Fundacja „Fundusz Inicjatyw”

1. Człowiek – najlepsza inwestycja Fundacja „Fundusz Inicjatyw” ROZLICZANIE PROJEKTU I WNIOSEK O PŁATNOŚĆ W RAMACH PO KL Lublin, 18 listopada 2011r.

2. Człowiek – najlepsza inwestycja Dokumenty do zapoznania: • Zasady finansowania PO KL (21.12.2010r.). • Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (22.11.2010r). • Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL (wersja 4.2.9 obowiązująca od 23.08.2011r.). • Umowa o dofinansowanie projektu.

3. Człowiek – najlepsza inwestycja Okres kwalifikowalności: Początek okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data otrzymania przez Komisję Europejską Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, tj. dzień 12 grudnia 2006r. Koniec okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data 31 grudnia 2015r. Okres kwalifikowalności każdego pojedyńczego projektu realizowanego w ramach PO KL (równoznaczny z okresem jego realizacji) określa umowa o dofinansowanie projektu.

4. Człowiek – najlepsza inwestycja • WYDATKI KWALIFIKOWALNE Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile: - są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu, - są racjonalne i efektywne, tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat), - zostały faktycznie poniesione, - dotyczą towarów lub usług wybranych w sposób przejrzysty i konkurencyjny (odpowiednio PZP lub zasada konkurencyjności-jeśli dotyczy), - odnoszą się do okresu kwalifikowalności wydatków i są poniesione w tym okresie, - są udokumentowane, - są zgodne z zatwierdzonym budżetem projektu, z uwzględnieniem zasad konstruowania budżetu w ramach PO KL, - są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, - są zgodne z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki i Szczegółowym opisem priorytetów PO KL, • są zgodne z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.)

5. Człowiek – najlepsza inwestycja • WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE Zgodnie z Rozporządzeniem nr 1081/2006: - podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odzyskany w oparciu o przepisy krajowe, tj. ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, - zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury, - zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu i sprzętu, którego wartość początkowa jest niższa od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych, tj. 350 zł, - odsetki od zadłużenia. Zgodnie z Krajowymi Wytycznymi: - koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut, - wydatki poniesione na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających datę zakupu środka przez Beneficjenta, - koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd, - wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe, - wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu, • koszty kredytu. • Wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją projektu ponosi Beneficjent.

6. Człowiek – najlepsza inwestycja DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE PONIESIONE WYDATKI: • faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty: (np. rachunek, paragon, dowód OT- „Przyjęcie środka trwałego”, listy płac) • w przypadku wkładu niepieniężnego: - zestawienie faktur sprzedaży dóbr/usług, - kopia faktury zakupu dóbr/usług, - udokumentowane ceny dóbr/usług, - inne dokumenty, o ile pozwalają na identyfikację jego wysokości. • w przypadku amortyzacji: - tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi (np. PK). • w przypadku wkładu w postaci dodatków/wynagrodzenia uczestników projektu: - oświadczenia składane przez podmioty wypłacające dodatki lub wynagrodzenia. • w przypadku przelewów: - wyciągi bankowe lub zbiorcze zestawienie stanowiące historię rachunku (zawierające koszty otwarcia, prowadzenia lub opłat bankowych pobieranych za dokonywane transakcje na wyodrębnionym rachunku). • w przypadku płatności gotówkowych: - faktury lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości z adnotacją „zapłacono gotówką”, raporty kasowe lub zestawienia płatności gotówkowych.

