Kebijakan Kearsipan Nasional (Peranan UU No. 43/2009 ttg Kearsipan

1. Kebijakan Kearsipan Nasional (Peranan UU No. 43/2009 ttg Kearsipan dalam Pelaksanaan UU No. 14/2008 ttg KIP dan UU No. 11/2008 ttg ITE) Oleh M. Asichin, M. Hum Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Disampaikan pada Pelatihan Budaya Dokumentasi dan Sertifikasi bagi Aparatur Pemerintah di Provinsi Banten Le Dian Hotel. Serang, 7 Oktober 2011.

2. Negara Kesatuan Republik Indonesia

3. Arsip Nasional Republik Indonesia

4. V I S I Menjadikan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa

5. Misi ANRI 1. Memberdayakanarsipsebagaitulangpunggungmanajemenpemerintahandanpembangunan. 2. Memberdayakanarsipsebagaibuktiakuntabilitaskinerjaorganisasi. 3. Memberdayakanarsipsebagaialatbuktisah 4. Melestarikanarsipsebagaimemorikolektifdanjatidiribangsadalam kerangka Negara KesatuanRepublik Indonesia. 5. Memberikanaksesarsipkepadapublikuntukkepentinganpemerintahan, pembangunan, penelitiandanilmupengetahuanbagikesejateraanrakyatsesuaiperaturanperUndang-Undangandankaidah-kaidahkearsipandemikemaslahatanbangsa.

6. LATAR BELAKANG Membangun jati diri, identitas dan membangun rasa kesatuan, dan persatuan merupakan keharusan, karena semangat berbangsa, bermasyarakat dan ancaman disintegrasi bangsa, keutuhan NKRI. Krisis multi dimensi setelah runtuhnya ORBA telah membawa pengaruh yang besar terhadap semakin lemahnya rasa kepercayaan diri dalam berbangsa dan bernegara, sikap menguatnya ketergantungan, sikap apatis, inferioritas. Menipisnya semangat nasionalisme dan patriotisme berakibat menyebabkan melemahnya kemampuan bangsa dalam mengelola ciri keindonesiaan yang saling toleransi, saling menghormati, kekeluargaan dan kebersamaan. Sehingga menurun sikap rasa cinta tanah air, bangsa, dan negara Indonesia menimbulkan sikap kohesifitas kelompok etnik, kedaerahan dan keagamaan, sehingga dapat menimbulkan konflik horizontal, kegiatan separatisme, terorisme, dsb.

7. Akibatnya terjadi perubahan sikap hidup materialistik, individualistik, hedonistik dan presentik Orientasi hidup kekinian yang cenderung melupakan masa lalu dan mangabaikan masa depan Pencerminan adanya pendangkalan rasa kesadaran sejarah (historical consciouness) Perlu membangun kembali rasa kesadaran sejarah bangsa (national historical consciouness) Dimana rekaman itu diperoleh ? Arsip (sebagai rekaman sejarah masa lalu) (Prof. Djoko Suryo, Akuisisi arsip sebagai Upaya Membangun Identitas Dan Jati Diri Bangsa, Rakor Akuisisi dan Penyerahan Arsip, Badan Arsip Daerah Jawa Timur, 28 November 2005

8. Berbagaiperubahanpentingpadatahun 1998 menjaditonggakdimulainya era reformasi : dibidangpolitik, pemerintahan, hukum, ekonomi, danbirokrasi, yang dilandasiolehkeinginanuntukmewujudkanpemerintahandemokratisdanmempercepatterwujudnyakesejahteraanrakyat.

9. PeningkatanJiwaNasionalismedanPatriotisme sertaPenguatanKarakterBangsa (Nation and Character Building) pencitraan arsip sebagai naskah sumber sejarah

10. “….Nasionalisme, Patriotisme, WawasanKebangsaan, Rasa Kebangsaan, Cinta Tanah Air adalahsesuatu yang haruskitakemaskinikan,kitaaplikasikan, kitaaktualisasikanmenghadapitantanganmasasekarangini.” (SambutanPresiden RI padaacaraPembekalanWawasanKebangsaankepadaPesertaPelayaran VI/2006 di Istana Negara, 11 Juli 2006)

