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LOS RETOS DE LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DEL SIGLO XXI

LOS RETOS DE LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DEL SIGLO XXI. Didier Grange Archivista de la Ciudad de Ginebra Asesor especial del Consejo Internacional de Archivos Mexico D.F., 2 de diciembre 2010. Our most important and intellectually

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LOS RETOS DE LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DEL SIGLO XXI

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  1. LOS RETOS DE LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DEL SIGLO XXI Didier Grange Archivista de la Ciudad de Ginebra Asesor especial del Consejo Internacional de Archivos Mexico D.F., 2 de diciembre 2010

  2. Our most important and intellectually demanding task as Archivists is to make an informed selection of information that will provide the future with a representative record of human experience in our time. But why must we do it so badly ? Mas vale prevenir que lamentar E.Gerald Ham - 1974

  3. LA VALORACIÓN ES « …l’acta de juzgar de los valores que presentan los documentos de archivos (valor primario y valor secundario) y de elegir los périodos de tiempo durant los cuales estos valores se pueden aplicar a estos documentos en un contexto respectando el vínculo esencial entre el organismo (o la persona) atañido y los documentos de archivos que ha generado en sus actividades » Carol Couture - 1995 « …l’acte de juger des valeurs que présentent les documents d’archives (valeur primaire et valeur secondaire) et de décider des périodes de temps pendant lesquelles ces valeurs s’appliquent auxdits documents dans un contexte qui tient compte du lien essentiel existant entre l’organisme (ou la personne) concerné et les documents d’archives qu’il génère dans le cadre de ses activités »

  4. APPRAISAL IS « The process of evaluating records to determine their retention based on administrative, legal, and fiscal requirements and historical value » ARMA International - 2007

  5. La más difícil La más compleja La más sensible Que crea el impacto más importante LA VALORACIÓN = LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA…

  6. LO QUE LA SOCIEDAD ESPERA • Amnesia, olvido • Corrupción de la memoria • Falsificación, manipulación de la memoria • Mantener derecho • Transparencia, democracia • Responsabilidad social

  7. PORQUÉ ? • ¿Qué conservar y qué eliminar? • ¿Qué criterio? • ¿Qué método? • ¿Qué herramientas? • ¿Quién toma las decisiones? • ¿Qué documentos crear en relación con las decisiones y acciones?

  8. PRESIONES MÚLTIPLES • Espacio • Tiempo • Soportes físicos • Presupuesto - dinero • Intereses - de grupos o de personas • Falta de respecto y negligencia

  9. UNA LITERATURA ABUNDANTE

  10. EVOLUCIÓN DE LAS METODOLOGÍAS

  11. LOS VALORES PRIMARIOS Administrativo Legal Histórico-patrimonial Financiero

  12. CRITERIOS DE SELECCIÓN –VALOR SECUNDARIO • Características vinculadas con • las funciones • el contenido • la existencia de otros documentos relacionados • el uso • la preservación • etc

  13. MÉTODOS • Micro appraisal • Macro appraisal • Documentation strategy • Minnesota Method • « Risk-cost approach », « Risk Management » • Records continuum • …

  14. LAS HERRAMIENTAS

  15. « Tableau de tri » (valoración)

  16. CALENDARIO DE CONSERVACIÓN En distintos idiomas - Inglés : «Retention schedules», «Records retention schedule», «Records schedule» - Francés : «Tableau de gestion», «Tableau de tri» - Español : «Tabla de retención, «Tabla de evaluación documental», «Catálogo de disposición documental», …

  17. DEFINICIÓN A retention schedule is : «A comprehensive list of records series, indicating for each the length of time it is to be maintened and its disposition» ARMA International, 2007

  18. ELEMENTS • Exemples

  19. CALENDARIO DE CONSERVACIÓN • Nacimiento • Vínculo con el Records Management • Características • Constitución • ¿Quién los utiliza?

  20. CONTENIDO • Introdución • Explicación/Justificación • Contexto • Glosario • Proceso de utilización • Réglas de conservación • Orden de aparición • Réglas • Index • Aprobación del calendario

  21. ELABORACIÓN - ETAPAS 1 2 3 Identificación de los tipos/séries Colecta de los datos Constitución del expediente por tipos/séries Verificaciones jurídicas, financiarias y de los revisores Análisis de los datos colectados Propuesta de régla 4 5 6

  22. ELABORACIÓN - ETAPAS 7 8 Aprobación (jefes de servicios o comision ad hoc) Aprobación (organo dirigente y/o organe extérior) Difusión Aplicación / Revisión 9 10

  23. PUBLICACIONES

  24. EJEMPLOS

  25. LOI SUR LES ARCHIVES – QUEBEC1983 / 2010 Art.7 Todos los organismos públicos deben establecer et mantener un catálogo de disposición documental que determine los periodos de utilización y los suportes de conservación de sus documentos activos y semi-activos, y que indica cuales son los documentos inactivos conservados de manera permanente y cuales son eliminados. 1983, c. 38, a. 7.

