STRATEJİK PLANLAMA

1. STRATEJİK PLANLAMA

2. Stratejik Yönetim Sürekli İyileştirme Döngüsü Uludağ Üniversitesi

3. Stratejik Yönetim • Kalite Yönetimi ve Stratejik Planlamanın ortak temel unsurları: • Paydaş odaklı hizmet ve ürünlerin geliştirilmesi, • Takım ruhu ve personel katılımının vurgulanması, • Sonuçlara yönelik performans ölçümlerinin kullanılması, • Verilerin toplanması ve yorumlanmasına yönelik olma, • Etkin ve etkili kaynak yönetim ve dağılımını içerme. Uludağ Üniversitesi

4. Stratejik Planlama Süreci • Neredeyiz? • Durum analizi • Nereye ulaşmak istiyoruz? • Misyon ve İlkeler • Vizyon • Stratejik Amaçlar ve Hedefler • Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? • Faaliyetler, Projeler ve Bütçe • Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? • İzleme • Değerlendirme ve Performans Ölçümü Uludağ Üniversitesi

5. Stratejik Planlama Nedir? • Sonuçların planlanmasıdır. • Değişimin planlanmasıdır. • Gerçekçidir. • Kaliteli yönetimin aracıdır. • Hesap verme sorumluluğuna temel oluşturur. • Katılımcı bir yaklaşımdır. • Günü kurtarmaya yönelik değildir. • Bir şablon değildir. • Salt bir belge değildir. • Sadece bütçeye dönük değildir. • Bütçenin planı değil, planın bütçeyi yönlendirmesi gerekir. Uludağ Üniversitesi

6. Stratejik Planlama Ekibi Planlama Ekibinin Oluşturulması Aşamasındaki Sorular: • Planlama ekibinde kuruluşun temel birimleri temsil ediliyor mu? • Ekip üyeleri stratejik planlama sürecinin gerektirdiği bilgi ve becerileri taşıyor mu? • Ekip üyeleri kuruluş hakkında yeterli bilgiye sahip mi? • Ekip üyeleri kuruluşun hedef kitlesi veya müşterilerini yeterince tanıyor mu? • Ekip üyeleri stratejik planlama çalışmalarına yeterli zaman ve enerji ayırabilecek durumda mı? • Planlama süreci boyunca ekipte süreklilik sağlanabilecek mi? Uludağ Üniversitesi

7. Stratejik Planlama Süreci • Neredeyiz? • Durum analizi • Nereye ulaşmak istiyoruz? • Misyon ve İlkeler • Vizyon • Stratejik Amaçlar ve Hedefler • Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? • Faaliyetler, Projeler ve Bütçe • Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? • İzleme • Değerlendirme ve Performans Ölçümü Uludağ Üniversitesi

8. Durum Analizi Kapsamı: • Kuruluşun iç yapısının analizi (kuruluşun görev ve yetkilerinin, performansının, sorunlarının, potansiyellerinin, kurumsal kültürünün, insan kaynaklarının, teknolojik düzeyinin, vb. analizi). • Çevre analizi (kuruluşun faaliyet gösterdiği ortamın ve dış koşulların analizi). • Kuruluşun gelecekte karşılaşabileceği ve etkilenebileceği gelişmelerin analizi. • İlgili tarafların (kuruluşun hedef kitlesi ve kuruluş faaliyetlerinden olumlu/olumsuz yönde etkilenenlerin) analizi. Uludağ Üniversitesi

9. Durum Analizi Temel Yöntem: GZFT (SWOT) Analizi Uludağ Üniversitesi

10. Kuruluş İçi Durum Analizi • Kuruluşun geçmişi, mevzuatı ve bu mevzuat gereği görevleri • Kuruluşun genel bürokrasi içindeki yeri ve yönetim yapısı • Kuruluş içi iletişim ve karar alma süreci • Kuruluş personelinin sayısı ve nitelikleri • Kuruluşun yararlandığı değişik finansman kaynakları • Kuruluş çalışanlarının motivasyon düzeyi ve kuruluşun durumuna dair değerlendirmeleri ve beklentileri • Kuruluşun teknolojik alt yapısı ve teknolojiyi kullanma düzeyi • Kuruluşun araç ve bina envanteri ve diğer varlıkları • Kuruluş faaliyetlerini izleme ve değerlendirme sistemi • Kuruluşun gerçekleştirdiği ve yürütmekte olduğu önemli faaliyetler ve projeler Uludağ Üniversitesi

