Loeng 3 Töökorralduse kujundamine ja dokumenteerimine Koostas: Riina Rohelaan, 2013

1. Loeng 3 Töökorralduse kujundamine ja dokumenteerimine Koostas: Riina Rohelaan, 2013

2. Loengu teemad • Organisatsiooni struktuur ja selle liigid • Struktuuri kujundamine ja töökorralduse erinevad vormid • Ametikirjelduste koostamine • Tööaja korraldus ja töökorralduse kujundamine

3. Organisatsiooni struktuur • Organisatsiooni struktuur on organisatsiooni ametikohtade vaheliste suhete mudel eesmärgiga luua tõhus tööjaotus. Selleks määratakse iga ametikoha funktsioonid ja seos teiste ametikohtadega. • Organisatsiooni struktuuri otstarbekus avaldub järgmiste funktsioonide täitmises: • ettevõtte efektiivsuse tagamine • organisatsiooni eri osade talitluse koordineerimine tegevusalade järgi • organisatsiooni paindlikkuse ja keskkonnaga kohanemisvõime tagamine • aruandekohustuse määramine: kes kellele aru annab?

4. Struktuuri loomise tegevused • Ametikohtade kavandamine • Ametikohtade rühmitamine • Alluvus- ja aruandlussuhete määratlemine • Õiguste ja võimu jaotamine töökohtade vahel • Allüksuste tegevuste koordineerimine

5. Organisatsiooni struktuuri kujundamisega seotud mõisted (töökorralduse vormid) • TÖÖ SPETSIALISEERIMINE – iseloomustab, millisel määral on suurem ülesanne osadeks jaotatud ja inimeste vahel ära jagatud • TÖÖDE ROTATSIOON – töötajad liiguvad süstemaatiliselt ühelt töökohalt teisele • TÖÖ LAIENDAMINE – suurendatakse töötajale antud ülesannete arvu • TÖÖ RIKASTAMINE – suurendatakse lisaks ülesannete arvule ka töötaja otsustusõigust ja vastutust • TÖÖ TEGURITE KAUDU LÄHENEMINE – põhineb töötajate motivatsiooni ja töörahulolu suurendamisel vastavate tegurite kaudu

6. Töö tegurid Töö põhilised tegurid Psühholoogiliselt olulised näitajad Tulemused personali ja töö osas • Oskuste mitmekesisus • Ülesande selgus • Ülesande tähtsus Töö olemuse ja tähenduse tunnetamine • Kõrge sisemine motiveeritus • Töö teostatuse kõrge kvaliteet • Kõrge tööga rahulolu • Tööjõu voolavuse ja puudumiste madal tase • Autonoomsus (iseseisvus ajakava planeerimisel ja ülesannete täitmisel) Töö tulemuse eest vastutuse tunnetamine • Tagasiside (info saamine oma töö sooritusedukuse kohta) Töö tegelike tulemuste teadmine Töötaja arenguvajaduse suurendamine

7. Enamlevinud organisatsioonistruktuurid: Juhtkond Tootmine Logistika Müük Administratsioon Juhtkond Toode 1 Toode 2 Tootmine Logistika Müük Tootmine Logistika Müük Müügiosakond Põhja-Eesti Lääne-Eesti Lõuna-Eesti Ida-Eesti Müügiosakond Müük koolidele Müük lasteaedadele Müük haiglatele Jaemüük

8. Juhtkond Administratsioon Tootmine Logistika Müük Projekt 1 Projekt 1 Projekt 1 Projekt 1 Juhtkond Osakond 1 Osakond 2 Osakond 3

