Examenverwerking Corona Workshop 23/10/2012

1. Examenverwerking CoronaWorkshop 23/10/2012

2. Agenda

3. Interactie tussen processen Individueel Studieprogramma boekingen Registratie Examen verwerking Invoeren Resultaten

4. Interactie tussen processen ISP Uitwisselingen Boekingen Vrijstellingen Graad van verdienste ES Studievoortgang Tolerantiedossier Percentage berekening Studie- efficiëntie Resultaten Triggering Registraties

5. Stappenplan ES Corona

6. Stappenplan ES Corona

7. Stappenplan ES Corona

8. Stappenplan ES Corona

9. Examenperiodes VERWERKING SELECTIE STUDENTEN Tweede semester Eerste semester Januari Examenperiode Juni Examenperiode September Examenperiode Colleges Blok Examen en Deliberatie

10. Examenperiodes Academische Kalender Examenperiodes Afstuderen met enkel credits of toleranties

11. Betrokkenen Studietrajectbegeleiders Ombuds Student Centrale ondersteuningsdiensten Andere examinatoren examencommissie ES medewerkers Voorzitter Secretaris Examencommissie Examenverwerking

12. ES medewerkers

13. ES medewerker

14. Examenombuds Nog niet gerealiseerd ! Toegang tot Mijn studievoortgangsdossier

15. Examentoekenners KU Loket overzichtsrooster examenplanning SAP menu KU Loket IER

16. Studietrajectbegeleiders • Delegatie door programmadirecteurs en gedelegeerden Per opleiding

17. Studietrajectbegeleider Toegang tot Mijn studievoortgangsdossier

18. Studietrajectbegeleiders • View student : ‘Mijn studievoortgangsdossier’

19. Examencommissie Examencommissie per opleiding en per groep studenten • Starters (enkel bachelors) • Vaststellen resultaten • Bindend studieadvies • Onderweg • Vaststellen resultaten • Afstuderende • Vaststellen resultaten • Bepalen of de student al dan niet geslaagd is

20. Examencommissie: Onderhoud YC159 academiejaar Examenperiode Classificatie

21. Examencommissie • Onderhoud : kopiefunctionaliteit leden • Vorige examenperiode • Andere commissie binnen de opleiding • Andere opleiding

22. Examencommissie • Onderhoud beraadslagingsdata Mededelingsdatum en uur Leden Extern persoon

23. Examencommissie • Onderhoud Tijdens opslaan ombudsrelatie automatisch Examentoekennersrelatie 5 weken vóór examenperiode beraadslagingsdata Mededelingsdatum en uur Leden Extern persoon

24. Examencommissie: controle YC171 Via de ‘Nieuw’ knop kunnen examencommissies aangemaakt worden. Via de ‘Wijzigen’ knop kunnen examencommissies gewijzigd worden.

25. Examencommissie: rapport YC197

26. Voorzitter en secretaris examencommissie K.U.Loket toepassing Examenverwerking SAP menu

27. Programma Administratie Invoer van de facultaire regelgeving Onderhoud van de beoordelingstructuur

28. Stappenplan Examenverwerking • Aanmaken/Wijzigen Beoordelingsstructuren YC303/135* • Overzicht Uitgebreide Beoordelingsstructuren YC200 • Onderhoud Facultaire Regels / Raadplegen YC290/ YC289 • -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- • Invoeren Examencommissie YC159 • Controle Examencommissies YC171 • Overzicht Examencommissies YC197 • 4. Inschrijven student in de examenperiode YC170 * • 5. Overrule Classificatie Student YC274 * • Examenverwerking (check ISP) = optioneel YC140 *-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- • Examenperiode Studenten : Examens worden afgelegd • --------------------------------------------------------------------------------------------------------------

29. Beoordelingsstructuur YC308: Controle Beoordelingsstructuren • Basis voor invoer van de resultaten • Welke deelresultaten ? • Wanneer moeten resultaten ingevoerd worden? • Basis voor de planning • In welke examenperiode en hoeveel examenmomenten?

30. Beoordelingsstructuur • Enkelvoudige beoordelingsstructuur • Eindresultaat per OPO • Uitgebreide beoordelingsstructuur • Deelresultaten op basis van • Ola’s • Subtotalen • Toetsmomenten • Docenten • Individuele beoordelingsstructuur • Masterproef • Stage

31. Geldigheid Beoordelingsstructuur • Een beoordelingsstructuur die wordt aangemaakt voor academiejaar 2011 zal een geldigheidsduur krijgen van het begin van academiejaar 2011 tot oneindig in de tijd. • M.a.w. Geldigheid structuur : 26.09.2011 tot 31.12.9999 • Wijzigt er nu iets aan de structuur in academiejaar 2012-2013, wordt er een nieuwe structuur aangemaakt. De huidige structuur zal begrensd worden in de tijd. • M.a.w. Nieuwe geldigheid structuur • 26.09.2011 tot 23.09.2012 : Structuur 1 • 24.09.2012 tot 31.12.9999 : Structuur 2

32. Nice to know • Beoordelingsstructuur kan niet meer wijzigen van zodra een punt werd ingevoerd. Dus beoordelingsstructuren moeten op begin van het academiejaar aangemaakt worden voor de 3 periodes. (afgedwongen in YC135) -> versoepeling nodig? Indien punt ingevoerd voor een bepaalde examenperiode? • Beoordelingsstructuur is per OPO per examenperiode. Het is niet toegelaten de structuur aan te passen naargelang de opleiding waarin het OPO voorkomt, of naargelang de student. Voor uitzonderlijke cases (bv. gekwetste studenten in een sportopleiding) die zich niet moeten houden aan de beoordelingsstructuur, kan men op de verschillende beoordelingssoorten met NVT quoteren, en enkel het eindresultaat bijhouden.