11. Çevresel Durum Analizi • Kuruluşun faaliyet alanında dünyadaki durum ve gelişme eğilimleri • Kuruluşun faaliyet alanında ülkemizdeki durum ve gelişme eğilimleri • Dünyada ve ülkemizdeki temel eğilimler ve sorunlar arasında kuruluşu yakından ilgilendiren kritik konular. Bu konuların kuruluşu nasıl ve ne yönde etkileyeceği • Kuruluşun faaliyetleri ile alanıyla ilgili kalkınma planı, sektörel ve bölgesel plan ve programlarda yer alan amaç, ilke ve politikalar ve bunlar arasındaki uyum • Kuruluşun faaliyetlerini yürütürken karşılaştığı temel riskler ve belirsizlikler Uludağ Üniversitesi

12. Hedef Kitle ve İlgili Taraflar Analizi Hedef kitle veya müşteri: Bir kurumun, ürettiği hizmetleri ve/veya mallarını kullanan, alan ve yararlanan kişi ve gruplardır. İlgili taraflar: Bir kurumdan, doğrudan veya dolaylı, maddi veya manevi, olumlu veya olumsuz yönde etkilenen kişi veya gruplardır. Uludağ Üniversitesi

13. Hedef Kitle ve İlgili Taraflar Analizi Temel Noktalar: • Faaliyetlerini sürdürmesi için kuruluşa girdi sağlayan kuruluş dışı birimler • Kuruluş faaliyetlerinin yürütülmesi sürecinde işbirliği yapılması gereken temel kurum ve kuruluşlar • Öncelik sırasına göre kuruluşun ilgili olduğu ve hizmet sunduğu kesimler ve bu kesimlerin kuruluş ile ilgili temel beklentileri • Hedef kitle ve diğer ilgililerden gelen görüş ve şikayetleri değerlendirme sistemi • Hedef kitle ve diğer ilgililerin kuruluş çalışmaları ile ilgili tatmin düzeylerinin nasıl ölçüldüğü/ölçülebileceği Uludağ Üniversitesi

14. Durum Analizinde Varsayımlar • Varsayımların belirlenmesi büyük ölçüde kuruluş içi analiz ve çevre analizine dayanmaktadır. • Kuruluş içi analiz ve çevre analizinde; sosyo-kültürel faktörler, teknolojik faktörler, siyasi ortam, hukuki şartlar, makro ekonomik faktörler ve uluslar arası sistemden kaynaklanan faktörler incelendikten sonra, rakipler, müşteriler, kamu kuruluşları, üreticiler ve sendikalar gibi ilgili tarafların eğilimleri birer varsayım olarak stratejik plana yansımalıdır. • Varsayımlar stratejik planlamanın tüm aşamalarında her birim için ortak bir baz teşkil edecektir. Dolayısıyla, tüm bölümlerde aynı varsayımların kullanımı sağlanmalıdır. Uludağ Üniversitesi

15. Stratejik Planlama Süreci • Neredeyiz? • Durum analizi • Nereye ulaşmak istiyoruz? • Misyon ve İlkeler • Vizyon • Stratejik Amaçlar ve Hedefler • Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? • Faaliyetler, Projeler ve Bütçe • Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? • İzleme • Değerlendirme ve Performans Ölçümü Uludağ Üniversitesi

16. Geleceğe Bakış • Misyon Bildirimi • Vizyon Bildirimi • İlkeler Bildirimi • Stratejik Amaçlar • Hedefler Uludağ Üniversitesi

