400 likes | 743 Views
Plan. Wybrane przepisy prawa?Pismo w postaci pisemnej" czyli klopoty z jezykiemDualizm papierowo-elektroniczny w dokumentacji: przyzwyczajenie czy koniecznosc?Znaczenie metadanych dla przyszlego zarzadzania dokumentacja.Dedykowany system czy moze raczej okreslony standard?Pare wazniejszych dosw
E N D
1. Wybrane aktualne i planowane regulacje dotyczace dokumentu elektronicznego
2. Plan Wybrane przepisy prawa
Pismo w postaci pisemnej czyli klopoty z jezykiem
Dualizm papierowo-elektroniczny w dokumentacji: przyzwyczajenie czy koniecznosc?
Znaczenie metadanych dla przyszlego zarzadzania dokumentacja.
Dedykowany system czy moze raczej okreslony standard?
Pare wazniejszych doswiadczen wynikajacych z rozporzadzenia Premiera w sprawie instrukcji kancelaryjnej.
3. Ustawa o informatyzacji (wybór) sporzadzanie pism w formie dokumentów elektronicznych, doreczanie dokumentów elektronicznych oraz udostepniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy) rozporzadzenie PRM w przygotowaniu
Krajowe Ramy Interoperacyjnosci, minimalne wymaganie dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalne wymaganie dla systemów teleinformatycznych (art. 18 ustawy) rozporzadzenie PRM w przygotowaniu
profil zaufany ePUAP (art. 20a ust.3) - rozporzadzenie PRM w przygotowaniu
4. Ustawa archiwalna (wybór) niezbedne elementy struktury dokumentów elektronicznych (na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy) rozporzadzenie MSWiA z dnia 30 pazdziernika 2006 r.(Dz.U.06.206.1517)
szczególowy sposób postepowania z dokumentami elektronicznymi (na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy) rozporzadzenie MSWiA z z dnia 30 pazdziernika 2006 r. (Dz.U.06.206.1518)
wymagania techniczne dla formatów zapisu i informatycznych nosników danych, na których utrwalono materialy archiwalne przekazywane do archiwów panstwowych (na podstawie art.5 ust. 2c ustawy) rozporzadzenie MSWiA z dnia 2 listopada 2006 r (Dz.U.06.206.1519)
instrukcja kancelaryjna dla
(art. 6 ust. 2b ustawy) rozporzadzenie PRM z dnia 18 stycznia 2011 r (Dz.U.11.14.67)
inne instrukcje kancelaryjne
5. Inne przepisy na które warto zwrócic uwage Ustawa o dowodach osobistych.
Ustawa o podpisie elektronicznym (ustawa o podpisach elektronicznych)
Kodeks postepowania administracyjnego
Kodeks karny
Planowane zmiany w kodeksie postepowania cywilnego
6. O rozporzadzeniu w sprawie pism(sporzadzanie pism w formie dokumentów elektronicznych, doreczanie dokumentów elektronicznych oraz udostepniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy) rozporzadzenie PRM w przygotowaniu) Doreczanie do podmiotu publicznego:
Na elektroniczna skrzynke podawcza (i wtedy jest UPO)
na podstawie wzoru wyspecjalizowanego (jesli jest),
na podstawie wzoru ogólnego (+zalacznik w jednym z dopuszczonych formatów)
Poczta elektroniczna ale tylko wtedy gdy nie ma wzoru wyspecjalizowanego (i wtedy nie ma tez UPO). Np.: Nie mozna wyslac poczta elektroniczna PIT-a
7. Wazne i nie zawsze oczywiste - czyli wszyscy tworza informatyzacje (albo nie) Jesli zostal okreslony wzór i jest on wzorem papierowym a organ upowazniony do wydania tego wzoru nie okreslil wzoru elektronicznego to nikt inny nie moze tego zrobic.
Przyklad: wzór wniosku o pozwolenie na budowe.
art. 32 ust. 5 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r. Nr 207, poz. 2016, z pózn. zm. : Minister wlasciwy do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej okresli, w drodze rozporzadzenia, wzory: wniosku o pozwolenie na budowe, oswiadczenia o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomoscia na cele budowlane i decyzji o pozwoleniu na budowe.
Czy wobec powyzszego moze wzór elektroniczny ustalic na przyklad urzad miasta, stowarzyszenie wspierania nowoczesnych technologii czy wojewoda?
