WZÓR NA ZARZĄDZANIE CZASEM

1. WZÓR NA ZARZĄDZANIE CZASEM

2. Wzór na zarządzanie czasem • Każdemu zdarza się pomyśleć – „robota nie zając, nie ucieknie”. • Jednak ciągłe przekładanie obowiązków na później może stać się prawdziwym nałogiem. • Według psychologów, zwlekanie zawsze obraca się przeciwko nam, a nawet może być szkodliwe dla zdrowia. • Według Roberta Tomana, holenderskiego psychologa, ok. 15-20 proc. ludzi ma prawdziwy problem z wywiązywaniem się z obowiązków w terminie. • Kiedy mają coś zrobić, tak długo znajdują sobie różne dodatkowe zajęcia, że niepostrzeżenie mija im nie godzina czy przedpołudnie, ale cały dzień. • Co gorsza, pod wieczór nie potrafią w ogóle przypomnieć sobie, co właściwie zrobili z czasem.

3. Wzór na zarządzanie czasem • Osoby takie często nawet nie zdają sobie sprawy, jak bardzo szkodliwy jest ich nawyk. • Badania przeprowadzone wśród amerykańskich podatników wskazują, że ci, którzy zostawiają rozliczenia roczne na ostatnią chwilę, częściej się mylą i muszą płacić kary. • Studenci, którzy zaczynają się uczyć dopiero w nocy przed egzaminem (przysłowiowy bat nad głową), mają gorsze wyniki w nauce niż ich bardziej systematyczni koledzy (Bruce Tuckman, Ohio State University). • Notoryczni „odwlekacze” cierpią też z powodu stresu, gorzej śpią, a nawet częściej łapią przeziębienia i dokucza im niestrawność. • Na dodatek mają świadomość, że takie postępowanie im szkodzi i żyją w ciągłym poczuciu winy.

4. Wzór na zarządzanie czasem • Co więc sprawia, że mimo tylu ewidentnych szkód, wielu z nas i tak zabierze się do pracy jutro lub pojutrze, zamiast już dziś? • Kto jest autorem stwierdzenia: „Co masz zrobić dziś zrób pojutrze, będziesz miał trzy dni wolnego” • Odpowiedzi na te pytania szukał Peter Steel (psycholog z University of Calgary in Alberta). • Na pomysł zbadania „odwlekaczy” wpadł jeszcze w czasie własnych studiów, kiedy sam miał problem z wypełnieniem obowiązków na czas. • Zauważył wtedy, że cierpi na tzw. „syndrom studenta”. • Większość osób, które uczyły się kiedykolwiek do egzaminów zna go doskonale.

5. Wzór na zarządzanie czasem • Otóż studenckie mieszkania nigdy nie lśnią taką czystością, jak tuż przed zbliżającą się sesją. • Wtedy – wobec konieczności natychmiastowego rozpoczęcia nauki – nawet sprzątanie mieszkania wydaje się atrakcyjnym zajęciem. • Steel sam okazał się klasycznym odwlekaczem – przeprowadzenie własnych badań zajęła mu dokładnie dziesięć lat. • W końcu jednak zebrał się w sobie i opracował matematyczny wzór, według którego można przewidzieć, jak szybko zabierzemy się za wykonanie danego zadania.

6. Wzór na zarządzanie czasem • Wzór ten wygląda następująco:  • U = (E x V) / (g! x D) • Co oznacza? • „U” wskazuje, jak szybko zabierzemy się za wykonanie danego zadania. • Według Steela spełnienie obowiązku przyjdzie nam tym łatwiej, im jesteśmy bardziej pewni, że wykonamy zadanie dobrze (E) i im bardziej jest ono przyjemne (V). • Natomiast tym trudniej nam zmierzyć się z obowiązkiem, im łatwiej ulegamy rozproszeniu (g – gamma!) i • im mniej czasu mamy na jego wykonanie (D).

7. Wzór na zarządzanie czasem Olga Woźniak • Oczywiście nie ma w tym nic zdrożnego, że każdemu z nas od czasu do czasu się nie chce. • Pijemy dziesiątą herbatę, robimy porządek w kolekcji płyt, pranie, sprzątanie – wszystko po to, by odwlec chwilę, kiedy kategorycznie i bezwzględnie będziemy musieli się zająć Zadaniem Niecierpiącym Zwłoki. • Jednak te wspomniane wyżej 15–20 procent z nas ma z tym naprawdę poważny problem. • To prokrastynatorzy. • Odwlekanie rujnuje ich życie: odbiera zdrowie, przyjaciół, pieniądze. • Co zatem daje w zamian, że trwają w swym zgubnym nałogu?

