Wybrane aktualne i planowane regulacje dotyczace dokumentu elektronicznego

1. Wybrane aktualne i planowane regulacje dotyczace dokumentu elektronicznego

2. Plan Wybrane przepisy prawa �Pismo w postaci pisemnej� czyli klopoty z jezykiem Dualizm papierowo-elektroniczny w dokumentacji: przyzwyczajenie czy koniecznosc? Znaczenie metadanych dla przyszlego zarzadzania dokumentacja. Dedykowany system czy moze raczej okreslony standard? Pare wazniejszych doswiadczen wynikajacych z rozporzadzenia Premiera w sprawie instrukcji kancelaryjnej.

3. Ustawa o informatyzacji (wyb�r) sporzadzanie pism w formie dokument�w elektronicznych, doreczanie dokument�w elektronicznych oraz udostepniania formularzy, wzor�w i kopii dokument�w elektronicznych (na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy) � rozporzadzenie PRM w przygotowaniu Krajowe Ramy Interoperacyjnosci, minimalne wymaganie dla rejestr�w publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalne wymaganie dla system�w teleinformatycznych (art. 18 ustawy) � rozporzadzenie PRM w przygotowaniu profil zaufany ePUAP (art. 20a ust.3) - rozporzadzenie PRM w przygotowaniu

4. Ustawa archiwalna (wyb�r) niezbedne elementy struktury dokument�w elektronicznych (na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy) � rozporzadzenie MSWiA z dnia 30 pazdziernika 2006 r.(Dz.U.06.206.1517) szczeg�lowy spos�b postepowania z dokumentami elektronicznymi (na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy) � rozporzadzenie MSWiA z z dnia 30 pazdziernika 2006 r. (Dz.U.06.206.1518) wymagania techniczne dla format�w zapisu i informatycznych nosnik�w danych, na kt�rych utrwalono materialy archiwalne przekazywane do archiw�w panstwowych (na podstawie art.5 ust. 2c ustawy) � rozporzadzenie MSWiA z dnia 2 listopada 2006 r (Dz.U.06.206.1519) instrukcja kancelaryjna dla� (art. 6 ust. 2b ustawy) � rozporzadzenie PRM z dnia 18 stycznia 2011 r (Dz.U.11.14.67) inne instrukcje kancelaryjne

5. Inne przepisy na kt�re warto zwr�cic uwage Ustawa o dowodach osobistych. Ustawa o podpisie elektronicznym (ustawa o podpisach elektronicznych) Kodeks postepowania administracyjnego Kodeks karny Planowane zmiany w kodeksie postepowania cywilnego

6. O rozporzadzeniu w sprawie pism(sporzadzanie pism w formie dokument�w elektronicznych, doreczanie dokument�w elektronicznych oraz udostepniania formularzy, wzor�w i kopii dokument�w elektronicznych (na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy) � rozporzadzenie PRM w przygotowaniu) Doreczanie do podmiotu publicznego: Na elektroniczna skrzynke podawcza (i wtedy jest UPO) na podstawie wzoru wyspecjalizowanego (jesli jest), na podstawie wzoru og�lnego (+zalacznik w jednym z dopuszczonych format�w) Poczta elektroniczna ale tylko wtedy gdy nie ma wzoru wyspecjalizowanego (i wtedy nie ma tez UPO). Np.: Nie mozna wyslac poczta elektroniczna PIT-a

7. Wazne i nie zawsze oczywiste - czyli wszyscy tworza informatyzacje (albo nie) Jesli zostal okreslony wz�r i jest on wzorem �papierowym� a organ upowazniony do wydania tego wzoru nie okreslil wzoru elektronicznego to nikt inny nie moze tego zrobic. Przyklad: wz�r wniosku o pozwolenie na budowe. art. 32 ust. 5 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r. Nr 207, poz. 2016, z p�zn. zm. : �Minister wlasciwy do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej okresli, w drodze rozporzadzenia, wzory: wniosku o pozwolenie na budowe, oswiadczenia o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomoscia na cele budowlane i decyzji o pozwoleniu na budowe.� Czy wobec powyzszego moze wz�r elektroniczny ustalic na przyklad urzad miasta, stowarzyszenie wspierania nowoczesnych technologii czy wojewoda? Czy moze wz�r elektroniczny zezwolenia na budowe moze ustalic minister wlasciwy ds. informatyzacji?

