FORMATION Suivi du parc immobilier par composants 26 juin 2012

1. FORMATION Suivi du parc immobilier par composants 26 juin 2012

2. SOMMAIRE Introduction : Principes généraux du suivi par composants 1 I Mise en œuvre au CNRS 2 I Modalités de 1ère application de l’approche par composants 3 I Le suivi par composants à compter de juillet 2012 4 I Illustrations BFC P. 02 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

3. Introduction Principes généraux du suivi par composants

4. 1.1 I Textes de référence • - Instruction n°06-007-M9 du 23/01/2006 relative aux passifs, actifs, amortissements et dépréciations des actifs • - avis n°2003-E du 9 juillet 2003 du comité d’urgence du CNC • 1.2 I Définition d’un composant • Un composant est un élément d’une immobilisation qui a une utilisation différente ou qui procure des avantages économiques selon un rythme différent de celui du reste de l’immobilisation dans son ensemble. Il doit être identifié et comptabilisé de manière séparée dès l’acquisition de l’actif. • Exemple: un avion et ses sièges peuvent avoir des durées d’utilisation différente. P. 04 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

5. 1.3 I Dépenses concernées • Pour être identifié comme un composant l’élément doit être significatif. • En pratique, il doit remplir deux conditions: être d’un montant significatif (forte valeur unitaire) et avoir une durée d’utilisation sensiblement différente de celle de la structure. • Dépenses de remplacement, dites de 1ère catégorie • Les éléments principaux d’immobilisations corporelles devant faire l’objet de remplacement à intervalles réguliers, ayant des utilisations différentes ou procurant des avantages économiques à l’entité selon un rythme différent et nécessitant l’utilisation de taux ou de modes d’amortissement propres, doivent être comptabilisés séparément dès l’origine et lors des remplacements • Exemple: toiture d’un immeuble, ascenseurs, moteurs d’avion… P. 05 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

6. 1.3 I Dépenses concernées • Pour cette catégorie, la comptabilisation comme un composant distinct est une obligation • Ainsi, l’immobilisation est décomposée entre un composant principal (structure) et des composants secondaires • Dépenses de gros entretien ou de grandes visites, dites de 2ème catégorie • Les composants à identifier correspondent aux dépenses d’entretien faisant l’objet de programmes pluri-annuels de gros entretien ou de grandes visites en application des lois, des règlements ou de pratiques constantes de l’entité • Exemple: dépenses de révision dépendant des lois ou règlements (avions, wagons, matériel naval…) P. 06 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

7. 1.4 I Renouvellement ou remplacement d’un composant • Lorsque la dépense de remplacement survient : • - elle est immobilisée sur le composant concerné pour le montant des dépenses engagées • - le composant remplacé doit être sorti de l’actif. La valeur nette comptable est comptabilisée en charges. • 1.5 I Décomposition ultérieure Une entité peut être amenée à identifier un composant non identifié à l’origine : - si une dépense importante survient au cours de l’utilisation d’un élément - en cas de modification de la durée d’utilisation d’un élément dont la durée d’amortissement n’était pas significativement différente de celle de l’immobilisation principale à l’origine • Dans ce cas, on considère que le composant remplacé était intégré au composant structure. Ce dernier doit être diminué d’autant. P. 07 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

8. 1 I Mise en œuvre au CNRS Périmètre et décomposition retenue

9. Mise en œuvre au CNRS • Périmètre et décomposition retenue • Le suivi par composants est mis en œuvre au CNRS à compter de 2012 et concerne uniquement le parc immobilier • Composants retenus par le CNRS • 2.1.1 Composants retenus par le CNRS • P. 09 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

10. Mise en œuvre au CNRS • Périmètre et décomposition retenue • Composants retenus par le CNRS • Composant 1 « Bâtiment-structure » • P. 010 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

11. Mise en œuvre au CNRS • Périmètre et décomposition retenue • Composants retenus par le CNRS • Composant 2 «Bâtiment-aménagements extérieurs » • P. 011 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

12. Mise en œuvre au CNRS/Périmètre et décomposition retenue • Composants retenus par le CNRS • Composant 3 «Bâtiments-équipements techniques » • P. 012 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

13. Mise en œuvre au CNRS • Composants retenus par le CNRS • Composant 4 « Bâtiments-Finitions intérieures » • P. 013 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

14. 2 I Modalités de 1ère application de l’approche par composants

15. SOMMAIRE 2.1 I Méthode retenue pour la décomposition 2.2 I Conséquences comptables de la méthode retenue P. 015 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

