Presidentsamling 11.-12.januar 2014

1. Presidentsamling 11.-12.januar 2014 TITLE Fevik

2. 4-spørsmålsprøven • Er det sant? • Er det rettferdig overfor alle det angår? • Vil det skape forståelse og bedre vennskap? • Vil det være til det beste for alle det angår?

3. Effektive rotaryklubber (fra MOP’en) • 2) Implement successful service projects in their own communities and communities in other countries • 3) Support The Rotary Foundation, both financially and through program participation

4. Målsetting for året • Legge inn klubbmål I Rotary Club Central • Økonomi-innbetalingerog DDF • Forståogkunneadministrere de nye Rotary grants • Lære de formellekrav • Sertifisereklubbeneså de erklaretil å bruke de nye grants (MOU) • Ha opplæringogmotivereegenklubbtilprosjektarbeidogstøttetilfondet.

5. Rotary club central • 2 klubber har lagt inn mål • 31 klubber har registrert klubbens fondsansvarlige (CRFC) • 7 klubber har nådd sitt mål for Annual Program Fund (APF) • xx klubber er sertifisert og kan benytte de nye grants til prosjekter • De aller fleste klubbene har deltatt på kurs

6. status • Klubbenes egen målsetting for innbetaling: • varierer fra • NOK 100 til 600= ca USD 17 til 100 • USD 30 til 60 = ca NOK 180 til 360

7. Fra MOP’en om klubbmøter og TRF • At least two meetings per year include presentations on the purpose, programs, and fund development activities of The Rotary Foundation. One of these programs is best held during Rotary Foundation Month, November. (RCP 7.030.4.)

8. Media-omdømme-kommunikasjon-markedsføring • RPIC i sone 16 - Inger Britt Zeiner, Færder • For distriktet: • Per Simon Mustvedt • Petter Jørgensen • Edrund Olaisen • DICO Peter Stray-Røding

9. Media og omdømme • Den viktigstemarkedsføringenskjer I lokalmiljøet. • BILDER i avisen viktig (et bilde mer enn 1000 ord) • Den beste markedsføring skjer via handling og aktiviteter • Rotarianere må vises! • Rotaryvesker og vesTer • pins

10. Aktiv markedsføring • Aktiviteter utenfor kjøpesentra (eks Shelterbox) • Invitere noen med til klubbmøter (foredrag skal normalt IKKE vare en time..) • Flere åpne møter • Bestille og dele ut infobrosjyrer om Rotary • Støtte ungdomsbedrifter • Være kreative

11. Hva har klubben DIN å fortelle om? • FÅ HØRE! • Ideer – planer – spesielle mennesker? Etc etc etc etc etc

12. FOR INNLEGG I AVISER • Snakk med Per Simon • Ideer om HVA som bør inn i avisen • Klubbmøter-lokale prosjekter? • Nasjonale eller internasjonale Rotarybegivenheter? • Hvordan skal det forberedes? • Hvem skal vi ta kontakt med i avisen? • Når skal det gjøres?

13. FOR SOSIALE MEDIER • Ta kontakt med Petter Jørgensen for evt besøk i klubben din • Facebook-twitter og de andre • Hvordan brukes det? • Til hva kan jeg bruke det?

14. HVEM HAR ANSVARET I KLUBBEN? • MAN sa at NOEN burde gjøre det. • INGEN visste hvem NOEN var • ALLE så at INGENTING ble gjort. • MAN kan være presidenten • NOEN kan være deg eller Per eller Kari • ALLE vil se at MYE blir gjort fordi ansvaret er gitt direkte til en eller flere personer

15. HVA GJØR KLUBBEN ? • HVA SKJER I KLUBBEN SOM KAN INTERESSERE ANDRE? • HVORFOR ER DU ROTARIANER? • FORTELL ANDRE OM DET

16. Fokusområdene • Peace and conflict prevention/resolution • -fredsarbeid • Disease prevention and treatment- • forebyggende helsearbeid • Water and sanitation – • vann og sanitær • Maternal and child health – • mor og barn prosjekter • Basic education and literacy- • grunnleggende utdannelse – mot analfabetisme • Economic and community development • -sunnøkonomi/samfunnsutvikling

17. Målsetting • Prosjekteneskalvære: • Bærekraftige – varigverdi • Målbareikvantitet (tallfestet) • ogkvalitet (beskrivelse) • Fastsettpåforhåndhvordanprosjektetskalmåles

18. HVOR STARTER VI? • Diskutere i klubben • Type prosjekt • District/global grant? • Lokalt/internasjonalt? • For barn?utdannelse?vann?stipend? • Tidsramme? • Hva har vi råd til? • Samarbeidspartnere?