17. Misyon Bildirimi • Misyon kuruluşun üst yönetimi tarafından planlama ekibi ile birlikte geliştirilir. • Kuruluşun sunduğu tüm hizmet ve faaliyetleri kapsayan bir şemsiye kavramdır. • Daha alt seviyedeki birimlerin misyon bildirimleri ise, birim yöneticileri ve diğer ilgili personel tarafından kuruluşun misyon bildirimine uyumlu bir şekilde geliştirilir. Uludağ Üniversitesi

18. Misyon Bildirimi Misyon Bildiriminin Esasları: • Kısa, açık ve çarpıcı şekilde ifade edilir. • Hizmetin yerine getirilme sürecini değil, hizmetin amacını tanımlar. • Yasal düzenlemelerle kuruluşa verilmiş olan görev ve yetkiler çerçevesinde belirlenir. • Kuruluşun hizmet verdiği kişi ve kuruluşlar belirtilir. • Kuruluşun sunduğu hizmet ve/veya ürünler tanımlanır. Uludağ Üniversitesi

19. Misyon Bildirimi Misyon Bildirimi İçin Cevaplanması Gereken Sorular: • Kuruluşun var olma nedeni nedir? • Kuruluş kimlere hizmet sunuyor? • Kuruluş hangi alanda çalışıyor? • Kuruluş hangi ihtiyaçları karşılıyor? • Kuruluşun yerine getirmek zorunda olduğu yasal görevler nelerdir? • Kuruluşun amacı ilk kurulduğundan bu yana değişti mi? Uludağ Üniversitesi

20. Vizyon Bildirimi Vizyon kuruluşun geleceğini sembolize eder. Kuruluşun uzun vadede neleri yapmak istediğinin güçlü bir anlatımıdır. Değişimin kritik faktörüdür. Vizyon bir kuruluşun farklı birimleri arasında birleştirici bir unsurdur. Vizyon bildirimi kuruluşun kendisi için istediği geleceğin iddialı ve aynı zamanda ulaşılabilir bir ifadesidir. Uludağ Üniversitesi

21. Vizyon Bildirimi Güçlü bir vizyon: • İdealisttir; yürekten gelmesi, hissedilmesi gerekir. • Özgündür; kuruluşa aidiyeti belirgindir. • Ayırt edicidir; kuruluşun vizyonunu diğerlerinden ayırt edici özelliğe sahiptir. • Çekicidir; kuruluş içinden olan ve olmayan kişilerin ilgisini çeker. İyi ifade edilmiş bir vizyon: • Kısa ve akılda kalıcıdır. • İlham verici ve iddialıdır. • Gelecekteki başarıları ve ideal olanı tanımlayıcıdır. • Tüm kuruluş çalışanları, hizmet sunulan kitle ve diğer kişiler için çekicidir. Uludağ Üniversitesi

22. Vizyon Bildirimi Vizyon Bildirimi İçin Cevaplanması Gereken Sorular: • Kuruluşun ideal geleceği nedir? • Kuruluş vatandaşlar, diğer kuruluşlar ve siyasi otorite tarafından nasıl algılanmak istiyor? • Kuruluşun bir vizyon ifadesi var mı? Varsa, yenilenmesi gerekiyor mu? Uludağ Üniversitesi

23. İlkeler Bildirimi • İlkeler, kuruluşun vizyonu ve misyonunun gerisinde yatan değer ve inançların temelidir. Bu ilkeler kuruluşun kararlarına, seçimlerine ve stratejilerinin belirlenmesine rehberlik eder. • İyi ifade edilmiş bir ilkeler bildirimi aşağıdaki gibi olmalıdır: • Temel değerleri ve inançları açık ve kesin bir dille ortaya koymalıdır. • Çalışanların işlerini en iyi şekilde yapacakları şartlara ilişkin temel düşünceyi belirtmelidir. • Kuruluşun vizyonunu gerçekleştirmesini sağlayacak sistem ve süreçleri desteklemelidir. Uludağ Üniversitesi

