Nieuwe gunningsprocedures

1. Nieuwe gunningsprocedures Christof Impens jurist

2. Overzicht • Concurrentiedialoog • Dynamisch aankoopsysteem • Elektronische veiling • Onderhandelingsprocedure

3. Concurrentiedialoog • “Vervroegd” ingevoerd door KB van 12.9.2011 • Zowel oude als nieuwe wetgeving momenteel van toepassing: • basis: Wet van 15.6.2006 (gewijzigd door Wetten van 5.8.2011) • verloop van de gunning: KB Plaatsing van 15.7.2011 • uitvoering: KB van 26.9.1996 (AAV) • rechtsbescherming: boek IIbis van Wet van 24.12.1993 (aangepaste lezing) • Overgangsregeling in afwachting van nieuwe regelgeving

4. Concurrentiedialoog – Kenmerken • Behoefte van overheid niet strak af te lijnen of in te vullen (cfr. speciale raamopdracht) • Dialoog tussen AO en een aantal geselecteerde kandidaten, om tot één of meerdere oplossingen te komen die voldoen aan de behoeften van de aanbestedende overheid • De kandidaten van wie één of meerdere oplossingen werden gekozen, worden uitgenodigd om een offerte in te dienen • Vrij lange procedure, vergt grondige voorbereiding en opvolging • Specifiek taalgebruik om onderscheid te maken met andere procedures Bv.: ‘beschrijvend document’ i.p.v. ‘opdrachtdocumenten’

5. Concurrentiedialoog – Voorwaarden Drie strikte, cumulatieve voorwaarden: • het moet gaan om een bijzonder ingewikkelde opdracht • AO moet van oordeel zijn dat de opdracht onmogelijk via open of beperkte procedure te plaatsen is • AO is technisch niet in staat: • om technische middelen te bepalen voor haar behoefte-invulling • of om te beoordelen wat de markt te bieden heeft op stuk van technische, financiële of juridische oplossingen

6. Concurrentiedialoog – Voorwaarden • Steeds geval per geval te bekijken • Complexiteit staat centraal • Aard van complexiteit kan technisch zijn of eerder financieel of juridisch van aard • Voorbeelden in Richtlijn 2004/18/EG: omvangrijke geïntegreerde vervoersinfrastructuurprojecten, grote computernetwerken, of projecten met een complexe en gestructureerde financiering waarvan de financiële en juridische onderbouwing niet vooraf kan worden voorgeschreven • Klassiek voorbeeld: verbinding tussen twee oevers

7. Concurrentiedialoog – Voorwaarden • Complexiteit heeft niet noodzakelijk te maken met kostprijs van het project: ook beneden de Europese drempels kan een concurrentiedialoog • Uitgesloten: • onderverdeling in percelen • onderverdeling in vaste en voorwaardelijke delen • verlengingen Verslag aan de Koning: zeer ingewikkelde opdrachten waarvoor de concurrentiedialoog is gereserveerd, lenen zich hier niet toe

8. Concurrentiedialoog – Verloop • Voorafgaand: opmaak beschrijvend document • Drie stappen: • Bekendmaking, indiening kandidaatstellingen en selectie • Dialoog, resulteert in keuze van oplossingen • Indiening en beoordeling van eindoffertes

9. Concurrentiedialoog – Verloop 1) Gemotiveerde beslissing Art. 65/4 van de Wet van 24.12.1993 is van toepassing (lezing KB 12.9.2011)  Verplichting om gemotiveerde beslissing op te maken, ter verantwoording van het gebruik van de concurrentiedialoog

10. Concurrentiedialoog – Verloop 2) Beschrijvend document • AO bepaalt: • behoeften en eisen • gunningscriteria • eventueel opeenvolgende fasen van dialoog • eventueel modaliteiten voor vergoeding • eventuele dwingende randvoorwaarden, zoals eisen van stedenbouwkundige of architecturale aard, juridische aard van de overeenkomst • Minder gedetailleerd dan opdrachtdocumenten • Belangrijk: essentiële elementen niet meer te wijzigen!  Goede voorbereiding van groot belang

11. Concurrentiedialoog – Verloop • Gunningscriteria: weging • opdrachten die Europese drempel bereiken: • weging van de criteria verplicht (eventueel uitgedrukt als vork) • indien om aantoonbare reden niet mogelijk: in dalende volgorde van belangrijkheid • beneden Europese drempel (en diensten bijlage II B): • weging specificeren, ofwel in volgorde van afnemend belang • zo niet hebben ze elk dezelfde waarde