9. Juhtimisulatus • Juhtimisulatus on ühe juhi alluvuses olevate inimeste arv, kes talle otseselt peavad aru andma. Optimaalne alluvate arv on 3-7 inimest. • Juhtimisulatust mõjutavad: • Organisatsioonisisesed protseduurid, täidetavate funktsioonide hulk • Alluvate kompetentsus – kompetentsemate alluvate hulk võib olla suurem • Eesmärkide standardsus – kui eesmärgid on selged ja keskkond vähemuutuv, siis võib olla juhil alluvaid rohkem • Töö iseloom – mida keerulisem töö, seda väiksem võib olla alluvate arv • Struktuur võib olla: • Lame ja laia juhtimisulatusega (vähe juhtimistasandeid, suur otsealluvate arv) • Pikk ja kitsa juhtimisulatusega (palju juhtimistasandeid ja väiksem otsealluvate arv)

10. Tsentraliseeritus ja detsentraliseeritus organisatsioonis • Detsentraliseerituse määra iseloomustab tulenevalt juhtimistasanditest kuni alla välja juhtide õigus võtta vastu otsuseid ja vastutada. Mida madalamal tasemel võib otsuseid vastu võtta, seda suurem on detsentraliseerituse määr. • Detsentraliseerituse vastand on tsentraliseeritus. • Võimu jaotamise alused: • Majanduslikud kaalutlused: mida suuremat tulu või kulu otsus puudutab, seda kõrgemal tasandil otsus tehakse • Organisatsiooni suurus ja sellega kaasnev otsuste hulk: mida rohkem tuleb teha otsuseid, seda enam neid delegeeritakse alumistele juhtimistasanditele • Organisatsioonis sihiteadlikult kujundatud kontrolli määr • Kiire ja ülevaatliku tagasiside saamise võimalused allpool vastuvõetud otsuste kohta kas aruandluse, tarkvaralahenduste abil või mõnel muul viisil

11. Struktuurist ametikirjelduseni • TÖÖKORRALDUSMUDEL • eesmärgid • tegevusprotsessid • juhtimispõhimõtted • koostöö • otsustamine ja vastutus • võim ja aruandlus • SOBIV STRUKTUUR • funktsionaalne • asukohajärgne • kliendipõhine • … • segu mitmest variandist • AMETIKIRJELDUS • kohustused • õigused • vastutus • teadmised • oskused • iskuomadused

12. Ametikirjelduste koostamine töö analüüsi läbiviimise tulemusena

13. Ametikirjelduste koostamine Ametikirjeldus on dokument, mis määratleb ära iga üksiku ametikoha eesmärgi, põhiülesanded, vastutuse, õigused ja toob välja selle ametikoha asendi ettevõtte struktuuris ning sisaldab vajadusel ametikoha täitja profiili e. nõuete profiili. Ametikirjelduste koostamise protsess: 1. Vajaduse määratlemine. Vajadus ametikirjelduste järele sõltub ettevõtte suurusest ja funktsioonide mitmekülgsusest. 2. Tööjaotuse kaardistus 3. Vajaliku info kogumine ametikohtade kohta (töö analüüs) 4. Ametikirjeldusele sobiva vormi ja stiili valik 5. Ametikirjelduste algvariantide koostamine 6. Kooskõlastamine, läbiarutamine sidusstruktuuride ja –ametikohtaega. Parandamine ja vasturääkivuste kõrvaldamine 7. Ametikirjelduste kehtestamine 8. Perioodiline korrigeerimine juhul kui tööülesanded muutuvad

14. Ametikirjeldus (ametijuhend, töökirjeldus) • Kirjeldab tööd, mida töötaja peab tegema • Ametinimetus • Kellele töötaja allub, keda töötaja asendab jms • Töö eesmärgi lühikirjeldus • Võtmeülesanded • Võtmetulemused

15. AMETIKIRJELDUS Kuupäev: Ametikoht: Allüksus:Ametikoha täitja asendab: Ametikoht allub:Ametikoha peamine eesmärk:

16. Isikukirjeldus • Kirjeldab inimese tüüpi, kes sobib ametikohal töötama • Haridus • Oskused • Töökogemus • Isiksus / isikuomadused • Tervislik seisund