Czy moze wzór elektroniczny zezwolenia na budowe moze ustalic minister wlasciwy ds. informatyzacji?
8. Taki wzór jest okreslony w rozporzadzeniu ministra
9. Jeszcze o pismach i wzorach Wzór elektroniczny to trzy pliki:
xsd ustalajacy strukture pisma jakie ma powstac na podstawie wzoru
xsl ustalajacy sposób wyswietlania tej struktury (co w którym miejscu, i jak formatowane)
xml opisujacy wzór
Wzór elektroniczny nie pelni roli formularza formularz to odrebne oprogramowanie (a raczej jego interfejs) umozliwiajace stworzenie dokumentu zgodnego ze wzorem
10. wizualizacja Wizualizacja to: prezentacja tresci dokumentu elektronicznego w formie czytelnej dla czlowieka, umozliwiajacej zapoznanie sie z ta trescia i jej zrozumienie. W szczególnosci wizualizacja moze odbywac sie przez wyswietlenie na monitorze ekranowym lub za pomoca wydruku.
Wizualizacja nie musi byc identyczna ze wzorem nieelektronicznym, ale musi zawierac dane w ukladzie niepozostawiajacym watpliwosci co do tresci i kontekstu zapisanych informacji, w sposób zgodny z tym wzorem (chodzi o to by zwizualizowany wniosek elektroniczny nie musial wygladac identycznie jak wypelniony wniosek papierowy - np. po co pieczec i podpis niepotrzebne skreslic czy liczne wykropkowania).
11. §22 W przypadku gdy podpisany i doreczony do podmiotu publicznego lub przez podmiot publiczny dokument elektroniczny jest pismem przeznaczonym do przeczytania przez czlowieka, dokument ten powinien byc mozliwy do zwizualizowania bez potrzeby korzystania z centralnego repozytorium lub lokalnego repozytorium.
12. Ramy i bezpieczenstwoProjekt rozporzadzenia Rady Ministrów z dnia ...2011 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjnosci, minimalnych wymagan dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej oraz minimalnych wymagan dla systemów teleinformatycznych w przygotowaniu (wybór)
repozytorium rekomendacji interoperacyjnosci adres internetowy na ePUAP, pod którym udostepnia sie, do zapoznania lub pobrania, rekomendacje interoperacyjnosci
umozliwienie publicznej dyskusji nad rekomendacjami interoperacyjnosci z zachowaniem zasady neutralnosci technologicznej i otwartosci standardów oraz zgodnosci z normami zatwierdzonymi przez krajowa jednostke normalizacyjna lub normami i standardami rekomendowanymi lub ustalanymi jako obowiazujace przez organy Unii Europejskiej
Jezeli dla pisma w formie dokumentu elektronicznego sluzacego do procedowania danej sprawy nie ustalono wzoru dokumentu elektronicznego lub nie ustanowiono rekomendacji interoperacyjnosci, systemy teleinformatyczne uzywane przez podmioty realizujace zadania publiczne umozliwiaja przyjmowanie dokumentów w postaci elektronicznej w formatach plików, dla których dostepne jest nieodplatne oprogramowanie sluzace do ich odczytania.
systemy teleinformatyczne podmiotów realizujacych zadania publiczne powinny udostepniac zasoby informacyjne co najmniej w jednym z formatów plików okreslonych w zalaczniku nr 2 do rozporzadzenia
Podmiot realizujacy zadania publiczne opracowuje ustanawia, wdraza i eksploatuje, monitoruje i przeglada oraz utrzymuje i doskonali system zarzadzania bezpieczenstwem informacji zapewniajacy poufnosci, dostepnosci i integralnosci informacji, w tym przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, z uwzglednieniem takich atrybutów jak autentycznosci, rozliczalnosci, niezaprzeczalnosci i niezawodnosci
13. nowe rodzaje podpisu Profil zaufany ePUAP (ustawa o informatyzacji)
Cel
Jak to ma dzialac
Kwestie bezpieczenstwa
Podpis osobisty (ustawa o dowodach osobistych)
Podpis zawansowany (ustawa o podpisach elektronicznych w przygotowaniu)
Pieczec elektroniczna (jw.)