12. Concurrentiedialoog – Verloop • Gunningscriteria = essentiële elementen • Niet meer te wijzigen in de loop van de procedure!AO zou procedure immers kunnen sturen in de richting van een welbepaalde kandidaat, eenmaal ze kennis heeft genomen van de aangeboden oplossingen • Maakt opmaak van de gunningscriteria extra belangrijk/moeilijk • Voorkomen dat oplossingen uiteindelijk niet meer beoordeeld kunnen worden

13. Concurrentiedialoog – Verloop 3) Bekendmaking • Vermelden van: • selectie-eisen • eventueel voorwaarden selectiebeperking (min. 3) • Essentiële elementen niet meer te wijzigen (selectie) • Beschrijvend document wordt niet toegevoegd • Behoeften/eisen en gunningscriteria kunnen ook in bekendmaking staan

14. Concurrentiedialoog – Verloop 4) Indiening kandidaatstellingen • Minimumtermijnen voor indiening gelijk aan beperkte procedure en OPMB: • Europese bekendmakingsplicht: 37d • Belgische bekendmakingsplicht: 15d 5) Gemotiveerde selectiebeslissing • Art. 65/5 en 65/7, §1 van Wet van 24.12.1993 (lezing KB 12.9.2011)  mededeling motieven niet-selectie

15. Concurrentiedialoog – Verloop 6) Uitnodiging tot de dialoog • Alle geselecteerden, gelijktijdig en schriftelijk • Wanneer verzenden? Foutje in art. 65/7, §1: uitnodiging tot indiening van offerte mag niet verzonden worden vóór informatie aan niet-geselecteerden • Inhoud: • beschrijvend document (of online ter beschikking, of op aanvraag) • verwijzing naar de bekendmaking • aanvangsdatum en adres van de raadpleging, en gebruikte taal

16. Concurrentiedialoog – Verloop 7) Dialoog • Doel: na te gaan en te bepalen welke middelen geschikt zijn om zo goed mogelijk aan behoeften AO te voldoen • Afzonderlijk met elke deelnemer • Voorbereidingstijd verschaffen aan de deelnemers • Alle aspecten kunnen ter sprake komen (technisch, juridisch, kosten,…) • Langste fase van CD (Ned.: 9-24 maanden)

17. Concurrentiedialoog – Verloop • Verloop dialoog niet in detail geregeld • Gelijke behandeling van alle deelnemers • geen discriminerende informatie verstrekken die bepaalde deelnemers kan bevoordelen • geen voorgestelde oplossingen of vertrouwelijke informatie bekendmaken aan andere deelnemers (zonder toestemming), zowel tijdens als na afloop van de procedure • elke dialoog met bijhorende ideeën en oplossingen staat op zich • geen ‘cherry-picking’ • bepaling in beschrijvend document rond vertrouwelijkheid

18. Concurrentiedialoog – Verloop • Fases in dialoog om aantal oplossingen te verminderen: • mogelijkheid moet in beschrijvend document staan • vergelijking o.b.v de gunningscriteria • geschreven documenten nodig, wegens complexiteit • verminderen van oplossingen, niet deelnemers • in slotfase moet aantal oplossingen genoeg zijn om mededinging te garanderen (hoewel één overblijvende oplossing ook kan) • geen wettelijke regeling rond nemen van beslissing en mededeling

19. Concurrentiedialoog – Verloop • Afsluiten van dialoog • wanneer AO kan bepalen welke oplossing of oplossingen voldoen aan haar behoeften • na vergelijking, op grond van gunningscriteria • deelnemers op de hoogte brengen 8) Gemotiveerde beslissing • Onmiddellijk motivering meedelen aan deelnemers van wie oplossing niet gekozen is (lezing art. 65/7, §2 Wet 24.12.1993)

20. Concurrentiedialoog – Verloop 9) Uitnodiging tot indiening eindoffertes • Elke deelnemer waarvan één of meerdere oplossingen werden gekozen • Schriftelijk en gelijktijdig • AO kan vragen om offertes in te dienen voor één of meer gemeenschappelijke oplossingen (mits toestemming) • Vermelden van voorwaarden die van toepassing zijn tijdens uitvoering (momenteel dus de AAV) • Na meedelen van motivering aan deelnemers van wie oplossing niet gekozen is Zie lezing van art. 65/7, §2