  26. Rapport du Comité interministériel sur les Archives judiciaires (1989) 28 recomendaciones

  27. Manuel de Gestion des documents des Tribunaux (2000)

  28. RECUEIL DES DELAIS DE CONSERVATION A L’INTENTION DES COURS MUNICIPALES DU QUEBEC ( Revisado en 2005) • 1000 Organisation et administration • 2000 Législation et affaires juridiques • 3000 Ressources informationnelles • 4000 Ressources financières • 5000 Ressources humaines • 6000 Ressources matérielles et immobilières • 7000 Communications et relations publiques • 8000 Gestion des procédures • 9000 Gestion des comparutions et des procès

  29. Estados-Unidos NARA http://www.archives.gov/records-mgmt/rcs/

  30. http://www.geneve.ch/tribunaux/Biblio_Archives/Archives/docpdf/CALENDRIER_CONSERVATION_CGPJ.PDFhttp://www.geneve.ch/tribunaux/Biblio_Archives/Archives/docpdf/CALENDRIER_CONSERVATION_CGPJ.PDF

  31. SISTEMA DE ARCHIVOS DE ANDALUCIA (2003) • Modernizar y regular la organización y el funcionamiento de los archivos judiciales así como el procedimiento a través del cual se efectúe el expurgo de la documentación judicial • Descongestionar los diferentes órganos judiciales, otorgando a cada uno de ellos su propio archivo en el que poder clasificar y custodiar la documentación • Regular una normativa unitaria conjunta de esta materia adecuándola a la realidad social y jurídica con la aplicación de las nuevas tecnologías • Establecer criterios uniformes que garanticen una más idónea conservación de la documentación • Aplicar tanto a la documentación en trámite como a la documentación en la que han transcurrido los plazos de caducidad y prescripción • Aplicar en todos los órdenes jurisdiccionales.

  32. VALORACIÓN – COMISIONES Y JUNTAS

  33. COMISIONES Y JUNTAS DE EXPURGO • Una decisión colegiada • Origen • Misión (legal) • Composición • Funcionamiento • Documentos producidos

  34. EJEMPLO ESPAÑOL REAL DECRETO 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos http://www.mcu.es/archivos/docs/decreto_2007.pdf

  35. REAL DECRETO 1401/2007 En concreto, le corresponde el estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones: a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestión, central, intermedio e histórico. d) Las propuestas de eliminación de documentos o series documentales y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente

  36. REAL DECRETO 937/2003 Real Decreto 937/2003 (18 de julio 2003) de modernización de los archivos judiciales http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/rd937-2003.html

  37. Artículo 14.Juntas de Expurgo 1. Las Juntas de Expurgo son aquellos órganos colegiados de naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico 2. Se constituirá una Junta de Expurgo en cada comunidad autónoma que ejercerá sus competencias en todo el ámbito territorial de cada una de éstas

  38. 3. Las Juntas de Expurgo adscritas al Ministerio de Justicia a través de la Secretaría de Estado de Justicia tendrán su sede donde radique la presidencia del Tribunal Superior de Justicia y estarán presididas por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia, con voto dirimente de los empates, e integradas por los siguientes vocales: • Un Fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia • El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia (…) • Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administración competente en materia de patrimonio histórico • Un titulado superior de Administración (…) • El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia de entre aquellos que tengan destino en el partido judicial donde radique la Junta de Expurgo realizará las funciones de secretario (…)

  39. JUSTICIA - ESPAÑA • Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Justicia • Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (Subdirección General de Archivos Estatales - Ministerio de Cultura)

  40. CATALUÑA Comisió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria de la Documentació de la Generalitat de Catalunya

  41. ANDALUCÍA Orden de 1 se septiembre de 2004, por la que se constituye la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía, en aplicación de lo dispuesto por el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales

  42. COMPOSICIÓN DE LA JUNTA DE EXPURGO La Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía estará presidida por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía, con voto dirimente de los empates, y estar integrada por los siguientes vocales: a) Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía b) Un secretario judicial, designado por la Consejería de Justicia y Administración Pública de entre aquellos que tengan destino en el partido judicial de Granada c) El Jefe del Servicio de Documentación y Publicaciones de la Consejería de Justicia y Administración Pública d) Un funcionario del Cuerpo Superior Facultativo, opción archivero, designado por la Consejería de Cultura e) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Consejería de Justicia y Administración Pública f) Un funcionario designado por la Consejería de Justicia y Administración Pública con competencias en materia de Justicia, que realizará funciones de Secretario

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