8. Taki wz�r jest okreslony w rozporzadzeniu ministra

9. Jeszcze o pismach i wzorach Wz�r elektroniczny to trzy pliki: xsd ustalajacy strukture pisma jakie ma powstac na podstawie wzoru xsl ustalajacy spos�b wyswietlania tej struktury (co w kt�rym miejscu, i jak formatowane) xml opisujacy wz�r Wz�r elektroniczny nie pelni roli formularza � formularz to odrebne oprogramowanie (a raczej jego interfejs) umozliwiajace stworzenie dokumentu zgodnego ze wzorem

10. wizualizacja Wizualizacja to: prezentacja tresci dokumentu elektronicznego w formie czytelnej dla czlowieka, umozliwiajacej zapoznanie sie z ta trescia i jej zrozumienie. W szczeg�lnosci wizualizacja moze odbywac sie przez wyswietlenie na monitorze ekranowym lub za pomoca wydruku. Wizualizacja nie musi byc identyczna ze wzorem nieelektronicznym, ale musi zawierac dane w ukladzie niepozostawiajacym watpliwosci co do tresci i kontekstu zapisanych informacji, w spos�b zgodny z tym wzorem (chodzi o to by zwizualizowany wniosek elektroniczny nie musial wygladac identycznie jak wypelniony wniosek papierowy - np. po co �pieczec i podpis� �niepotrzebne skreslic� czy liczne wykropkowania).

11. �22 �W przypadku gdy podpisany i doreczony do podmiotu publicznego lub przez podmiot publiczny dokument elektroniczny jest pismem przeznaczonym do przeczytania przez czlowieka, dokument ten powinien byc mozliwy do zwizualizowania bez potrzeby korzystania z�centralnego repozytorium lub lokalnego repozytorium�.

12. Ramy i bezpieczenstwoProjekt rozporzadzenia Rady Ministr�w z dnia ...2011 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjnosci, minimalnych wymagan dla rejestr�w publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej oraz minimalnych wymagan dla system�w teleinformatycznych w przygotowaniu (wyb�r) repozytorium rekomendacji interoperacyjnosci � adres internetowy na ePUAP, pod kt�rym udostepnia sie, do zapoznania lub pobrania, rekomendacje interoperacyjnosci umozliwienie publicznej dyskusji nad rekomendacjami interoperacyjnosci z zachowaniem zasady neutralnosci technologicznej i otwartosci standard�w oraz zgodnosci z normami zatwierdzonymi przez krajowa jednostke normalizacyjna lub normami i standardami rekomendowanymi lub ustalanymi jako obowiazujace przez organy Unii Europejskiej Jezeli dla pisma w formie dokumentu elektronicznego sluzacego do procedowania danej sprawy nie ustalono wzoru dokumentu elektronicznego lub nie ustanowiono rekomendacji interoperacyjnosci, systemy teleinformatyczne uzywane przez podmioty realizujace zadania publiczne umozliwiaja przyjmowanie dokument�w w postaci elektronicznej w formatach plik�w, dla kt�rych dostepne jest nieodplatne oprogramowanie sluzace do ich odczytania. systemy teleinformatyczne podmiot�w realizujacych zadania publiczne powinny udostepniac zasoby informacyjne co najmniej w jednym z format�w plik�w okreslonych w zalaczniku nr 2 do rozporzadzenia Podmiot realizujacy zadania publiczne opracowuje ustanawia, wdraza i eksploatuje, monitoruje i przeglada oraz utrzymuje i doskonali system zarzadzania bezpieczenstwem informacji zapewniajacy poufnosci, dostepnosci i integralnosci informacji, w tym przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, z uwzglednieniem takich atrybut�w jak autentycznosci, rozliczalnosci, niezaprzeczalnosci i niezawodnosci

13. nowe rodzaje podpisu Profil zaufany ePUAP (ustawa o informatyzacji) Cel Jak to ma dzialac Kwestie bezpieczenstwa Podpis osobisty (ustawa o dowodach osobistych) Podpis zawansowany (ustawa o podpisach elektronicznych � w przygotowaniu) Pieczec elektroniczna (jw.)

14. Pismo w postaci pisemnej czyli klopoty z jezykiem nienadazajacym za technologia KPA: Art.�14.���1.� Sprawy nalezy zalatwiac w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepis�w ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dzialalnosci podmiot�w realizujacych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z p�zn. zm.), doreczanego srodkami komunikacji elektronicznej. A w rozumieniu przepis�w ww. ustawy dokument elektroniczny to �stanowiacy odrebna calosc znaczeniowa zbi�r danych uporzadkowanych w okreslonej strukturze wewnetrznej i zapisany na informatycznym nosniku danych�.