8. Wzór na zarządzanie czasem Olga Woźniak • Niektóre badania psychologiczne pozwalają określić, jakie cechy charakteru predestynują do stania się patologicznym opóźniaczem. • Naukowcy mówią, że najczęściej zdarza się to perfekcjonistom, • ale także ludziom niepewnym siebie, bojącym się porażki • oraz takim, którzy wolą nie wykonać na czas zadania z obawy przed... sukcesem.

9. Wzór na zarządzanie czasem Olga Woźniak • Środkową przypadłość można jeszcze zrozumieć, ale pozostałe? • Perfekcjoniści boją się często, że nie sprostają wymaganiom. • Odwlekając wykonanie zadania, podświadomie szukają wymówki, która pozwoli usprawiedliwić ich hipotetyczną porażkę: • coś nie wyszło, bo nie miałem dość czasu, by się przygotować. • Gdybym się bardziej przyłożył, niezawodnie odniósłbym sukces. • Nieco pokrętne? • Ważne jednak, że skuteczne – dalej uważam się za świetnego gościa, a jedynie okoliczności za niesprzyjające.

10. Wzór na zarządzanie czasem Olga Woźniak • A teraz lęk przed sukcesem: rozumiem, że można bać się porażki, ale lękać się tego, że coś się uda? • A co będzie, jeśli uda się aż za bardzo? • Szef się ucieszy i obarczy kolejnym, trudniejszym zadaniem? • Lepiej nie ryzykować i odwlekać: a nuż nie wyjdzie i będziemy usprawiedliwieni – byliśmy pełni dobrych chęci, ale... itd. • Takie podejście to tak zwana prokrastynacja pasywna: • odraczając wykonanie zadania, trwamy w poczuciu bezpieczeństwa. • A gdy coś się nie uda, możemy zawsze powiedzieć, że to wina braku czasu, a nie naszych umiejętności.

11. Wzór na zarządzanie czasem Olga Woźniak • Jest jeszcze druga kategoria: prokrastynatorzy aktywni. • To ci, którzy uważają, że dopiero w ostatnim momencie przed upłynięciem terminu stają się kreatywni • Nie mogą mieć dużo czasu, bo tylko stres dodaje im adrenaliny i wenę twórczą. • Ci którzy odnajdują się w tej grupie są według badań naukowych bardziej elastyczni i efektywni niż inni. • Sprawdzają się w sytuacjach podbramkowych, lepiej przystosowują do nowych okoliczności, bo nie usztywnia ich nawyk działania według ścisłego planu

12. Wzór na zarządzanie czasem Olga Woźniak • Okazuje się, że odwlekanie może być naprawdę groźne dla zdrowia. • Fuschia Sirois, psycholog z University of Windsor w Ontario, w Kanadzie, przeprowadziła badania, które pokazują, że prokrastynatorzy często trafiają do lekarza. • Zawsze bowiem odwlekają badania, wizyty, nie ćwiczą regularnie. • Do tego bardziej od osób zorganizowanych i terminowych cierpią z powodu stresu, infekcji i problemów gastrycznych. • Niejednokrotnie zaczynają się leczyć, gdy na wszelką pomoc zaczyna być za późno.

13. Wzór na zarządzanie czasem Olga Woźniak • A może to wcale nie wina charakterów ludzi, ale właśnie tych rzeczy, które trzeba wykonać? • Może zadania do wykonania mają w sobie jakiś „opóźniający pierwiastek”? • Tak właśnie pomyślał Piers Steel, psycholog z University of Calgary w Kanadzie. • I wytropił cztery nieznośne cechy zadań, które za nic nie dają się wykonać od ręki. • Po pierwsze, to zadania trudne, co do których obawiamy się, że nie zakończą się sukcesem. • Po drugie, nudne. • Po trzecie, z jakiegoś powodu nieprzyjemne • Po czwarte, płatne w dość odległej przyszłości.

