Rencontre des fournisseurs

1. Rencontre des fournisseurs 10 décembre 2004

2. 2004-12-10 2 Buts de la rencontre Présenter différentes modifications proposées aux documents d’appels d’offres et aux processus de rénovation cadastrale pour l’année d’octroi 2005-2006 Échanger sur des sujets d’intérêt commun Recueillir les commentaires des participants

3. 2004-12-10 3 Ordre du jour Modifications proposées aux documents d’appel d’offres de 2005-2006 Production et utilisation des données photogrammétriques Signature numérique Réunion de démarrage d’un mandat Contrat incitatif Planification des contrats 2005-2006 par circonscription foncière

4. 2004-12-10 4 Ordre du jour Modifications proposées aux documents d’appel d’offres de 2005-2006 Production et utilisation des données photogrammétriques Signature numérique Réunion de démarrage d’un mandat Contrat incitatif Planification des contrats 2005-2006 par circonscription foncière

5. 2004-12-10 5 Modalités d’acquisition des documents d’appel d’offres Documents généraux : Les Instructions, les cahiers des charges et les avis aux fournisseurs seront disponibles en tout temps sur le site Intranet à l’intention des fournisseurs en rénovation cadastrale Ces documents ne seront plus transmis dans le cadre des appels d’offres Documents spécifiques : Les devis techniques et les autres documents spécifiques seront transmis sur CD-ROM ou rendus disponibles sur un site FTP avec code d’accès

6. 2004-12-10 6 Cahier des charges Instructions aux fournisseurs Allégement du texte Élimination des redondances Critères d’évaluation et grille de sélection Élimination des fiches de projet pour le chargé de projet et l’expert foncier Expérience du chargé de projet Expérience globale en gestion de projet, le candidat peut faire référence à tous les projets de gestion pertinents

7. 2004-12-10 7 Cahier des charges Expérience de l’expert foncier Expérience globale en analyse foncière, le candidat peut faire référence à l’ensemble de son expérience foncière (nombre d’années et de minutes) Mettre en évidence les travaux réalisés sur le territoire visé par le projet Le candidat est aussi coté sur sa performance globale de rénovation cadastrale et des obligations post-officialisation qui en découlent Cette cotation, basée sur la qualité des travaux antérieurs et la collaboration manifestée, peut modifier la note relative à l’expérience. L’expérience de l’expert foncier devient un critère éliminatoire. Un note inférieure à 3 entraîne le rejet de la proposition.

8. 2004-12-10 8 Cahier des charges Approche préconisée Découpage du mandat en secteurs (carte des unités d’évaluation et des types de morcellement)

10. 2004-12-10 10 Cahier des charges Approche préconisée Pour chaque secteur : description du morcellement foncier cadastral (âge,anomalie, ponctuel ou en groupe) par titre (âge, imprécision) situations particulières (mentionnées ou non au devis) difficultés d’exécution types de levés Organisation du fournisseur Aucune modification

11. 2004-12-10 11 Cahier des charges Actif informationnel et travaux réalisés Élimination du tableau identifiant les lots originaires et indiquant le nombre de parcelles Information à produire sur demande seulement (contestation, incohérence) Indiquer la quantité d’actif et de travaux réalisés pour chacun des secteurs identifiés sur la carte du mandat Localiser sur la carte les informations les plus pertinentes

12. 2004-12-10 12 Devis technique du projet Particularités Rémunération des lots supplémentaires : 2004-2005 Lots de cadastre vertical : 38,25 $ Lots de cadastre horizontal : 76,50 $ 2005-2006 Lots de cadastre vertical : 39,00 $ Lots de cadastre horizontal : Urbain ,village et territoire à convertir : 78,00 $ Linéaire et villégiature : 86,00 $ Agricole et forestier : 125,00 $

13. 2004-12-10 13 Devis technique du projet Devis technique des mandats Modification du tableau des données sur le morcellement : Indication du nombre d’unités d’évaluation foncière (cadastrées ou en parties) par type de morcellement et du nombre estimé de lots à rénover Le fournisseur peut ainsi quantifier le nombre de propriétés à analyser par rapport au nombre prévu de lots à rénover

14. 2004-12-10 14 Devis technique du projet Ajout d’un extrait du rôle d’évaluation Le matricule Le code de municipalité Le code de type de possession Le code CUBF (résidentiel, lot vacant, commercial etc.) La superficie Le type de morcellement Le type de lot (INT ou NIN) Le nombre de lots originaires, de partie de lots originaires, de subdivisions ou de partie de subdivisions du champ cadastre Le champ cadastre (maximum de 40 caractères) Note : Les données nominatives (nom et adresse des propriétaires) sont exclues

15. 2004-12-10 15 Contrat-type Échéanciers Le Fournisseur peut demander un report d’échéancier aux conditions suivantes : Une seule demande de report est autorisée en cours de mandat La demande doit être incluse dans le rapport d’étape de la livraison 2 ou dans celui de la livraison 3 La justification écrite doit être acceptée par le Ministre Le report demandé ne doit pas excéder six mois Le report autorisé tient compte de la charge de travail du Ministre et peut donc différer de celui demandé par le Fournisseur