7. Człowiek – najlepsza inwestycja OPIS DOKUMENTU KSIĘGOWEGO: Na Beneficjencie spoczywa obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków. Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) musza być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich związek z projektem z wyjątkiem wydatków rozliczanych ryczałtem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: • Informację, że projekt wspófinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego. • Nr umowy o dofinansowanie projektu. • Nazwa i numer projektu. • Nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu w ramach którego wydatek jest ponoszony lub informację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich. • Kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania, w tym cross – financing jeśli dotyczy. • Informacja o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz zatwierdzenie do zapłaty przez upoważnioną do tego osobę. • Gdy dokument dot. zamówienia publicznego - również odniesienie do ustawy Prawo Zamówień Publicznych. • Gdy dokumenty dot. nabycia towaru/usługi z zastosowaniem Zasady Konkurencyjności – również odniesienie do zastosowania ww. trybu. Beneficjent może dany katalog rozszerzyć oraz ująć w nim informacje w dowolny sposób, zgodny z przyjętą przez Beneficjenta Polityką Rachunkowości. Rekomendowane jest stosowanie przygotowanego przez IP wzoru opisu dokumentów finansowych.

8. Człowiek – najlepsza inwestycja OPIS DOKUMENTU KSIĘGOWEGO cd– zasady opisu • Opisu dokumentów należy dokonywać na ich oryginałach. • Informacja o współfinansowaniu projektu musi się obowiązkowo znaleźć na pierwszej stronie dokumentu księgowego. • Pozostałe elementy opisu mogą być umieszczone na jego odwrocie. W przypadku braku możliwości umieszczenia wymaganych zapisów na odwrocie dokumentu dopuszcza się ich naniesienie na odrębnej kartce, przy czym kartka ta musi być opisana przez podanie przynajmniej numeru faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, której dotyczy. • Opis może być umieszczany w formie odręcznego zapisu, nadruku komputerowego lub pieczęci (poszczególne elementy opisu na każdej fakturze/innym dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej są podobnie rozmieszczone na każdym z dokumentów). • W przypadku zaistnienia konieczności dokonania korekt w adnotacjach - należy wszelkie wymagane poprawki dokonywać na oryginałach dowodów źródłowych. Błędy w adnotacjach powinny być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie czytelnego podpisu osoby do tego upoważnionej (lub pieczątki imiennej i podpisu). Niedopuszczalne jest także dokonywanie wymazywania i przeróbek. • W przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy jednocześnie kilku projektów realizowanych przez dany podmiot należy dokonać podziału wydatku wg. jego faktycznego podziału (np. odpowiednia wartość procentowa, ilość dni wykorzystania). • Jeśli do różnych zadań w ramach projektu zakupiono materiały/towary/usługi na jedną fakturę, to przy opisie należy wykazać w jakiej faktycznej części wartość materiałów/towarów/usług to nastąpiło.

9. Wydatek dotyczy kosztów BEZPOŚREDNICH/POŚREDNICH W ramach zadania … … … … … … … … … K oszty kwalifikowalne projektu … … … .. K wota brutto … … … … … … … … . K wota netto … … … … ... … … … … VAT … … … … … … … … … … … … … … .. Człowiek – najlepsza inwestycja Przykładowy opis dokumentu księgowego Prezentowany wzór ma charakter wyłącznie pomocniczy. Beneficjent może stosować własny układ graficzny opisu. Strona 1 Strona Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

10. Człowiek – najlepsza inwestycja EWIDENCJONOWANIE WYDATKÓW PROJEKTU Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków (odrębny system księgowy/odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z projektem) przez beneficjentów regulują przepisy rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków jest warunkiem zawartym w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu w ramach PO KL. W przypadku kosztów pośrednich i kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem nie ma obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków oraz składania wraz z wnioskiem o płatność Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.

11. Człowiek – najlepsza inwestycja ZASADY KONSTRUOWANIA BUDŻETU PROJEKTU Zadaniowa konstrukcja budżetu Przy konstruowaniu budżetu projektu beneficjent powinien kierować się podstawowymi zasadami kwalifikowalności, określonymi w Wytycznych, w szczególności racjonalnością (ceny nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych) i efektywnością wydatków (łączna wartość usług zgodna ze stawkami rynkowymi, nakład = rezultat) wykazywanych w ramach projektu zgodnie z zasadąefektywnego zarządzania finansami zarówno na poziomie poszczególnych wydatków jak i na poziomie całego projektu. Koszty bezpośrednie Koszty pośrednie nie są bezpośrednio związane z zaplanowanymi w projekcie zadaniami ale trzeba je ponieść, aby zrealizować projekt można je przypisać do konkretnych zadań