14. Wzór na zarządzanie czasem Olga Woźniak • Okazuje się, że odwlekanie jest niezwykle pracochłonne. • Kiedy już obejrzę ten film, muszę przecież jeszcze nastawić pranie, • wyczyścić skrzynkę mailową, bo niedługo się zapcha, • zrobić konspekt na zajęcia, które prowadzę za dwa tygodnie. • Kiedy skończę robić to wszystko, będę naprawdę wykończony i będzie zdecydowanie zbyt późno, by cokolwiek innego zrobić... • Co więc zrobić, żeby się nie dać?

15. Wzór na zarządzanie czasem Olga Woźniak • Po pierwsze, oczyść swoje pole pracy z przeszkadzaczy • wykasuj z laptopa wszystkie odcinki serialu, • wyłącz telefon, • ukryj iPoda, • wycisz dźwięk powiadamiający o przyjściu nowego emaila. • Nasze otoczenie działa naprawdę toksycznie na motywację do pracy. • Po drugie, opowiedz jak największej liczbie ludzi o tym, że masz do wykonania pracę na czas, czyli deleguj swoją motywację na innych. • Możesz oszukiwać siebie, trudniej innych, (którzy przydybią cię przy robieniu czwartej herbaty).

16. Wzór na zarządzanie czasem Olga Woźniak • Dziel zadania do wykonania na małe części. • Po ukończeniu każdego etapu nagradzaj się jakąś niewielką przyjemnostką. • I planuj raczej swój czas wolny, a nie pracy. • W przeciwnym razie, jeśli nie wykonasz planu, będziesz miał demotywujące do działania poczucie winy. • A tak każda pożyteczna rzecz zrobiona w czasie pracy będzie twoim małym sukcesem.

17. Wzór na zarządzanie czasem Olga Woźniak • Prokrastynatorzy żyją w przeświadczeniu, że nie ma rzeczy, której nie dałoby się skutecznie odwlec. • Twierdzą żartobliwie, że można to zrobić nawet z własną śmiercią • jeśli tylko nie palisz, umiarkowanie pijesz i prawidłowo się odżywiasz. • Poza tym odwlekanie to podobno świetny sposób na zyskanie czasu w naszym zagonionym społeczeństwie. • Nie należy jednak myśleć, że prokrastynatorzy to zawsze życiowe niedojdy • Na pewno są to ludzie szczęśliwi. • Bo przeciwieństwem prokrastynatora jest antykrastynator:zawsze pędzący przez życie, nigdy niemający czasu, za to z tendencją do umierania młodo.

18. Wzór na zarządzanie czasem • Test: Sprawdź, czy masz skłonność do odkładania pracy na później! • Przeczytaj poniższe stwierdzenia i sprawdź, które z nich są w twoim przypadku prawdziwe. • Oceń, jak często zdarza ci się tak postępować. • 1 bardzo rzadko lub wcale2 rzadko3 czasami4 często5 bardzo często lub zawsze

19. Wzór na zarządzanie czasem • Przy każdym stwierdzeniu zapisz numer odpowiedzi. • Nadmiernie opóźniam wykonanie zadań • Kiedy mam coś zrobić, zabieram się za coś innego • Często żałuję, że nie zabrałem/am się za coś wcześniej • Są pewne sprawy w moim życiu, z którymi zwlekam, choć wiem, że nie powinienem/nie powinnam • Pod koniec dnia wiem, że mogłem/am lepiej wykorzystać czas • Moje życie byłoby lepsze, gdybym niektóre rzeczy robił/a wcześniej

20. Wzór na zarządzanie czasem • Zwlekam z załatwieniem niektórych spraw tak bardzo, że pogarsza się moje samopoczucie • Jeśli mam coś do zrobienia, zabieram się za to w pierwszej kolejności, zanim przejdę do mniej istotnych spraw • Mądrze spędzam czas • Robię wszystko wtedy, gdy uważam, że powinno zostać zrobione • Numery odpowiedzi na siedem pierwszych pytań dodaj do siebie. • Za ostatnie trzy pytania przyznaj punkty odwrotnie do numerów odpowiedzi (np. odpowiedź 1 = 5 pkt itd.) i dodaj do poprzednio uzyskanej sumy.

21. Wzór na zarządzanie czasem • ROZWIĄZANIE: • 10 – 20 punktów: Jesteś bezpieczny – nie masz skłonności do odwlekania • 21 – 39 punktów: Uważaj! Masz umiarkowaną tendencję do odwlekania • 40 i więcej punktów: Niestety, w odwlekaniu jesteś bliski/a mistrzostwa. • Źródło: www.newscientist.co