11. Lima Topikdan Lima IsuePentingdalamDuniaPendidikan • Pertama adalah hubungan pendidikan dengan pembentukan watak, atau yang kita kenal dengan character building. • Kedua, kaitan pendidikan dengan kesiapan dalam menjalani kehidupan setelah seseorang selesai mengikuti pendidikan itu. • Ketiga, kaitan pendidikan dan lapangan pekerjaan, yang ini juga menjadi prioritas dalam pembangunan 5 tahun mendatang. • Keempat, bagaimana kita membangun masyarakat berpengetahuan atau knowledge society yang kita mulai dari meningkatkan basis pengetahuan masyarakat. • Kelima atau yang terakhir, bagaimana kita bisa membangun budaya inovasi, the culture of innovation yang sangat diperlukan agar negara kita benar-benar menjadi negara yang maju di abad 21 ini. (Sambutan Presiden Republik Indonesia Pada Acara “Puncak Peringatan Hari Pendidikan Nasional Tahun 2010” Istana Negara, 11 Mei 2010)

13. Wawasan kebangsaan merupakan jiwa, cita-cita, atau falsafah hidup yang tidak lahir dengan sendirinya. Ia sesungguhnya merupakan hasil konstruksi dari realitas sosial dan politik(socially and politically constructed). (Bennedict Anderson, 2002)

14. Amanat Presiden tentang “Nation and Character Building” Tahun 1963

15. Amanat Pemimpin Besar Revolusi Dalamamanatsaja, LahirnjaPantjasila, sajatelahmengemukakanfikiran-fikiranjangmendasariproses “NATION BUILDING”, jaituadanjakeinginanbersamauntukmembangunkandjiwaBangsajangbersatu, persatuankarakterkarenapersamaannasibdanpatriotisme. Proses “NATION BUILDING” ituterus-menerusmemerlukanaktivitasjangdinamis, pemupukan mental dandjiwajanginginbersatu, persamaanwatakatasdasarpersamaannasib, patriotisme, rasa setia-kawandan rasa loyal terhadap Tanah Air Indonesia. Siapajangtidakberdiridiataslandasan “NATION BUILDING” tadi, sesungguhnjadihinggapiolehpenjakit “retakdalamdjiwa”, karenamungkindjiwanjadikuasaiolehloyalitas-kembaratauloyalitas-ganda. Sajamembenarkanusaha-usahadjiwamudadalampembinaankesatuanBangsaini, denganmenghilangkansikap-sikapdansifat-sifatmenjendiri (eksklusivisme), dengandjalanpenjatuan, pembauran (asimilasi) dalamtubuhBangsa Indonesia. SajagandrungakankesatuandanpersatuanBangsa Indonesia, sajatidakmaumengenalpembatasan “asli” dan “tidakasli”, persukuan, sertapementjilan-pementjilanjangberupaapapundalamkesatuantubuhBangsa Indonesia. Bogor, 15 Djuli 1963. PEMIMPIN BESAR REVOLUSI BANGSA INDONESiA, S U K A R NO

16. Perkembangan Pembangunan Karakter Bangsa Sejak Kemerdekaan • Orde Lama • PresidenRepublik Indonesia yang Pertama • (Ir. Soekarno) • telahmeletakanbentuk/bangunannegarabangsa (National-State) tetapijugadengandasarfilosofinegara/ pandanganhidupnegara(philosipichegronslaag) • Nation and character building • Indonesia dikagumidandihormatiolehbangsa-bangsadi Asia-Afrika (Konfrensi Asia Afrika 1955) • Kemudiansejarahmencatattidakberlanjutkarenaditunggangikepentinganpolitikyaitu“PolitiksebagaiPanglima” • OrdeBaru • Konsep “Manusia Indonesia Seutuhnya” melalui P4 (Pedoman, PenghayatandanPengamalanPancasila), • Kemudiansejarahmencatattidakberlanjutkarenasifatindoktrinasidantiadacontoh “keteladanan” danditunggangikepentinganpolitikyaitu“ekonomisebagaipanglima” • OrdeReformasi • Konsep “ DesainInduk Pembangunan KarakterBangsa” • Perkembangankedepan ?

17. Kunci keberhasilan hidup yang sesungguhnya ternyata terletak pada attitude, karakter atau watak. Setelah watak, baru keberanian (courage), lalu kemampuan (ability). Bukan semata-mata pada kepintaran, inteligensia, maupun kerja keras. Ini kira-kira kesimpulan yang dikemukakan cendikiawan China Lu Kun (1536-1618) pada Dinasti Ming, Saigo Takamori (1827-1877), serta Kazuo Inamori, pendeta, pebisnis, dan salah satu guru manajemen terkemuka dunia pada saat ini. TM. Luthfi Yazid (Pengajar dan peneliti di Fakultas Hukum Universitas Gakushuin, Tokyo) Majalah Gatra 18 Mei 2011, Hal 63.