14. Pismo w postaci pisemnej czyli klopoty z jezykiem nienadazajacym za technologia KPA: Art. 14. § 1. Sprawy nalezy zalatwiac w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dzialalnosci podmiotów realizujacych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z pózn. zm.), doreczanego srodkami komunikacji elektronicznej.
A w rozumieniu przepisów ww. ustawy dokument elektroniczny to stanowiacy odrebna calosc znaczeniowa zbiór danych uporzadkowanych w okreslonej strukturze wewnetrznej i zapisany na informatycznym nosniku danych.
15. Co moze byc w formie (postaci) dokumentu elektronicznego
16. Zywy jezyk Dzis mówiac fotografia praktycznie kazdy ma juz na mysli fotografie cyfrowa.
Telewizor oznacza telewizor kolorowy choc jeszcze nie tak dawno trzeba bylo dodawac kolorowy aby podkreslic ze chodzi o taki wlasnie odbiornik.
Nie mam najmniejszych watpliwosci ze w niedlugim czasie mówiac pisemnie bedziemy pewni ze chodzi o dokument elektroniczny zlozony za znaków pisma a nie dokument utrwalony na papierze.
17. W innych kodeksach W ustawie o informatyzacji (i ustawie archiwalnej) dokument elektroniczny to dane zapisane na nosniku. W swietle doswiadczen archiwalnych nosnik jest bowiem tylko czasowym miejscem przechowywania dokumentu elektronicznego (tak jak teczka aktowa dla dokumentu papierowego). Próba utrzymania dokumentu elektronicznego na nosniku na którym byl on pierwotnie zapisany to najlepsza droga do jego utraty.
W prawie karnym i prawie cywilnym dokument to nie utrwalone w okreslony sposób z zastosowaniem odpowiedniej technologii dane tylko nosnik zapisany danymi.
18. projekt ustawy zmianie ustawy Kodeks cywilny oraz ustawy Kodeks postepowania cywilnego z dnia 12-11-2010 Zródlo: BIP Ministra Sprawiedliwosci na podstronie komisji kodyfikacyjnej prawa cywilnego tutaj: http://bip.ms.gov.pl/pl/dzialalnosc/komisje-kodyfikacyjne/komisja-kodyfikacyjna-prawa-cywilnego/
Tamze proponuje sie nastepujace zmiany:
1) po art. 77(1) dodaje sie art. 77(2) -77(3) w brzmieniu:
Art. 77(2). Dokumentem jest nosnik informacji umozliwiajacy jej odtworzenie.
Art. 77(3) Dla zachowania dokumentowej formy czynnosci prawnej wystarcza zlozenie oswiadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umozliwiajacy ustalenie osoby skladajacej oswiadczenie.
Jesli tak zostanie to zachowanie formy dokumentowej czynnosci prawnej wykluczy zrealizowanie tej czynnosci przez Internet. Bo w Internecie nie sklada sie oswiadczen za pomoca nosników.
Co nie znaczy ze nie bedzie mozna skladac oswiadczen woli przez Internet (tylko ze nie bedzie to juz forma dokumentowa).
19. Okres przejsciowy Teza: jak bardzo bysmy sie nie starali, to nie da sie w dajacym sie zaplanowac czasie calkowicie zastapic pismem elektronicznym pisma papierowego (czy taka teza wymaga udowodnienia?)
Choc nie nalezy rezygnowac z dazenia do tego aby calkowicie zastapic papier w poszczególnych procesach (takim jest tez proces przygotowania aktu prawnego) trzeba przewidziec istnienie dualnej dokumentacji w jednej i tej samej sprawie.
20. Okres przejsciowy 2 Czy dokumentacja powinna byc sprowadzona do ujednoliconej postaci czy pozostawic ja
tak jak przyszla?
Jesli ujednolicic:
Papiery trzeba skanowac
Dokumenty elektroniczne drukowac
21. Przyszlo pismo
22. Ale nawet jesli by okreslono
proces zalatwianie kazdej sprawy,
wzór elektroniczny na kazda ewntualnosc
To i tak (niezaleznie czy papierowo czy elektronicznie) nalezy stosowac sie do art. 6 ust. 1 ustawy archiwalnej:
Art. 6. 1. Organy panstwowe oraz panstwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorzadu terytorialnego oraz samorzadowe jednostki organizacyjne obowiazane sa zapewnic odpowiednia ewidencje, przechowywanie oraz ochrone przed uszkodzeniem, zniszczeniem badz utrata:
powstajacej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlajacy przebieg zalatwiania i rozstrzygania spraw;
nadsylanej i skladanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1
W dokumentacji ma znalezc sie nie tylko gotowy akt prawny ale takze przebieg jego przygotowania
23. Proces kancelaryjny w systemie tradycyjnym (uproszczone). Cel: powstanie akt sprawy odzwierciedlajacych proces jej zalatwiania
24. Proces kancelaryjny w systemie EZD (uproszczone). Cel ten sam: powstanie akt sprawy odzwierciedlajacych proces jej zalatwiania. Choc wiekszosc czynnosci moze byc zautomatyzowana nie znaczy, ze nie ma powstac dokumentacja.
