PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS (HISTORIAS LABORALES)

1. PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS (HISTORIAS LABORALES) MINISTERIO DE CULTURA

2. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PAUTAS PARA LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS (HISTORIAS LABORALES) - • RECOMENDACIONES • ASPECTOS BASICOS • CAUSAS DE DETERIORO • PROGRAMAS DE CONSERVACION (6) • CONCLUSION

3. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración FUNCIONES DE LA UNIDAD Coordinar y garantizar la aplicación de normas y procedimientos Atender trámites pertinentes Registrar y atender novedades de personal FUNCIONES DE UN ARCHIVO Recoger (producir) Conservar (temporal o permanente) Poner al servicio MANEJO FISICO DIRECTO NORMALIZACION DE MANEJOS FISICOS

4. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración FUNCIONES DEL DOCUMENTO Sustentar información Escrito /legible a máquina Soporte (papel/analógico/digital) PARA CUMPLIR ESTE OBJETIVO Adecuado manejo archivístico Conservación física SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION

5. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración Unidad de Talento Humano Funciones-políticas Parte de la gestión documental Manejo físico-Normalización para producción y trámite de documentos PRODUCCION DOCUMENTAL Normalización de tipos documentales estructura,funcionalidad, tipo de papel, sistema de impresión y número de copias Racionalización en el uso de materiales de soporte, escritura, impresión, áreas de depósito y sistemas de almacenamiento

6. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración 1. Estructura de los documentos margenes 2. Tipo de papel NTC 4436 Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad Libre de lignina, alcalino, gramaje sup. a 60 grs legancy (propal) papel alcalino (norma) copia-fotocopia-impresión laser papel libre de ácido (blanqueo al cloro) (xerox) papel fax tiene sustancias químicas (amoniaco) dos años fax impresión química soporte amarilla-tinta se borra fotocopiar

7. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración 3. Tipo de impresión Firma: efectos de autoría - registro - nº de radicación manual estilógrafo (bic-paper mate) tinta permanente (no cambie de color-no disuelva) mecánica (radicador) Tintas solubles en agua electrónico/sistema matriz de punto: tintas solubles, fáciles de borrar inyección: tintas solubles impresión laser: tintas estables

8. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración USO DE UNIDADES DE CONSERVACION Y MOBILIARIO carpetas de material estable cajas para archivo mobiliario metálico Acuerdo 049/2000. “Condiciones de edificios y locales destinados a archivos NO USO DE MATERIAL METALICO CLIPS DE PLASTICO NO PERFORAR GANCHO LEGAJADOR PLÁSTICO USO DE PESTAÑA

9. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración ANOTACIONES Y FOLIACION EN LAPIZ BLANDO DE GRAFITO FUERA DEL TEXTO NO DOBLAR MENOR CANTIDAD DE PLIEGUES INTERIOR MAS PEQUEÑO NO USO DE CINTA PEGANTE COMERCIAL NO AMARRE CON PITA (CINTA DE FAYA)

10. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración SOPORTES ANALOGICOS Condiciones ambientales adversas: desprendimiento del material magnético del soporte (evitar humedades superiores al 79%) Exposición al sol y humedad (aglutinante se torna pegajoso) Las interferencias electromagnéticas producen alteraciones de la información soportes: fragilidad-propensos al alabeo rayado de superficie Inadecuados sistema de embalaje no hay rebobinación total-aparatos lectores de mala calidad

11. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración SOPORTES DIGITALES Susceptibles al polvo, radiación electromagnética, humedad golpes, manipulación directa del soporte sensible No usar sistemas de cubiertas y cajas No exponer a la luz o fuentes electromagnéticas Evitar colocar encima de equipos electrónicos Sacar copias de seguridad Vacunar periódicamente y actualizar vacunas Mantenimiento periódico en equipos

12. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN(ART 46. TITULO XI. LEY 594 DE 2000. “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS” - “Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos,

13. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN(ART 46. TITULO XI. LEY 594 DE 2000. “CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS” - independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital” art. 60 Reglamento General de Archivos, art 46 Ley General de Archivos.

14. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración Conservación de Archivos - • Se hará énfasis en la conservación-preventiva, proceso mediante el cual a través del control de las causas del deterioro, se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental ya que en el se contemplan:

15. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración Conservación-preventiva de Archivos - • Manejos administrativos y archivísticos, • Uso de materiales adecuados • Adopción de medidas específicas en edificios y locales

16. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración Conservación de Archivos - • Sistemas de almacenamiento y depósito • Unidades de conservación • Manipulación y mantenimiento periódico entre otros factores cap. VII. Reglamento General de Archivos. Acuerdo 048 de 2000 sobre Conservación-preventiva, Conservación y Restauración

17. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración DETERIORO Perdida o degradación de las propiedades físicas y químicas de los materiales o de un objeto La Conservación-preventiva disminuye la velocidad de acción

18. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración Causas de deterioro del material de Archivos FACTORES INTERNOS DE ALTERACIÓN Causados por los componentes inestables en el papel y los soportes en general

19. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración Causas de deterioro del material de Archivos FACTORES EXTERNOS DE ALTERACIÓN CONDICIONES AMBIENTALES Temperatura, humedad relativa luz, contaminantes atmosféricos y polvo

20. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración Causas de deterioro del material de Archivos FACTORES EXTERNOS DE ALTERACIÓN BIÓTICOS • Microorganismos (Hongos, bacterias) • Insectos • Roedores

21. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración Causas de deterioro del material de Archivo FACTORES EXTERNOS DE ALTERACIÓN DESASTRES Incendios Terremotos Inundaciones

22. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración Causas de deterioro del material de Archivo FACTORES EXTERNOS ANTROPOGÉNICOS Depósito Manutención Manipulación Vandalismo

23. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACION-PREVENTIVA DIAGNOSTICO 1. Inspección y mantenimiento de instalaciones 2. Control de condiciones ambientales 3. Limpieza 4. Control de plagas 5. Almacenamiento, realmacenamiento 6. Reparaciones menores 7. Prevención de desastres

24. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PROGRAMA GENERAL DE CONSERVACION PREVENTIVA DIAGNOSTICO INTEGRAL I. IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIVO • Entidad: nombre, clase, fecha de creación, misión • Administración: Organigrama, responsable, personal, presupuesto, manuales • Servicios y tipo de consulta

25. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PROGRAMA GENERAL DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA DIAGNOSTICO INTEGRAL II. INFRAESTRUCTURA FISICA • Edificio: época, función, contexto climático, niveles • Archivo: Nivel, nº de depósito, áreas • Instalaciones: Iluminación, ventilación, equipo de prevención, mantenimiento y limpieza (pisos, muros, techos, divisiones)

26. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración Programa General de Conservación-Preventiva III. IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN De cantidades, formatos y técnicas Determinación de deterioros físicos, químicos y biológicos

27. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNDivisión de Clasificación y Descripción PROGRAMAS DE CONSERVACION 1. INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES • Plano de la edificación y ubicación de áreas • Identificación de redes de energía y agua • Determinación de focos de humedad y calor • Identificación de materiales y estado • Mantenimiento

28. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN -PREVENTIVA 2. CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES Evaluación del entorno climático y el microclima ( Luz, temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes, polvo) Papel T 15-20ºC - Hr 45 - 60% Medios Magnéticos T14-18ºC - Hr 40 - 50% Discos ópticos T16-20ºC - Hr 35 - 45% Microfilm T17-20ºC - Hr 30 - 40%

29. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN - PREVENTIVA • EVALUACIÓN Luxómetro - higrotermógrafo • MEDIDAS CORRECTIVAS Filtros de control U.V, persianas, visillos, humidificador o deshumidificador, sistema central, ventiladores, angeos

30. 3. LIMPIEZA Identificación de fuentes de polvo Medidas de seguridad industrial para funcionarios Limpieza puntual de polvo, material metálico y almacenamiento Aseo de estantería Limpieza de instalaciones Establecimiento de cronograma periódico de limpieza República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Laboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA

31. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA 4. CONTROL DE PLAGAS • Evaluación de unidades, grados de deterioro y actividad • Aislamiento del material • Tratamiento individual con productos y procesos técnicos • Adecuación de condiciones ambientales • Identificación de entradas de agentes bióticos • Sistemas de inspección • Control y erradicación

32. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA 5. Almacenamiento, realmacenamiento • Evaluación de tipologías y formatos (mts) • Capacidad y adaptabilidad del mobiliario • Carpetas y cajas de conservación • Acciones de limpieza y reparaciones menores • Tipos de costura, adhesivos y materiales • Normalización en el uso de tintas, papel y márgenes

33. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA 6. REPARACIONES MENORES • Eliminación de material metálico • Eliminación de cintas adhesivas • Unión de rasgaduras • Recuperación de plano • Eliminación de dobleces

34. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PROGRAMA DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA • 7. PREVENCION DE DESASTRES • Evaluación del panorama de riesgos • Internos - Externos • Medidas de protección contra el fuego • Detectores de humo o calor, personal de vigilancia • sistema de extinción manuales, puertas corta fuego • mantenimiento de instalaciones eléctricas, salidas • de emergencia, medidas frente a fumadores, aislar • productos infamables, control en fotocopiadoras

35. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA 7. PREVENCION DE DESASTRES Protección contra el agua Verificación de sistemas hidráulicos (canales, goteras, terrazas, ventanas) • Mantenimiento de canalizaciones,evitar redes de evacuación o suministro de agua en las placas • Salud ocupacional • Planificación, preparación y recuperación

36. República de ColombiaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNLaboratorio de Restauración PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN-PREVENTIVA Conocimiento de factores que determinan la preservación y seguridad de los reales con proyectos y programas concretos de trabajo medibles y cuantificables SENSIBILIZACION A TODO NIVEL TRABAJO EN EQUIPO