IL Protocollo Informatico

1. IL Protocollo Informatico Gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi Ing. Stefania Maiolati

2. Programma • 09.00 - 11.00 – I parte dell’Intervento • Protocollo Informatico: Normativa • Procedura di Registrazione del Protocollo • 11.00 -11.20 – Break • 11.20 -14.00 – II parte dell’Intervento • Sistemi informatici per il Protocollo • Materiale didattico

3. Destinatari del corso • Direttori dei Servizi Generali ed Amministrativi o sostituti • Un Assistente Amministrativo per ogni istituto

4. Importanza della Gestione dei Flussi Documentali Ogni Pubblica Amministrazione riceve e produce un’enorme quantità di documenti: tale attività si manifesta in processi governati da procedure e regole variabilmente complesse ed articolate. La gestione dei Flussi Documentali è finalizzata al miglioramento dei servizi ed al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo criteri di economicità, di efficacia,di pubblicità, a norma di legge. Particolare importanza riveste la gestione del protocollo in quanto costituisce il punto centrale di tutti i flussi di lavoro tra le Amministrazioni ed all’interno di ciascuna di esse.

5. Normativa L’impegno del CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) si è concretizzato attraverso numerose iniziative che hanno dato luogo alla predisposizione del DPR 428 del 20/10/1998 “Regolamento recante norme per la tenuta del Protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche” ed il successivo DPR 445 del 28/12/2000 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa “

6. Finalità del Protocollo Informatico Il Protocollo Informatico tende a rendere più efficienti le amministrazioni e a migliorarne la trasparenza attraverso : • l’eliminazione o la riduzione dei registri cartacei • la razionalizzazione dei flussi documentali .

7. Il Protocollo Informatico • Fa fede con effetto giuridico dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento • Il registro informatico di protocollo, unico per tutto l’ente, si apre il 1° Gennaio e si chiude il 31 Dicembre di ogni anno.

8. Servizio del Protocollo Informatico • Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea • Il servizio del protocollo informatico prevede: • Un ufficio apposito che provveda ad erogare il Servizio di protocollo informatico • Un dirigente o un funzionario, detto Responsabile del servizio, in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita e lavorerà in sinergia con il Responsabile dell’ufficio “archivio”;

9. Responsabile del Servizio • attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura; • garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; • cura la funzionalità del sistema; in caso di guasti o anomalieripristinare entro 24 ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; • conserva le copie dei dati e del registro di emergenza in luoghi sicuri e differenti;

10. Responsabile del Servizio(2) • garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso esterno o di altre amministrazioni e le attività di gestione degli archivi di deposito e storici; • autorizza le operazioni di annullamento; • vigila sull'osservanza delle normative da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

11. Sistema di Protocollo Informatico Per "sistema di protocollo informatico" o, in forma abbreviata, "sistema", si intende l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche. Il sistema deve: • Garantire la sicurezza, l’integritàdei dati e la puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita. • Fornire informazioni sul metodo di gestione dei documenti.

12. Sistema di Protocollo Informatico(2) • Consentire vari metodi di ricerca secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate (espressioni semplici o combinazioni legate da operatori logici,ricerca sulle singole parole o parti). • Consentire, in sicurezza, l'accesso alle informazioni da parte dei soggetti interessati (nel rispetto della legge 31 dicembre 1996, n. 675). • Garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.

13. Il Sistema di Protocollo Informatico(3) • Fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato. • Consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento. • Fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio. • Consentire lo scambio di informazioni con sistemi di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.

14. Gli Utenti del sistema Il Responsabile del servizio individua gli utenti e attribuisce loro un livello di autorizzazione per l’utilizzo del sistema; Le modalità di accesso al servizio si possono distinguere a secondo delle attività, tra: • Supervisore o amministratore • Responsabile del protocollo • Protocollista in uscita • Lettore universale e Lettore normale • Responsabile Protocollo Riservato (dove previsto)

15. Accesso al Sistema e Responsabilità • Ogni utente ha una “login” o “userid” ed una “password” d’accesso • Login o userid e password sono personali e non cedibili • Ogni utente è responsabile della corrispondenza tra i dati del documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo.