25. Niezbedne elementy struktury dokumentów elektronicznych (dalej: NES). W 2006 roku ustalono ze sa to:
Zawsze musi byc okreslone: identyfikator, twórca (podmiot odpowiedzialny za tresc dokumentu) tytul (nazwa nadana dokumentowi), data, format (nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu), dostep (okreslenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie mozna udostepnic dokument),, typ - okreslenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dzwiek, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o liste typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreslenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporzadzenie, pismo);
Jesli bylo okreslone to jest niezbedne: relacja - okreslenie bezposredniego powiazania z innym dokumentem i rodzaju tego powiazania; odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany; grupowanie - wskazanie przynaleznosci do zbioru dokumentów; kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu; jezyk - kod jezyka naturalnego zgodnie z norma ISO-639-2 lub inne okreslenie jezyka, o ile nie wystepuje w normie; opis - streszczenie, spis tresci lub krótki opis tresci dokumentu; uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.
26. Szczególowy sposób postepowania z dokumentami elektronicznymi Wazne:
§ 4. 1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje sie ich metadane, o których mowa w
[NES].
§ 6. Postepowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi sie przy uzyciu systemu teleinformatycznego, który (tu 14 istotnych wymagan w tym wazna umiejetnosc eksportu danych do paczki archiwalnej)
§ 7. System teleinformatyczny, o którym mowa w § 6, spelnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcje archiwum zakladowego lub skladnicy akt
27. Paczka archiwalna nie tylko dla archiwum? Zalózmy, ze mamy juz i stosujemy system EZD (Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacja) trzeba przekazac elektroniczne akta sprawy (a nie tylko jeden dokument elektroniczny) w sposób odzwierciedlajacy jej zalatwianie do innego organu, sadu jak?
Rozporzadzenie MSWiA z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagan technicznych formatów zapisu i informatycznych nosników danych, na których utrwalono materialy archiwalne przekazywane do archiwów panstwowych okresla w zalaczniku techniczny sposób zapisu na nosniku materialów archiwalnych uporzadkowanych w akta spraw.
Skoro system EZD potrafi eksportowac akta spraw stanowiacych materialy archiwalne do paczki archiwalnej to dlaczego nie moze eksportowac akt jednej sprawy?
28. Oprogramowanie do odczytywania paczki archiwalnej (pokaz mozliwosci)
29. Kuszace rozwiazanie Mamy okreslony proces i 20 podmiotów w nim bioracych udzial. Moze zamówmy gotowy system?
Kilka slów o argumentach za i przeciw.
30. Na zakonczenie Kilka istotnych kwestii które wynikly po 1 kwartale stosowania nowej instrukcji kancelaryjnej (wybór w swietle przekazywanych do MSWiA pytan i watpliwosci)
31. Szybki przeglad problemów czyli co czesto wyjasniano Sprawa moze zawierac tylko jedno pismo,
Mozna napisac pismo do innej komórki, które nie jest oznaczone znakiem sprawy
To podmiot jako calosc ma byc sprawny i dobrze poinformowany, a nie poszczególne jego wydzialy
Nie staramy sie wepchnac do znaku sprawy oznaczenia rodzaju pisma (np. decyzja, postanowienie, zawiadomienie) podzialu terytorialnego, czy nawet rodziny której udziela sie pomocy
PESEL nie zawiera informacji o kolorze oczu czy numerze buta, a kod kreskowy na proszku do prania nie zawiera jego nazwy.
32. co wyjasniano 2 Zeskanowane papiery nie musza byc opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym i znacznikiem czasu,
Pieczec wplywu to moze byc takze nadruk
To nie nieprawidlowa pieczec moze byc powodem braków formalnych decyzji tylko nieprawidlowe oznaczenie organu.