19. Planlegging • Etabler en tremannskomite • Avklarrollene/hvemgjørhva • Plan for gjennomføring • Budsjett-realistisk, innhentflereanbud • Opprettbankkonto • Beredskapsplan-hvagjør vi hvis… • Hvoroghvordanoppbevaresdokumentasjon

20. ”Klubben vil ikke ha noe prosjekt i år” • Ikke alle klubber har menneskelige og økonomiske ressurser til å gjennomføre prosjekter hvert år. • Da er det fint at vi har anledning til å støtte andre klubber som har prosjekter

21. VIKTIG • Vær sikker på at du har en klubb i prosjektlandet som dere kan arbeide godt sammen med!!! • For global grants må klubb i begge land være sertifisert!!!

22. Sertifisering • President og innkommende president må lese, forstå og godkjenne med signatur • (i år) • Sertifisering gjelder for ett år om gangen • Club qualification Memorandum of Understanding= samarbeidsavtale • CRFC må delta på kurs og ha hovedansvar for gjennomføring av TRFprosjekter i klubben

23. Avtale om gjensidig forståelse og ansvar (heretter omtalt som «MOU») • Klubbkvalifisering • Forpliktelser til TRF ansvarlig • Økonomistyringsplan • Bank konto krav • Rapportering på bruk av tildelte TRF midler • Dokumentarkiv • Rapportering om misbruk of TRF midler

24. Distrikt 2290 – interne forskrifter for regulering av TRF aktiviteter. • GrunnlagDet er «District Qualification Memorandum of Understanding» (MOU) som er grunnlaget og som utgjør en rettslig bindende avtalen mellom Distrikt 2290 og TRF. • Dette dokumentet regulerer de forhold som distriktet selv har vedtatt og som kommer i tillegg til MOU.

25. Sertifisering • Pass på at klubbenfølgerretningslinjene I MOU • Velg et medlem(funksjon) somharansvar for sertifiseringen, oppbevaringavdokumenter etc • Unngåmisbrukavtildeltemidler -

26. Retningslinjer for grants • Felles for TRF GG og TRF DG: • Alle klubber må være sertifisert • Alle klubber som har bidratt til APF de siste 12 måneder kan søke • Klubbenes/distriktets egne prosjekter prioriteres framfor ”signaturprosjekter”

27. Forvaltning-”Stewardship • ansvarlig forvaltning og kontroll av tilskuddsmidler • Rotarianere skal føre tilsyn • Til enhver tid ha oversikt over økonomien • Ha dokumentasjon a jour • Oppbevare kvitteringer iht forskrifter • Rapportere uregelmessigheter til distriktets guvernør • Sende inn rapporter i tråd med forskriftene

28. DISTRICT GRANT • Distriktet kan søke om ca USD 17.000 ( ca 90-100.000 kr)til district grant som fordeles blant klubbenes prosjekter – etter søknad til distriktet • Søknad innen 15.november- deretter vurderer TRF-komiteen søknadene. • Så blir distriktets søknad sendt til HK og det tar ca to uker før pengene er inne på distriktets konto. DA får klubbene svar på om søknad ble innvilget

29. SØKNAD OM DISTRICT GRANT • Søknad sendes til DGSC • d-h-tved@online.no • Søknadsfrist 15.NOVEMBER 2013 • Søknadsskjema ligger på distriktets webside

30. District grants • Ordningen blir tilnærmet tidligere DSG • Søknader behandles lokalt – ikke andre tilskudd fra TRF • Kan brukes lokalt og internasjonalt • Mer fleksibelt enn dagens system, men krever lengre planlegging i forkant! • Klubbene kommer med forslag til prosjekter!