15. Co moze byc w formie (postaci) dokumentu elektronicznego

16. Zywy jezyk Dzis m�wiac �fotografia� praktycznie kazdy ma juz na mysli fotografie cyfrowa. �Telewizor� oznacza telewizor kolorowy choc jeszcze nie tak dawno trzeba bylo dodawac �kolorowy� aby podkreslic ze chodzi o taki wlasnie odbiornik. Nie mam najmniejszych watpliwosci ze w niedlugim czasie m�wiac �pisemnie� bedziemy pewni ze chodzi o dokument elektroniczny zlozony za znak�w pisma a nie dokument utrwalony na papierze.

17. W innych kodeksach W ustawie o informatyzacji (i ustawie archiwalnej) dokument elektroniczny to dane zapisane na nosniku. W swietle doswiadczen archiwalnych nosnik jest bowiem tylko czasowym miejscem przechowywania dokumentu elektronicznego (tak jak teczka aktowa dla dokumentu papierowego). Pr�ba utrzymania dokumentu elektronicznego na nosniku na kt�rym byl on pierwotnie zapisany to najlepsza droga do jego utraty. W prawie karnym i prawie cywilnym dokument to nie utrwalone w okreslony spos�b z zastosowaniem odpowiedniej technologii dane tylko nosnik zapisany danymi.

18. projekt ustawy zmianie ustawy � Kodeks cywilny oraz ustawy � Kodeks postepowania cywilnego z dnia 12-11-2010 Zr�dlo: BIP Ministra Sprawiedliwosci na podstronie komisji kodyfikacyjnej prawa cywilnego tutaj: http://bip.ms.gov.pl/pl/dzialalnosc/komisje-kodyfikacyjne/komisja-kodyfikacyjna-prawa-cywilnego/ Tamze proponuje sie nastepujace zmiany: 1) po art. 77(1) dodaje sie art. 77(2) -77(3) w brzmieniu: �Art. 77(2). Dokumentem jest nosnik informacji umozliwiajacy jej odtworzenie. Art. 77(3) Dla zachowania dokumentowej formy czynnosci prawnej wystarcza zlozenie oswiadczenia woli w postaci dokumentu, w spos�b umozliwiajacy ustalenie osoby skladajacej oswiadczenie.� Jesli tak zostanie to zachowanie formy dokumentowej czynnosci prawnej wykluczy zrealizowanie tej czynnosci przez Internet. Bo w Internecie nie sklada sie oswiadczen za pomoca nosnik�w. Co nie znaczy ze nie bedzie mozna skladac oswiadczen woli przez Internet (tylko ze nie bedzie to juz forma dokumentowa).

19. Okres przejsciowy Teza: jak bardzo bysmy sie nie starali, to nie da sie w dajacym sie zaplanowac czasie calkowicie zastapic pismem elektronicznym pisma papierowego (czy taka teza wymaga udowodnienia?) Choc nie nalezy rezygnowac z dazenia do tego aby calkowicie zastapic papier w poszczeg�lnych procesach (takim jest tez proces przygotowania aktu prawnego) trzeba przewidziec istnienie dualnej dokumentacji w jednej i tej samej sprawie.

20. Okres przejsciowy 2 Czy dokumentacja powinna byc sprowadzona do ujednoliconej postaci czy pozostawic ja �tak jak przyszla? Jesli ujednolicic: Papiery trzeba skanowac Dokumenty elektroniczne drukowac

21. Przyszlo pismo�

22. Ale nawet jesli by okreslono� proces zalatwianie kazdej sprawy, wz�r elektroniczny na kazda ewntualnosc� To i tak (niezaleznie czy papierowo czy elektronicznie) nalezy stosowac sie do art. 6 ust. 1 ustawy archiwalnej: Art.�6.�1.�Organy panstwowe oraz panstwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorzadu terytorialnego oraz samorzadowe jednostki organizacyjne obowiazane sa zapewnic odpowiednia ewidencje, przechowywanie oraz ochrone przed uszkodzeniem, zniszczeniem badz utrata: powstajacej w nich dokumentacji, w spos�b odzwierciedlajacy przebieg zalatwiania i rozstrzygania spraw; nadsylanej i skladanej do nich dokumentacji, w spos�b, o kt�rym mowa w pkt 1 W dokumentacji ma znalezc sie nie tylko gotowy akt prawny ale takze przebieg jego przygotowania

23. Proces kancelaryjny w systemie tradycyjnym (uproszczone). Cel: powstanie akt sprawy odzwierciedlajacych proces jej zalatwiania

24. Proces kancelaryjny w systemie EZD (uproszczone). Cel ten sam: powstanie akt sprawy odzwierciedlajacych proces jej zalatwiania. Choc wiekszosc czynnosci moze byc zautomatyzowana nie znaczy, ze nie ma powstac dokumentacja.

