Tijdelijk informatie systeem overdracht vreemdelingen

1. Tijdelijk informatie systeem overdracht vreemdelingen

2. Aanleiding voor dit project Verzoek vanuit het Topberaad Vreemdelingenketen om, vooruitlopend op bredere ontwikkelingen in het kader van digitaal werken binnen de vreemdelingenketen, een tijdelijke voorziening te realiseren waarmee informatie vanaf de M118 digitaal kan worden uitgewisseld.

3. Problematiek huidige werkwijze • De M118 wordt fysiek uitgewisseld tussen ketenpartners. Ketenpartners moeten vervolgens de gegevens van het formulier overtypen in het eigen systeem. Dit brengt een risico op fouten met zich mee en is niet efficiënt. • De M118 is een “vreemdelingenvolgfomulier” dat bij verschillende ketenpartners “langs komt”. Bij overdracht van het formulier van de ene ketenpartner naar de andere ketenpartner kunnen gegevens “verloren” gaan, omdat een ketenpartner alleen die gegevens in zijn systeem heeft overgenomen die voor hem van belang zijn en ook alleen deze gegevens doorgeeft aan de volgende ketenpartner. De daarop volgende ketenpartner kan daardoor onthouden worden van, in een eerder stadium wel geregistreerde, informatie.

4. Projectdoelstellingen • M118-informatie die door een ketenpartner is verzameld en is vastgelegd hoeft door een andere ketenpartner niet nogmaals vastgelegd te worden. • De huidige gebruikers van de M118 hebben on-line en real-time toegang tot een portaal waarin de meest up-to-date “M118-informatie” over een vreemdeling raadpleegbaar is . • De huidige gebruikers van de M118 kunnen de “M118-informatie” over een vreemdeling verrijken, waarna deze nieuwe informatie direct voor anderen raadpleegbaar is.

5. Projectbereik • De uitvoering van het project heeft in eerste instantie gevolgen voor ketenpartners die in de huidige situatie gebruik maken van het fysieke M118-formulier. • De betrokken ketenpartners zijn: • Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V); • Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI); • Vreemdelingenpolitie (VP); • Koninklijke Marechaussee (KMAR).

6. Realisatie Samen met een werkgroep bestaande uit medewerkers van de betrokken ketenpartners

7. Hoe werkt de voorziening op hoofdlijnen (1) Politie en Kmar maken in eigen systeem een aanmelding voor vreemdelingenbewaring aan XML De gegevens worden geautomatiseerd verstuurd naar de voorziening. Dit geldt voor zowel de initiële gegevens als eventuele toevoegingen of correcties. TV M118 De voorziening slaat de aangeleverde gegevens op en maakt bij een initiële aanlevering een bericht aan voor DJI met de melding dat er een nieuwe vreemdeling is aangemeld. Medewerkers van DJI kunnen tijdens de in bewaringstelling gegevens over de vreemdeling toevoegen via een webpagina. Op termijn wordt dit vervangen door een geautomatiseerde koppeling tussen TULP Selectie en de voorziening.

8. Hoe werkt de voorziening op hoofdlijnen (2) Medewerkers van DT&V vullen “M118-gegevens” over de vreemdeling in, in hun eigen systeem ISTV. XML De gegevens worden geautomatiseerd verstuurd naar de voorziening. Dit geldt voor zowel toevoegingen als correcties. TV M118 De voorziening slaat de aangeleverde gegevens op. Medewerkers van de KMar kunnen gegevens die tijdens of na de uitzetting “verzameld” zijn invoeren in de voorziening via een webpagina. Medewerkers van alle betrokken ketenpartners (Politie, Kmar, DJI en DT&V) kunnen op elk moment de gegevens over de vreemdeling in de voorziening raadplegen via een webpagina.

9. Hoe ziet de voorziening er uit De voorziening kent een beperkt aantal schermen: Inlog scherm Zoekscherm Raadpleeg/muteer scherm De voorziening is nog in ontwikkeling! Demo

10. Werkgroep M118 • Definities • Werkprocessen en werkinstructies • Opleidingen/voorlichting/communicatie • Implementatiestrategie

11. Planning • Technische voorzieningen gereed in de zomer 2014 • Implementatiedatum nog in afstemming met ketenpartners, waarschijnlijk na de zomervakantieperiode.

12. Brainstorm / discussie • Welke mogelijkheden zie je? • Welke knelpunten worden opgelost? • Welke knelpunten gaan ontstaan? • Hoe kunnen we die voorkomen? • Welke aandachtspunten moeten we meenemen bij implementatie? • Wat ga jij anders doen als je toegang hebt tot de tijdelijke voorziening?