31. Fordeler med District grant • Medbestemmelse over DDF • Større flexibilitet • Raskere tilgang til penger • Enklere rapporteringsrutiner • Kan samarbeide med andre klubber for større prosjekter • Kan brukes lokalt og internasjonalt

32. District grants - kan brukes til det meste innen Rotarys rammer: • Humanitære prosjekter • Yrkesutveksling (også tradisjonell GSE) VTT- Vocational training team • Stipend til studenter for lokal eller internasjonal utdanning – ikke krav til nivå eller lengde, alder etc. • Distriktet setter egne krav

33. Rapport district grant • En side – sendes til distriktet umiddelbart etter prosjektets avslutning • Husk kvitteringer og signatur • Skjema på distriktets webside

34. Global grant • MÅ VÆRE INNEN DE SEKS FOKUSOMRÅDER • Klubb i prosjektland må også være sertifisert! • Distriktet har USD 89.055 som kan brukes til prosjekter/polio/fredsstudier mm

35. Global grants=TRF GG • Global grant ligner tidligere matching grant/MG og matches 1:1 for DDF-midler • Minimum totalsum for prosjektet = • USD 30.000 • Klubber + DDF min USD 15.000 • Matching USD 15.000 = 30.000 • MÅ VÆRE INNEN DE SEKS FOKUSOMRÅDER-klubb i prosjektland må også være sertifisert!

36. Fokusområdene • Peace and conflict prevention/resolution • -fredsarbeid • Disease prevention and treatment- • forebyggende helsearbeid • Water and sanitation – • vann og sanitær • Maternal and child health – • mor og barn prosjekter • Basic education and literacy- • grunnleggende utdannelse – mot analfabetisme • Economic and community development • -sunnøkonomi/samfunnsutvikling

37. Yrkesrettet • VTT – Vocational Training team skal enten lære bort eller bli lært. • Må være innen fokusområdene og ha støtte fra to land • Kan etc kombineres i et Global Grant • Må være minst en rotarianer som leder + to medlemmer (rotarianere eller ikke-rotarianere)

38. Søknadsskjema TRF GG • Online

39. Global Grant Rapport skal inneholde • Hvordanrotarianereharværtinvolvert • Hvilken type aktivitet • Evaluereprosjektmål • Hvordanerfokusområdenedekket • Hvordanblepengenebrukt • Hvemoghvor mange haddenytteavprosjektet

40. OBS • Når klubb eller distrikt er ”primary sponsor” er det begrensning på 10 åpne prosjekter samtidig.

41. OBS 2 • Grants kan ikke brukes i noen sammenheng som diskriminerer en gruppe, kan ikke brukes for å fremme et spesielt politisk eller religiøst syn. • De kan ikke brukes for å støtte RYLA, RFE, ungdomsutveksling eller Rotaract eller som grunnlag for et nytt grant • Ikke til å eiendom eller bygninger • Ikke til ”fundraising activities”

42. Packaged Grant • Forhåndslaget prosjekt dekket av World fund og Strategisk valgt partner, bl.a. • Mercy Ships • Aga Khan universitetet • Oiko Credits

43. Rotarianernes rolle • Vurdere lokale behov for et slikt prosjekt • Velge ut og støtte studenter • Støtte og veilede fagteam • Fremskaffe teknisk kompetanse • PI og PR om prosjektet • Overvåke og evaluere prosjektet • KAN SØKES HELE ÅRET

44. Gruppeoppgave – district grant • Diskuter i gruppen og fyll ut 2 søknader. • Velg mellom lokale eller internasjonale prosjekt, humanitært eller stipend • Sjekk distriktets retningslinjer

45. Hjelpemidler • Pårotary.no – under fane TRF • E-learning - learn.rotary.org • Målgruppenerrotarianerepåklubbnivå. • Webinar – rotary.org – klubbnivå • Grant Management Manual • For klubber og distrikt som skal søke om Global Grant • DISTRIKTETS TRF KOMITE

46. Rotary.org – ny webside

47. Rotary Club Central • ENKEL – NYTTIG – VIKTIG • Gå inn på rotary.org • Klikk på My Rotary • Til venstre midt på siden i blå skrift: Rotary club central

48. TAKK FOR AT DU KOM VEL HJEM