16. L’utente Amministratore o Supervisore L’Amministratore o Supervisore è abilito a : • immettere protocollo in entrata ed in uscita • autorizzare l’annullamento di protocolli già inseriti • ricercare dati • visionare tutti i documenti archiviati e relativa stampa • gestire i livelli di abilitazione • gestire il registro di protocollo e relative stampe annuali e giornaliere.

17. Utente Responsabile del Protocollo Il Responsabile del Protocollo è abilitato a: • Immettere protocollo in entrata e in uscita; • annullare i protocolli già inseriti, su autorizzazione del Responsabile del Servizio; • ricercare dati • visionare tutti i documenti archiviati e relativastampa • gestire il registro di protocollo e relative stampe annuali e giornaliere.

18. Altri Utenti • Protocollista in uscita abilitato alle sole funzioni di protocollo in uscita, ricerca, stampa e modifica dati modificabili; • Lettore universale e Lettore normalesono abilitati alla sola visualizzazione di tutta la documentazione o della sola area di appartenenza; • Responsabile Protocollo Riservato: questa utenza è presente solo nei sistemi abilitati;

19. Riepilogo Utenti

20. Accesso alle informazioni • Gli utenti dell‘istituto possono accedere alle informazioni, effettuare ricerche, visualizzarle e stamparle secondo le abilitazioni stabiliti dal responsabile del servizio. • Nel caso di accesso esterno o da altre pubbliche amministrazioni, ogni istituto provvede autonomamente alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per l'accesso alle informazioni del protocollo informatico (Art.10 -11 del DPR 428 del 20/10/1998)

21. Operazioni Per la corretta tenuta del protocollo informatico sono necessarie e sufficienti le seguenti operazioni: • Classificazione • Registrazione Protocollo • Segnatura

22. Produzione interna del Documento Protocollo Riservato Invio al Responsabile Protocollo Riservato SI NO Classificazione Registrazione Protocollo Informatico Documento digitale Segnatura e archiviazione di una copia del documento NO SI Inserimento di allegati nella registrazione del protocollo Spedizione tradizionale Invio Tramite P.E.C. Invio ricevuta di spedizione al mittente Ricezione Ricevuta Invio ricevuta al mittente Inserimento ricevuta nel fascicolo corrispondente Schema flusso documenti in uscita

23. Produzione esterna del Documento Ufficio smistamento e protocollo Destinazione corretta NO SI Protocollo Riservato Invio al Responsabile Protocollo Riservato SI NO Classificazione Registrazione Protocollo Informatico Documento digitale NO Segnatura SI Smistamento Assegnazione Inserimento di allegati nella registrazione del protocollo Presa in carico Rilascio Ricevuta elettronica o cartacea Archiviazione e Conservazione Schema flusso documenti in ingresso

24. Classificazione • All’atto della protocollazione si procede alla classificazione, attribuendo il documento a un titolo, una classe ed eventualmente un fascicolo in conformità al titolario di classificazioneadottato. • Non c’è una normativa che obblighi gli enti ad utilizzare una classificazione univoca, mentre esiste un Titolario del Ministero della Pubblica Istruzione pubblicato il 28-12-1978 a cui gli istituti possono far riferimento. Rimane a discrezione dell’istituto il suo utilizzo o eventuale modifica. • Per la registrazione del protocollo informatico ogni ente continuerà ad utilizzare la classificazione adottata.

25. Registrazione Ogni documento ricevuto o spedito protocollabile deve essere registrato nel sistema, inserendo i seguenti dati non modificabili: • numero di protocollo • data di registrazione • Mittente /destinatario o destinatari • oggetto del documento • data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; • l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

26. Registrazione (2) • La procedura informatica assegna, in maniera automatica e immodificabile, la data e il numero progressivo di protocollo. • Una volta registrato il protocollo non è consentito la modifica dei dati non modificabili, se non attraverso la procedura di annullamento o modifica autorizzata.

27. Registrazione (3) • Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e inviati dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. • A ciascun documento va assegnato un unico ed esclusivo numero di protocollo • Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite nell'arco di uno stesso giorno.

28. Documenti esclusi dalla Registrazione Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: • Gazzette e bollettini ufficiali ,notiziari della P.A. • note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, • materiali statistici, • atti preparatori interni, • giornali, riviste, libri, opuscoli, depliant, materiali pubblicitari, • inviti a manifestazioni • e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione. La documentazione esclusa dalla protocollazione viene semplicemente timbrata con il datario e distribuita agli uffici competenti, a cura del Servizio.

