TEKNIK LAYANAN KEARSIPAN

1. TEKNIK LAYANANKEARSIPAN Ishak, SS, M.Hum (Dosen DSPI FIB-USU)

2. KEBIJAKSANAAN KETERBUKAAN ARSIP (ACCESSIBILITY)

3. Sejarah Ringkas • Keterbukaan arsip awalnya sebagai previlage (hak istimewa) dari penguasa • Dikenal pengelola naskah kerajaan: empu, pujangga atau literati • Deklarasi PBB 1948: Human Rights • The right to seek, to receive and impart information • ICA, 1948 • Encouraging greater ease of access to archives repositories

4. Sejarah Ringkas • Indonesia • UUD 1945 hasil amandemen Pasal 28F “setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia” • Usulan RUU Kebebasan Informasi: • Hak untuk mengetahui dan mendapatkan informasi (right to know) • Hak untuk melihat (right to inspect) • Hak untuk mendapatkan salinan (right to obtain) • Hak untuk mendapatkan informasi tanpa berdasarkan permintaan (right to be informed) • Hak untuk mengajukan keberatan kalau hak tersebut ditolak (right to appeal)

5. Ketentuan Akses Arsip di Indonesia • Belum ada ketentuan khusus yg mengaturnya • UU No.7/1971 & PP No. 34/1979 “sifat arsip statis pada dasarnya terbuka, namun bila lembaga negara atau badan pemerintah menganggap harus tetap dipegang kerahasiaannya dapat tetap diberlakukan ketentuan tentang kerahasiaan surat/dokumen”

6. Kebijakan Akses • Akses arsip yg diserahkan atau tidak • Arsip yg diserahkan sejak diciptakan • Ketika arsip mencapai usia tertentu • Akses arsip yg sudah diserahkan, setelah melewati jangka waktu tertentu

7. Kebijakan Akses • Akses terhadap arsip yg tertutup • Pembatasan akses terhadap arsip yg sudah terbuka (restriksi) • Kondisi fisik materi arsip • Perlindungan atas privasi dan keamanan nasional • Kondisi yg ditentukan donor atas arsip non-pemerintah

8. Pertimbangan dalam pembuatan kebijakan akses • Memperhatikan UU dan aturan lembaga induknya • Memperhatikan sensitivitas dan kerahasiaan arsip • Perlindungan terhadap privasi individu • Batasan yang dibuat oleh depositor arsip • Pemakai • Akses yang sama terhadap arsip • Tingkat akses • Kondisi fisik arsip • Keamanan arsip • Biaya

9. Kesimpulan Keterbukaan Arsip • Prinsip Umum • Secara hukum arsip sudah dapat dibuka (principle of legal authorization), pelaksanaannya memakai prinsip time limit atau the closed period, yaitu batas waktu sejak arsip diciptakan sampai dinyatakan terbuka untuk umum, pelaksanaanya berbeda pada setiap negara dan lembaga arsip.

10. Kesimpulan Keterbukaan Arsip • Prinsip Umum • Ada tidaknya sarana bantu penemuan arsip (the exixtance of finding aids), bisa berupa indeks, daftar, inventaris • Karena pertimbangan praktis atau ketentuan hukum harus dibuka (legal and practical condition)

11. Kesimpulan Keterbukaan Arsip • Alasan ditetapkan pembatasan • Melindungi arsip dan isinya secara fisik & moral • Melindungi kepentingan perseorangan dlm informasi arsip • Menghormati syarat yg dicantumkan dlm perjanjian penyerahan arsipp oleh donor • Menjaga kepentingan nasional dan umum, baik politik dan keamanan

12. Kesimpulan Keterbukaan Arsip • Bentuk dan jenis batasan • Fisik & Media Arsip (physical access) • Arsip dlm proses appraisal & akuisisi • Kondisi fisik rapuh & tidak tahan lama • Ketentuan Hukum (legal access) • Keamanan nasional (national security) termasuk time limit • Kepentingan hukum & peradilan (interest of justice) • Nama baik perseorangan (personal privacy) • Kelemahan lembaga kearsipan (intelectual access) • Finding aid belum memenuhi syarat & standar baku • Arsiparis kurang kompeten (incompetent archivist) • Fasilitas kurang memadai