17. ISIKUKIRJELDUS

18. Ametikirjelduste rakendamine • Loob selguse alluvussuhte, ametikoha eesmärkide, ülesannete, vastutuse ja õiguste osas nii töötaja, tema juhi kui ka kolleegide jaoks. Informeerib, kuidas on reguleeritud asendamine, info edastamine, koostöö jm töökorralduses • Personalitöös: • Töötajate värbamisel ja valikul • Ametikohtade hindamisel • Töötajate hindamisel • Koolitusvajaduse analüüsi läbiviimisel • Ametikirjeldusi käsitletakse töölepingu osana

19. Ametijuhendite dokumenteerimine • Paberkandjal • Raskendatud muudatuste tegemine, sest vajab mahukat arvutisse sisestamist kuna keegi ei tea, kus asub elektrooniline originaaldokument • Elektrooniliselt • Eraldiseisvas elektroonilises kataloogis kõigile (organisatsioonis) kättesaadavalt tööülesannete kasutamiseks • Töötajate või funktsioone kirjeldavate andmebaaside/tarkvara kasutamisel, nt juurdelingitud dokumendina • Kui ametijuhend ei ole avalik, siis valitud juurdepääsude kehtestamine • Vastavalt uuendustele erinevate versioonide väljavahetamine ja arhiveerimine eesmärgiga hoida aktiivne kõige viimasena kehtestatud versioon

20. RÜHMATÖÖ: ametikirjelduse vormi ja teksti analüüs Võrdle kolme Internetist kättesaadavat ametikirjeldust(-juhendit), mis on koostatud erinevates organisatsioonides olevatele ametikohtadele. • Eesti rahvusraamatukogu tehnoloogiaosakonna juhataja • Saaremaa Ühisgümnaasiumi klassijuhataja • Maa-ameti juhiabi Tutvu dokumentide vormi ja sisuga ning analüüsi nende peamisi erinevusi: • Millised on ametikirjelduste(-juhendite) peamise erinevused dokumendi ülesehituse osas (nt ka alateemad või osad erinevad, vormistuse erinevus)? • Millise on peamised erinevused teksti osas (nt kas tekst on pikk või lühike; põhjalik või üldine)?

21. Näited töökorraldusmudelitest A- asutus ; PO – piirkondlik osakond

22. KLIENT KLIENT IK IK TV TV JK KN KO Kliendi liikumise protsess teenuse osutamisel suures teeninduskeskuses ja väikeses teeninduspunktis IK – infokonsultant; TV – töövahenduskonsultant; JK – juhtumikorraldaja; KN – kutsenõustaja; KO – koolitusspetsialist;

23. Vahetuse töökorralduse kujundamine ja personali arvu prognoos

25. Teenuseid osutava organisatsiooni struktuuri alusel koostatud tööjõu plaan SP ehk spetsialiseeritud teeninduskeskus, mis on spetsialiseerunud ühele kliendigrupile 1-2 teenuse osutamiseks (10-25 töötajat) MF ehk multifunktsionaalne teeninduskeskus, mis on spetsialiseerunud mitmele kliendigrupile 4-6 teenuse osutamiseks (50-150 töötajat) SMF ehk suur multifunktsionaalne teeninduskeskus, mis ühendab piirkonna juhtimise administratiivset keskust ja multifunktsionaalset teeninduskeskust (100-300 töötajat)

28. Tööaja korralduse erinõuded • Tööaja norm 40 tundi nädalas ehk 8 tundi päevas • Tööpäeva kestuse piirang (mitte üle 12 tunni, erisusena võib teatud töödel olla tööpäeva pikkuseks 24 tundi) • Tööpäevasisesed vaheajad (puhkepausid ja nende kestus sõltuvalt töö iseloomust) • Tööpäevadevahelised puhkeajad (kahe tööpäeva vaheline minimaalne vaba aeg vähemalt 11-12 tundi) • Iganädalane puhkeaeg (nädalas olevad järjestikused puhkepäevad ehk 2 päeva või 36 tundi) • Ületunnitöö piirang • Öötöö piirang

