PLAN DE CALIDAD Y MEJORA CONTINUA DE LA ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA

1. PLAN DE CALIDAD Y MEJORA CONTINUA DE LA ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

2. Génesis del Plan • Programa Rectoral: calidad/promoción • Necesidad de un Plan de mejora • Metodología • Trabajo en grupo: Equipo Director • Equipo Director: Profesionales de las distintas áreas y niveles comprometidos • Amplio trabajo en equipo ha dado lugar al Proyecto que hoy se somete a discusión • Grupos de mejora constituidos en la Administración y Servicios. Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

3. Aspectos claves • Compromiso el Rector y su equipo de gobierno. • Una nueva cultura orientada hacia la Dirección Participativa • Participación de todo el PAS quese pretende asumacomo suyo el PCASUS. • 41 grupos de Mejora constituidos • 300 miembros de grupos • 339 sugerencias • 361 encuestas • Nº reuniones a las que he asistido: 35 Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

4. Datos de Participación • Conocen el Plan: 83,66% • Están de acuerdo en participar: 92,80% • Están de acuerdo en la formulación de: • Misión: 71,47% • Visión: 70,64% • Objetivos: 67,31% Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

5. ¿Qué es? • Reflexión colectiva • Un buen instrumento para dar respuesta colectiva a los cambios y exigencias a los que se encuentra expuesta nuestra Universidad • Dar respuestas a: • Dónde estamos • Qué somos, para qué estamos • Hacía donde nos gustaría dirigirnos • A dónde nos dirigimos • Cuáles son los caminos • Cuáles son los indicadores de si caminamos hacia la meta? • No es la panacea que resuelva todos los problemas • Mostrar el camino de la calidad. Facilitar herramientas Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

6. PCASUS es una apuesta de futuro que nos permite • Analizar nuestra actual situación: análisis DAFO • Reflexionar cual es la razón de ser de la administración y servicios (misión) • Como deseamos ser vistos (visión) • Establecer objetivos • Diseñar estrategias para alcanzarlos. • Y para saber si vamos por el buen camino: control y evaluación a través de indicadores. Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

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8. Propuestas de los grupos Se han formulado 339 aportaciones: • 234 al DAFO • Debilidades: 102 • Amenazas: 23 • Fortalezas: 93 • Oportunidades:16 • 3 a la formulación de misión • 2 a la formulación de visión • 41 a los objetivos • 64 a las estrategias Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

9. Metodología • Hemos intentado refundir, clasificar y sistematizar las propuestas. A partir de ahí se ha confeccionado una encuesta que se pasará a los asistentes tras el debate. • Un cuestionario para responder con: • Todas las enmiendas (refundidas) al DAFO • Dos propuestas alternativas de misión y visión • Una nueva propuesta de refundición de los objetivos • Aclaración del despliegue Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

10. Terminología ¿Cliente o usuario? • Entendemos por cliente la persona hacia la cual se dirige nuestra actividad profesional, • ya sea un compañero de trabajo, PAS ó PDI, ya sea un alumno (clientes interno). • Ya sea la sociedad –cliente externo- a la que nos debemos y espera de nosotros suministremos titulados con garantía de profesionalidad, bien formados. • En los manuales de calidad, también de las Administraciones Públicas, se utiliza el término “cliente” • Entidad o Persona a la que debemos procurar que esté satisfecha con el servicio que prestamos • Este concepto se explicará en el documento definitivo del Plan Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

11. Fortalezas • Edad joven: datos: 65% entre 30 y 50 • Es un valor • Plantilla cualificada: datos: • Titulaciones por encima de lo exigido: 20,49% • Sin exagerar: sólo 10 doctores (0,49%) • Nº horas curso persona: 20 en 2004 • Estabilidad: tasa inferior al 10% Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

12. Debilidades • Escaso nivel del sentimiento de pertenencia del PAS a la organización. • Datos de la encuesta: • Todavía hay un porcentaje que no ve la universidad como suya, compartimentos estancos, que tenemos que superar proponiendo su mejora • Falta de sistematización de la normativa de aplicación. • Sólo significa que las normas no están recopiladas y ordenadas. • Sentimiento de segregación entre funcionario y laboral • En fase de superación Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

