1 / 42

P ENATAAN KEARSIPAN

P ENATAAN KEARSIPAN. DASAR PENGELOLAAN ARSIP. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 T a h un 2012 tentang Pelaksanaan UU 43 /2009. Arsip ?. Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

neo
Download Presentation

P ENATAAN KEARSIPAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENATAAN KEARSIPAN

  2. DASAR PENGELOLAAN ARSIP • Undang-undangNomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan • PeraturanPemerintahNomor28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan UU 43 /2009

  3. Arsip ? • Rekamankegiatanatauperistiwa • dalamberbagaibentukdan media • yang dibuatdanditerimaolehlembaga,perusahaan, organisasi,dan perseorangan • dalampelaksanaankehidupanbermasyarakat, berbangsa, danbernegara(UU No 43 Tahun 2009, TentangKearsipan)

  4. Arsip Dinamis Statis Aktif Inaktif Lembaga Kearsipan GEREJA ANRI APT AD Prop AD Kab/Kota

  5. Kewajiban Pengelolaan ARSIP GEREJA Lembaga Kearsipan Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyusutan Pembina, Pengelola arsip statis, dan Inaktif (10/>) SDM, Anggaran, Sarana SDM, Anggaran, Sarana

  6. GEREJA Organisasi Kearsipan GEREJA BAGIAN TATA USAHA (Unit Kearsipan) Bid Kesiswaan, Bid Sapras, Bid Kurikulum, Bid Humas (Unit Pengolah) Melaksanakan Pembina intern Melaksanakan pengurusan surat Menyimpan arsip inaktif Memelihara arsip Melayankan arsip Memusnahkan arsip Memindahkan/menyerahkan arsip ke LKD Mengolah surat/arsip Memberkaskan & menyimpan arsip aktif Melayankan arsip Menyiangi arsip Memindahkan arsip ke unit kearsipan

  7. Lembaga dan Sarana Kearsipan

  8. Penciptaan Arsip • Penerimaan surat wajib dicatat, dikendalikan mulai surat diterima sampai di distribusikan • Pembuatan surat harus sesuai dengan pedoman tata naskah dinas. Pembuatan surat yang tidak sesuai dengan tata naskah maka tidak sah • Pembuatan naskah dinas harus dicatat/diregistrasi, dikendalikan sampai surat dikirim kealamat harus ada bukti transaksi, dan Unit Pengolah bertanggungjawab terhadap autentisitas surat yang dibuatnya. • Unit pengolah dan unit kearsipan wajib menyimpan dan memelihara dokumen penerimaan dan pembuatan surat

  9. Pengurusan Surat • Pekerjaan pengurusan surat tidakhanya tugas unit kearsipan saja tetapi juga tugas unit pengolah (pimpinan dan staff) • Surat masuk maupun keluar harus dikendalikan/dicatat agar dapat dipertanggungjawabkan • Pengurusan surat harus dapat menjamin bahwa surat dapat ditemukan kembali dengan cepat ketika diperlukan. • Surat harus cepat sampai ke pihak yang dituju secara aman, dan tepat agar dapat segera ditindaklanjuti (diarahkan)

  10. DEPAG Klasifikasi PT Pddk dan Pengrn 01 Jenjang Pddk 02 Kurikulum 04 Sistem pengjran X. Kemhs dan alumi 01 Lbg Kmhs 02 Kesejahteraan Dst............. • OT : Organisasi • HM : Kehumasan • KP : Kepegawaian • KU : Keuangan • KS : Kesekretariatan • HK : Hukum • HJ : Haji • BA : Pembinaan Agama • PP : Pddkan &Pngajrn • PS : Pengawasan • TL : Penelitian Depdagri/pemda 000 (umum) 100 (pemerintahan) 200 (politik/ormas) 300 (keamanan/ketertiban) 400 (kesejahteraanrakyat) 500 (perekonomian) 600 (pek.Umum & KT) 700 (pengawasan) 800 (kepegawaian) 900 (keuangan)

  11. KlasifikasiMasalah “Pendidikan” • 400 (Kesejahteraan Rakyat) • 410 (Pembangunan Desa) • 420 (Pendidikan) 421 (Sekolah) 422 (Administrasisekolah) 423 (MetodeBelajar) 424 (Tenagapengajar) 425 (SaranaPendidikan) 426 (Keolahragaan) 427 (Kepemudaan) 428 (Kepramukaan / Kepanduan) 429 (Pendidikankedinasan / 890)

  12. ProsedurPengurusanSuratMasuk GEREJA SuratMasuk Ka.Bidang/Waka Unit Pengolah Bag. TU / Unit Kearsipan

  13. ProsedurPengurusanSuratKeluar Kirimkealamat GEREJA Bag. TU / Unit Kearsipan Unit Pengolah/ Ka.Bid/Waka Arsipdisimpan Di filing cabinet

