Kebijakan Kearsipan Nasional

1. Kebijakan Kearsipan Nasional Oleh : Binner Sitompul, SH KEPALA PUSAT JASA KEARSIPAN ANRI Disampaikan pada Pelatihan Budaya Dokumentasi dan Sertifikasi bagi Aparatur Pemerintah di Provinsi Maluku Utara, 3 November 2011.

2. BIODATA Nama : BinnerSitompul, SH Tempat/ tgllahir : Sibolga, 01 September 1957 Instansi : ArsipNasional RI Jabatan : KepalaPusatJasaKearsipan, ANRI Pangkat/ Golongan : Pembina UtamaMuda/ IV d. PengalamanKerja : 1. Guru SMA 1982-1984 2. PNS di ANRI 1985 sampaisekarang 3. DosenFak. Sastra UI JurusanKearsipan 1992-1996 4. Mengikutikonprensidan seminar kearsipan di Bangkok, 2002 5. Studi Banding Kearsipan di Singapore dan Malaysia, 2002 6. Studi Banding Kearsipan di Australia, 2006 7. Sosialisasi UU Nomor 43 Tahun 2009 di Bangkok, Thailand Tahun 2011 8. Pengajar, instrukturkearsipan di LembagaPemerintahPusat dan Daerah, BUMN danPerbankandan Perusahaan Swasta. PengalamanJabatan : • KepalaBidangEvaluasidanLaporanDiklatTahun 1990 - 1993 • KepalaBidangPerencanaanTahun 1993 - 1996 • Kepala Sub DirektoratPenyelenggaraanDiklat 1996 - 2002 • KepalaPusatPusatJasaKearsipanTahun 2002 – 2006 • DirekturKearsipan Daerah Tahun 2007 - 2009 • InspekturTahun 2009 - 2011 • KepalaPusatJasaKearsipanTahun 2011 - sekarang

3. Negara Kesatuan Republik Indonesia

4. Arsip Nasional Republik Indonesia

5. Misi ANRI 1. Memberdayakanarsipsebagaitulangpunggungmanajemenpemerintahandanpembangunan. 2. Memberdayakanarsipsebagaibuktiakuntabilitaskinerjaorganisasi. 3. Memberdayakanarsipsebagaialatbuktisah 4. Melestarikanarsipsebagaimemorikolektifdanjatidiribangsadalam kerangka Negara KesatuanRepublik Indonesia. 5. Memberikanaksesarsipkepadapublikuntukkepentinganpemerintahan, pembangunan, penelitiandanilmupengetahuanbagikesejateraanrakyatsesuaiperaturanperUndang-Undangandankaidah-kaidahkearsipandemikemaslahatanbangsa.

6. PENTINGNYA ARSIP

7. Pidato/PembacaanTeksProklamasi Proklamasi

8. Proklamasi dalam foto

9. TeksProklamasi Ditulis tangan oleh Bung Karno 9

10. TeksProklamasi Diketik oleh Sayuti Melik 10

11. “Apabila dokumen2 negaraterserakpadaberbagaitempattanpaadanjasuatumekanismejangwadjar, jangdapatmenundjukkanadanja dokumen2 tersebut, apabilaberbagaidokumennegarahilangataudimusnahkan se-mata2 karenatidakdisadari nilai2 dokumen2 tersebutolehsementarapedjabat, makapemerintahtentuakanmenanggungakibatdaripadahilangnjainformasi, jangdapatmenjulitkanpemerintahdalam usaha2-nja memberipelajanankepadarakjat.” [Soeharto, PresidenRepublik Indonesia 1969]

12. PENTINGNYA ARSIP "Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya." (Sir Arthur Doughty, 1924)

13. MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

14. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2) 14

15. BentukCorakArsip 1. Arsip Tekstual • Paper Records/Paper • Based Records • Conventional Records • Human Readable Records • Eye Readable Records • Hard Copy 2. Arsip Audio-Visual Audio-visual Based Records • 2.1. Gambar Statik • Still Images • 2.2. Citra Bergerak • Moving Images • 2.3. Rekaman Suara • Sound Recording 3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan Cartographic & Architectural Records 4. Arsip Bentuk MikroMicrofilm, Microfiche, - Computer Output Microfilm 5. Arsip Elektronik Electronic Records/Electronic Based-Records Computer Records Machine Readable Records

16. Sehingga dapat dikatakan bahwa Manajemen Arsip Dinamis adalah bagaimana mengelola (how to manage) arsip (dinamis) sejak diciptakan/dibuat, dipergunakan dan dirawat sampai dengan disusutkan secara efektive dan efisien.

17. ManajemenArsipDinamis(Records Management)DAUR HIDUP ARSIP(Life Cycle of Records) PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN PENYUSUTAN *Survei/Inventarisasi arsip * Penilaian arsip * Jadwal retensi * Pemindahan arsip inaktif * Pemusnahan * Penyerahan arsip Statis ke ANRI * Pengurusan Surat * Sistem Pemberkasan dan Temu Balik * Manajemen Arsip aktif * Manajemen Arsip Inaktif * Program arsip Vital * Disaster prevention & recovery plan * Program Perawatan PENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen * Manajemen Korespondensi & Tata Naskah * Manajemen Laporan * Manajemen Produk Hukum

18. ManajemenArsipDinamis(Records Management)Life Cycle of Records (1st Cycle) Penggunaan (Use) & Pemeliharaan (Maintenance) Penciptaan (Creation) Penyusutan (Disposition)