16. 2.1 I Méthode retenue pour la décomposition • 2.1.1 Méthodes proposées par la réglementation comptable • Méthode de reconstitution du coût historique amorti • Cette méthode consiste à reconstituer le coût réel historique des composants mais aussi les amortissements qui auraient dus être appliqués. Elle s’applique à tous les actifs y compris les actifs complètement amortis (valeur nette comptable nulle). • Les valeurs brutes sont reconstituées soit à partir des factures d’origine soit par d’autres méthodes notamment en fonction de données techniques. • Cette méthode qui est rétrospective a un impact sur les capitaux propres. • P. 016 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

17. 2.1 I Méthode retenue pour la décomposition • 2.1.1 Méthodes proposées par la réglementation comptable • Méthode de réallocation des valeurs nettes comptables • Cette méthode consiste à réallouer les valeurs nettes existantes pour reconstituer les composants de l’actif • Cette ventilation est appliquée aux valeurs brutes et aux amortissements constatés. • Les immobilisations totalement amorties ne sont pas reconstituées • La méthode est à la fois rétrospective pour la reconstitution des composants et prospective pour le calcul des amortissements à venir, sans effet sur les capitaux propres et porte effet sur les exercices futurs • P. 017 • Approche retenue par le CNRS: réallocation des valeurs nettes comptables DCIF l Formation composants 26 juin 2012

18. 2.1 I Méthode retenue pour la décomposition • I 2.1.2 Modalités pratiques de décomposition des immobilisations existantes au 31/12/2011 • Avant toute ventilation chaque fiche immobilisation (imputée sur les comptes 2131 et 2135) a été associée à un code bâtiment issu de la numérotation de l’application patrimoine Logic • Compte 2131 « bâtiments » • Les quelques fiches, pour lesquelles il n’a pas été possible de faire le lien avec l’inventaire physique, n’ont pas été ventilées. • Des instructions sur le traitement à appliquer seront adressées aux délégations concernées ultérieurement • Les fiches concernant des travaux et non des constructions (réhabilitations notamment) ont été ventilées par la DCIF: • soit directement lorsque le libellé permettait d’associer un composant • P. 018 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

19. 2.1 I Méthode retenue pour la décomposition • I 2.1.2 Modalités pratiques de décomposition des immobilisations existantes au 31/12/2011 • Compte 2131 « bâtiments » • soit par application d’une clé: • - pour les réhabilitations avec reprises de façades • composant 2: 20% • composant 3: 45% • composant 4: 35% • - pour les réhabilitations sans reprises de façades • composant 3: 60% • composant 4: 40% • P. 019 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

20. 2.1 I Méthode retenue pour la décomposition • I 2.1.2 Modalités pratiques de décomposition des immobilisations existantes 31/12/2011 • Compte 2131 « bâtiments » • Les fiches concernant des immeubles considérés comme des bureaux ont été ventilées selon la clé de répartition suivante: • composant 1: 51% • composant 2: 11% • composant 3: 25% • composant 4: 13% • Les fiches concernant des immeubles considérés comme des bâtiments techniques (laboratoires) ont été ventilées selon la clé de répartition suivante: • composant 1: 40% • composant 2: 11% • composant 3: 38% • composant 4: 11% • P. 020 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

21. 2.1 I Méthode retenue pour la décomposition • Quelques constructions, celles mises en service en 2011 notamment ont été ventilées à l’aide des fiches financières transmises par les délégations et non à partir d’une clé de répartition • Compte 2135 « installations et aménagements » • Pour les travaux antérieurs au 31/12/2010, en raison de la volumétrie, seuls 70 à 80% des travaux ont été ventilés par composants. Les travaux qui n’ont pu être affectés à un composant restent comptabilisés sur le compte 2135 et amortis sur la durée restant à courir. • Pour les travaux de 2011, toutes les fiches immobilisations ont été ventilées • P. 021 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

22. 2.1 I Méthode retenue pour la décomposition • Compte 2135 « installations et aménagements » • Contrairement aux bâtiments, les travaux n’ont pas été ventilés par application d’une clé de répartition mais par les délégations régionales en liaison avec le STL : • Soit à partir des fiches financières • Soit à partir du libellé • Par exception aux réhabilitations anciennes pour lesquelles on ne disposait pas de renseignements, ont été appliquées les clés spécifiques aux réhabilitations cf supra • Compte 2313 « immobilisations en cours » • Les encours existants au 31/12/2011 ne sont pas ventilés par composants. Leur éclatement sera effectué au fur et à mesure de la réception des travaux, lors du basculement vers le compte 21 • P. 022 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

