Uma Proposta de Modelo de Gestão do Conhecimento (GC) para a Administração Pública Brasileira

1. Uma Proposta de Modelo de Gestão do Conhecimento (GC) para a Administração Pública Brasileira Fábio Ferreira Batista Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – IPEA Florianópolis, SC - 17/11/2011

2. Objetivos da Apresentação • Esclarecer o termo administração pública • Entender o porquê de um modelo de GC para a administração pública brasileira (APB) • Entender a definição de GC na APB • Entender o Modelo de GC para a APB • Entender os fatores críticos de sucesso para implementação da GC na APB • Apresentar brevemente os outros produtos: • Manual de Implementação da GC na APB • Instrumento de Avaliação da GC na APB 2

3. Esboço da Apresentação • Por que um Modelo de GC para a APB? • Antecedentes e Propósito do Modelo • Definição de GC na APB • Modelo de GC para a APB • Principais componentes do Modelo • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos • Viabilizadores • Processos de GC • Ciclo de GC • Resultados • Outros produtos 3

4. Esboço da Apresentação • Por que um Modelo de GC para a APB? • Antecedentes e Propósito do Modelo • Definição de GC na APB • Modelo de GC para a APB • Principais componentes do Modelo • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos • Viabilizadores • Processos de GC • Ciclo de GC • Resultados • Outros produtos 3

5. Administração Pública O que é Administração Pública (AP)? “Administração pública é o conjunto de entidades que compõem o Estado, voltadas para a prestação de serviços públicos e o atendimento das necessidades do cidadão e da coletividade. É constituída da administração direta e da administração indireta, esta formada por autarquias, fundações, empresas públicas, sociedades de economia mista e organizações sociais. É subdividida em poderes (executivo, legislativo e judiciário) e em esferas (federal, estadual e municipal) (GESPUBLICA, 2007) 3

6. Setor Público # Setor Privado:

7. Setor Público # Setor Privado:

8. Setor Público # Setor Privado:

9. Argumento - Premissas • Dimensões “Cidadão-Usuário” e “Sociedade” da GC • Resultados de GC • Inovação e Políticas Públicas • Relação entre GC e Iniciativas em Excelência em Gestão

10. Argumento - Conclusão • Modelos construídos para o setor privado não são adequados para o setor público porque não consideram as diferenças entre os dois setores nem as premissas apresentadas • Énecessário construir um modelo genérico, holístico e específico de GC adequado à administração pública brasileira

11. Esboço da Apresentação • Por que um Modelo de GC para a APB? • Antecedentes e Propósito do Modelo • Definição de GC na APB • Modelo de GC para a APB • Principais componentes do Modelo • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos • Viabilizadores • Processos de GC • Ciclo de GC • Resultados • Outros produtos 3

12. Modelo IPEA de GC - Antecedentes • Início da elaboração – Setembro de 2011 • APP – Atividade de Pesquisa Programada IPEA – EGC/UFSC • Objetivos • O EGC e o instrumento APP • Workshops • Procedimentos metodológicos • Modelo elaborado para ser aplicado em entidades da administração pública direta e indireta • Aspectos considerados • Linguagem e conteúdo adaptados à realidade da administração pública brasileira (APB) • De fácil compreensão e aplicação na APB • Com foco em resultados relevantes para a APB 5

13. Modelo IPEA de GC - Propósito • Enfatizar a importância da GC para a excelência em gestão pública • Oferecer uma introdução à GC de fácil compreensão • Destacar fatores críticos de sucesso na implementação da GC • Assessorar as entidades da administração pública brasileira na utilização da GC para alcançar resultados concretos 6

14. Esboço da Apresentação • Antecedentes e Propósito do Modelo • Definição de GC na APB • Modelo de GC para a APB • Principais componentes do Modelo • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos • Aceleradores • Processos de GC • Ciclo de GC • Resultados • Outros produtos 7

15. Definição de GC na APB A Gestão do Conhecimento é um método integrado de criar, compartilhar e aplicar conhecimento para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na administração pública e para o desenvolvimento brasileiro. 8

16. Definição de GC na APB A Gestão do Conhecimento é um método integrado de criar, compartilhar e aplicar conhecimento para aumentar a eficiência; melhorara qualidade e a efetividade social; e contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na administração pública e para o desenvolvimento brasileiro. 9

17. Esboço da Apresentação • Antecedentes e Propósito do Modelo • Definição de GC na APB • Modelo de GC para a APB • Principais componentes do Modelo • Missão, Visão e Objetivos Estratégico • Aceleradores • Processos de GC • Ciclo de GC • Resultados • Outros produtos 10

