Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013

1. Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO200 Przygotowanie aneksów do umów o dofinansowanie projektów w RPO WP 2007-2013zasady i praktyczne wskazówki Departament Programów Regionalnych ul. Augustyńskiego 2, 80-819 Gdańsk, tel. (058) 326 81 33; fax: (058) 326 81 34 e-mail: dpr@woj-pomorskie.pl

2. Sposób składania wniosku o aneks Zgodnie z treścią rozdziału 8.3 Przewodnika Beneficjenta, beneficjent zgłaszając propozycję zmian w projekcie składa w DPR pismo, w którym wymienia proponowane zmiany wraz z uzasadnieniem: Jeżeli zmiany dotyczą danych zawartych w formularzu wniosku o dofinansowanie, należy załączyć odpowiednio zaktualizowany wniosek w postaci wydruku z aktualnego Generatora Wniosków w dwóch egzemplarzach, wraz z wersją elektroniczną na płycie CD/DVD w formacie PDF oraz XML. Jeżeli zmiany dotyczą danych zawartych w harmonogramie rzeczowo-finansowym, należy załączyć zaktualizowany harmonogram w postaci wydruku arkusza „Czas” w dwóch egzemplarzach, wraz z wersją elektroniczną na płycie CD/DVD w formacie XLS. Nie należy dołączać zaktualizowanych załączników do formularza wniosku o dofinansowanie, chyba że IZ RPO WP wystosuje stosowne wezwanie (np. dotyczy zmian luki w finansowaniu)

3. Sposób składania wniosku o aneks W przypadku zaakceptowania zmian IZ RPO WP zdecyduje, czy wymagają one zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie, czy jedynie zgody wyrażonej na piśmie. Co do zasady, zmiany polegające jedynie na przesunięciu w czasie wydatków ujętych w harmonogramie rzeczowo-finansowym, nie powodujące przenoszenia tych wydatków pomiędzy latami kalendarzowymi, nie będą wymagały zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie (niemniej zmiany te należy zgłaszać przysyłając zaktualizowany harmonogram, a IZ RPO WP może nie wyrazić na nie zgody, jeśli będą stanowiły zagrożenie dla terminowej realizacji projektu).

4. Sposób składania wniosku o aneks Zmiany obejmujące dane zawarte w treści umowy lub w formularzu wniosku o dofinansowanie zawsze będą wymagały podpisania aneksu, jednakże w przypadku, gdy spodziewane jest zawarcie kolejnego aneksu w niedługim czasie, IZ RPO WP może zaproponować zgodnie z §17 ust. 5 umowy ujęcie ich w jednym aneksie razem z przewidywanymi kolejnymi zmianami. Zmiany w ramach aneksu mogą mieć miejsce w: • treści umowy o dofinansowanie • formularzu wniosku o dofinansowanie • harmonogramie rzeczowo-finansowym

5. Sposób dokonywania zmian w projekcie oraz odpowiednie aktualizowanie formularza wniosku o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do aneksuinformacje praktyczne Jeżeli okazało się, że w ramach jednej kategorii wydatku występują dwie różne stawki VAT, należy na końcu części F.6 formularza wniosku o dofinansowanie dodać jeszcze jedną kategorię, oznaczając obie kategorie wg. poniższego przykładu, w taki sposób aby nie było wątpliwości, że jest to nadal ta sama kategoria, jedynie ze względów technicznych podzielona na dwie części: Przed: 5. „Wyposażenie medyczne” Po: 5. „Wyposażenie medyczne (Kategoria nr 5 – cz. I – stawka VAT 22%)” 9. „Wyposażenie medyczne (Kategoria nr 5 – cz. II – stawka VAT 7%)” W sytuacjach innych niż opisana powyżej, co do zasady nie jest dopuszczalne dodawanie nowych kategorii wydatków, a także ich łączenie lub usuwanie.