23. 2.1 I Méthode retenue pour la décomposition • I • Autres comptes • La ventilation des comptes 2181 « installations sur bâtiments dont le CNRS n’est pas propriétaire », 2137 « Ganil », 2151 « installations techniques » et 2153 « installations à caractère spécifique » est en cours de réflexion: a priori pas de ventilation par composant • Ventilation des subventions affectées aux immobilisations • Les subventions ont été ventilées automatiquement proportionnellement entre les différents composants • A compter de 2012, la reprise de ces subventions en compte de résultat interviendra au même rythme que l’amortissement des composants. • P. 023 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

24. 2.1 I Méthode retenue pour la décomposition • 2.1.3 Modalités pratiques de décomposition des immobilisations crées en 2012 • S’agissant des fiches immobilisations crées en 2012, les fichiers listant ces fiches vont être adressées par la DCIF courant juillet aux délégations à charge pour elles de les décomposer en liaison avec le STL • Les fichiers dûment renseignés (ventilation + code bâtiment) devront être retournés à la DCIF pour le 10 septembre au plus tard • Pour ces fiches, on ne devrait pas avoir à appliquer de clé de ventilation. La décomposition doit être effectuée soit à partir des libellés des fiches soit à partir des fiches financières • P. 024 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

25. 2.2 I Conséquences comptables de la méthode retenue • Règles de gestion pour le calcul de la dotation aux amortissements de 2012 des éléments existants au 31/12/2011 • Application de la durée résiduelle à la valeur nette comptable de chaque composant déterminée au 01/01/2012 • Pour les biens dont la durée de vie déjà écoulée est inférieure à la durée de vie théorique du composant, la durée résiduelle d’amortissement est calculée par différence entre la durée théorique et la durée d’inscription au bilan • Pour un composant dont la durée de vie écoulée est supérieure ou égale à la durée de vie théorique du composant, la durée résiduelle au 01/01/2012 doit être de 1 afin que le composant soit totalement amorti fin 2012 • P. 025 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

26. 2.2 I Conséquences comptables de la méthode retenue • Exemple • Soit un immeuble de bureau mis en service le 01/01/1996, avec une valeur d’origine de 104.580.025,82€ sur une durée de 50 ans. • Au 31/12/2011, la valeur nette comptable est de : • Valeur brute: 104.580.025,82 • Amortissements comptabilisés: 33.475.615,82 • Valeur nette comptable: 71.114.410 • P. 026 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

27. 2.2 I Conséquences comptables de la méthode retenue • Exemple • Ventilation de l’immobilisation par composants • P. 027 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

28. 2.2 I Conséquences comptables de la méthode retenue • Exemple • Calcul de la durée résiduelle de chaque composant • Ce calcul prend en compte la durée d’amortissement associée à chaque composant et la date d’entrée du bien à l’actif du CNRS • Les composants qui compte tenu de la date d’entrée du bien au bilan et de la durée d’amortissement associée au composant devraient être totalement au 01/01/2012, seront amortis sur 2012 en totalité (durée résiduelle de 1 an) • P. 028 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

29. 3 I Le suivi par composants à compter de juillet 2012

30. SOMMAIRE 3.1 I Impact sur la nomenclature comptable 3.2 I Imputation comptable des composants et création des fiches immobilisations 3.3 I Impact de la ventilation par composants sur certaines zones de la fiche immobilisation 3.4 I Impact sur les états de restitution BFC/ infocentre 3.5 I Affectation des subventions 3.6 I Remplacement d’un composant P. 030 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

31. 3.1 I Impact sur la nomenclature comptable • Compte 213 « Bâtiments » • A chaque composant correspond un compte comptable : • - Composant 1 « structure » est suivi dans les comptes 2131xxx0 et 2131xxx1 qui voient leur libellé modifié • - Composant 2 « Aménagements extérieurs » est suivi dans les comptes 2132xxx0 et 2132xxx1 (nouveau compte) • - Composant 3 «Equipements techniques » est suivi dans les comptes 2133xxx0 et 2133xxx1 (nouveau compte) • - Composant 4 «Second œuvre et finitions intérieures » est suivi dans les comptes 2134xxx0 et 2134xxx1 (nouveau compte) • Dans BFC à chaque compte correspond une catégorie d’immobilisations associés à la durée d’amortissement propre à chaque composant • P. 031 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