12. Człowiek – najlepsza inwestycja ZASADA EFEKTYWNEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI Beneficjent dokonuje wszystkich wydatków w ramach projektu zgodnie z zasadą efektywnego zarządzania finansami, tj. w sposób racjonalny i efektywny. W przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), Beneficjent zobowiązany jest dokonać rozeznania rynku w celu potwierdzenia jego ceny rynkowej, przy czym nie dotyczy to zakupu towaru lub usługi dokonanego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności zawartą w Wytycznych. Rozeznanie rynku oznacza porównanie przez Beneficjenta cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców. Jeśli stwierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, może zostać wezwany – na wniosek Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) lub organów kontrolnych – do przedstawienia uzasadnienia powyższego faktu. Gdy niemożliwe jest porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców, Beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie z procedurą obowiązująca dla zasady konkurencyjności.

13. Człowiek – najlepsza inwestycja • ZASADA EFEKTYWNEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI - cd • Np. W budżecie projektu przewidziany jest zakup specjalistycznego oprogramowania komputerowego na potrzeby szkolenia na łączną kwotę 25 tys. złotych netto. • Beneficjent dokonuje rozeznania rynku np. poprzez przygotowanie zapytania ofertowego z opisem towaru /usługi z uwzględnieniem wszystkich kryteriów mających wpływ na cenę i wysłania powyższego zapytania do co najmniej 3 potencjalnych dostawców towaru (mail, faks, osobiste dostarczenie) lub poprzez porównanie cenników towarów/usług potencjalnych dostawców (np. cenniki dostępne na stronach internetowych, folderach informacyjnych, cennikach usług dostępnych bezpośrednio u potencjalnych sprzedawców). • Następnie dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty i dokumentuje wybór (w tym także jeśli wystąpi - sytuację, że na rynku nie istnieje 3 potencjalnych dostawców towaru-oprogramowania specjalistycznego). • Wszystkie dokumenty potwierdzające przeprowadzenie rozeznanie rynku czyli np. oferty handlowe lub cenniki towarów-oprogramowanie specjalistyczne zebrane przez Beneficjenta (na postawie, których dokonał wyboru dostawcy) powinny być przez Beneficjenta zgromadzone w biurze projektu np. w odrębnym skoroszycie (podlegają kontroli IP).

14. Człowiek – najlepsza inwestycja • ZASADA KONKURENCYJNOŚCI • Beneficjenci, którzy nie są zobowiązani stosować ustawy Pzp, zobligowani są do ponoszenia wydatków w ramach projektu zgodnie z Zasadą konkurencyjności (bardziej uproszczony tryb niż w Pzp). • Dotyczy wszystkich zamówień w ramach projektu przekraczających wyrażoną w złotych równowartość 14 tys. € netto (bez VAT) wykonywanych na rzecz Beneficjenta. Zamówienia sumowane są w ramach całego projektu, dlatego też należy dokładnie przeanalizować budżet w celu zidentyfikowania tych zamówień, które będą się powtarzać i istnieje ryzyko przekroczenia progu dla którego zasada jest obligatoryjna. • Nie ma zastosowania do wyboru personelu angażowanego na podstawie stosunku pracy (nie występuje zlecenie usługi) podobnie w przypadku osób samozatrudnionych a także do personelu współpracującego z Beneficjentem w sposób sformalizowany (pisemna umowa o prace) w sposób ciągły lub powtarzalny co najmniej rok przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. • Jak sumować zamówienia w ramach zasady konkurencyjności? • Zamówienia tego samego rodzaju charakteryzuje: • Tożsamość przedmiotowa zamówienia (ten sam rodzaj i to samo przeznaczenie). • Tożsamość czasowa zamówienia (możliwość udzielenia zamówienia w tym samym czasie). • Tożsamość podmiotowa (możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę).