21. Concurrentiedialoog – Verloop 10) Indiening eindoffertes • Geen wettelijke minimumtermijnen • Eindofferte dient alle vereiste en noodzakelijk elementen voor de uitvoering van de opdracht te bevatten  moeten compleet uitgewerkt zijn op alle punten

22. Concurrentiedialoog – Verloop 11) Gemotiveerde gunningsbeslissing • Beoordeling o.b.v. de gunningscriteria • Geen onderhandelingen!  kritiek • AO kan vragen om eindofferte toe te lichten, te verduidelijken of aan te vullen • Dit mag niet raken aan de essentiële elementen van de eindofferte en het beschrijvend document • Draagwijdte: open en beperkte procedure • London Underground / Pressetext • Financiële closing

23. Concurrentiedialoog – Verloop • Informatie na nemen van de gunningsbeslissing: • Gemotiveerde beslissing aan inschrijvers van wie eindofferte niet gekozen werd en aan de gekozen inschrijver • Motivering voor wering aan inschrijver van wie eindofferte onregelmatig werd verklaard • Sluiting, desgevallend na wachttermijn

24. Concurrentiedialoog – Bemerkingen • Voorbereiding zeer belangrijk • Geen onderhandelingen mogelijk: goed voorbereide en gestructureerde CD mag in principe geen nood meer hebben aan onderhandelingen,… • …maar ontwerp volgende Richtlijn: wel mogelijkheid tot onderhandelen • Lessen uit buitenland, bv. Nederland: Handreiking door Rijksoverheid

25. Dynamisch Aankoopsysteem – Kenmerken • Kader waarbinnen specifieke opdrachten kunnen geplaatst worden, nadat de deelnemers in mededinging werden gesteld • Lijst van deelnemers waartoe men ten allen tijde kan toetreden • Geheel elektronisch systeem (e-procurement) • Doel: AO beschikt over groot aantal inschrijvers die ze kan aanschrijven, zodat de overheidsgelden op basis van een brede concurrentie optimaal benut worden • Gebruik in andere EU-landen eerder beperkt

26. Dynamisch Aankoopsysteem – Voorwaarden • Leveringen en diensten, geen werken • Voor courant gebruik, met algemeen op de markt beschikbare kenmerken die overeenstemmen met de behoeften van de AO • Beperkt in de tijd: max. 4 jaar vanaf eerste plaatsing (tenzij motivering in opdrachtdocumenten) • Open procedure vereist (aanbesteding of offerteaanvraag)  alle regels van toepassing, bv. bij toegang tot het systeem • Kosteloos voor de deelnemers

27. Dynamisch Aankoopsysteem – Verloop 1) Opzetten van het dynamisch aankoopsysteem • Aankondiging • kwalitatieve selectiecriteria en gunningscriteria • vermelding dat het over DA gaat • opdrachtdocumenten (of internetadres) • e-Notification • Europese bekendmakingsplicht: waarde van geheel van opdrachten die men voornemens is te plaatsen via DA

28. Dynamisch Aankoopsysteem – Verloop • Opdrachtdocumenten • nadere gegevens over o.a. aard van de overwogen leveringen of diensten voor courant gebruik • alle nodige informatie omtrent het aankoopsysteem • looptijd van het aankoopsysteem • technische specificaties voor verbinding (e-tendering) Kortom: de werking van het DA in de praktijk

29. Dynamisch Aankoopsysteem – Verloop 2) Indienen van indicatieve offerte • Open systeem: kan altijd ingediend worden • Toetsen aan (selectie) voorwaarden uit opdrachtdocumentenVoldoet = wordt toegelaten • AO heeft 15 dagen om indicatieve offerte te beoordelenKan verlengd worden, zolang er terwijl geen opdracht wordt geplaatst • Meteen beoordeling maken, telkens er nieuwe offerte is • Deelnemer kan achteraf wijzigen, geldt als nieuwe offerte • Afgewezen onderneming kan later gewoon opnieuw proberen • Gemotiveerde beslissing, kennisgave elektronisch