24. İlkeler Bildirimi İlkeler bildirimi üç temel alana ilişkindir: • Kişiler: Kuruluş çalışanları ve kuruluş dışındaki kişiler • Süreçler: Kuruluşun yönetim, karar alma ve hizmet üretimi süreci • Performans: Kuruluşun ürettiği hizmet ve/veya ürünlerin kalitesine yönelik beklentiler İlkeler Bildirimi İçin Cevaplanması Gereken Sorular: • Kuruluşun çalışma felsefesi nedir? • Kuruluşun çalışmalarına temel teşkil eden değerler, standartlar ve idealler nelerdir? • Kuruluşun personeli tarafından benimsenen değerler ve inançlar nelerdir? Uludağ Üniversitesi

25. Stratejik Amaçlar • Stratejik amaçlar belirli bir zaman diliminde kuruluşun ulaşmayı hedeflediği kavramsal sonuçlardır. • Stratejik amaçlar ve hedefler stratejik planlama sürecinde kuruluşun “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusuna cevap verir. Uludağ Üniversitesi

26. Stratejik Amaçlar Uludağ Üniversitesi

27. Stratejik Amaçlar Stratejik amaçların özellikleri: • Misyon, vizyon ve ilkelerle uyumlu olmalıdır. • Kuruluşun misyonunu yerine getirmesine katkıda bulunmalıdır. • İddialı, ama gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. • Kuruluşun şimdiki durumundan gelecekteki arzu edilen durumuna dönüşümünü sağlayabilecek nitelikte olmalıdır. • Ulaşılmak istenen noktayı açık bir şekilde ifade etmeli, ancak buna nasıl ulaşılacağını ayrıntılı olarak açıklamamalıdır. • Stratejik planlama sürecinin daha sonraki aşamaları için bir çerçeve sunmalıdır. Hedeflerin gerçekleştirilmesinde yol gösterici olmalıdır. • Kuruluşun öncelikleri ve durum analizi sonuçlarına göre şekillenmelidir. • Orta vadeli bir zaman dilimini kapsamalıdır. • Önemli dışsal değişiklikler olmadığı sürece değiştirilmemelidir. Uludağ Üniversitesi

28. Stratejik Amaçlar Stratejik Amaçların Oluşturulması İçin Cevaplanması Gereken Sorular: • Kuruluş misyonunu yerine getirmek için neler yapmalıdır? • Kuruluş kısa ve orta vadede neleri başarmayı amaçlamaktadır? • Kuruluşun şu andaki faaliyetleri dış çevre ile uyumlu mudur, değilse ne değişmelidir? • Kuruluş diğer kamu kuruluşları ile ortak amaçlara sahip midir? Uludağ Üniversitesi

29. Hedefler Hedefler, stratejik amaçların gerçekleştirilebilmesi için ortaya konulan spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Stratejik amaçların aksine, hedefler sayısal olarak ifade edilirler ve daha kısa vadeyi kapsarlar. Bir stratejik amacı gerçekleştirmeye yönelik olarak birden fazla hedef belirlenebilir. Hedeflerin özellikleri: • Yeterince açık ve anlaşılabilir ayrıntıda olmalıdır. • Ölçülebilir olmalıdır. • İddialı olmalı, fakat imkansız olmamalıdır. • Sonuca odaklanmış olmalıdır. • Zaman çerçevesi belli olmalıdır. Uludağ Üniversitesi

30. Hedefler Hedeflerin Oluşturulması İçin Cevaplanması Gereken Sorular: • Hedefler, kuruluşun misyon, vizyon, ilkeler ve stratejik amaçları ile tutarlı mı? • Hangi spesifik sonuçlara ulaşmaya çalışılıyor? Sonucu etkileyen faktörler nelerdir? • Bir stratejik amaca ilişkin hedefler gerçekleştirildiğinde o stratejik amaca ulaşılabiliyor mu? • Hedefi belirli bir süre içinde gerçekleştirme zorunluluğu var mı? • İstenilen sonuçlara ne kadar zamanda ulaşılabilir? • Bu hedeflere ulaşmak için sağlanan gelişme nasıl ölçülür? • Kıyaslama noktaları nelerdir? Ne kadar gelişme sağlanabilir? Uludağ Üniversitesi