6. Zmiany w projekcie w wyniku rozstrzygnięcia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego • Zasady dokonywania zmian w projekcie uregulowane są w umowie o dofinansowanie, przede wszystkim w §16 oraz §17 umowy. Należy dokładnie zapoznać się z opisanym w §16mechanizmem dokonywania przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków we wniosku o dofinansowanie (w cześci F.6) dokonywanym po rozstrzygnięciu wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach projektu. • Należy pamiętać, że nie można przesuwać oszczędności powstałych w ramach kategorii wydatków objętych postępowaniem o udzielenie zamówienia na kategorie wydatków nieobjęte postępowaniem i odwrotnie. Poprzez „objęcie danej kategorii wydatku postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego” należy rozumieć wyłonienie wykonawcy/dostawcy dla tej kategorii z zastosowaniem ustawy Prawo zamówień publicznych. Bez zgody IZ RPO WP nie można przesuwać oszczędności pomiędzy kategoriami wydatków, które nie są objęte postępowaniem o udzielenie zamówienia. W odniesieniu do beneficjentów zwolnionych podmiotowo ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych poprzez „objęcie postępowaniem” należy rozumieć w tym przypadku zastosowanie przetargu, o którym mowa w art. 70¹ – 705 kodeksu cywilnego.

7. Zmiany w projekcie w wyniku rozstrzygnięcia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego Z wnioskiem o aneks poprzetargowy należy wystąpić po rozstrzygnięciu wszystkich postępowań, gdyż dopiero wtedy beneficjent może w pełni wykorzystać mechanizm wynikający z §16 umowy, który pozwala zminimalizować utratę części przyznanej kwoty dofinansowania w przypadku zaistnienia oszczędności. Jednakże, jeżeli pozostałe jeszcze do przeprowadzenia postępowanie jest odległe w czasie i dotyczy wydatku o wartości relatywnie niewielkiej w stosunku do zaistniałych już znacznych oszczędności poprzetargowych, w związku z czym nie ma realnej szansy na ich pełne wykorzystanie, IZ RPO zwraca się do beneficjentów z prośbą o wcześniejsze uwolnienie tego rodzaju nadwyżek poprzez zawarcie aneksu już po rozstrzygnięciu zasadniczych postępowań w projekcie. W takim przypadku należy w ramach aneksu podwyższyć szacunkową wartość kategorii, dla której jeszcze nie przeprowadzono zamówienia publicznego, na wypadek gdyby po jego rozstrzygnięciu wartość ta okazała się wyższa od planowanej. Wniosek o aneks poprzetargowy należy składać po podpisaniu umów z wykonawcami, pamiętając jednocześnie o wynikającym z umowy o dofinansowanie obowiązku dostarczenia kopii tych umów. Data zakończenia realizacji projektu powinna być zgodna z terminami wynikającymi z umów z wykonawcami.

8. Sposób dokonywania zmian w projekcie oraz odpowiednie aktualizowanie formularza wniosku o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do aneksuinformacje praktyczne • Jeżeli w danej kategorii wydatku wartość wzrośnie w stosunku do pierwotnie zapisanej we wniosku o dofinansowanie, a nie ma możliwości odpowiedniego zwiększenia tej kategorii na zasadach wynikających z §16 umowy, należy powstałą nadwyżkę ująć jako wydatek niekwalifikowalny. Udział procentowy dofinansowania w wydatkach kwalifikowalnych pozostaje niezmienny, chyba że za zgodą Zarządu miało miejsce utrzymanie kwoty dofinansowania. • Jeżeli w wyniku spadku wartości wydatków kwalifikowalnych nastąpi przekroczenie limitów procentowych na promocję (3%), zakup nieruchomości niezabudowanej (10%), zabudowanej (25%), koszty ogólne (5%) lub nadzór autorski (15%), należy powstałą nadwyżkę przesunąć do wydatków niekwalifikowalnych. • Jeżeli w wyniku spadku wartości wydatków na roboty budowlano-montażowe nastąpi przekroczenie limitów procentowych na nadzór inwestorski (2,2 lub 2,8%) oraz inżyniera kontraktu bądź inwestora zastępczego (7%), można pozostawić te wydatki w aktualizowanym wniosku o dofinansowanie w pełnej wysokości jako wydatki kwalifikowalne, pomimo przekroczenia limitów. • Weryfikacja kwalifikowalności tych wydatków nastąpi w końcowej fazie realizacji projektu po wystąpieniu ewentualnych dodatkowych wydatków niekwalifikowalnych w zakresie robót budowlano-montażowych, gdyż limity te liczone są w odniesieniu do wartości wydatków ogółem. Jeżeli wartość robót montażowo-budowlanych nie wzrośnie na tyle, aby wydatki na nadzór lub inżyniera kontraktu zmieściły się w odpowiednich limitach, nadwyżka zostanie uznana za wydatek niekwalifikowalny.