29. Registrazione (4) • E’ possibile inserire dati generali, ulteriori informazioni utili alla descrizione e ricerca del documento all’interno dell’archivio: Titolo, Classe, Fascicolo, dossier, tipo di corrispondenza e allegati. • La posta ricevuta o inviata via e-mail, come la P.E.C, va inserita come allegato. • E’ possibile allegare ogni tipo di file. • E’ possibile scansionare un documento cartaceo ed inserirlo in allegato

30. Documenti Informatici • L’utilizzo di documenti informatici e la sostituzione di tutti i documenti cartacei porta ad uno snellimento delle procedure di ricerca, comunicazione, trasparenza e conservazione degli stessi. • Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. (art .9 DPR 445/2000) • Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dal CNIPA (art .8 DPR 445/2000 e Delibera n.51/2000 )

31. Formato del progressivo di protocollo • Il progressivo di protocollo è un numero ordinale costituito da sette cifre numeriche. • La numerazione è rinnovata ogni anno solare. • Nell’operazione di segnatura il numero può essere composto da un numero di cifre inferiore a sette. In tal caso si antepone al numero specificato nella segnatura una successione di simboli zero. Es. 0000456

32. Annullare o Modificare • In caso di errore materiale nella registrazione il sistema deve consentire: • la modifica dei dati modificabili • la modifica parziale dei dati non modificabili • l’annullamento della registrazione. • Se la modifica dei dati comporta uno stravolgimento della registrazione, si provvede ad annullare la stessa

33. Annullare o Modificare(2) • Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste. • La procedura di annullamento o modifica deve riportare, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie, insieme alla data, all'identificativo dell'operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione. • Le informazioni non modificabili sono annullabili.

34. Segnatura • La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente, non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. • La segnatura consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile .

35. Segnatura(2) Le informazioni minime previste sono: • il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato • la data di protocollo • l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.

36. Segnatura (3) La segnatura di protocollo può includere ancora: • il codice identificativo dell'ufficio cui il documento e' assegnato • il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento • l'indice di classificazione del documento • ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della registrazione di protocollo.

37. Segnatura (4) • Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni registrate sul documento. • L'amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.

38. Registro di emergenza • Nel caso in cui, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il sistema di protocollo informatico, il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni sul registro di emergenza;mentre si adopererà per il tempestivo ripristino del sistema. • Sul registro di emergenza devono essere riportate la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.

39. Registro di emergenza(2) • Se l’inconveniente si prolunga oltre le 24 ore, il responsabile può autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. • Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. • Per ogni giornata di registrazione manuale viene riportato sul registro il numero totale di operazioni.

40. Registro di emergenza(3) • Il primo documento protocollato manualmente acquisisce il numero di protocollo successivo all'ultimo generato automaticamente. • La numerazione del protocollo riprende dal numero successivo all'ultimo registrato manualmente. • Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente devono essere inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita procedura, entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità.

41. Procedure di salvataggio e archiviazione dei dati Il responsabile del servizio: • dispone la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile, • decide • la frequenza, • il tipo di supporto ( floppy, CD ROM, Pen USB, nastri…) • il numero di copie • il luogo di conservazione

42. Procedure di salvataggio e archiviazione dei dati • I fascicoli con le procedure concluse possono essere trasferite su supporti rimovibili ed archiviati. • Le informazioni trasferite devono essere sempre consultabili. • Il responsabile dispone, in relazione anche all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico sui nuovi supporti.

43. Disposizioni sugli archivi • Almeno una volta l’anno, il responsabile del servizio provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. • Tiene traccia di ogni movimento effettuato sui documenti prelevati e della richiesta di prelevamento. • A sensi dell’art n. 1409. del D.P.R. 30 settembre 1963, la stessa scrupolosità deve essere rispettata quando documenti selezionati per la conservazione permanente vengono trasferiti negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio.

44. BREAK !

45. Contatti Assistenza Tecnica Per problemi tecnici del programma ed il suo utilizzo, ogni istituto farà riferimento al responsabile tecnico dell’applicativo in uso. Assistenza Procedurale Per problemi sulla procedura di registrazione del Protocollo, normative e documenti, potete contattare : Lucia Malasomalucia.malasoma@istruzione.it

46. Materiale Didattico • Slide Corso • Guida Operativa alla procedura di registrazione di protocollo • Normative