32. 3.1 I Impact sur la nomenclature comptable • Compte 213.5 « Installations et aménagements techniques » • A compter de la date de mise en œuvre du suivi par composants, ce compte ne peut plus être alimenté, il est bloqué à l’utilisation. • Ce compte ne retrace que les seuls travaux qui n’ont pu être rattachés à un composant. Ces travaux sont maintenus à l’actif et sont amortis sur la durée qui reste à courir. • Ce compte sera soldé à l’expiration de l’amortissement • Compte 28 « Amortissements » • Le compte 28 est structuré de façon identique au compte 213: à chaque composant correspond deux comptes, l’un auxiliarisé, l’autre non. • P. 032 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

33. 3.1 I Impact sur la nomenclature comptable • Compte 29 « dépréciations » • Ce compte n’est pas ventilé par composant. Lorsqu’une dépréciation survient on considère qu’elle affecte la structure. • Compte 23 « immobilisations en cours » • - Liste des sous comptes: • Composant 1 « structure » est suivi dans les comptes 2313xxx0 et 2313xxx1 qui voient leur libellé modifié • Composant 2 « Aménagements extérieurs » est suivi dans les comptes 23132xxx0 et 23132xxx1 (nouveau compte) • Composant 3 «Equipements techniques » est suivi dans les comptes 23133xxx0 et 23133xxx1 (nouveau compte) • Composant 4 «Second œuvre et finitions intérieures » est suivi dans les comptes 23134xxx0 et 23134xxx1 (nouveau compte) • P. 033 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

34. 3.1 I Impact sur la nomenclature comptable • Compte 23 « immobilisations en cours » • Fonctionnement: • - Principe: L es travaux en cours non encore réceptionnés sont enregistrés par défaut sur le composant structure (compte 2313xxx1). • La ventilation par composant n’est effectuée qu’au moment de la mise en service des travaux lors du basculement vers le compte d’imputation définitive 213. • - Par exception, quelques codes famille ont pu être associés à des composants particuliers (comptes 23132xxx1, 23133xxx1 ou 23134xxx1) • P. 034 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

35. 3.2 I Modalités de décomposition et de création des fiches immobilisations • 3.2.1 Modalités de décomposition • 3.2.1.1 Au niveau de l’unité ou du STL • Pour 2012, le dispositif est transparent pour les laboratoires compte tenu du contexte: modification de la nomenclature achat et impossibilité de subdiviser dans Geslab les codes familles (création de codes à cinq chiffres) • Les codes familles existants ne sont pas modifiés et sont associés à un compte comptable dans BFC comme suit: • P. 035 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

36. 3.2 I Modalités de décomposition et de création des fiches immobilisations • tableau de correspondance code famille compte comptable • P. 036 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

37. 3.2 I Modalités de décomposition et de création des fiches immobilisations • 3.2.1 Modalités de décomposition • 3.2.1.2 Au niveau de la délégation • Création des fiches dans les conditions habituelles pour les opérations imputées sur des codes familles associées à des comptes 21 (sous réserve des nouvelles zones à renseigner (cf point 3.3) • Décomposition des opérations imputées sur le compte 23 • à partir de la fiche financière établie par le service technique et logistique • Cette fiche de dialogue entre les STL et le SPI est obligatoire pour les opérations d’investissement immobilier supérieures à 210.000€ imputées budgétairement en NC • Elle est facultative en deçà de ce seuil • P. 037 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

38. 3.2 I Modalités de décomposition et de création des fiches immobilisations • 3.2.1 Modalités de décomposition • 3.2.1.2 Au niveau de la délégation • Exploitation de la fiche • Principes: • - à chaque lot de travaux correspond un composant • - les dépenses annexes ou de prestations de service/honoraires sont ventilées par composants en fonction de la ventilation des travaux • P. 038 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

39. 3.2 I Modalités de décomposition et de création des fiches immobilisations • 3.2.1 Création des fiches immobilisations • P. 039 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

40. 3.2 I Modalités de décomposition et de création des fiches immobilisations • 3.2.1 Modalités de décomposition • P. 040 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

41. 3.2 I Modalités de décomposition et de création des fiches immobilisations • 3.2.1 Modalités de décomposition • 3.2.1.2 Au niveau de la délégation • Consignes données aux STL en juillet 2011 par le SPI • Doivent être transmis aux SFC les renseignements suivants: • - une version de la fiche financière établie au moment de la réception des travaux (réserves non levées) lors du basculement du compte 23 vers le compte d’imputation définitive 21. • - La répartition de l’opération par composants en respectant les modalités décrites supra • - La répartition par bâtiment si l’opération a concerné plusieurs bâtiments • - Le n° de bâtiment crée suivant la numérotation nationale Logic • - Les n° OTP, OIP et programme CB • Le gestionnaire des immobilisations doit vérifier à réception de la fiche que le total de l’opération est égal au montant de la fiche financière • P. 041 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