  14. Buku Agenda Masuk

  15. Buku Agenda Keluar

  16. Pencatatan dalam Kartu Kendali

  17. Pemberkasan • Tindakanpenempatanarsipkedalamtempatpenyimpananmenurutsuaturencana yang meliputiprosespemberianindeks, pengkodean, pengaturandanpenyimpananarsipsecarasistematissehinggamudahditemukankembali • Terdiridaripemberkasanatasdasarangka, abjad, danmasalah

  18. Pemberkasan Penataanharusdapatmenjamindapatditemukannyakembaliberkasdengancepat, tepat, danlengkap, sertadapatmenunjangterlaksananya program penyusutanarsip yang efisiendanefektif

  19. BOS 2011 422 420 PenataanArsip 400

  20. Skat I : 400 (Kesra) Skat II : 420 (Pendidikan) Skat III : 422 (BOS) Folder : BOS Tahun 2011 Data penerima BOS Usulan BOS Laporanpenggunaan Buktiserahterima Persyaratan BOS Proposal BOS Ketentuan/Aturantentang BOS Juknis BOS IsiBerkas BOS

  21. Daftar Berkas Unit Pengolah : Bidang Arsip Dinamis

  22. PENGGUNAAN • Arsipdinamisdapatdigunakanuntukkepentinganpemerintahdanmasyarakat (PP 28/2012, pasal 37) • Penggunaanarsipberdasarkansistemklasifikasikeamanandanaksessertaberdasarkanperaturanperundanganygberlaku.

  23. PENGGUNAAN • Ketersediaandanautentisitasarsipmenjaditanggungjawabpenciptaarsip • Pimpinan unit pengolahbertanggungjawabthdpketersediaan, pengolahan, danpenyajianarsip vital danarsipaktif • Pimpinan unit kearsipanbertanggungjawabthdpketersediaan, pengolahan, danpenyajianarsipinaktifuntukkepentingan internal danpublik.

  24. FORMULIR/BUKU PEMINJAMAN ARSIP

  25. Pemeliharaan dan Perawatan Penataan berkas, Penyimpanan, Alih media, Kamperisasi, Fumigasi, Restorasi

  26. Penyusutan Arsip Jumlah Bertambah Kegunaan Menurun Penyusutan

  27. Penyusutan Kegiatanmengurangijumlaharsipdengancara : Memindahkan, Memusnahkan, dan Menyerahkanarsip

  28. Tujuandandasarhukumpenyusutan • Melaksanakankonstitusi • Meningkatkanefisiensidanpenghematantempatpenyimpanan, peralatan, danbiayapengelolaan • Mempermudahpengawasan, pemeliharaan, dantemubalik • Menyelamatkanarsip yang bernilaigunapermanen • Dilaksanakan berdasarkan JRAyg ditetapkan oleh pimpinan lembaga

  29. Prosedur penyusutan Arsip aktif Arsip inaktif dipindahkan ke UK Diseleksi/Dinilai oleh UP Kurang dari 10 th 10 th/> Dipindahkan ke LKD Dimusnahkan oleh UK Musnah Statis

  30. Pemindahan arsip inaktif • Pemindahaan arsip inaktif intern dilaksanakan oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dgn ketentuan arsip dalam bentuk teratur, disertai BA dan daftar arsip • Pemindahan ekstern (minimal 10 th) dilaksnakan oleh Unit Kearsipan dgn ketentuan dalam bentuk teratur, disertai berita acara dan daftar arsip

  31. Pemindahan Daftar Arsip Inaktif

  32. Pemusnahkan Syarat arsip boleh dimusnahkan : • Telahhabisretensinya dan berketeranganmusnah dlm JRA, • Tidak adaperaturanperundanganygmelarang, • Tidakberkaitandgnpenyelesaianprosessuatuperkara • Tidak memiliki nilai guna

  33. Pelaksanaan Pemusnahan • Dilaksanakan oleh Unit Kearsipan • Disaksikanoleh unsur dr bidang pengawasan dan bidang hukum • Dimusnahkan secara total

  34. PenyerahanArsip • Penyerahkanarsipstatisdilakukanolehunit Kearsipan kepada LKD • Arsipygdiserahkanadalah arsip yang dinyatakan permanen oleh JRA atau arsip yg berdasarkan nilaiguna termasuk arsip permanen

  35. Kondisi Arsip di Sekolah Lain

  36. Yang terjadi, di sekolah lain..........

  37. KETENTUAN PIDANA (UU 43/2009)

  38. Terima kasih, Mohon maaf, dan semoga bermanfaat.

More Related