18. Perubahan dan/atau penambahan kurikulum yang diinginkan: “ Karakter bangsa khususnya pada generasi muda/pelajar Indonesia” Pancasila Karakter- latin ”kharakter”, ”kharassein”, dan “kharax”, Inggris “character”, Yunani “character” dari “charassein” yang berarti membuat tajam, membuat dalam. Kamus Purwadarminta karakter diartikan “sebagai tabiat, watak, sifat-sifat kejiwaan atau akhlak atau budi pekerti yang membedakan seseorang dari pada yang lain”. (Posted on 03/05/2010 by adetruna)

19. PENTINGNYA ARSIP

20. Pidato/PembacaanTeksProklamasi Proklamasi

21. Proklamasi dalam foto

22. TeksProklamasi Ditulis tangan oleh Bung Karno 22

23. TeksProklamasi Diketik oleh Sayuti Melik 23

24. TeksProklamasi

25. 25

26. 26

28. “Apabila dokumen2 negaraterserakpadaberbagaitempattanpaadanjasuatumekanismejangwadjar, jangdapatmenundjukkanadanja dokumen2 tersebut, apabilaberbagaidokumennegarahilangataudimusnahkan se-mata2 karenatidakdisadari nilai2 dokumen2 tersebutolehsementarapedjabat, makapemerintahtentuakanmenanggungakibatdaripadahilangnjainformasi, jangdapatmenjulitkanpemerintahdalam usaha2-nja memberipelajanankepadarakjat.” [Soeharto, PresidenRepublik Indonesia 1969]

29. PENTINGNYA ARSIP “Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat … Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa.” (R.J. Alfaro, 1937)

30. PENTINGNYA ARSIP "Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya." (Sir Arthur Doughty, 1924)

31. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

32. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2) 32

33. BentukCorakArsip 1. Arsip Tekstual • Paper Records/Paper • Based Records • Conventional Records • Human Readable Records • Eye Readable Records • Hard Copy 2. Arsip Audio-Visual Audio-visual Based Records • 2.1. Gambar Statik • Still Images • 2.2. Citra Bergerak • Moving Images • 2.3. Rekaman Suara • Sound Recording 3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan Cartographic & Architectural Records 4. Arsip Bentuk MikroMicrofilm, Microfiche, - Computer Output Microfilm 5. Arsip Elektronik Electronic Records/Electronic Based-Records Computer Records Machine Readable Records

34. Manajemenarsip DINAMIS Dalam Dictionary of Archival Terminology, Records Management diartikan “That area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of record(s)”. Mina M. Johnson dan Norman F. Kallaus mengartikan sebagai “All of the activities dealing with the creation of these records, their maintenance for active use and in temporary storage and their destruction or permanent storage. Sedangkan Milburn D. Smith III mengartikan sebagai “A comprehensive records management program concerns it self with control of records from their creation thought the active and inactive stages to their disposition” Selanjutnya dikatakan bahwa “Records management provides tools for effective and efficient information control

35. Sehingga dapat dikatakan bahwa Manajemen Arsip Dinamis adalah bagaimana mengelola (how to manage) arsip (dinamis) sejak diciptakan/dibuat, dipergunakan dan dirawat sampai dengan disusutkan secara efektive dan efisien.

36. Keuntungan-keuntungan yang diperoleh Menurut Susan Z. Diamond keuntungan-keuntungan Yangdiperolehdaripenerapanmanajemenkearsipan bagiOrganisasiadalah: Faster retrieval of information Fewer lost or misplaced records Compliance with legal retention requirements Reduction of expenditures of filling equipment andsupplies Control over the creation of new records Protection of vital records

37. KOMPONEN DARI RECORDS MANAGEMENT TERDIRI ATAS: • RECORDS CREATION • a. Forms Design • b. Form Management • c. Preparation andManagement of Correspondence • d. Reports Management • e. Words and Text Processing • RECORDS USE AND MAINTENANCE • a. Filing and Retrieval Systems • b. Files Management • c. Mail and Telecommunication Management • d. Selection and Management of Office Copying Machines • e. Systems Analysis • f. Vital Records Programs • g. Records Centers • RECORDS DISPOSAL • a. Identification and description of records series • b. Development of records retention and disposal schedules • c. Records Appraisal • d. Records Destruction • e. Transfer of records to the archives • Sumber : • Michel Roper • Function of Archival Institution in the Creation Maintenance and Disposal of Contemporary Records