42. 3.2 I Modalités de décomposition et de création des fiches immobilisations • 3.2.1 Modalités de décomposition • Dossier de clôture • Les fiches financières ainsi que leur exploitation doivent être conservées par le gestionnaire des immobilisations comme pièces justificatives de la ventilation par composants • à partir du libellé de la facture et de la commande pour les opérations pour lesquelles il n’y a pas de fiche financière • P. 042 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

43. 3.2 I Modalités de décomposition et de création des fiches immobilisations • 3.2.1 Création des fiches immobilisations • Principes à respecter: • Les délégations ne doivent plus créer de fiches subsidiaires. Le regroupement des travaux relatifs à un même bâtiment s’effectue via le n° de bâtiment ou le n° de regroupement (cf infra point 3.3) • Création d’une fiche : • par année de travaux • par bâtiment • par composant • par nature de travaux au sein d’un même composant • Cette distinction est destinée à faciliter la comptabilisation en cas de renouvellement ou remplacement de composants • Une attention particulière doit être portée au libellé inscrit sur la fiche immobilisation • P. 043 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

44. 3.3 I Impact de la ventilation par composant sur certaines zones de la fiche immobilisation • 3.3.1 Numéro de bâtiment • Le numéro de bâtiment permet d’une part, de rapprocher l’inventaire physique et comptable et d’autre part, de renseigner la zone n° de regroupement cf infra • Il suit la numérotation nationale de la base Logic du SPI • Modalité de transmission du numéro par les unités ou STL • Dans l’attente de la mise à niveau des applicatifs (Geslab et BFC), les unités et les STL indiqueront, à titre transitoire, le n° de bâtiment sur la facture papier transmise au SFC. Cette donnée sera ensuite saisie manuellement par le gestionnaires des immobilisations. • P. 044 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

45. 3.3 I Impact de la ventilation par composant sur certaines zones de la fiche immobilisation • 3.3.1 Numéro de bâtiment • Est considéré comme un bâtiment une : • Nouvelle construction • Extension • Surélévation • Dès qu’il s’agit d’un nouveau bâtiment, un numéro dans la base patrimoine « Logic » est créé. • Ce code est composé : • du code site + 2 caractères numériques + code de l’extension du bâtiment sur 1 caractère numérique • avec « 0 » pour le bâtiment principal • Expl. Site de Meudon • Code site • P. 045 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

46. 3.3 I Impact de la ventilation par composant sur certaines zones de la fiche immobilisation • 3.3.1 Numéro de bâtiment • P. 046 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

47. 3.3 I Impact de la ventilation par composant sur certaines zones de la fiche immobilisation • 3.3.1 Numéro de bâtiment • Modalité de transmission du numéro par les unités ou STL • Dans l’attente de la mise à niveau des applicatifs (Geslab et BFC), les unités et les STL indiqueront, à titre transitoire, le n° de bâtiment sur la facture papier transmise au SFC. Cette donnée sera ensuite saisie manuellement par le gestionnaires des immobilisations. • P. 047 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

48. 3.3 I Impact de la ventilation par composant sur certaines zones de la fiche immobilisation 3.3.1 Numéro de bâtiment Il est à renseigner dans l’onglet « Généralités » de la fiche immobilisation • P. 048 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

49. 3.3 I Impact de la ventilation par composant sur certaines zones de la fiche immobilisation • 3.3.2 La zone n° de regroupement • Pour la gestion des immobilisations par composants un nouveau référentiel a été mis en place : le numéro de regroupement des immobilisations. Le numéro de regroupement permet de regrouper à des fins d’analyse les différents composants d’un même bâtiment. • Structure du code • - Quand il s’agit d’une construction nouvelle, d’une extension ou d’une surélévation d’ un bâtiment, le code est structuré de la façon suivante : • « BAT + N° logic du bâtiment » (base logic SPI) Exp. BATPMA050 • P. 049 DCIF l Formation composants 26 juin 2012

50. 3.3 I Impact de la ventilation par composant sur certaines zones de la fiche immobilisation • 3.3.2 La zone n° de regroupement • - Quand il s’agit de travaux, le code est structuré de la façon suivante: • « TRV+ N° logic du bâtiment » expl : TRVARG010 • Modalités de renseignement • Avant de saisir ce numéro dans la fiche, il est nécessaire de le créer dans un référentiel • Le numéro de regroupement est accessible via le menu : • « Référentiels / Référentiel des immobilisations / Gestion des codes de regroupement ». • Transaction : S_ALR_87009006 • (cf. Manuel d’utilisation tome 1B §4231) • P. 050 DCIF l Formation composants 26 juin 2012