15. Człowiek – najlepsza inwestycja ZASADA KONKURENCYJNOŚCI - cd Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV). 1. Beneficjent zobowiązany jest do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (o ile istnieją) oraz równocześnie do zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile posiada) oraz w swojej siedzibie przedmiotowego zapytania. 2. Beneficjent dokonuje wyboru najkorzystniejszej spośród złożonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny oraz dokumentuje powyższy wybór protokołem, do którego załącza zebrane oferty. - jeśli pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, Beneficjent otrzyma tylko jedną ofertę w wyznaczonym czasie, zasadę należy uznać za spełnioną, - jeśli pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, Beneficjent nie otrzyma żadnej oferty w wyznaczonym czasie zasadę należy uznać za spełnioną i może wówczas udzielić zamówienia bez ponownego przeprowadzania postępowania w trybie zasady. Zapytanie ofertowe powinno zawierać - opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny i termin składania ofert - nie mniej niż 7 dni od daty otrzymania. Protokół powinien zawierać – informacje do kogo wysłane zapytanie, wykaz ofert które spłynęły, wskazanie wybranej oferty z uzasadnieniem, datę sporządzenia oraz podpis osoby upoważnionej.

16. Człowiek – najlepsza inwestycja • Działania jakie należy podjąć podczas stosowania zasady konkurencyjności: • ocena czy przekroczony zostanie próg 14 tys. € netto, • poprawne oznakowanie zamówienia (kody CPV – pierwsze 3 cyfry kodu powinny być takie same), • ocena czy zamówienie jest tego samego rodzaju, można je udzielić w jednym czasie oraz czy może je wykonać jeden wykonawca, • przygotowanie zapytania ofertowego (dokładny opis przedmiotu zamówienia) i wysłanie go do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, jednocześnie umieszczenie go na stronie internetowej projektu (jeśli posiada) oraz w siedzibie Beneficjenta, • po spłynięciu ofert wybór najkorzystniejszej oferty i sporządzenie protokołu z wyboru (wraz z uzasadnieniem), • wykonanie przedmiotu zamówienia (zakup lub podpisanie umowy na wykonanie usługi), • poprawne zarchiwizowanie dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia – zamówienie, zebrane oferty, protokół zebrane w jednym skoroszycie (podlegają kontroli - która może zostać przeprowadzona w ciągu 5 lat od zakończenia projektu).

17. Człowiek – najlepsza inwestycja KOSZTY BEZPOŚREDNIE • Zadania merytoryczne • szereg powiązanych ze sobą działań zmierzających do realizacji projektu np.: • Szkolenia, • Staże, • Doradztwo, • Rekrutacja, • Kampania informacyjno-promocyjna, • Badania, • Analizy. • Zadanie Zarządzanie projektem • katalog wydatków, które uwzględnia zadanie : • wynagrodzenie dyrektora projektu-osoby koordynującej lub innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczenie, • otworzenie i prowadzenie wyodrębnionego rachunku bankowego projektu, • zakup/amortyzacja sprzętu lub wartości niematerialnych lub prawnych oraz zakup mebli (niezbędne), • działania informacyjno-promocyjne związane z realizacją projektu (materiały prom. i inf., ogłoszenia, strona internetowa), • koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, • inne bezpośrednio związane z koordynacją projektu i zarządzaniem.

18. KOSZTY BEZPOŚREDNIE – ZATRUDNIANIE PERSONELU Człowiek – najlepsza inwestycja • KOSZTY BEZPOŚREDNIE MOGĄ BYĆ ROZLICZANE NA TRZY SPOSOBY: • Rzeczywiście poniesione koszty- z pełną ewidencją dokumentów księgowych. • Kwoty ryczałtowe (kwota uzgodniona za wykonanie określonego w projekcie zadania lub zadań na etapie zatwierdzenia projektu do realizacji, jedna lub kilka kwot) - możliwość rozliczania dotyczy wyłącznie projektów realizowanych w ramach Działania 6.3, Działania 7.3 oraz Działania 9.5 PO KL. • Stawki jednostkowe (stawka określona przez Instytucję Zarządzającą dla danej usługi) - dotyczy projektów realizowanych na terenie województwa zachodniopomorskiego. Personel projektu – wszystkie osoby osobiście zaangażowane w realizację projektu (zarówno zarządzanie jak i działania merytoryczne): • Osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, • Osoby zatrudnione na podstawie stosunku cywilno-prawnego, • Osoby samozatrudnione. Osobiste wykonywanie zadań należy odróżnić od zlecenia usług podmiotom gospodarczym w ramach projektu.