29. Ülesanne: tööajanormi arvutamine Töötaja JAAN töötab ettevõttes täiskoormusega. 2013. aasta jaanuarikuus oli JAAN tööl kokku 152 tundi, kuusjuures töötaja viibis puhkusel 2.-6. jaanuarini. • Mitu tundi oli JAANI tööajanorm jaanuaris 2013? • Kas töötajal olid jaanuaris üle või alatunnid? Kui olid, siis mitu tundi? • Samas üksuses töötab lisaks Jaanile veel 5 täistööajaga töötajat, kes olid tööl kogu kuu vältel. Milline on kõikide töötajate jaanuarikuu tööajanorm kokku?

30. Arvutame täistööajaga töötaja tööaja normi 2013. aasta jaanuarikuus: tööpäevi on kokku 22, see korrutatakse ühe tööpäeva tööaja normiga ehk 8-ga. Kokku on jaanuarikuu tööaja norm 176 tundi (8x22) • Jaan viibis puhkusel 2.-6. jaanuarini, so kokku 5 kalendripäeva, kuid selles on 3 tööpäeva. Oluline on arvesse võtta, et puhkust arvestatakse kalendripäevades, kuid tööaja normi tööpäevade alusel. Jaani tööaja normi saame järgmiselt: 176-(8x3)=152 tundi. Seega jaan töötas täpselt tööaja normi piires ning üle või alatunde ei tekkinud. • Üksuse töötajate tööaja normi kokku saame järgmiselt: viie töötaja tööaja norm + Jaani tööaja norm (5x176)+152=1032 tundi

31. Tööaja planeerimise võimalused • Päevaviisiline arvestus – töötaja töötab 5-päevase töönädalaga talle kehtestatud ööpäevase tööaja piires, nt E-R 8 tundi päevas kell 9.00-17.30 (lõunavaheaeg 30 minutit ei arvestata tööaja sisse). • Nädalaviisiline arvestus – töötaja tööaja arvestus toimub nädalase tööaja (40 tundi) piires. Nt E-N 8 tundi ja 15 min päevas (8.00-16.45, lõuna 12.00-12.30) ja reedel 7 tundi (8.00-15.30, lõuna 12.00-12.30) • Vahetusega töötamine ehk töötamine töögraafiku alusel. Levinud on: • 12-tunnised päevased vahetused (8.00-20.00) • 12-tunnised öised vahetused (22.00-6.00) • Katkestusega tööpäev (nt 5.00-9.00 ja 18.00-22.00)

32. Töövahetuste planeerimine • Planeerimisel tuleks jälgida, et oleks tööl optimaalne hulk töötajaid • Tagatud on tööprotsessi katkematu toimimine • Tagatud on äraolevate töötajate asendamine • Arvesse tuleb võtta seadusega määratud piiranguid tööpäevade vaheliste ja iganädalaste puhkeaegade, ületunnitöö ja öötöö kohta

33. RÜHMATÖÖ: AS Hoolivus töötajate arvu ja tööaja planeerimine Tutvuge rühmatöö materjalidega ja lahendage alljärgnevad ülesanded: • Planeerige töö analüüsi tulemusi arvesse võttes ühe ööpäeva optimaalne hooldajate ja meditsiiniõdede arv, sh tooge ära nende vahetuse kestus (Mitu hooldajat ja meditsiiniõde on ööpäeva jooksul tööl? Milline on iga töötaja vahetuse kestus?) • Leidke arvutuste tulemusena, mitu hooldajat ja meditsiiniõde kokku on haiglale vaja? Eeldame, et kuus on 30 kalendripäeva. • Koostage haigla uue päevakava alusel meditsiiniõdede ja hooldajate ühe ööpäeva töögraafik. Töögraafikus näidake ära kõik selle ööpäeva jooksul tööl olevad töötajad ametikohtade kaupa (hooldajad, meditsiiniõed) ja nende töötamise aeg.

36. KÜSIMUSED?