18. Modelo GC para a Administração Pública Partes Interessadas Viabilizadores Processos de GC Aplicar Identificar Liderança CICLO KDCA Tecnologia RESULTADOS Cidadão – usuário e Sociedade Pessoas Compartilhar Criar Processos Armazenar Missão, Visão e Objetivos Estratégicos

19. Modelo de GC para a AP • O ponto de partida do Modelo de GC é a visão, a missão e os objetivos estratégicos da organização • GC é um meio para alcançar os objetivos da organização • Há quatro componentes no modelo • Viabilizadores • Processos de GC • Ciclo de GC (KDCA) • Resultados Missão, Visão e Objetivos Estratégicos 12

20. Viabilizadores Os viabilizadores ajudam a viabilizar a implementação da GC com êxito na organização São identificados quatro viabilizadores: Liderança Tecnologia Pessoas Processos Viabilizadores Liderança Tecnologia Pessoas Processos 13

21. Viabilizadores - Liderança • Dirige a implementação da GC na organização • Assegura o alinhamento das estratégias e projetos de GC com a missão e a visão da organização • Apoia e aloca recursos para a implementação dos projetos de GC 14

22. Viabilizadores - Tecnologia • Acelera o processo de GC por meio de práticas efetivas de GC cujo foco central é a base tecnológica e funcional • Práticas como Comunidades Virtuais e outros espaços para trabalho colaborativo viabilizam a participação à distância e em qualquer momento • Disponibiliza plataforma para a retenção do conhecimento organizacional 15

23. Viabilizadores - Pessoas • Pessoas são ao mesmo tempo usuários e produtores de conhecimento • Elas criam e são donas do capital intelectual • Confiança é um pré-requisito para o compartilhamento do conhecimento 16

24. Viabilizadores - Processos • Passos sociais e tecnológicos que aumentam a contribuição do conhecimento na organização • Processos sistemáticos e efetivos podem contribuir para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e assegurar a legalidade, a impessoalidade, a moralidade e a publicidade na administração pública 17

25. Processos de GC Está relacionado aos processos de desenvolvimento e conversão do conhecimento Cinco Processos de GC: Identificar Criar Armazenar Compartilhar Aplicar Processos de GC Identificar Aplicar CICLO KDCA Compartilhar Criar Armazenar 18

26. Processos de GC - Identificar • Passo inicial e crucial do processo de GC • Conhecimento crítico necessário para desenvolver as competências essenciais da organização é identificado • As lacunas de conhecimento na organização são identificadas neste passo 19

27. Processos de GC - Criar • Elimina as lacunas de conhecimento por meio da conversão do conhecimento e geração do novo conhecimento • Há muitas maneiras de criar conhecimento novo: • Nível individual • Nível da equipe • Nível organizacional 20

28. Processos de GC - Armazenar • Coleta e preservação do conhecimento organizacional • Várias formas de armazenamento • Conhecimento organizado para permitir recuperação fácil 21

29. Processos de GC - Compartilhar • Troca regular e sustentável de conhecimento • Promove aprendizagem contínua para alcançar os objetivos organizacionais • Confiança e benefício mútuo promove a cultura de compartilhamento • Tecnologia pode ser utilizado para aumentar o compartilhamento 22

30. Processos de GC - Aplicar • A utilização e reutilização do conhecimento na organização • Traduz conhecimento em ação • Conhecimento só agrega valor quando é usado para melhorar o atendimento à população e a prestação de serviços públicos 23

31. Ciclo de GC – O Ciclo KDCA Os processos de GC são executados no Ciclo de GC chamado no Modelo de GC para a Administração Pública de Ciclo KDCA Deve ser utilizado na gestão de processos e no gerenciamento de projetos, programas e políticas pública para: Aumentar a eficiência Melhorar a qualidade e a efetividade social Contribuir para a legalidade, impessoalidade, publicidade, moralidade e eficiência na administração pública Contribuir para o desenvolvimento brasileiro 24

32. Etapas e Atividades do Ciclo KDCA (*) Identificar o conhecimento relevante para aumentar a eficiência e/ou melhorar a qualidade ou a efetividade social • Caso a meta não tenha sido atingida, a organização corrige eventuais erros no Processo de GC (identificação, criação, compartilhamento e aplicação do conhecimento • Caso a meta tenha sido alcançada, a organização armazena o novo conhecimento, por meio da padronização 2. Definir a meta de eficiência/qualidade/efetividade a ser alcançada com o uso do conhecimento. Corrigir ou armazenar Elaborar o Plano de GC 3. Definir o método para identificar e captar (ou criar) o conhecimento 4. Elaborar plano para: i) captar e/ou criar o conhecimento necessário para atingir a meta; ii) compartilhartal conhecimento para que as pessoas da força de trabalho que irão aplicá-lo possam ter acesso a ele; iii) aplicação do conhecimento 1. Educar e capacitar 2. Executar o plano de GC 3. Coletar dados e informações e aprender com o processo de girar o ciclo KDCA Verificar Executar • Verificar se a meta de eficiência / qualidade/ efetividade social foi alcançada • Verificar se o plano de GC foi executado conforme previsto (*) Adaptado de BATISTA, Fábio F . Proposta de Modelo de GC com Foco na Qualidade (2008) 25

