Goede afspraken maken goede vrienden

1. Goede afsprakenmaken goede vrienden Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk 4 maart 2014 Intro

2. Inhoud • Aanleiding en doel • Relatie vrijwilliger - beroepskracht • Plichtsbewust handelen Fundamentele beginselen Waarden Erecode • Ondersteuning

3. Inhoud • Aanleiding en doel • Relatie vrijwilliger - beroepskracht • Plichtsbewust handelen Fundamentele beginselen Waarden Erecode • Ondersteuning

4. Aanleiding en doel Aanleiding • Vaststellingen tijdens interne audits • Klachten over ‘gebrekkige’ samenwerking tussen beroepskrachten en vrijwilligers en v.v. Doel • Duidelijkheid scheppen over hoe een vrijwilliger of personeelslid correct handelt. • Voor personeelsleden zijn er daarenboven arbeidscontract en arbeidsreglement.

5. Inhoud • Aanleiding en doel • Relatie vrijwilliger - beroepskracht • Plichtsbewust handelen Fundamentele beginselen Waarden Erecode • Ondersteuning

6. Kader • Correcte positionering van de relatie: beroepskrachten zijn ondersteunend, niet ondergeschikt • Duidelijke aansturing: beroepskrachten door beroepskrachten, vrijwilligers door vrijwilligers (behoudens enkele uitzonderingen) • ‘Incidenten’ worden gemeld aan resp. hiërarchie die oplost, indien nodig indienen klacht (zie verder) • Consequent optreden tegen inbreuken, indien nodig tot en met sanctioneren • Werken aan profiel en competenties, vooral voor de leidinggevende vrijwilligers • Coördinator vrijwilligersbeleid Voettekst

7. Inhoud • Aanleiding en doel • Relatie vrijwilliger - beroepskracht • Plichtsbewust handelen Fundamentele beginselen Waarden Erecode • Ondersteuning

8. Basisregel • Wie zich plichtsbewust engageert, loopt geen persoonlijk risico

9. Wat betekent plichtsbewust? • Plichtsbewust handelen = handelen als goede huisvader = handelen in overeenstemming met gedragsregels die Rode Kruis-Vlaanderen voorschrijft • Algemene gedragsregels: • Fundamentele beginselen Rode Kruis • Waarden Rode Kruis-Vlaanderen • Bijzondere gedragsregels: • Erecode Rode Kruis-Vlaanderen • Handvest Rode Kruis-Vlaanderen • Vademecums, richtlijnen en reglementen

10. Algemene gedragsregelsFundamentele beginselen • Menselijkheid • Onpartijdigheid • Neutraliteit • Onafhankelijkheid • Vrijwillige inzet • Eenheid • Universaliteit

11. Waarden Rode Kruis-Vlaanderen • Integriteit • Teamwerk • Deskundigheid • Efficiëntie • Discretie • Transparantie • Deugdelijk bestuur

12. Waarde 1: Integriteit Wij ondernemen nooit iets dat onze organisatie als geheel zou kunnen schaden. • Wij zijn open, duidelijk, eerlijk en constructief • Wij zeggen wat we doen, we doen wat we zeggen • We zijn loyaal tegenover collega’s • We zijn loyaal tegenover de organisatie • We vermijden elke schijn vanbelangenvermenging • We misbruiken onze positie nietvoor persoonlijke voordelen • We respecteren de vertrouwelijkheid van informatie • We zijn aanspreekbaar op ons gedrag

13. Waarde 2: Teamwerk We zijn één team dat samen voor één doel strijdt. • We creëren een constructieve sfeer en zijn collegiaal • We helpenmekaaronzesterktestegebruiken • We behandelen mekaarhoffelijk en met respect • We communiceren open metelkaar • We vermijden roddel en achterklap • We beseffen de belangrijke invloed van onze persoonlijke houding op het functioneren van anderen

14. Waarde 3: Deskundigheid Onze acties worden uitgevoerd door bekwame medewerkers en vrijwilligers. • Voor elke opdracht zetten we de gepaste vaardigheden in • We zetten in op continue vorming

15. Waarde 4: Efficiëntie We kunnen het ons niet permitteren om niet efficiënt om te gaan met onze middelen. • We streven een ideaal na, een wereld waarin iedereen het goed heeft. Idealisme moet echter ook duurzaam zijn. • Het geld dat de gemeenschapons schenkt zetten we zoveelmogelijk om in activiteiten!

