1 / 31

KEARSIPAN

SISTEM. KEARSIPAN. ELEKTRONIK. ‘go to the campus’. Drs. FEBRIADI, M.Si . 08121452291. PERATURAN PERUNDANGAN UNDANGAN. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PERATURAN PELAKSANAAN TERHADAP UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN

bebe
Download Presentation

KEARSIPAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK ‘go to the campus’ Drs. FEBRIADI, M.Si. 08121452291

  2. PERATURAN PERUNDANGAN UNDANGAN • UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN • PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PERATURAN PELAKSANAAN TERHADAP UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN • UU NO 8 TAHUN 1997 TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN • UU NO 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI TRANSAKSI ELEKTRONIK • UU NO 14 TAHUN 2008 TENTANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

  3. RUANG LINGKUP ARSIP

  4. HIRARKI ARSIP ARSIP ARSIP DINAMIS ARSIP DINAMIS AKTIF ARSIP DINAMIS INAKTIF TIDAK BERNILAI GUNA BERNILAI GUNA PERMANEN ARSIP STATIS ARSIP USUL MUSNAH EVIDENSIAL INFORMASIONAL

  5. Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU ARSIP Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

  6. Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. ARSIP STATIS Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

  7. Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU ARSIP VITAL Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. ARSIP AKTIF Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus. ARSIP INAKTIF Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

  8. Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU ARSIP TERJAGA Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. ARSIP UMUM Arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

  9. PEMBINAAN KEBIJAKAN SUMBER DAYA PENYELENGGARAAN KEARSIPAN D I N A M I S S T A T I S

  10. Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL Suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional Sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI

  11. Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BERTUJUAN • Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsip • Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah • Menjamin pengelolaan arsip yang andal • Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak–hak keperdataan rakyat • Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional • Menjamin keselamatan dan keamanan arsip • g. Menjamin keselamatan aset nasional • h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik

  12. Alat bukti yang sah dalam bentuk petunjuk sebagaimana dimaksud • Dalam pasal 188 ayat (2) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1981 • tentang Hukum Acara Pidana, khusus untuk tindak pidana korupsi • juga dapat diperoleh dari : • Alat bukti lain yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, • diterima, atau disimpan secara elektronik dengan alat optik atau • yang serupa dengan itu; dan • Dokumen yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat • dilihat, dibaca dan atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan • atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang diatas • kertas, benda fisik apapun selain kertas, maupun yang terekam • secara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, • rancangan, foto, huruf, tanda, angka, atau perforasi yang memiliki • makna (pasal 26A) (Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi

  13. ORGANISASI POLITIK ORGANISASI KEARSIPAN LEMBAGA KEARSIPAN A N R I ARSIP DAERAH PROVINSI ARSIP DAERAH KAB/KOTA ARSIP PERGURUAN TINGGI UNIT KEARSIPAN PADA PENCIPTA ARSIP LEMBAGA NEGARA PEMERINTAH DAERAH LEMBAGA PENDIDIKAN PERUSAHAAN ORGANISASI KEMASYARAKATAN PERSEORANGAN

  14. Problem RetensiArsip • Kebiasaanmenyimpansemuaarsiphasilkerja (penting & tidak) • Kontrollajupertambahanarsipsulitkarenaarsippenting & tidak, bercampur • Menimbulkankurangnyaefisiensidanefektivitaskerja

  15. ARSIP DINAMIS

  16. ARSIP STATIS

  17. ARSIP PERGURUAN TINGGI Pasal 27 (1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi(2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi(3) Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan(4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari :a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; danb. Ciivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi(UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

  18. arsip dilihat dari bentuknya :

  19. KONSEP AUTENTISITAS DAN RELIABILITAS ARSIP • Struktur Jenis, format, bentuk susunan naskah dinas • Konteks Kewenangan, pejabat yang berwenang • Konten Tugas pokok, fungsi unit kerja

  20. pendekatan-nya (pengelolaan) perkembangan kemajuan IPTEK terutama dibidang teknologi informasi dan komunikasi atau dibidang industri komputer telah menimbulkan spesialisasi baru dalam profesi kearsipan, dan kondisi ini harus dijadikan peluang bagi kemajuan di dunia kearsipan arsip arsip elektronik KONVERSI perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem pengetahuan yang lain dibutuhkan pengetahun komplementer tentang komputer dibutuhkan pengetahun dasar tentang arsip

  21. PROSES ARSIP ELEKTRONIK • DIGITALISASI • ALIH MEDIA • ELEKTRONIKISASI

  22. AUTOMATION RECORDS MANAGEMENT • INFORMATION INTEGRITY • FINDING FILES (INDEXING) • SECURITY AND PRIVACY • ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE) • SCHEDULING/DISPOSAL • CORPORATE LEVEL RETRIEVAL • LINKS TO PAPER FILES • BACKUPS RON ELLIOT CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT

  23. ℮-arsip • ℮-arsipadalahelectronik file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by a computer and stored on some medium for retrieval viewing and use ..Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, Records Management: Integrated Information System, 1992

  24. ℮-arsip adalah pada umumnya arsip elektronik terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan dalam komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

  25. UU NOMOR 11 TAHUN 2008 TENTANG InformasiTransaksiElektronik • InformasiElektronikadalahsatuatausekumpulan data elektronik, termasuktetapitidakterbataspadatulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), suratelektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atausejenisnya, huruf, tanda, angka, kodeakses, simbolatauperforasiyang telahdiolahyang memilikiartiataudapatdipahamiolehorang yang mampumemahami;

  26. KUMPULAN INFORMASI

  27. Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip : input input input input proses dasar disimpan disimpan disimpan data file data records data archives data surat tdk musnah tdk musnah nilai nilai Aktivasielektronik file Stop/drop ya b ya data direktory/cloud b a

  28. Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip : input aktivasielektronik aktivasielektronik aktivasielektronik proses dasar disimpan disimpan disimpan data file data records data archives data surat tdk musnah tdk musnah nilai nilai Aktivasielektronik file Stop/ drop ya b ya data direktory/cloud b a

  29. MODEL PENGELOLAAN ARSIP AKTIF BERBASIS TIK “PENGOLAH ARSIP” Caraka / Pos (masuk) Penyimpanan Arsip Non-elektronik Penyampaian kopi digital komunikasi kedinasan elektronik Registrasi & Digitasi Penggunaan Arsip Kontrol Operasi APLIKASI KEARSIPAN PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Registrasi Registrasi & Penyimpanan Arsip Elektronik PUSAT BERKAS (CENTRAL FILE) Penggunaan Arsip Pengurusan surat / dokumen non-elektronik Surat elektronik (e-mail) “PENGOLAH ARSIP” INTERNET Caraka / Pos (keluar)

  30. TERIMA KASIH

More Related