38. ManajemenArsipDinamis(Records Management)DAUR HIDUP ARSIP(Life Cycle of Records) PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN PENYUSUTAN *Survei/Inventarisasi arsip * Penilaian arsip * Jadwal retensi * Pemindahan arsip inaktif * Pemusnahan * Penyerahan arsip Statis ke ANRI * Pengurusan Surat * Sistem Pemberkasan dan Temu Balik * Manajemen Arsip aktif * Manajemen Arsip Inaktif * Program arsip Vital * Disaster prevention & recovery plan * Program Perawatan PENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen * Manajemen Korespondensi & Tata Naskah * Manajemen Laporan * Manajemen Produk Hukum

39. ManajemenArsipDinamis(Records Management)Life Cycle of Records (1st Cycle) Penggunaan (Use) & Pemeliharaan (Maintenance) Penciptaan (Creation) Penyusutan (Disposition)

40. MANAJEMEN ARSIP BERBASIS TIK

41. PERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGIS • ReformasiPenyelenggaraan Negara • PerkembanganTeknologiInformasidanKomunikasi • PerkembanganTeoriKearsipan Diprakarsaioleh International Council on Archives (ICA) , beberapauniversitasseperti University of British Columbia - UBC (Kanada), University of Pittsburgh (Amerika), Monash University (Australia) sertalembagarisetkearsipan “InterPARES” (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)

42. DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASI • Perubahancarabekerja • Perubahancaraberkomunikasi • Perubahanpersepsitentangefisiensi • Perubahandalampenciptaan, pengelolaandanpenggunaaninformasi/arsip • Perubahanbagiarsiparisdalammengelolaarsip

43. BENTUK LAHAN BARU ARSIP • E-mail • Website Internet • Basisdata • Dokumen Multimedia • Spread Sheet, dll.

44. KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP • Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual • Dari gedung ke server • Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

45. KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP • Penemuan kembali yang efisien • Kontrol akses • Akses jarak jauh • On-line Finding Aid • EAD: Encoded Archival Description

46. DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASI DAN DISEMINASI ARSIP • Penggunaan intranet dan internet • Penggunaan surat elektronik (e-mail) • Penggunaan situs-web (website dan portal • Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan • teknologi informasi dan komunikasi (TIK)

47. AUTOMATION DALAM RECORDS MANAGEMENT MELIPUTI KEPENTINGAN: • INFORMATION INTEGRITY • FINDING FILES (INDEXING) • SECURITY AND PRIVACY • ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE) • SCHEDULING/DISPOSAL • CORPORATE LEVEL RETRIEVAL • LINKS TO PAPER FILES • BACK UPS (RON ELLIOT, CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT)

48. TATA PERKANTORAN  WORD PROCESSING  ELECTRONIC MAIL  KEUANGAN & KEPEGAWAIAN 2. SISTEM INFORMASI  PENGENDALIAN  PENYUSUTAN ARSIP  LOKASI ARSIP  PENILIKAN ARSIP  PEMINJAMAN ARSIP  JALAN MASUK – INVENTARIS (YULIANTI L. PARANI) “KOMPUTERISASI KEARSIPAN MELIPUTI”:

49. KETERGANTUNGAN MANUSIA PENGAMANAN A. SISTEM (SOFT WARE) B. AKSES INFORMASI  PASSWORD PENGATURAN AKSES INFORMASI (OTORITAS) 3. PEMBUKTIAN DALAM HUKUM ACARA (PERSIDANGAN) 4. FRAGILITAS KOMPUTER: A. TERHADAP MEDIA B. KONDISI LINGKUNGAN C. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI D. MANUSIA PENGGUNAAN TEKNOLOGI OTOMASI (INFORMASI) TIDAK MEMBAWA KANTOR TANPA KERTAS SAMA SEKALI (PAPERLESS OFFICE) ARTI PENTING MEDIA KERTAS TETAP PENTING DISAMPING MEDIA ELEKTRONIKA KARENA MASALAH OTENTISITAS PEMBUKTIAN DIPERSIDANGAN DAMPAK PENGGUNAAN OTOMASI

50. Namun dilihat dari sisi lain dampak penggunaan otomasi perlu mendapat perhatian, yaituketergantungan manusia pada komputer menjadi tinggi, masalah pengamanan yang meliputi pengamanan terhadap sistem dan pengamanan terhadap akses informasi, masalah legalitas pembuktian, dan penggunaan teknologi komputer rawan terhadap medianya, kondisi lingkungan, penyimpanannya, perkembangan teknologi dan rawan terhadap tindakan manusia.