19. Człowiek – najlepsza inwestycja WAŻNE PRZY ZATRUDNIANIU PERSONELU DO PROJEKTU: • Przestrzeganie przepisów prawa krajowego (tj. prawo pracy/kodeks cywilny). • Personelem projektu nie mogą być osoby zatrudnione w instytucjach uczestniczących w realizacji PO KL (konflikt interesów, podwójne finansowanie). • Zatrudnienie osób, które są zaangażowane w realizację zadań w więcej niż jednym projekcie na umowę o pracę (pracownik beneficjenta) jest możliwe gdy obciążenie z pracy nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji tychże zadań (powinny prowadzić ewidencję godz. i zadań pracy w ramach umowy).Umowa o pracę obejmuje wszystkie zadania wykonywane w ramach projektów. • Zatrudnienie osoby będącej pracownikiem beneficjenta (umowa o pracę) na podstawie umowy cywilno-prawnej jest możliwe gdy charakter zadań wyklucza możliwość ich realizacji w ramach stosunku pracy, zakres zadań jest precyzyjnie określony, zaangażowanie w ramach stosunku pracy pozwala na efektywne wykonywanie zadań w ramach umowy cywilno-prawnej oraz osoba ta prowadzi ewidencję godz. pracy i zadań. • Zawarcie kilku umów cywilnoprawnych z jedna osobą w ramach projektu jest możliwe gdy obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu oraz osoba ta prowadzi ewidencję godz. pracy i zadań.

20. Człowiek – najlepsza inwestycja WAŻNE PRZY ZATRUDNIANIU PERSONELU DO PROJEKTU - cd: • Rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru wskazującego szczegółowy zakres wykonywanych czynności oraz daty i liczbę godzin dot. realizacji danej umowy. • Kwalifikowalność wydatków na wyposażenie stanowisk pracy personelu jest możliwe w pełnej wysokości wyłącznie gdy występuje zatrudnienie na postawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu, poniżej proporcjonalnie do zaangażowania. • Zwiększenie łącznej kwoty na wynagrodzenie personelu zarządzającego projektem wymaga zgody Instytucji Pośredniczącej/Instytucji Wdrażającej. • Nie kwalifikowalne są nagrody jubileuszowe oraz wpłaty dokonywane przez pracodawców na PFRON.

21. KOSZTY POŚREDNIE Człowiek – najlepsza inwestycja Katalog kosztów pośrednich jest zamknięty i może obejmować następujące koszty: - koszty Zarządu (tj. wynagrodzenie osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakres czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu np. kierownik jednostki), - koszty personelu obsługowego (tj. wynagrodzenia osób, które nie są przypisane bezpośrednio do projektu w tym obsługi kadrowej, administracyjnej, sekretariatu), - koszty obsługi kadrowej (tj. wynagrodzenie głównego księgowego, a w przypadku zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu - koszt usługi), - opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz, - koszt materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych, - usługi pocztowe, telefoniczne i internetowe, - opłaty administracyjne za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzanie ścieków itp., - koszt ochrony, - sprzątanie pomieszczeń (w tym środki do utrzymania czystości), - amortyzacja środków trwałych (np. budynków).