25. Niezbedne elementy struktury dokument�w elektronicznych (dalej: NES). W 2006 roku ustalono ze sa to: Zawsze musi byc okreslone: identyfikator, tw�rca (podmiot odpowiedzialny za tresc dokumentu) tytul (nazwa nadana dokumentowi), data, format (nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu), dostep (okreslenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie mozna udostepnic dokument),, typ - okreslenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dzwiek, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o liste typ�w Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreslenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporzadzenie, pismo); Jesli bylo okreslone to jest niezbedne: relacja - okreslenie bezposredniego powiazania z innym dokumentem i rodzaju tego powiazania; odbiorca - podmiot, do kt�rego dokument jest adresowany; grupowanie - wskazanie przynaleznosci do zbioru dokument�w; kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu; jezyk - kod jezyka naturalnego zgodnie z norma ISO-639-2 lub inne okreslenie jezyka, o ile nie wystepuje w normie; opis - streszczenie, spis tresci lub kr�tki opis tresci dokumentu; uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.

26. Szczeg�lowy spos�b postepowania z dokumentami elektronicznymi Wazne: ��4.�1.�Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje sie ich metadane, o kt�rych mowa w� [NES]. ��6.�Postepowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi sie przy uzyciu systemu teleinformatycznego, kt�ry (tu 14 istotnych wymagan w tym wazna �umiejetnosc� eksportu danych do paczki archiwalnej) ��7.�System teleinformatyczny, o kt�rym mowa w � 6, spelnia dla dokument�w ewidencjonowanych funkcje archiwum zakladowego lub skladnicy akt

27. Paczka archiwalna nie tylko dla archiwum? Zal�zmy, ze mamy juz i stosujemy system EZD (Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacja) trzeba przekazac elektroniczne akta sprawy (a nie tylko jeden dokument elektroniczny) w spos�b odzwierciedlajacy jej zalatwianie do innego organu, sadu � jak? Rozporzadzenie MSWiA z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagan technicznych format�w zapisu i informatycznych nosnik�w danych, na kt�rych utrwalono materialy archiwalne przekazywane do archiw�w panstwowych okresla w zalaczniku techniczny spos�b zapisu na nosniku material�w archiwalnych uporzadkowanych w akta spraw. Skoro system EZD �potrafi� eksportowac akta spraw stanowiacych materialy archiwalne do paczki archiwalnej to dlaczego nie moze eksportowac akt jednej sprawy?

28. Oprogramowanie do odczytywania paczki archiwalnej (pokaz mozliwosci)

29. Kuszace rozwiazanie Mamy okreslony proces i 20 podmiot�w w nim bioracych udzial. Moze zam�wmy gotowy system? Kilka sl�w o argumentach za i przeciw.

30. Na zakonczenie Kilka istotnych kwestii kt�re wynikly po 1 kwartale stosowania nowej instrukcji kancelaryjnej (wyb�r w swietle przekazywanych do MSWiA pytan i watpliwosci)

31. Szybki przeglad problem�w czyli co czesto wyjasniano Sprawa moze zawierac tylko jedno pismo, Mozna napisac pismo do innej kom�rki, kt�re nie jest oznaczone znakiem sprawy To podmiot jako calosc ma byc sprawny i dobrze poinformowany, a nie poszczeg�lne jego wydzialy Nie staramy sie �wepchnac� do znaku sprawy oznaczenia rodzaju pisma (np. decyzja, postanowienie, zawiadomienie) podzialu terytorialnego, czy nawet rodziny kt�rej udziela sie pomocy� PESEL nie zawiera informacji o kolorze oczu czy numerze buta, a kod kreskowy na proszku do prania nie zawiera jego nazwy.

32. co wyjasniano 2 Zeskanowane papiery nie musza byc opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym i znacznikiem czasu, Pieczec wplywu to moze byc takze nadruk To nie nieprawidlowa pieczec moze byc powodem brak�w formalnych decyzji tylko nieprawidlowe oznaczenie organu.