30. Dynamisch Aankoopsysteem – Verloop 3) Inmededingingstelling (specifieke opdracht) • Vereenvoudigde aankondiging • verplicht bij opdracht met Europese bekendmakingsplicht • geeft tijd voor zij die nog niet aan het DA deelnemen om een indicatieve offerte in te dienen en zodanig toe te treden • minimaal termijn van 15 dagen • pas nadat over alle ingediende indicatieve offertes een beslissing is gevallen, mogen uitnodigingen verstuurd worden • heeft een eigen model:

31. Dynamisch Aankoopsysteem – Verloop • Uitnodiging tot indienen van definitieve offerte • alle deelnemers aan DA moeten uitgenodigd worden, gelijktijdig en schriftelijk • nader inlichten over voorwerp van de specifieke opdracht • gunning o.b.v. één of meer criteria vermeld in aankondiging waarbij DA werd opgezet • gunningscriteria kunnen ook gepreciseerd worden in uitnodiging: draagwijdte? • weglatingen en toevoegingen? • aanpassingen aan wegingen • Arrowsmith: na het opzetten van het DA (bekendmaking) moeten de wettelijke termijnen (voor indiening van offertes) nageleefd worden, vooraleer er een inmededingingstelling kan plaatsvinden

32. Dynamisch Aankoopsysteem – Verloop • Indiening en beoordeling definitieve offerte • kan verbeterde, gewijzigde offerte zijn t.o.v. indicatieve • kan geheel of voor deel verwijzen naar indicatieve offerte (behoudens andersluidende bepalingen in opdrachtdocumenten) • eventueel vorm van elektronische catalogus • offertes pas openen na verstrijken van voldoende lange indieningstermijn • nagaan of inschrijvers voldoen aan (selectie)voorwaarden? • aankondiging gegunde opdracht: resultaten mogen per trimester gebundeld worden

33. Dynamisch Aankoopsysteem – Bemerkingen • Kan tijdsintensief zijn, afweging met baten • Vereenvoudigde aankondiging maakt het stroef  Komt niet meer voor in ontwerp volgende Richtlijn • Enkel nuttig als men samenwerkt, om de schaal te vergroten • Voldoende zichtbaarheid aan DA geven, bv. eigen website • Concurrentie van andere aanbestedingsvormen, bv. raamovereenkomst

34. Elektronische veiling – Kenmerken • Elektronisch proces • e-auction module: https://eaward.publicprocurement.be • Omgekeerde veiling: deelnemers bieden ‘live’ tegen elkaar om de laagste prijs te bekomen en zo de opdracht in de wacht te slepen • Geen gunningsprocedure op zich maar proces dat in een andere gunningsprocedure geïncorporeerd wordt om tot de gunning te komen

35. Elektronische veiling – Voorwaarden • Leveringen of diensten, geen werken • Voor courant gebruik “… die duidelijk specificeerbaar zijn, waarbij de deelnemer niet zomaar de kwaliteit kan verlagen om een lagere prijs te kunnen bieden, de marktprijzen vrij stabiel en waarbij er een wil is bij de marktspelers om de concurrentie met elkaar aan te gaan” • Specificaties van de opdracht moeten nauwkeurig kunnen worden bepaald • Mogelijkheid vermelden in aankondiging  Beheersgegevens dossier in e-notification

36. Elektronische veiling – Voorwaarden • Prijs is enige gunningscriterium  toepassing beperkt: • Aanbesteding • Onderhandelingsprocedure, in gevallen waarbij enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes werden ingediend naar aanleiding van een open of beperkte procedure of concurrentiedialoog (enkel prijs) • Raamovereenkomst (inmededingingstelling deelnemers) • Gunning raamovereenkomst ook enkel op prijs? • Dynamisch aankoopsysteem (inmededingingstelling deelnemers) • Onduidelijkheid rond ‘precisering’ van de gunningscriteria • Informatie omtrent de elektronische veiling in opdrachtdocumenten • technische informatie, minimumverschillen, zichtbare informatie,…

37. Elektronische veiling – Verloop 1) Eerste volledige beoordeling van de offertes • Regelmatigheid: abnormale prijzen  Minder streng? Inschrijver kan immers bedoeling hebben om tijdens de veiling meer ruimte te hebben om zijn prijs te laten zakken • Rangschikken op prijs, laagste zal startwaarde van de veiling worden • Beslissing en informatie aan niet-gekozen inschrijvers: wachten op nieuwe rechtsbeschermingsregels

