CURSO ESPECIALIZADO EN GESTIÓN DOCUMENTARÍA Y ARCHIVOS EN LA GESTIÓN PÚBLICA

1. CURSO ESPECIALIZADO EN GESTIÓN DOCUMENTARÍA Y ARCHIVOS EN LA GESTIÓN PÚBLICA Expositora: Liz Agapito Ulloa

2. ARCHIVO Y ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA EN LA GESTIÓN PÚBLICA Liz Agapito Ulloa

3. Patrimonio Es el conjunto de bienes que son de nuestros antepasados, que nosotros utilizamos y que han de pasar a nuestros sucesores a ser posibles enriquecidos” Manuel Vásquez

4. Importancia del Patrimonio Documental de la Nación • Es testimonio escrito producido a lo largo de nuestro devenir histórico, su conservación, control y servicio es obligatorio. • Surge como necesidad de dejar en forma permanente el resultado de un acto administrativo, derechos adquiridos.

5. ARCHIVISTICA • LIZ AGAPITO ULLOA Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

6. Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

7. ¿Qué es ARCHIVÍSTICA? Es ciencia por cuanto posee un objeto, los archivos en su doble consideración: los fondos documentales y su entorno; posee, además, un método, compuesto por un conjunto de principios teóricos y procedimientos prácticos, cuya evolución constante la perfilan con mayor nitidez día a día. Y un fin: hacer recuperable la información para su uso. Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

8. Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

9. Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

10. QUE ENTIENDES POR ARCHIVO • Es el conjunto de documentos recibidos o producidos, que son producidos en el ejercicio propia de sus funciones. • El término archivo (latín archīvum) Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

11. EVOLUCIÓN HISTORICA DE LOS ARCHIVOS Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

12. Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

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15. Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

16. Sistema Institucional de Archivos Fines: • Integrar estructural, normativa y funcionalmente los diferentes niveles de archivos de la entidad. • Brindar el servicio archivístico a los usuarios para la toma de decisiones, el cumplimiento de sus funciones y la ejecución de sus procesos.

17. Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

18. ¿QUÉ ES DOCUMENTO? Etimológicamente la palabra deriva de DOCUMENTUM y está a su vez procede del verbo DOCERE : enseñar . Documento en un sentido muy amplio y genérico es todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano: Libros, revistas fotografías, films, láminas, mapas, sellos, medallas, cuadros y de manera general todo lo que tenga carácter representativo en las tres dimensiones y esté sometido a la intervención de la una inteligencia ordenadora. Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

19. DOCUMENTO DE ARCHIVO Documento de Archivo.- “Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad” CIA - 2000 Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

21. ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO SOPORTE Es la parte material o física. MEDIO Es el vehículo de la información, utilizado para fijar el contenido. CONTENIDO Es la información, el mensaje. Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

22. CARACTERÍSTICA DEL DOCUMENTO EXTERNO CLASE: Físico, electrónico, medio magnético TIPO: Oficio, Carta, Memorando, Notificación. FORMATO: Original o Copia CANTIDAD: Folios ,1,2,3,4 FORMA: A4-A5-Anillado, CD Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

23. CARACTERÍSTICA DEL DOCUMENTO INTERNO • Nombre del autor • Nombre del autor material • Fecha • Lugar de origen del documento • Nombre del destinatario o destinatarios. • Nombre de otros destinatarios • Indicación de actividad o materia • Descripción de la actividad o materia • Nombre del redactor • Medios de validación • Autentificación • Autoridad de la firma Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

24. Elementos del documento de archivo

25. DOCUMENTO DE ARCHIVO

26. Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

27. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS • Orden original Los documentos deben mantener la ordenación establecida por el organismo productor a fin de conservar las relaciones internas entre los mismos. • Procedencia Los documentos de una misma procedencia no deben estar mezclados con aquellos de otra procedencia. Ejemplo: Mantener por separado la documentación de la Dirección Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

28. NIVELES DE ARCHIVO Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

29. SERIE DOCUMENTAL • Conjunto de documentos producidos y recibidos por las unidades orgánicas en el ejercicio propias de sus funciones. • Entre las series documentales más comunes tenemos: • Correspondencia • Emitidos: • Oficios, cartas, memorándum, informes. • Recibidos: • Interna: OGA, Abastecimiento, Recursos Humanos, Administración, Presupuesto, etc. • Externa: Entidades públicas y privadas o personas naturales. Líder en la enseñanza de la Archivística en el Perú LIZ AGAPITO ULLOA

30. PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS 5.- Conservación de documentos 6.- Servicio archivístico LIZ AGAPITO ULLOA

32. SERIE DOCUMENTAL Está constituida por los documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.

33. ¿Dónde esta el Archivo?

34. ¿Qué Nivel de Archivo soy?

35. Archivos de Gestión • Según la legislación correspondiente al Sistema Nacional de Archivos (SNA), se conoce como archivos de gestión al nivel de archivos donde se inician los trámites administrativos, o el que se forma en la unidad productora • Se les conoce comúnmente como archivos de oficina y archivo secretarial

36. ARCHIVO DE GESTION Clasifica y ordena la documentación teniendo en cuenta el asunto que tratan en relación a la función y actividades que los crearon (Oficios, Cartas, Memorándums, Resoluciones y otros. ) Deben ubicarse en instalaciones que prevengan su daño, deterioro y que eviten su pérdida.

37. ¿Cómo se encuentra mi Archivo y que deseo para mi Archivo? • Infraestructura • Normativa • Tecnología Pendiente de clasificar y registrar inventarios Falta de estantería adecuada Capacidad para 90,000 Políticas Servicios Archivísticos Ordenado e inventariado

38. Visión y Objetivos Objetivo 5 Objetivo 2 Objetivo 3 Objetivo 4 Objetivo 1 Disminuir los tiempos de espera y atención al ciudadano Mejora de acceso a la información BENEFICIOS Aumento de la Productividad Optimización de recursos Disminución de Costos.

39. ¿Cómo organizo el Archivo?

40. Falta de Cultura Archivística. Desinterés de la institución por la organización interna en temas de transparencia y modernización. Falta de capacitación en el personal. Ausencia de Políticas de Archivo a nivel institucional. Falta de criterio y sentido lógico sobre el orden.

42. Evitar el uso indiscriminado de materiales metálicos.

43. Las unidades de conservación (cajas o paquetes, archivadores de palanca etc.), no deben tener doble numeración, debe estar separado, con una sola numeración y en forma ordenada.

44. No deben enviar o almacenar unidades de conservación (cajas, paquetes, archivadores de palanca etc.) que especifiquenDOCUMENTOS VARIOS. ?

45. NO DEBEN ALAMACENAR DOCUMENTOS DE ARCHIVOS EN LUGARES INADECUADOS

46. Ineficiencia en la Gestión Administrativa Lentitud de trámites administrativos Toma de decisiones Tramite engorroso y complejos

47. Congestión en los Archivos de Oficina

48. MOBILIARIO ESPACIO MATERIALES Consumo innecesario de recursos

49. La desorganización genera pérdida y eliminación de documentación

50. Identificar los Procesos Archivísticos