des procédures de sélection simplifiée Exemple: Traiteur pour une conférence du projet: demande d’au moins 3 offres de la part de 3 founisseurs différents avant d’en sectionner un.

27. TVA • La TVA ne constitue pas une dépense éligible sauf si véritablement et entièrement supportée par le partenaire et ne peut être récupérée • La TVA qui est récupérable en quelconque manière ne peut être considérée comme éligible • Les contrôleurs de 1er niveau devront confirmer si la TVA a bien été supportée par le partenaire du projet contrôlé

28. Dépensesinéligibles • Frais de représentation (ex. cadeaux, fleurs, etc.) • Intérêts débiteurs • Amendes • Pénalités financières • Dépenses résultant de conflits légaux • Pertes de change • Dépenses contractées en dehors de la période d’éligibilité • Non supportées par les procédures de passation des marchés publics Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés • TVA récupérable • Non justifiées par les activités/objectifs du projet • Non justifiées par des documents probants

29. Revenus • Exemples: • Vente de produits • Vente de marchandises • Frais d’inscription • Inscription à conférence • Services contre paiement • Contrôle: • La génération de revenus sera sujette à un contrôle pendant la certification des dépenses • Deduction: • Si un projet génère des revenus, le revenu net généré devra être déduit des coûts éligibles dans sa totalité ou au prorata défini en fonction de la part d’attribution des revenus à l’opération cofinancée

30. Audrey ELTERChargée d’instruction et de suivi de projetsTéléphone: 04 91 57 68 53 E-mail: aelter@regionpaca.fr MERCI POUR VOTRE ATTENTION