33. co wyjasniano 3 Kwestie techniczne nie sa przedmiotem rozporzadzenia, Na przyklad w jaki spos�b zapewnic staly i skuteczny dostep do akt spraw, albo jak zrobic aby celowa zmiana (nie poprawka pomylki) nazwy kom�rki organizacyjnej nazwy pozycji wykazu akt symbolu kom�rki organizacyjnej nazwiska lub stanowiska pracownika nie powodowaly rozpropagowania takich zmian w juz istniejacej dokumentacji.

34. co wyjasniano 4 Warto sie kilka razy zastanowic czy� warto rozbudowywac wykaz akt Tworzenie dodatkowego podzialu spraw dla cel�w wyszukiwawczych i sprawozdawczych wg podmiotu lub przedmiotu nie musi byc realizowane ani przez rozbudowe wykazu akt ani przez tworzenie podteczek W r�znych przepisach wskazuje sie na r�zne rodzaje podpisu elektronicznego w jeszcze innych przepisach wymaga sie stosowania okreslonych rodzaj�w podpisu elektronicznego. Instrukcja kancelaryjna nie jest zatem wlasciwym miejscem aby to regulowac. klasy �wytrychy� 0114 i 0717 zostaly celowo usuniete.

35. Wazna deklaracja Nowa instrukcja kancelaryjna jest tylko elementem wiekszej ilosci potrzebnych dzialan majacych umozliwic usprawnienie dzialania administracji. Nie moze zastapic innych przepis�w, kt�re czesto wymuszaja tworzenie akt tradycyjnych. Jesli istnieja przepisy szczeg�lowe wymagajace tworzenia czegos �pisemnie� �w formie pisemnej� lub �na pismie� to zdecydowana wiekszosc prawnik�w odpowie, ze to znaczy ze nie moze byc za pomoca �pism w formie elektronicznej�. Jesli istnieja przepisy wymagajace podpisania czegos ale bez dopisku �elektronicznie� to calkiem sporo prawnik�w odpowie ze to znaczy ze nie moze byc podpisane elektronicznie.. .chocby ustawa o podpisie elektronicznym zr�wnywala podpis bezpieczny z odrecznym.

36. tez mi sie nie podoba sie sklad chronologiczny� czyli miejsce przechowywania papier�w Ale na tym etapie nie mozna bylo wymyslic niczego innego. Jest potrzebny na papiery, kt�re musza byc i nic nie mozna na to poradzic za pomoca rozporzadzenia (potrzebna jest ustawa). Ale sklad jest potrzebny takze po to aby w og�le mozna bylo zaczac i pokazac ze mozna inaczej. Oby zagladac do niego jak najrzadziej Jest jeszcze sklad nosnik�w�

37. Uwaga! Nie ma zgody na hybrydy typu akta elektroniczne stanowiace czesc tej samej sprawy osobno, a papierowe osobno � i to bez zadnych powiazan Wskazanie gdzie znajduja sie akta sprawy dla danej pozycji wykazu akt moze miec wazne formalne znaczenie w przypadku gdy mamy i papiery w tradycyjnej teczce i dokumenty elektroniczne w EZD. Sa tacy co dubluja akta spraw prowadzac je r�wnolegle � kt�re sa wazne i stanowia dow�d jesli sie r�znia?

38. dlaczego elektroniczne akta sprawy tylko w kom�rce merytorycznej? W szczeg�lnosci: po co sa (najczesciej komentowane) przepisy �8 i 9 instrukcji? Po to aby bylo mniej biurokracji. Przypowiesc o zakladaniu odrebnych spraw w tej samej sprawie w kom�rkach X�i Y �zeby im mozna bylo udowodnic�... �

39. Nie wszystko musi byc elektronicznie Mozna wskazac przyklady dokument�w kt�re byc moze wygodniej pozostawic na papierze (zgloszenie prac geodezyjnych?) i takich kt�re wcale nie musza byc na papierze � a sa (akta kontroli wewnetrznej) Ale rozpoznanie problemu wymaganej prawem �pisemnosci� rozumianej jako �papierowosc� pokazuje ze jeszcze sporo pracy przed nami.

40. Dziekuje za uwage Kazimierz.Schmidt@mswia.gov.pl Obok fragment wynik�w wyszukiwania akt�w prawnych zawierajacych slowo �pisemnej� � �znaleziono 5313 dokument�w� zr�dlo: http://www.lex.com.pl/