22. KOSZTY POŚREDNIE - cd Człowiek – najlepsza inwestycja W ramach kosztów pośrednich nie wykazywane są żadne wydatki objęte cross-financingiem w projekcie, bo mogą dotyczyć wyłącznie konkretnych zadań w ramach projektu a więc są wykazywane jako wydatki bezpośrednie. Koszty pośrednie nie mogą być wykazywane jednocześnie w ramach kosztów bezpośrednich, powodując w konsekwencji podwójną refundację wydatków. Koszty bezpośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: • Na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków– z pełnym udokumentowaniem wydatków, bez ograniczeń limitami procentowymi. • Ryczałtem– bez konieczności dokumentowania wydatków na etapie rozliczania, z zachowaniem limitów procentowych (metodologia wyliczenia przedstawiana na etapie wnioskowania).

23. KOSZTY POŚREDNIE - cd Człowiek – najlepsza inwestycja Podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem podlega pomniejszeniu przy realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz (o wartość tych zadań). Nie można rozliczać kosztów pośrednich ryczałtem w projekcie którym kwota zadań merytorycznych zlecanych na zewnątrz jest równa wartości kosztów bezpośrednich projektu. Beneficjent może wnioskować o zmianę sposobu rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków i w przypadku uzyskania zgody zawierany jest stosowny aneks. Nie jest możliwa zmiana sposobu rozliczania kosztów pośrednich w trakcie realizacji projektu z wydatków rzeczywiście poniesionych na ryczałt.

24. CROSS-FINANCING Człowiek – najlepsza inwestycja Zasada elastycznego finansowania projektów w ramach PO KL umożliwiająca finansowanie z EFS i EFRR w sposób komplementarny działań objętych zakresem pomocy z innego funduszu. • Dot. tylko kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu. • Powinien być powiązany wprost z gł. zadaniami realizowanymi w ramach projektu. • Limit – nie więcej niż 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych w budżecie. Rodzaje wydatków kwalifikowalnych w ramach wsparcia objętego cross-financingiem: • zakup lub leasing pojazdów oraz mebli, • zakup lub leasing sprzętu rozumianego jako środki trwałe (oprócz pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest wyższa niż 350 zł, • zakup lub leasing sprzętu, celem przekazania go uczestnikom projektu, • dostosowanie lub adaptacja budynków, pomieszczeń i miejsc pracy. Wydatki w ramach cross-financingu powinny zostać przeznaczone przede wszystkim na zapewnienie realizacji równości szans, w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych.

25. WPROWADZANIE ZMIAN DO PROJEKTU Człowiek – najlepsza inwestycja Dopuszczalne jest dokonywanie przesunięć w budżecie projektu do 10% wartości środków alokowanych na zadanie, z którego są przesuwane oraz na zadanie, na które są przesuwane środki. • Zmiany w budżecie nie wymagające informowania IP: - nie zwiększające łącznej wysokości wydatków w ramach cross-financingu, - nie zwiększające łącznej wartości zadania Zarządzanie projektem, - nie dotyczące zadań lub części zadań rozliczanych ryczałtowo, - przesunięcia nie wpływają na zmianę łącznej kwoty wydatków na wynagrodzenia personelu (z.ZP). • Wszelkie inne odstępstwa od założeń określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie traktowane są jako zmiany w projekcie i wymagają zgłoszenia oraz uzyskania pisemnej zgody IP w terminie 15 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia zmiany. Zatwierdzenie zmian nie wymaga formy aneksu do umowy, o ile zmiany te nie wpływają na treść umowy. Zmian można dokonać nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu.

26. Człowiek – najlepsza inwestycja Cel składania WBoP - wnioskowanie o kolejna transzę dofinansowania, -rozliczanie transz dofinansowania (dotacji celowej i środków europejskich) otrzymanych przez beneficjenta; wskazanie postępu rzeczowego i finansowego realizowanego projektu, - rozliczanie wydatków poniesionych przez pozostałych beneficjentów (np. IP), którzy sami zapewniają środki na realizację projektu. Wniosek o płatność składa się z Instytucji Wdrażającej/Pośredniczącej, z którą została podpisana umowa o dofinansowanie. Wniosek o płatność wypełniany jest w Generatorze Wniosków Płatniczych (wersja 4.2.9 obowiązująca od 23.08.2011r.). Składanie wniosku o płatność • Wniosek składany jest terminach określonych w umowie o dofinansowanie. • Miejsce złożenia – Instytucja Wdrażająca/Pośrednicząca, z którą została podpisana umowa. • Wniosek powinien być składany nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. • Wnioski o płatność powinny zostać złożone zgodnie z harmonogramem płatności i nie później niż po upływie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego i nie później niż 30 dni roboczych od zakończenia okresu realizacji projektu w przypadku wniosku końcowego.

