Rendiciones de Cuentas Fondo Voluntarios por Chile 2013

1. Rendiciones de CuentasFondo Voluntarios por Chile 2013

2. ¿Qué es una rendición de cuentas? P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO • Es un informe obligatorio de actividades realizadas y gastos incurridos, para todas las organizaciones que han obtenido recursos públicos a partir del concurso Voluntarios por Chile 2013. • Esta obligación abarca informes mensuales de ejecución y un informe al finalizar el proyecto financiado. ¿Por donde comenzar? • Un buen punto de partida es leer las Bases Administrativas que rigen al concurso Voluntarios por Chile 2013, donde encontrarán información relevante acerca de lo que se puede y no se puede hacer. • Específicamente para el tema de las rendiciones, se sugiere leer los capítulos llamados: • Capitulo VI: De los gastos y sus restricciones. • Anexo Nº7: Indicaciones a las rendiciones de cuentas.

3. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO ¿En que consiste la rendición de cuentas? • Durante la ejecución del proyecto se debe elaborar y enviar el Anexo Nº8: Informe de avance mensual. En este informe, se constatará el estado de cumplimiento de los objetivos propuestos, posibles dificultades encontradas y gastos realizados en el mes. • Enviar uno por cada mes de ejecución. • Adjuntar Fotografías de la ejecución. • No adjuntar Boletas ni Facturas (se guardan para la rendición al finalizar el proyecto). • Recuerde que si durante la ejecución de su proyecto necesita realizar cambios respecto a la idea original que fue aprobada por INJUV, esta debe ser informada con anterioridad al Coordinador Regional para su evaluación.

4. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO ¿En que consiste la rendición de cuentas? • Al finalizar el proyecto, se debe realizar la rendición final del proyecto, la cual se compone de los siguientes anexos: • Anexo Nº9 Informe de Ejecución Cuantitativo: Se detallará a continuación. • Anexo Nº10 Informe de Ejecución Cualitativo: Describir los objetivos planteados y los resultados obtenidos de ellos, además de que actividades se realizaron para alcanzar los objetivos • Anexo Nº11Listado de Beneficiarios Directos: reportar el numero de beneficiarios del proyecto, con su nombre, RUT, correo electrónico y numero telefónico. • Anexo Nº12 Listado de participantes del proyecto: Ejecutores y voluntarios que trabajaron en el proyecto.

5. Anexo Nº9: Informe de Ejecución Cuantitativo. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO • En este informe, la organización da a conocer en que y como gasto los dineros asignados por el concurso, el cual será revisado y validado por INJUV en Dirección Nacional. • Este informe debe venir respaldado por Boletas y Facturas Originales de los gastos derivados de ejecutar el proyecto. • Facturas deben estar anombre de la Organización adjudicada y con el RUT respectivo. • Además, tanto boletas como facturas deben ser de las fechas en que se ejecuto el proyecto.

6. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO Los gastos de clasifican en los siguientes ítems: I.- Boletas de Honorarios. II.- Bienes y Servicios. III.- Servicios de Publicidad y Difusión. IV.- Materiales de ejecución. V.- Inversión del Proyecto. VI.- Gastos de gestión.

7. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO • Honorarios • Se usan solo en caso de pagos por servicios profesionales, que no implican el uso o explotación de bienes materiales en su prestación (rentas de segunda categoría). • Del total de dinero asignado, se puede gastar un máximo del 10% en este ítem. • Si se reciben boletas de honorarios por servicios o productos que debiesen ser facturables, igualmente se contabilizará en el ítem de boletas de honorarios, restando el cupo para dicho ítem (algunos ejemplos son los servicios alimentarios, servicios de diseño e impresión de material publicitario, etc.) • INJUV esta capacitado para no reconocer gastos por sobre el máximo establecido, exigiendo la reposición de aquellos dineros. • No se aceptan Boletas de Honorarios realizadas por miembros de la Directiva. • Boletas con retención de impuestos, debe adjuntar el Formulario 29 del Servicio de Impuestos Internos pagado.

8. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO Boleta con Retención del 10% • Se debe adjuntar formulario 29 del SII. • Boletas de Honorarios en general deben venir a nombre de la organización ganadora del concurso y su RUT.

9. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO II. Bienes y Servicios de Consumo • Corresponden a este ítem: Alimentación, Bebidas (no alcohólicas), Transportes, Combustible, Peajes, Fletes y Bodegajes. • Gastos respaldados por boletas (os), facturas originales y pasajes. • En caso de usar transportes que no entreguen pasajes o comprobantes, se debe firmar la planilla de movilización presente en este mismo anexo. • Acá va también gastos por banquetearías, compras de comida en supermercados, comidas en restaurantes, coffe breaks, etc. • Compras mayores a $10.000 preferible enviar el detalle o factura.

10. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO • III. Servicio de Publicidad y Difusión • Actividades que estén directamente relacionadas con el objetivo de dar a conocer el proyecto. • Del total de dinero asignado, se puede gastar un máximo del 10% en este ítem. INJUV esta capacitado para no reconocer gastos por sobre el máximo establecido, exigiendo la reposición de aquellos dineros. • Compra o elaboración de medios de difusión, tales como: folletos, afiches, tarjetas, flayers, pasacalles, pendones, publicaciones en diarios, difusión radial, difusión televisiva, etc. • Debe venir respaldado por boletas y/o facturas originales, sin excepciones. • A este ítem no corresponden los gastos en merchandising. Estos son considerados gastos de “Materiales de Ejecución”, ya que se entiende como regalos a los beneficiarios directos o voluntarios. Ejemplo: Gorros, petos, poleras, etc.

11. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO • Materiales de Ejecución • Se entiende por ello a los materiales necesarios para la ejecución del proyecto y que se consumen o acaban su vida útil con la ejecución del mismo. • Entre ellos se puede mencionar: materiales de oficina, materiales de construcción, merchandasing, pilas, impresiones, arriendos, entradas a museos, medicamentos, fotocopias, textos, etc. • En todo el material que saquen, como por ejemplo: merchandising, en publicidad y difusión, etc. deberán incorporar el logo del INJUV de manera visible. Contactar a Coordinador Regional para mayores instrucciones.

12. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO • V. Inversiones del proyecto. • Gastos relacionados con la adquisición de equipamiento indispensable para ejecutar el proyecto. • A diferencia del ítem anterior, los bienes comprados como inversión son aquellos que tendrán utilidad aun después de ejecutado el proyecto. • Deben ser declarados en la postulación del concurso. • Cuando no se declaran los gastos en INVERSIÓN, el INJUV está capacitado para no reconocer gastos en este Ítem. • No se financiarán gastos en artículos electrónicos o computacionales que superen $400.000 individualmente.

13. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO • Gastos de Gestión. • Gastos incurridos con el objeto de gestionar la correcta ejecución del proyecto. • Del total de dinero asignado, se puede gastar un máximo del 2% en este ítem. • Se aceptan gastos como tarjetas de recarga telefónica, conexiones a internet, materiales de aseo, etc. • Deben venir respaldado por boletas y/o facturas.

14. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO IMPORTANTE RESTRICCIÓN NO SE FINANCIA • Viáticos. • Compra de celulares. • Inmuebles. • Vehículos. • Cámaras digitales. • Filmadoras. • Tv • Reproductores de imagen. • Sonido. • Bebidas alcohólicas. • Servicios financieros. • Seguros. • Mantenimiento de maquinas, equipos o vehículos. • Permisos de circulación. • Patentes. • Computadores. • Estudios o investigaciones. • Terrenos o propiedades. Prohibición de cobros No se podrá realizar en caso alguno, cobros a los beneficiarios directos o indirectos del proyecto adjudicado.

15. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO • Sanciones por incumplimiento • Si el Ejecutor utiliza la totalidad o parte de los recursos, para fines diferentes a los estipulados en el Convenio. •  Si no se respaldan los gastos efectuados con boletas, boletos y/o facturas originales. • Si se comprueba que la documentación, información o antecedentes oficiales presentados por el Ejecutor no se ajustan a la realidad o hubieren sido falseados. •  Si el Ejecutor no efectúa las actividades o informes comprometidos en los plazos establecidos. (Esto es lo más común)

16. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO SALDO DE DINEROS :: P.A.I.S. JOVEN SOCIAL En el caso de no hacer uso total del fondo, este deberá ser depositado en la Cta. Cte. Nº 9019324 del Banco Estado a nombre de Instituto Nacional de la JuventudRut 60.110.000-2. Dicho comprobante de depósito debe ser adjuntado en la respectiva rendición de gastos.

17. P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO • ConsideracionesFinales • No se contabilizan facturas o boletas mal emitidas, enmendadas o que no sean las originales. Esto incluye facturas a nombre distinto a la Organización o Titular del fondo, RUT no correspondiente a los mismos, IVA mal calculado. • No se contabilizan ni revisan las facturas y boletas que sean aporte de la organización ni de terceros. • Cualquier cambio en el proyecto, deberán solicitar autorización previa a la Dirección Regional correspondiente. • Para compras en el extranjero, el valor en moneda extranjera será convertido en pesos chilenos con el tipo de cambio vigente al día de la compra y publicado en el Banco Central de Chile como Tipo de Cambio Observado.

18. P.A.I.S. JOVEN P.A.I.S. JOVEN PÚBLICO Gracias por su atención.