Workshop Druk, Druk, Druk

1. Workshop Druk, Druk, Druk Prioriteiten stellen en organiseren

2. Regeren is vooruit zien, maar we hebben het nu al zo druk! ‘Onze leden willen steeds méér, maar doen zélf steeds minder’. ‘Ik ben al zo druk en zoiets kan ik er écht niet bij hebben’. NECP

3. Meer werk en minder leden die dat werk willen doen. Hoe je dit tij keert is inhoud van de workshop: • Onderscheid waan van de dag van zaken die continuïteit beïnvloeden; prioriteiten stellen beïnvloedt rust en continuïteit’. • II. Organiseer anders en delegeer meer = sleutel voor rustiger besturen. • III. Geef taakgericht en democratisch leiding, dit stimuleert het meedoen. • En: COMMUNICEER!!!!!!

4. Vergaderingen gaan meestal over het oplossen van acute problemen. Daarbij regeert de waan van de dag: ‘Deze activiteit is al een tijdje bezig - dus laat maar doorgaan’. ‘Jan is ziek – zet zijn activiteit maar even in de ijskast’. ‘Piet heeft nu even wat anders aan het hoofd – laat maar even zitten’. NECP

5. Hoe de waan van de dag te doorbreken? Weet welke resultaten u dit jaar beslist moet halen. ….en wat eventueel minder kan. Stel daarmee prioriteiten vast! NECP

6. Deel I Prioriteiten stellen: • Rust creëren. • Gewenste resultaten op een rij zetten. • Resultaten benoemen met tijdstippen. • Activiteiten bedenken om resultaten te halen. • Activiteiten vaststellen inclusief voorwaarde(n) en rangorde. NECP

7. Rust creëren: • Ontspannen benen op tafel!!!! • Stel periode vast. • Andere omgeving zonder vergadertafel. • Geen agenda! NECP

8. Gewenste resultaten op een rij zetten. Bijvoorbeeld: • 10% nieuwe leden • 2 nieuwe cursussen • 10 nieuwe vrijwilligers NECP

9. Resultaten met tijdstippen benoemen: • Op 31 december 10% nieuwe leden. • Op 31 mei 2 cursussen ontwikkeld. • Vóór 1 sept. 10 nieuwe vrijwilligers. NECP

10. Ideeën bedenken om die resultaten te halen. Bijvoorbeeld om 10% nieuwe leden te krijgen: • Korting geven op aanschafprijs oefenset. • Spectaculaire opening nieuwe seizoen. • Wervende artikelen in h-a-h-krant. • Ideeënmoeten aanslaan en uitvoerbaar zijn! NECP

11. Activiteiten vaststellen incl. voorwaarde(n) en rangorde. Bijvoorbeeld 10% nieuwe leden: Nr 1: Korting Oefenset. Voorwaarde: 25% korting/ eigen inkoop. Nr 2: Per maand wervend artikel. Voorwaarde: vlot schrijvende vrijwilliger Nr 3: 8 september: Spectaculaire opening nieuwe seizoen. Voorwaarde: bekende Nederlander tegen onkostenvergoeding NECP

12. Telkens weer bijstellen: alles loopt anders. • Opeens komt de minister op werkbezoek! • De gemeente wil dat u gaat fuseren. • Dus…….. minstens 1x per periode ontspannen de benen op tafel! • Doorbreek de vicieuze cirkel. NECP

13. Deel II Anders organiseren: • - Inzicht in werkzaamheden vereniging. • - Welke taken en functies vloeien daaruit voort. • - Meer splitsen = meer kleinere taken. • - Meer kleinere taken = meer vrijwilligers nodig. • - Betere aansluiting zappende vrijwilliger. • - Meer coördinatie = meer zicht op voortgang. • - Betere communicatie = beter inspelen op situatie. NECP

14. Inzicht in werkzaamheden: • Bestuurlijk • Organisatorisch • Uitvoerend • Destilleer hier de taken uit! NECP

15. Aantal taken samen zijn functie of werkgebied. Grote verschillen: kleine startende of grote gevestigde vereniging. Taakverdeling: - Plezierig om iets niet alleen te hoeven doen. - Werk is te omvangrijk = verplicht delegeren! - Specialisatie verbetertwerk. NECP

16. Juiste mens op de juiste plaats = 1. Weten welke taken en functies er zijn. 2. Weten welke deskundigheden vereist zijn. 3. Nagaan of taak en vrijwilliger bij elkaar passen. NECP

17. Ga na: • Heeft vrijwilliger vereiste vaardigheden en deskundigheid? • Kan vrijwilliger vaardigheid snel aanleren en deskundig worden? • Kan vrijwilliger verantwoordelijkheid aan? • Past vrijwilliger in cultuur van vereniging? • Is vrijwilliger als persoon welkom? NECP

18. Met zoveel eindverantwoordelijkheid vraagt coördinator zich af: • Sta ik er alleen voor? • Hoe organiseer ik dit? • Als anderen helpen, ben ik dan toch verantwoordelijk voor hun fouten? NECP

19. Deel III Leiding (en begeleiding) Leiding en begeleiding zijn essentieel voor het binden en vinden van vrijwilligers. Beiden stimuleren het meedoen (én vaak het afhaken). NECP

20. Taakgericht leiderschap in hiërarchische vereniging: • Uitvoeren taken staat centraal op voorgeschreven wijze in redelijk tempo. • Reactie op slecht werk: kritisch en bestraffend. • Taakgericht leiderschap in mensgerichte vereniging: • Heldere taken met bevoegdheden, verantwoordelijkheden en voldoende ondersteuning. • Fouten zijn om te leren. • Suggesties, commentaren, ideeën, informatie en kritiek zijn om te helpen. • Ontplooien staat voorop. NECP

21. Regeren is vooruitzien maar het is vandaag al zo druk. Gooi het roer om: - Creëer rust - Stel prioriteiten - Organiseer anders - Delegeer meer - Geef stimulerend leiding NECP

22. Ongeplande (informele) en geplande (formele) begeleiding: Ongepland vragen stellen in lastige situatie. ‘Op afspraak’ individueel of in een groepsgesprek. Beiden waardevol en kunnen niet buiten elkaar. NECP

23. Hoe vaak begeleiding nodig is, hangt af van: • De behoefte van de vrijwilliger. • De ingewikkeldheid van de taak. • De ervaring en kennis van de vrijwilliger. NECP

24. Taakgerichte begeleiding over: • Werk • Samenwerking • Organisatie • Voortgang • Middelen NECP

25. Persoonsgerichte begeleiding over • tevredenheid vrijwilliger met werk o.a.: • Voldoende sociale contacten en waardering. • Voldoet het werk aan zijn verwachtingen. • Stimuleren van vrijwilliger door o.a.: • Vergroten van kennis. • Voldoende overleg / inspraak. • Groei van verantwoordelijkheden. NECP

26. Regeren is vooruitzien maar het is vandaag al zo druk. Gooi het roer om: • - Creëer rust • - Stel prioriteiten • - Organiseer anders • - Delegeer meer • Geef stimulerend leiding • Veel succes!!! NECP