27. WNIOSEK O PŁATNOŚĆ - cd Człowiek – najlepsza inwestycja W przypadku niezłożenia WBoP na kwotę lub w terminie określonym przez Beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia WBoP rozliczającego dany wydatek. W jakiej formie składać WBoP? • W wersji papierowej i elektronicznej. Wersja papierowa – WBoP wraz z załącznikiem nr 1 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem oraz pismo przewodnie z dodatkowymi wyjaśnieniami jeśli są niezbędne. Wersja elektroniczna (płyta CD/DVD) – WBoP w pliku xml oraz pdf. Wersja papierowa musi być tożsama z wersją elektroniczną – obie wersja musza posiadać jednakową sumę kontrolną! Wszystkie projekty w ramach PO KL rozliczane są na podstawie Wniosku beneficjent o płatność, w którym wykazywany postęp rzeczowy powinien „iść w parze” z postępem finansowym projektu.

28. WNIOSEK O PŁATNOŚĆ - cd Człowiek – najlepsza inwestycja Kiedy beneficjent otrzymuje środki? • Wypłata pierwszej transzy dofinansowania jest dokonywana na podstawie umowy i załączonego do niej harmonogramu płatności, pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy. W związku z czym beneficjent nie składa wniosku o płatność celem otrzymania pierwszej płatności. • Płatność kolejnej transzy dla beneficjenta następuje w terminie wskazanym w umowie (pod warunkiem złożenia WBoP). Warunki otrzymania kolejnej transzy • Beneficjent chcąc otrzymać kolejna transze dofinansowania powinien rozliczyć co najmniej 70% środków otrzymanych dotychczas w ramach dofinansowania. • Przy kolejnych płatnościach 70% rozliczenia jest rozpatrywane kumulatywnie do sumy wszystkich przekazanych transz na dzień zatwierdzania danego WBoP. • Beneficjent może złożyć wniosek rozliczający mniej niż 70% otrzymanych środków – wniosek cząstkowy, ale jego zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków.

29. Procedura składania WBoP Człowiek – najlepsza inwestycja Złożenie WBoP Wezwanie do korekty WBoP do 20 dni roboczych weryfikacja do 10 dni roboczych po zakończeniu okresu rozliczeniowego do 20 dni roboczych weryfikacja Poprawa wniosku w wyznaczonym terminie Zatwierdzenie WBoP Złożenie skorygowanego WBoP do 20 dni roboczych weryfikacja do 10 dni roboczych Transza

30. Procedura składania WBoP - cd Człowiek – najlepsza inwestycja W przypadku stwierdzenia błędów lub braków w złożonym wniosku o płatność, instytucja weryfikująca wniosek może wystąpić do Beneficjenta z prośbą o poprawę wniosku, przesłanie brakujących informacji lub udzielenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując termin przekazania odpowiedzi przez Beneficjenta. Ponadto instytucja weryfikująca wniosek może-w przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w projekcie, w szczególności dot. ponoszenia wydatków niekwalifikowalnych - zażądać od Beneficjenta przesłania wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, które zostały uwzględnione we wniosku o płatność. Zatwierdzenie wniosku o płatność oznacza przygotowanie i przekazanie do Beneficjenta Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność.