33. Conhecimento nas pessoas e redes Aprendendo durante Aprendendo antes Aprendendo depois Ciclo Operacional de GC na AP Conhecimento Captado Maior Eficiência Melhor Qualidade e Efetividade Social Legalidade Publicidade Impessoalidade / Moralidade Desenvolvimento • Indivíduos • & equipes • gerenciando: • Processos • Projetos • Políticas públicas • Programas • e utilizando o Ciclo • KDCA Usando Conhecimento Objetivos Resultados Adaptado do Framework da empresa British Petroleum (BP) 26

34. Resultados Imediatos Aprendizagem e Inovação O Processo de GC e o Ciclo KDCA viabilizam a aprendizagem e a inovação em todos os níveis da organização Novos processos, produtos, serviços, tecnologias e práticas de gestão pública Incremento da capacidade dinâmica Individual (servidor/funcionário público) da equipe organizacional social RESULTADOS 28

35. Resultados Finais Eficiência Qualidade Efetividade Social Legalidade Impessoalidade Publicidade Moralidade Desenvolvimento RESULTADOS 29

36. Partes Interessadas Partes Interessadas Cidadão – usuário Destinatário dos serviços e das ações de Estado de uma organização pública. Pode ser uma pessoa física ou jurídica. Gestão do conhecimento sobre os cidadãos -usuários para atender suas necessidades e expectativas e cumprir a missão organizacional Cidadão – usuário e Sociedade 29

37. Partes Interessadas Partes Interessadas Sociedade Gestão do conhecimento sobre a sociedade para promover a responsabilidade pública, inclusão social, interação e gestão do impacto da atuação da organização na sociedade Cidadão – usuário e Sociedade 29

38. Modelo GC para a Administração Pública Partes Interessadas Viabilizadores Processos de GC Aplicar Identificar Liderança CICLO KDCA Tecnologia RESULTADOS Cidadão – usuário e Sociedade Pessoas Compartilhar Criar Processos Armazenar Missão, Visão e Objetivos Estratégicos

39. Esboço da Apresentação • Antecedentes e Propósito do Modelo • Definição de GC na APB • Modelo de GC para a APB • Principais componentes do Modelo • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos • Aceleradores • Processos de GC • Ciclo de GC • Resultados • Outros produtos 10

40. Método de Implementação da GC - MIGC MIGC 1ª ETAPA Diagnosticar 4ª ETAPA Implementar 2ª ETAPA Planejar 3ª ETAPA Desenvolver

41. Diagnóstico Diagnosticar Elaborar Justificativa Definir Estratégia de GC Identificar Projetos de GC Planejar Estrutura/Práticas/Sensibilização Elaborar Plano de GC MIGC Implementar Projetos Pilotos Desenvolver Avaliação de Resultado Implementar Plano de GC Enfrentar Resistência Implementar Plano de Comunicação Avaliação Contínua

42. Sete Critérios de Avaliação da GC Critério 1.0: Liderança Critério 2.0: Processos Critério 3.0: Pessoas Critério 4.0: Cidadão-usuário Critério 5.0: Tecnologia Critério 6.0: Processos de GC Critério 7.0: Aprendizagem e Inovação Critério 8.0: Resultados da GC 23

43. Critério 1.0: Liderança em GC

44. Critério 1.0: Liderança em GC

45. Resumo O Modelo contempla uma introdução de fácil compreensão da GC na Administração Pública (AP) Destaca fatores críticos para o sucesso da implementação da GC na AP Aprendizagem individual é o fundamento do desenvolvimento da capacidade, mas a aprendizagem da equipe e da organização por meio da colaboração e compartilhamento do conhecimento tem um impacto maior no alcance dos objetivos organizacionais 31

46. Modelo de GC para a Administração Pública Brasileira

47. Obrigado! Fábio Ferreira Batista Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA) Diretoria de Desenvolvimento Institucional (DIDES) SBS Quadra 01 Bloco J, Ed. BNDES, Sala 614 Brasília, DF fabio.batista@ipea.gov.br 32