9. Sposób dokonywania zmian w projekcie oraz odpowiednie aktualizowanie formularza wniosku o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do aneksuinformacje praktyczne • Aktualizując formularz wniosku o dofinansowanie należy pamiętać o zachowaniu spójności pomiędzy wszystkimi jego częściami. Przykładowo, jeśli zmieniają się wartości kwotowe w punktach F.6 i F.7, a są one wymienione w częściach opisowych (A.6, C.2 lub innych), należy je poprawić również i tam. • Nie jest jednak dopuszczalne zmienianie danych oraz informacji (w tym dokonywanie korekt redakcyjnych), o ile nie wynika to z konkretnych zmian wprowadzanych do projektu w drodze aneksu, uzasadnionych przez beneficjenta w piśmie stanowiącym wniosek o aneks, na które IZ RPO wyrazi zgodę. Niemniej można i należy skorygować zmienione dane osobowe, adresowe itp. • Datę przy podpisach na ostatniej stronie należy zmienić na aktualną. • Wszystkie zmiany dokonywane w formularzu wniosku o dofinansowanie należy wymienić w piśmie będącym wnioskiem o aneks lub w piśmie przewodnim (w przypadku późniejszego dosłania wniosku o dofinansowanie lub jego korekty). • Po importowaniu danych z wczesnych wersji Generatora Wniosków do wersji obecnie obowiązującej należy dokładnie sprawdzić, czy wszystkie elementy zostały poprawnie wczytane, a także potwierdzić/wybrać niektóre opcje. W szczególności dotyczy to pkt C.5 (należy potwierdzić wybór Priorytetu i Celu strategicznego) oraz pkt G.1 (przy Załącznikach 10 - 14 często konieczna jest zmiana z opcji domyślnej „tak” na „nie dotyczy”).

10. Kwartalny Harmonogram działań w ramach instrumentu elastyczności Informacja ta ma umożliwić przeprowadzenie IZ RPO WP wizyt monitorujących w miejscu przeprowadzania zajęć. W harmonogramie powinna znaleźć się dokładna nazwa zajęć, data, godzina i miejsce ich odbywania oraz planowana liczba uczestników. W przypadku gdy zajęcia zaplanowane w ramach instrumentu elastyczności odbywać się będą jeszcze w tym roku należy dostarczyć harmonogram obejmujący miesiące listopad i grudzień br. do dnia 15 listopada 2010r. w formie papierowej do sekretariatu Departamentu Programów Regionalnych i za pomocą poczty elektronicznej na adres opiekuna Państwa projektu w DPR. Dla zajęć, które odbywać się będą w przyszłym roku, harmonogram należy dostarczyć w ujęciu kwartalnym zgodnie z terminami w tabeli poniżej. W sytuacji, gdy dokładne dane na temat planowanych zajęć nie są w danym momencie znane, prosimy o zaznaczenie tej informacji w harmonogramie i jego bieżącą aktualizację. Termin zajęć Termin dostarczenia harmonogramu • I kw. 2011r. 20.12.2010r. • II kw. 2011r. 18.03.2011r. • III kw. 2011r. 20.06.2011r. • IV kw. 2011r. 20.09.2011r.

11. Opiekun projektów w Poddziałaniu 3.2.1 Kompleksowe przedsięwzięcia rewitalizacyjneRPO WPKinga Dziewiątkowska- Serokatel. 058 32 68 132k.dziewiatkowska@woj-pomorskie.pl

12. Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 Dziękuję za uwagę Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Departament Programów Regionalnych ul. Augustyńskiego 2, 80-819 Gdańsk, tel. (058) 326 81 33; fax: (058) 326 81 34 e-mail: dpr@woj-pomorskie.pl