16. 2004-12-10 16 Contrat-type Rapports d’étape Le Fournisseur doit transmettre au Ministre un rapport d’étape au plus tard un mois avant la date planifiée de la première version des livraisons 2 et 3 Le Fournisseur y indique le degré d’avancement des travaux et se prononce sur le respect de l’échéancier contractuel (date de la version acceptable) Si la réponse est positive, le Fournisseur confirme la date de transmission de la première version de la livraison concernée Si la réponse est négative, le Fournisseur demande par écrit un report d’échéancier à être accepté par le Ministre Un nouveau rapport d’étape est exigé dans le cas d’un échéancier contractuel replanifié

17. 2004-12-10 17 Contrat-type Acceptation des travaux Le Ministre est dégagé de ses obligations relatives aux délais d’acceptation si le Fournisseur ne respecte pas la date de transmission de la première version telle qu’indiquée dans le rapport d’étape de la livraison 2 et de la livraison 3

18. 2004-12-10 18 Contrat-type Pénalités de retard (pourcentage du coût initial du mandat) 2004-2005 Livraison 2 : initiale 2% replanifiée 4% Livraison 3 : initiale 4% replanifiée 6 % Livraison 5 : 4% 2005-2006 Toutes les pénalités de retard uniformisées à 1 %

19. 2004-12-10 19 Ordre du jour Modifications proposées aux documents d’appel d’offres de 2005-2006 Production et utilisation des données photogrammétriques Signature numérique Réunion de démarrage d’un mandat Contrat incitatif Planification des contrats 2005-2006 par circonscription foncière

20. 2004-12-10 20 Premier objectif de la réforme du cadastre québécois: Reconstituer une image complète et fidèle du morcellement foncier Production et utilisation des données photogrammétriques

21. 2004-12-10 21 Pour aider à réaliser cet objectif : Obligation de corrélation avec le terrain Utiliser les points de positionnement (PP) Libre choix de la méthode utilisée Possibilité d’utiliser la méthode photogrammétrique Obligation de regrouper certains lots contigus Sous certaines conditions, les regroupements peuvent parfois être étudiés à partir de photographies aériennes. Production et utilisation des données photogrammétriques

22. 2004-12-10 22 Proposition : Étudier la possibilité de produire systématiquement des modèles photogrammétriques pour les types de morcellement dont l’échelle de création permet une tolérance de positionnement adaptée aux degrés de précision que la photogrammétrie peut offrir Production et utilisation des données photogrammétriques

23. 2004-12-10 23 Conditions: Les photos seraient prises sans feuille, pour le contrat, à l’année de démarrage du premier mandat Les modèles photogrammétriques seraient prêtés aux fournisseurs pour la durée du contrat Possibilité de créer l’orthophoto comme complément d’information Production et utilisation des données photogrammétriques

24. 2004-12-10 24 Multiples usages des photos et orthophotos Par le fournisseur : pour capter et mesurer certaines marques d’occupation visibles lors de la consultation des propriétaires pour le traitement des avis techniques de certains GPR Par la DRC : détecter la présence d’erreurs grossières de positionnement Par le gouvernement : éviter la duplication des prises de vues sur un même territoire Production et utilisation des données photogrammétriques

25. 2004-12-10 25 Première initiative: Territoire de la CMM Quelques caractéristiques : Projet qui regroupe plusieurs organismes Faire bénéficier les fournisseurs de cette possibilité Prise de photographies 1:8 000 couvrant le territoire urbain de la CMM : Montréal, Laval et Longueuil et couronne immédiate Prise de photographies 1:15 000 pour le reste des municipalités de la CMM Production et utilisation des données photogrammétriques

26. 2004-12-10 26 Projet sur le territoire de la CMM (suite) Prise des photographies en couleurs au printemps 2005 Disponibilité des modèles photogrammétriques à l’été 2005 Possibilité d’extensionner à d’autres agglomérations urbaines Production et utilisation des données photogrammétriques

27. 2004-12-10 27

28. 2004-12-10 28 Possibilité d’adopter ce concept pour les contrats à venir Quelle serait l’échelle souhaitable ? 1 : 5 000 1 : 8 000 1 : 10 000 1 : 12 000 1 : 15 000 Commentaires et suggestions … Production et utilisation des données photogrammétriques

29. 2004-12-10 29 Ordre du jour Modifications proposées aux documents d’appel d’offres de 2005-2006 Production et utilisation des données photogrammétriques Signature numérique Réunion de démarrage d’un mandat Contrat incitatif Planification des contrats 2005-2006 par circonscription foncière

30. 2004-12-10 30 Bénéfices anticipés La signature numérique du plan cadastral de rénovation permet : d’éliminer le déplacement de l’expert foncier d’éviter l’échec d’un gel légal dû à des retards de devancer la levée du gel

31. 2004-12-10 31 Obtention des clés et certificats Étape 1 Être membre en règle de l’Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec

32. 2004-12-10 32 Obtention des clés et certificats Étape 2 Compléter le formulaire d’adhésion (www.notarius.com/public/ccq/clientele_ArpenteursGeo)

33. 2004-12-10 33 Obtention des clés et certificats Étape 3 Acheminer le formulaire, par la poste, à l’OAGQ

34. 2004-12-10 34 Obtention des clés et certificats Étape 4 Réception, par courriel, du code d’activation, de la procédure d’activation de la signature numérique et du formulaire Confirmation d’activation; réception, en main propre par huissier, d’un second code d’activation

35. 2004-12-10 35 Obtention des clés et certificats Étape 5 Acquitter les frais afférents à la demande d’une signature numérique auprès de Notarius

36. 2004-12-10 36 Obtention des clés et certificats Coûts initiaux Les frais d’émission sont de 210 $ par certificat et les frais mensuels de maintien du service sont de 12,95 $ par certificat, toutes taxes applicables

37. 2004-12-10 37 Obtention des clés et certificats Coûts seconde demande Suite à une révocation ou à l’expiration d’un certificat, des frais de 50$, plus taxes, devront être acquittés auprès de Notarius pour la signification des documents par huissier de justice (Si la demande est produite dans les 3 mois suivant la date d’expiration du certificat, les frais sont alors de 25 $)

38. 2004-12-10 38 Signature numérique du plan cadastral de rénovation Version 5.2 des Instructions : Signature numérique obligatoire Versions 4.0 à 5.1 des Instructions : Signature numérique facultative

39. 2004-12-10 39 Signature numérique du plan cadastral de rénovation Contraintes (Versions 4.0 à 5.1 des Instructions) : Inscription manuelle – signature numérique requise - au système de la rénovation cadastrale Traitement différé de la requête de changement de type de signature – manuscrite vs numérique Utilisation obligatoire de la signature numérique pour la prévalidation (L4) d’un gel légal (L5)

41. 2004-12-10 41 Ordre du jour Modifications proposées aux documents d’appel d’offres de 2005-2006 Production et utilisation des données photogrammétriques Signature numérique Réunion de démarrage d’un mandat Contrat incitatif Planification des contrats 2005-2006 par circonscription foncière

42. 2004-12-10 42 La réunion de démarrage Objectifs : Favoriser une meilleure communication avec les équipes de production du Fournisseur Expliquer les grandes étapes de réalisation d’un mandat S’assurer de la connaissance du processus de communication avec les propriétaires et les grands propriétaires Clarifier, au besoin, certaines modalités contractuelles ou particularités des Instructions

43. 2004-12-10 43 La réunion de démarrage Moyens Rencontre facultative Rencontre organisée pour les arpenteurs-géomètres et leur équipe de production au démarrage d’un mandat Participants du Ministère Représentants du SAR et du SGMR Lieu et fréquence À déterminer : Nombre et regroupement géographique des démarrages Rencontre régionale Commentaires et suggestions

44. 2004-12-10 44 Ordre du jour Modifications proposées aux documents d’appel d’offres de 2005-2006 Production et utilisation des données photogrammétriques Signature numérique Réunion de démarrage d’un mandat Contrat incitatif Planification des contrats 2005-2006 par circonscription foncière

45. 2004-12-10 45 Contrat incitatif Type de contrat prévu par la réglementation fédérale américaine Conçu pour les projets difficilement évaluables Risque financier partagé entre le fournisseur et le donneur d’ouvrage Incite le fournisseur à performer. Profit inversement proportionnel au coût de réalisation

46. 2004-12-10 46 Contrat incitatif COÛT INITIAL Le coût initial de réalisation doit être convenu entre les parties Le coût doit être ventilé en fonction des paramètres suivants Taux horaire majoré applicable à chacune des ressources proposées et basé sur le salaire réel Nombre estimé d’heures de travail par catégorie de personnel pour chacune des étapes de réalisation Autres dépenses anticipées directement liées à l’exécution du projet (fournitures, location d’équipement, frais de transport, etc.) Les parties peuvent convenir d’un coût forfaitaire pour certaines étapes de réalisation exemples : levés cartographiques et informatisation des données

47. 2004-12-10 47 Contrat incitatif COÛT FINAL Le coût final de réalisation se calcule comme suit : Coût final = Coût initial + K (dépenses réelles - dépenses estimées) Où K = ± 0,4 Exemples pour un projet estimé initialement à 500 000 $ : 1- Si les dépenses réelles s’élèvent à 400 000 $ Coût final = 500 000 $ +0,4 (400 000 $ - 500 000 $) = 460 000 $ 2- Si les dépenses réelles s’élèvent à 600 000 $ Coût final = 500 000 $ +0,4 (600 000 $ - 500 000 $) = 540 000 $

48. 2004-12-10 48 Ordre du jour Modifications proposées aux documents d’appel d’offres de 2005-2006 Production et utilisation des données photogrammétriques Signature numérique Réunion de démarrage d’un mandat Contrat incitatif Planification des contrats 2005-2006 par circonscription foncière

49. 2004-12-10 49 Planification des contrats 2005-2006 par circonscription foncière