33. co wyjasniano 3 Kwestie techniczne nie sa przedmiotem rozporzadzenia, Na przyklad w jaki sposób zapewnic staly i skuteczny dostep do akt spraw, albo jak zrobic aby celowa zmiana (nie poprawka pomylki)
nazwy komórki organizacyjnej
nazwy pozycji wykazu akt
symbolu komórki organizacyjnej
nazwiska lub stanowiska pracownika
nie powodowaly rozpropagowania takich zmian w juz istniejacej dokumentacji.
34. co wyjasniano 4 Warto sie kilka razy zastanowic czy
warto rozbudowywac wykaz akt
Tworzenie dodatkowego podzialu spraw dla celów wyszukiwawczych i sprawozdawczych wg podmiotu lub przedmiotu nie musi byc realizowane ani przez rozbudowe wykazu akt ani przez tworzenie podteczek
W róznych przepisach wskazuje sie na rózne rodzaje podpisu elektronicznego w jeszcze innych przepisach wymaga sie stosowania okreslonych rodzajów podpisu elektronicznego. Instrukcja kancelaryjna nie jest zatem wlasciwym miejscem aby to regulowac.
klasy wytrychy 0114 i 0717 zostaly celowo usuniete.
35. Wazna deklaracja Nowa instrukcja kancelaryjna jest tylko elementem wiekszej ilosci potrzebnych dzialan majacych umozliwic usprawnienie dzialania administracji. Nie moze zastapic innych przepisów, które czesto wymuszaja tworzenie akt tradycyjnych.
Jesli istnieja przepisy szczególowe wymagajace tworzenia czegos pisemnie w formie pisemnej lub na pismie to zdecydowana wiekszosc prawników odpowie, ze to znaczy ze nie moze byc za pomoca pism w formie elektronicznej.
Jesli istnieja przepisy wymagajace podpisania czegos ale bez dopisku elektronicznie to calkiem sporo prawników odpowie ze to znaczy ze nie moze byc podpisane elektronicznie.. .chocby ustawa o podpisie elektronicznym zrównywala podpis bezpieczny z odrecznym.
36. tez mi sie nie podoba sie sklad chronologiczny
czyli miejsce przechowywania papierów Ale na tym etapie nie mozna bylo wymyslic niczego innego. Jest potrzebny na papiery, które musza byc i nic nie mozna na to poradzic za pomoca rozporzadzenia (potrzebna jest ustawa).
Ale sklad jest potrzebny takze po to aby w ogóle mozna bylo zaczac i pokazac ze mozna inaczej.
Oby zagladac do niego jak najrzadziej
Jest jeszcze sklad nosników
37. Uwaga!
Nie ma zgody na hybrydy typu akta elektroniczne stanowiace czesc tej samej sprawy osobno, a papierowe osobno i to bez zadnych powiazan
Wskazanie gdzie znajduja sie akta sprawy dla danej pozycji wykazu akt moze miec wazne formalne znaczenie w przypadku gdy mamy i papiery w tradycyjnej teczce i dokumenty elektroniczne w EZD.
Sa tacy co dubluja akta spraw prowadzac je równolegle które sa wazne i stanowia dowód jesli sie róznia?
38. dlaczego elektroniczne akta sprawy tylko w komórce merytorycznej? W szczególnosci: po co sa (najczesciej komentowane) przepisy §8 i 9 instrukcji?
Po to aby bylo mniej biurokracji.
Przypowiesc o zakladaniu odrebnych spraw w tej samej sprawie w komórkach X i Y zeby im mozna bylo udowodnic...
39. Nie wszystko musi byc elektronicznie Mozna wskazac przyklady dokumentów które byc moze wygodniej pozostawic na papierze (zgloszenie prac geodezyjnych?)
i takich które wcale nie musza byc na papierze
a sa (akta kontroli wewnetrznej)
Ale rozpoznanie problemu wymaganej prawem pisemnosci rozumianej jako papierowosc pokazuje ze jeszcze sporo pracy przed nami.
40. Dziekuje za uwage Kazimierz.Schmidt@mswia.gov.pl
Obok fragment wyników wyszukiwania aktów prawnych zawierajacych slowo pisemnej znaleziono 5313 dokumentów
zródlo:
http://www.lex.com.pl/