38. Elektronische veiling – Verloop 2) Uitnodiging tot de elektronische veiling • Alle inschrijvers met regelmatige offerte die voldoen • Informatie: • Datum en precieze aanvangsuur • na minstens 5 dagen vanaf verzending uitnodiging • Afsluitingswijze • Eventueel de fases met tijdschema en afsluitingswijze • Informatie individuele verbinding: paswoord

39. Elektronische veiling – Verloop 3) De veiling • Elk bod is bindend, zonder elektronische handtekening • Laatste bod kan niet ingetrokken worden • Minimumverschil met vorig bod (opdrachtdocumenten) • Anoniem, identiteit deelnemers mag nooit bekendgemaakt worden • e-auction: mogelijkheid tot onderbreken veiling

40. Elektronische veiling – Verloop • Zichtbare informatie voor deelnemers (opdrachtdoc.): • Op elk moment: huidige positie in rangschikking • Optioneel (in wetgeving voorzien): • Prijzen van andere deelnemers • Aantal deelnemers aan fase • e-auction:

41. Elektronische veiling – Verloop • Afsluitingswijze (uitnodiging) • 3 mogelijkheden in wetgeving, combinatie mogelijk: • datum en uur • bepaalde tijd geen nieuwe (laagste) bieding meer ontvangen • alle fases afgehandeld geen verplichting om alle fases te doorlopen als AO van mening is dat die geen nieuwe biedingen meer opleveren (voorwaarde: vermelden in uitnodiging en voorzien in laatste termijn voor biedingen vóór definitieve afsluiten) • e-auction:

42. Elektronische veiling – Verloop

43. Elektronische veiling – Verloop 4) Gunning • Gunning op basis van het resultaat van de veiling • automatische klassering • prijsonderzoek • verplichting tot deelname aan de veiling? • geen mogelijkheid tot onderhandelen • gelijke laagste prijs  elektronische loting

44. Elektronische veiling – Bemerkingen • Praktijk in buurlanden: blijkt mooie winsten op te leveren • Elektronische veiling of niet? • GB: e-Auction Readiness Tool • Geen bijkomende kosten voor veilingsysteem • Test-veiling organiseren om deelnemers wegwijs te maken • E-auction zelf eerst testen:https://eawarddemo.publicprocurement.be • Schaalvergroting door samenwerken • Zichtbaarheid van de veiling vergroten: website, kalender,…

45. Onderhandelingsprocedure: overzicht • Zonder bekendmaking(art. 26, §1 Wet 15.6.2006) • aangepaste drempelbedragen • nieuwe mogelijke gevallen • Met bekendmaking (art. 26, §2 Wet 15.6.2006) • nieuwe mogelijke gevallen • vereenvoudigde procedure

46. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking – drempelbedragen Nieuwe drempelbedragen voor gebruik OPZB (excl. BTW) • algemeen: 67.000  85.000 euro • aanvaarde factuur: 5.500  8.500 euro Belangrijk: nog niet in werking!

47. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking – nieuwe gevallen Voor alle opdrachten: • er is geen of geen geschiktekandidaatstelling of offerte ingediend bij een open of beperkte procedure • momenteel enkel wanneer ‘geen enkele offerte werd ingediend’ • niet bij concurrentiedialoog

48. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking – nieuwe gevallen Voor alle opdrachten: • er zijn enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes ingediend bij een open of beperkte procedure of concurrentiedialoog • momenteel ‘slechts onaanvaardbare prijzen voorgesteld’ i.p.v. onaanvaardbare offertes • als voorafgaande Europese bekendmaking niet verplicht was in eerste opdracht, dan mag men nu de mededinging verruimen door ook andere marktspelers mee uit te nodigen, ongeacht of zij een offerte hebben ingediend voor de eerste procedure

49. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking – nieuwe gevallen Bij opdrachten voor leveringen: • aanvullende leveringen van dezelfde aard & kenmerken ingevolge onvoorziene omstandigheden • aanvullingen beperkt tot 50% van bedrag oorspronkelijke opdracht • hoofdopdracht & aanvullingen moeten samen beneden Europese drempel blijven • hoofdopdracht & aanvullingen: elk maximale looptijd van 3 jaar • gegund aan leverancier van oorspronkelijke opdracht

50. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking – nieuwe gevallen Bij opdrachten voor leveringen: • op grondstoffenmarkt genoteerde & gekochte leveringen • leveringen tegen bijzonder gunstige voorwaarden i.k.v. stopzetting handelsactiviteit, faillissement of gerechtelijke reorganisatie