31. Stratejik Planlama Süreci • Neredeyiz? • Durum analizi • Nereye ulaşmak istiyoruz? • Misyon ve İlkeler • Vizyon • Stratejik Amaçlar ve Hedefler • Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? • Faaliyetler, Projeler ve Bütçe • Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? • İzleme • Değerlendirme ve Performans Ölçümü Uludağ Üniversitesi

32. Uygulama Stratejisi • Stratejik Amaç ve Hedefleri gerçekleştirecek Faaliyetlerin (Projelerin) Belirlenmesi • Önceliklerin Belirlenmesi • Sorumlulukların Belirlenmesi • Bütçelendirme Uludağ Üniversitesi

33. Faaliyet ve Projeler Misyon Vizyon İlkeler Stratejik Amaç 1 Stratejik Amaç 2 Stratejik Amaç 3 Hedef 1.1 Hedef 1.2 Hedef 2.1 Hedef 2.2 Hedef 3.1 Faaliyet 1.1.1 Faaliyet 1.2.1 Faaliyet 1.1.2 Faaliyet 1.2.2 Faaliyet 1.2.2 Uludağ Üniversitesi

34. Faaliyet ve Projeler Faaliyetlerin Ortaya Konulması Sürecinde Cevaplanması Gereken Temel Sorular • Hedefin yerine getirilmesi sürecinde faaliyetin rolü ve önemi nedir? • Hedeflerin gerçekleştirilmesine yönelik olarak kullanılacak yol ve yöntemler tanımlanmış mıdır? • Hangi ölçülebilir kriterler (performans kriterlerine baz olan) üzerine kuruludur? • Hangi sürede biteceği • Miktarı • Maliyeti • Kalitesi • Hedefleri ve altında yer alan faaliyetleri yerine getirmekten sorumlu olan birimler kimlerdir ve sorumlulukları nelerdir? Uludağ Üniversitesi

35. Eylem Planları • Bir stratejik amaca ait her bir hedef için gerekli olan uygulama stratejisi oluşturulurken, proje ve faaliyetleri gerçekleştirecek birimler, gerekli yetki ve sorumluluklar, süre ve kaynak gereksinimi doğru belirlenmelidir. Uludağ Üniversitesi

36. Eylem Planları • Uygulamada karşılaşılan güçlüklerin giderilmesine yönelik tedbirlerin alınmasının hedeflere ulaşılmasında önemli bir faktör olduğu unutulmamalıdır. Uludağ Üniversitesi

37. Önceliklendirme Kaynak ve harcama yapısının mevcut durumu ve potansiyeli nedeniyle, faaliyet ve projelerin önceliklendirilmesi gereklidir. • Önceliklendirme yapılırken; kuruluşun yetki alanı dahilinde, • kalkınma planları, • yıllık programlar, • bölgesel programlar, • hükümet programları, • ekonomik programlar • varsa özel düzenlemeler başta olmak üzere politika oluşturulması sürecinde tanımlanan belgeler esas olarak alınır. • Önceliklendirmede ilkeler: sürdürülebilirlik, etkinlik, verimlilik, etki düzeyi ve uygunluk Uludağ Üniversitesi

38. Bütçelendirme • Kuruluşlar mevcut bütçe uygulamasından hareketle stratejik planlarını oluşturmayacaklar; tam tersine hazırlayacakları stratejik planlarını esas alarak bütçe yapılarını yeniden şekillendireceklerdir. • Program bütçe sistemi açısından bakıldığında • stratejik amaçlar = programlara, • hedefler = alt programlara, • faaliyet ve projeler = alt programlar altında yer alan faaliyet/projelere karşılık gelmektedir. Uludağ Üniversitesi

39. Bütçelendirme • Her bir hedefin faaliyetlerle ifade edilmesi sonrasında faaliyetlerin bütçe ile ilişkisinin kurulması gerekmektedir. • Temel amaç, bütçe hazırlanması sürecinde kaynak ve maliyet yapılarının ortaya konulması suretiyle her bir politikanın maliyetini ölçebilmenin yanında harcamaların önceliklendirilmesi sürecine de yardımcı olmaktır. Uludağ Üniversitesi