31. WNIOSEK O PŁATNOŚĆ - cd Człowiek – najlepsza inwestycja Beneficjent wraz z wnioskiem o płatność składa: • Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w formie wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta (w formacie PDF) lub tabeli Załącznik nr 1 (sporządzonej w GWP). • Załącznik nr 2 pt. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia wypełniany przez beneficjenta realizującego wsparcie na rzecz osób lub instytucji (z wyłączeniem projektów badawczych i informacyjno-promocyjnych). • Formularz PEFS. • W poprzednich latach wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku bankowego projektu oraz wyciągi bankowe z innych rachunków bankowych potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność a w przypadku płatności gotówkowych poświadczenie za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych lub podpisane przez Beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych. Co do zasady Beneficjent nie ma obowiązku załączania kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie Beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez IP.

32. WNIOSEK O PŁATNOŚĆ - cd Człowiek – najlepsza inwestycja We wniosku o płatność Beneficjent wykazuje wydatki poniesione w danym okresie rozliczeniowym z otrzymanych środków dotacji rozwojowej. Rozliczając poniesione wydatki we wnioskach Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Ponadto Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, z uwzględnieniem procedury wprowadzania zmian do projektu. Należy jednak zaznaczyć, że poniesione wydatki nie musza być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przekładanym i weryfikowanym na etapie wyboru projektu. Beneficjent jest powiem rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu. Beneficjent może zatem ponosić i rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym budżecie pod warunkiem, że są one niezbędne do realizacji i związane z zadaniami wskazanymi w budżecie projektu oraz są zgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. W przeciwnym razie IP/IP2 może odrzucić wymienione wydatki lub w przypadku wątpliwości zażądać dodatkowych wyjaśnień.

33. ZAŁĄCZNIK NR 1 „ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI” Człowiek – najlepsza inwestycja Rozliczanie wydatków na podstawie faktur / rachunków – przydatne informacje • Wydatek jest uznany za kwalifikowalny, jeśli jest poniesiony w całości. • Należy wskazać wszystkie daty zapłaty danego dokumentu (jeśli zapłata nastąpiła w kilku terminach) np. w przypadku wynagrodzeń - data wypłaty wynagrodzenia netto, data zapłaty składek ZUS, data przekazania zaliczki na podatek dochodowy. • Jeśli do różnych zadań w ramach projektu zakupiono materiały na jedną fakturę, faktura ta wykazywana jest przy każdym z zadań, których dotyczy. Należy przy tym wskazać nazwę towaru zgodnie z budżetem szczegółowym (jeżeli w budżecie szczegółowym wskazano konkretne ilości, należy wskazać ile sztuk zakupiono w ramach danej faktury). • W przypadku zakupu materiałów/towarów opodatkowanych różnymi stawkami podatku VAT, dany zakup powinien być wykazywany w osobnych wierszach wraz ze stosownym opisem w nazwie towaru lub usługi, której stawki dotyczy dana pozycja. • W przypadku zakupu towarów/sprzętu z których część objęta jest cross-financingiem, dany zakup powinien być wykazywany w osobnych wierszach wraz z zaznaczeniem opcji cross-financing T/N. • W przypadku wydatków na emisję reklam, ogłoszeń w prasie, telewizji itp. należy wskazać ilość reklam, ogłoszeń oraz wskazać gdzie i kiedy zostały wyemitowane. • W przypadku zakupu materiałów biurowych nie jest konieczne wpisywanie nazw poszczególnych materiałów z faktury, niemniej jednak należy wskazać ogólną nazwę zgodną z budżetem szczegółowym.

34. NOWY SYSTEM PŁATNOŚCI Człowiek – najlepsza inwestycja Ustawa o finansach publicznych wprowadziła nowy system przepływu środków na realizację programów i projektów finansowanych z udziałem środków europejskich. Zaliczka na realizację projektu wypłacana jest w dwóch równoległych strumieniach: • Płatności z budżetu środków europejskich w części odpowiadającej finansowaniu ze środków EFS – przekazywane zgodnie z kalendarzem zleceń na stronie Banku Gospodarstwa Krajowego (75%) • Dotacji celowej w części odpowiadającej współfinansowaniu krajowemu (wypłacane przez IP 25%).

35. Fundacja „Fundusz Inicjatyw” • www.ffi.org.pl • Dziękuję za uwagęKatarzyna Ciepłowska