19. Peran Kearsipan dalam Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP

20. KERANGKA HUKUM KIP DI INDONESIA UU No. 39/1999 Tentang HAM Keterbukaan Informasi Publik UU No. 25/2009 TtgPelayananPublik National Security Act RUU Rhs Negara UU No. 43/2009 TtgKearsipan Privacy Act UU No. 11/2008 Ttg ITE Corporate Privacy Personal Privacy UU No. 40/1999 Ttg PERS

21. PengelolaanarsipdalamkaitannyadenganUU No. 11 Tahun 2008 tentangInformasidantransaksiElektronik ArsipSebagaiAlatBukti Pengelolaanarsipdalammendukung UU No 14 Tahun 2008 PengelolaanarsipdalammendukungReformasiBirokrasi PengelolaanarsipdalampelayananInformasiPublik

22. UU ITE

23. ASAS DAN TUJUAN ITE Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asaskepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi. (UU ITE Pasal 3) Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk: mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia; mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;

24. ASAS DAN TUJUAN ITE Tujuan lanjutan ..... meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik; membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi. (UU ITE Pasal 4)

25. ASPEK LEGALARSIP/DOKUMEN(ELEKTRONIK) Undang-undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana, yang menurut pasal 184 tentang alat bukti adalah : keterangan Saksi Keterangan Ahli Surat Petunjuk Keterangan Terdakwa

26. Bukti surat dalam pasal 1904 KUH Perdata, dikenal kategori “tertulis” yaitu : • Akta Otentik • Akta Bawah Tangan • Akta otentik lebih kuat dibanding Akta Bawah Tangan karena mempunyai kekuatan pembuktian formil, pembuktian mengikat dan pembuktian keluar

27. Mengingat pasal 1905 KUH Perdata, bahwa Akta Otentikadalah akta yang dibuat menurut bentuk Undang-Undang dan dihadapan seorang pegawai umum yang berwenang ditempat itu (Notaris) Contoh : Akta Jual Beli Tanah

28. Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan. (UU ITE Pasal 5Ayat (1))

29. Di Australia penetapan peraturan tidak seragam • Di dalam hukum yang berlaku umum di negara bagian “Pengaturan Keaslian Dokumen “ pihak yang berpekara di harapkan membuktikan isi dokumen, dokumen asli ditunjukkan tidak berupa copy atau dokumen sekunder yang diperoleh dari itu. • 2) Dalam kenyataannya ada beberapa pengecualian yang dibuat dalam peraturan persidangan, seringkali menerima copy dokumen pada pembuktian. Dibeberapa negara bagian, Queensland, Victoria dan Australia Barat mempunyai ketentuan peraturan perundang-undangan yang telah merubah “Peraturan Keaslian Dokumen” yang membolehkan untuk menerima arsip microfilm sebagai pengganti arsip kertas, yang harus mendapat persetujuan/legislisasi dan pemerintah negara bagian

30. Di Malaysia Amandemen Evident act 1950 pada Tahun 1997 Malaysia mencanangkan negara berbasis TI sejak Tahun 1996 melalui Proyek Malaysia Super Coridor (MSC). Masuknya alat bukti elektronik yaitu: penambahan pada pasal 62 tentang alat bukti primer yaitu: dokumen yang dikeluarkan dari computer merupakan alat bukti primer.

31. UU KIP

32. UU KIP diberlakukansejak 1 Mei 2010 • UU inimendorongpeningkatankualitaspelayananpublikmelaluipengelolaandanpelayananinformasi yang mudahdiaksesmasyarakat • UU inimendorongReformasibirokrasi • Sejakdiniharusdipersiapkanberbagaiperangkat agar implementasi UU KIP dapatdilakukansecarakonsisten

33. Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan yang terbuka untuk umum) DimulaisetelahRevolusiPerancis 1789 (Liberte, Egalite, danFraternite) • Meletakkandasarpokokparadigmakearsipanmasakini: • Adanyatanggungjawabnegaramemeliharaadministrasipemerintahmasalalu; • Adanyainstitusikearsipan yang berdirisendiridisuatunegara; • Perlunyadimungkinkandandiaturpenggunaanarsipuntukmasyarakatumum/publik

34. Menyediakan, memberikandan/ataumenerbitkanInformasiPublik yang beradadibawahkewenangannyakepadaPemohonInformasiPublik MenyediakanInformasiPublik yang akurat,benar, dantidakmenyesatkan MembangundanmengembangkansisteminformasidandokumentasiuntukmengelolaInformasiPubliksecarabaikdanefisien Membuatpertimbangansecaratertulissetiapkebijakan yang diambiluntukmemenuhihaksetiaporangatasInformasiPublik Pertimbangantersebutmemuatpertimbanganpolitik, ekonomi, sosial, budaya, dan/ataupertahanandankeamannegara KewajibanBadanPublik: (pasal 7 UU KIP)

35. Badan publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan , yang mencakup: 1.Informasi yang dapat membahayakan negara 2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat 3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi Hak Badan Publik :

36. Pasal 13 • Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana, setiap Badan Publik : • Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dan • Membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan informasi publik yang berlaku secara nasional. • Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sbgmn dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional

37. Pasal 52 Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan Informasi Publik berupa Informasi Publik secara berkala, Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atau Informasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah). (Pasal 52 UU KIP)

38. SAMPAI JUMPA LAGI... Terima Kasih