40. Kaynak Tablosu • Kuruluş, elde ettiği ve gelecek dönemde elde etmeyi öngördüğü tüm gelirleri gösteren kaynak tablosunu hazırlar. Uludağ Üniversitesi

41. Maliyet Tablosu • Kuruluş kaynak yapısıyla uyumlu olarak stratejik amaçları ve hedefleri altında faaliyet ve projelerinin bütçeleme amaçlı maliyet yapılarını belirler. Uludağ Üniversitesi

42. Stratejik Planlama Süreci • Neredeyiz? • Durum analizi • Nereye ulaşmak istiyoruz? • Misyon ve İlkeler • Vizyon • Stratejik Amaçlar ve Hedefler • Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? • Faaliyetler, Projeler ve Bütçe • Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? • İzleme • Değerlendirme ve Performans Ölçümü Uludağ Üniversitesi

43. İzleme ve Değerlendirme • İzleme stratejik planda ortaya konulan hedeflere ilişkin gerçekleşmelerin sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasıdır. • Değerlendirme ise, uygulama sonuçlarının stratejik amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesi ve söz konusu amaç ve hedeflerin tutarlılık ve uygunluğunun analizidir. Uludağ Üniversitesi

44. İzleme ve Değerlendirme Temel Sorular: • Ne Yaptık? • Başardığımızı Nasıl Anlarız? • Uygulama Ne Kadar Etkili Oluyor? • Neler Değiştirilmelidir? • Gözden Kaçanlar Nelerdir? Uludağ Üniversitesi

45. İzleme İzleme Raporunun Kapsamı: • Stratejik amaçlar • Hedefler • Faaliyet ve projeler (Söz konusu planların uygulanmasından sorumlu daire, bölüm, birim ve sorumluların konumu gibi bilgileri içermelidir.) • Gerçekleşmeler konusunda açıklamalar ve yorumlar • Mevcut durum hakkında bilgiler Uludağ Üniversitesi

46. Değerlendirme Performans Ölçümü ve Değerlendirmesi • Yönetimin etkinliğini sağlar. • Ölçülebilen hedefler daha kolay gerçekleştirilebilir. • Hizmetlerin kalitesini artırır. • Bütçenin geliştirilmesine ve gözden geçirilmesine yardımcı olur. • Kamu kaynaklarının neden söz konusu faaliyetlere harcandığı sorusunun cevaplandırılmasına yardımcı olur. • Hesap verme sorumluluğuna ve performans denetimine temel oluşturur. Uludağ Üniversitesi

47. Değerlendirme Performans Göstergeleri • Performans göstergeleri, stratejik planın başarısının ve özellikle uygulama sonuçlarının ölçülmesini sağlayan araçlardır. • Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya maliyet cinsinden ifade edilir. Uludağ Üniversitesi

48. Değerlendirme Performans Göstergelerinin Sınıflandırması • Girdi • Çıktı • Sonuç • Etkinlik • Kalite Uludağ Üniversitesi

49. Performans Göstergeleri • Girdi: Bir ürün veya hizmetin üretilmesi için gereken beşeri, mali ve fiziksel kaynaklardır. Girdi göstergeleri, ölçmeye esas olan başlangıç durumunu yansıtırlar. • Çıktı: Üretilen ürün ve hizmetlerin miktarıdır. Çıktı göstergeleri, üretilen mal ve hizmetlerin niceliği konusunda bilgi vermesine rağmen, amaçlar ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı veya üretilen mal veya hizmetin kalitesi ve etkinliği konusunda tek başına açıklayıcı değildir. Uludağ Üniversitesi

50. Performans Göstergeleri • Sonuç: Elde edilen çıktıların, stratejik amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesinde nasıl ve ne ölçüde etkili olduklarını gösterirler. Sonuç göstergeleri stratejik amaç ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını ortaya koymaları bakımından en önemli performans göstergeleridir. • Etkinlik: Birim çıktı başına girdi veya maliyettir. Etkinlik göstergeleri verimlilik ve maliyet etkinliğini ölçerler. Girdiler ile çıktılar veya sonuçların ilişkisini de gösterirler. Uludağ Üniversitesi