13. Debilidades • Mala imagen profesional del PAS a nivel de la comunidad universitaria. • No queremos herir la profesionalidad de nadie • La dan muy pocos • La mayoría de los profesionales, uno a uno considerados, son excelentes profesionales • Sin embargo hay algunos puntos negros que son los que más se ven • Es un punto débil mejorable con formación y otras medidas • Ausencia de estilo de liderazgo • Significa que falta formación de cómo pasar de ser jefe a ser dirigente-líder Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

14. Misión y Visión • Amplio consenso sobre las formulaciones planteadas, sólo tres grupos proponen alternativas de que no afectan a lo sustancial • La misión expresa valores que defendemos: • Profesionalidad • Eficacia y eficiencia • Servicio público a la sociedad • Hacia objetivos estratégicos • Y nuestra razón de ser: las funciones que nos competen • Visión: imagen idealizada de cómo nos gustaría ser vistos Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

15. Objetivos: refundidos • Incrementar el nivel de satisfacción de los clientes, elevar el nivel de resultados en los servicios. • Impulsar un cambio cultural hacia un nuevo estilo de gestión: La Dirección participativa y la gestión por procesos. • Implantar un nuevo sistema de gestión de RRHH que promueva la satisfacción laboral y permita alcanzar los objetivos. • Mejorar la comunicación interna/externa, avanzando en la implantación de la Administración electrónica Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

16. Razones • Clarificar, simplificar, • Distinguir entre fines y medios • Resaltar la satisfacción laboral no como un objetivo egoísta o egocéntrico sino como un medio o instrumento que motiva y permite realizar mas esfuerzo para conseguir satisfacer los intereses públicos, (de la sociedad y de los clientes) Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

17. Priorización de objetivos • Se formulará una propuesta para otra entre: • Refundir objetivos • Mantener los que están propuestos • En ambos caso se priorizarán a través de la matriz SAATY que se elaborará a partir de la cumplimentación de las opiniones que se expresen en el cuestionario Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

18. ESTRATEGIAS • Son las vías que nos conducen a los objetivos. Conjunto de acciones, líneas maestras de actuación • En el documento inicial son Demasiadas, poco clarificadoras, repetidas • Además los grupos proponen nuevas, algunas son mas bien acciones que se pueden refundir • Escojamos las autopistas, el AVE, avión … • Tras las jornadas el Equipo Director formulará una propuesta de refunda e integre todas las sugerencias Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

19. Despliegue: ¿Qué hacer a partir de mañana? • Configurar grupos de mejora para la implantación del PCASUS (que pueden ser los mismos o diferentes a los que se han creado para estudiar este documento) • Esos grupos formularán sus propios planes de mejora a partir de evaluaciones –quien las haya realizado o esté en ello- u otra herramienta de diagnóstico • Otros grupos de carácter transversal se constituirán para confeccionar Planes y Procedimientos Operativos que servirán de herramientas • Medir, Facilitar indicadores para el Cuadro de Mando Integral Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

20. Planes operativos • Son procedimientos elaborados por equipo de trabajo para desarrollar determinadas estrategias u objetivos. • Se elaborarán los que el Plan requiera, comenzando por: • PO de comunicación • PO de mejora de los servicios y Unidades Administrativas • PO Atención al público en primera línea • PO Elaboración y realización de encuestas • PO Formación PAS • PO de Dirección por objetivos • PO de trabajo por procesos Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

21. Cuadro de Mando Integral • Es un instrumento de gestión que tiene como fin: medir cómo estamos ejecutando el camino marcado. • Conjunto de cuadros con indicadores, para comunicar cuáles son las prioridades marcadas por la estrategia actual y cuánto nos estamos desviando de los objetivos marcados. Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -

22. FINANZAS VISION YESTRATEGIA PROCESOS CLIENTES RECURSOS HUMANOS FORMACION Cuadro de mando integral Universidad de Sevilla – Dirección de Recursos Humanos -