33. Do’s and don’ts • De beoordelingsstructuren moeten gelijk zijn binnen de 1e examenkans: • voor Examenspreiding, om deelpunten zichtbaar te maken • om deeloverdrachten en niet herkansbare onderdelen aan te duiden • En bij voorkeur gelijk tussen 1e en 2e examenkans (voor deeloverdrachten)

34. Beoordelingsstructuur VLAGJES • Overkoepelend vlagjes : • Resultaat : Er wordt voor deze beoordelingssoort een resultaat verwacht voor de studenten. • Dit moet gelijk staan per examenkans(ofwel op ofwel af). Dus voor alle periodes van de eerste examenkans. • Voor de totaallijn moet dit altijd op staan. • Mededeling : Dit resultaat mag door de student gekend worden en zal verschijnen op examenresultatenblad, studievoortgangsdossier, … • Enkel relevant als “Resultaat” op staat op deze beoordelingssoort.Belangrijk voor deelresultaten. • Ook opzetten in examenperiodes waar default geen beoordeling wordt verwacht om resultaten uit andere examenperiodes zichtbaar te maken of voor studenten met examenspreiding.

35. Beoordelingsstructuur VLAGJES • Vlagjes per examenperiode : • Inplanning : er moet in deze examenperiode voor deze beoordelingssoort een examen ingepland worden. (datum, uur, lokaal). • Dit kan maar 1x op staan per beoordelingssoort voor de eerste examenkans • Beoordeling : in deze examenperiode wordt er op deze beoordelingssoort een resultaat verwacht voor de meerderheid van de studenten (dus default). • Dit kan maar 1x op staan per beoordelingssoort voor de eerste examenkans. • Als er voor deze beoordelingssoort een resultaat verwacht wordt voor de examenkans (zie overkoepelend vlagje) dan moet er in één van de examenperiodes van de 1e examenkans ook een “beoordeling verwacht” op staan voor deze beoordelingssoort. • Indien inplanning en beoordeling samen op staan moet dit in dezelfde examenperiode (dus niet jan beoordeling verwacht en juni inplanning

36. Beoordelingsstructuur VLAGJES Algemene aanduiding niveau beoordelingsstructuur Naar detailscherm voor invoer/wijzigen • Deeloverdracht (DOVD) binnen Academiejaar: • studenten die geslaagd zijn op een onderdeel van een module, maar niet voor de module als geheel, kunnen een deeloverdracht krijgen in de 2de examenkans. Hoeven het examen niet opnieuw af te leggen, behouden het reeds behaalde resultaat. • Deeloverdracht (DOVD) over Academiejaren heen: • idem, geslaagde onderdelen worden over academiejaren meegenomen indien de niet-geslaagde module opnieuw geboekt wordt door de student. • Indien DOVD over AJ aangeduid staat geldt automatisch ook de DOVD binnen Aj • Niet herkansbaar onderdeel (NHO): • Student beschikt slechts over 1 examenkans om een onderdeel of module af te leggen.

37. Beoordelingsstructuur VLAGJES Mogelijke combinaties :

38. Voorwaarden en Geldigheid DOVD en NHO • Deeloverdracht kan slechts gegeven worden op deelniveau 1 • NHO kan zowel op OPO als deelniveau 1 • Alle beoordelingsstructuren moeten gelijk zijn tot op niveau 1 • Het gaat om een ‘eindeloze’ overdracht: • Zolang de BS ongewijzigd, kan de student die een pauze heeft genomen zich blijven beroepen op een DOVD • Student kan DOVD weigeren, maar ENKEL mits centrale goedkeuring (registratie in YC309: afwijkende examenprocessen).

39. YC308: Controle Beoordelingslijsten

40. YC308: 20-tal soorten foutboodschappen

41. 1. Beoordelingsstructuur moet gelijk zijn voor de 1-ste examenkans Indien deze fout weggewerkt wordt dan zijn veel van de andere foutboodschappen ook opgelost.

42. 2. Beoordelingsstructuur moet bij voorkeur gelijk zijn tussen 1-ste en 2-de examenkans Warning

43. 3. “Resultaat” moet per beoordelingssoort gelijk zijn binnen de 1-ste examenkans Indien de beoordeling structuur gelijk gezet wordt, verdwijnt boodschap 3 ook. Er wordt per beoordelingssoort vergeleken. Indien 5001 niet aanwezig is voor periode 006, is er ook geen resultaat en en is er een verschil met periode 005.

44. 4. “Inplanning” kan maar éénmaal voorkomen per beoordelingssoort binnen de 1-ste examenkans “inplanning” kan niet opstaan in 005 en 006 voor TOTAAL

45. 5. “Beoordeling verwacht“ kan maar éénmaal voorkomen per beoordelingssoort binnen de 1-ste examenkans

46. 6. Indien “inplanning”en “beoordeling verwacht” samen moeten opstaan moet dit in dezelfde examenperiode

47. 7. Resultaat moet altijd opstaan op de beoordelingssoort totaal Deze fout kan normaal niet voorkomen . Is beveiligd in trx Yc135

48. 8. Indien “beoordeling verwacht” opstaat voor de beoordelingssoort TOTAAL moet het bij alle onderliggende beoordelingssoorten opstaan binnen de examenkans (waar resultaat op staat) JAN JUNI SEPT

49. 9. Indien “beoordeling verwacht” opstaat voor de beoordelingssoort TOTAAL moet het bij alle onderliggende beoordelingssoorten ook opstaan in de huidige of vorige examenperiode.

50. 10. “Beoordeling verwacht” moet binnen de 1-ste examenkans ergens opstaan als “resultaat” opstaat