16. Waarde 5: Discretie We springen voorzichtig om met informatie. • We respecteren het beroepsgeheim en ieders privacy • We zijn discreet over toekomstige beslissingen en wachten tot deze officieel bekend gemaakt zijn • We zijn terughoudend in het gebruik van cc en bcc bij onze e-mails • We spreken niet over vertrouwelijke zaken in het bijzijn van derden • Persoonlijke zaken bespreken we uitsluitend onder vier ogen met de betrokkene

17. Algemene gedragsregels / Waarden / Waarde 5

18. Waarde 6: Transparantie • We nemen onze beslissingen op een objectieve en doorzichtige manier. • We verschaffen duidelijke informatie over onze werking en over onze financiële middelen, zowel intern als ook naar het publiek toe. • Wij informeren intern over de besluitvormings-processen met tijdig beschikbare, toegankelijke en noodzakelijke informatie aan de belanghebbenden.

19. Waarde 7: Deugdelijk bestuur • Getrapte democratie en besluitvorming • Duidelijke taak- en bevoegdheidsverdeling • Anticumulatieregel • Gelaagde structuur voor interne controle en besluitvorming

20. Bijzondere gedragsregels • Regel 1: Erecode voor vrijwilligers • Regel 2: Statuten, Handvest en Nationaal Huishoudelijk reglement • Regel 3: Vademecums, richtlijnen en reglementen

21. Erecode • Aangepast aan de wet- en regelgeving • Getekend document: engagement • Duidelijke en afdwingbare regels: Een vrijwilliger • handelt belangeloos en verantwoordelijk; • houdt zich aan de afspraken over aanwezigheid en taken; • doet niets wat een slachtoffer zelf niet wil; • handelt als een goede huisvader of –moeder; • krijgt informatie, ondersteuning en waardering; • is verzekerd tijdens zijn/haar werk; • krijgtgemaaktekostenvolgenseenvaste procedure terugbetaald; • mag in onderling overleg zijn engagement altijd stoppen.

22. Inhoud • Aanleiding en doel • Relatie vrijwilliger - beroepskracht • Plichtsbewust handelen Fundamentele beginselen Waarden Erecode • Ondersteuning

23. Ondersteuning • Leidraad voor integer handelen • Feedback en waarderingsgesprekken • Autorisatietabel • Zelfevaluatie en interne controle • Interne audit • Procedure voor het beheren en capteren van ‘operationele klachten’ • Procedure voor klachten over grensoverschrijdend gedrag • Sanctieprocedure

24. De leidraad voor integer handelen • Ben ik er zeker van dat dit niet tegen de wet is? • Ben ik eerlijk en fair ten opzichte van iedereen? • Wat zouden mijn vrienden en familie hiervan zeggen? En hoe komt dit gedrag over op een buitenstaander? • Breng ik het Rode Kruis schade toe, als anderen te weten komen wat ik doe? • Breng ik niemands gezondheid, veiligheid of reputatie in gevaar?

25. Feedback en waarderingsgesprekken Vrijwilligers hebben recht op feedback: • Directe feedback (nagebeurtenissen) • Waarderingsgesprek: focus op waarderingvoor de inzet en de geleverdeprestaties • Opvolgingsgesprek: afsprakenmaken over hoe ernstigetekortkomingenwordenaangepakt • Vormingvoorzienvoor het performantvoeren van dezegesprekken • Voorpersoneelsleden: evaluatiegesprekken

27. Autorisatietabel = overzicht wie welke beslissingen mag nemen in overeenstemming met zijn/haar functie

28. Zelfevaluatie en interne controle • Iederehiërarchischeentiteit is verantwoordelijkvoor interne controlebinnenzijnverantwoordelijkheidsgebied • Voor de 250 Vlaamseafdelingenis eenlijstopgesteld met controlepuntenvoor‘zelfevaluatie’.

29. Interne audit • Doel = pijnpuntenblootleggen en actieondernemenwaardoor de werkingwordtverbeterd. • Inkijk op professionelewijze door ‘onafhankelijkederde’ • Auditprocedure • Auditcomité • Controle op basis van criteria • Verslagaan de Raad van BestuurHumanitaireDiensten • Feedback van auditresultatennaarafdeling

30. Klachtenbus • Procedure voor het capteren en beheren van operationele klachten

31. Belangrijk uitgangspunt • Wanneer je als vrijwilliger of als personeelslid een vraag hebt of een probleem wenst te signaleren in het kader van je activiteiten bij RKV, dan richt je je naar je verantwoordelijke. Deze besteedt daar de nodige zorg en aandacht aan om een antwoord/oplossing te formuleren. • Ook problemen in de samenwerking tussen personeelsleden en vrijwilligers (en vice-versa) volgen deze weg. • Pas als dit, na het nodige aandringen, niet gebeurt kun je een klacht formuleren.

32. Definitie van een klacht • Een klacht ontstaat wanneer ik op een gemotiveerde wijze mijn ongenoegen uit over het feit dat een vraag die ik stelde of een probleem dat ik signaleerde aan mijn verantwoordelijke volgens mij door hem niet ernstig werd opgenomen of opgevolgd.

33. Rol van de Klachtenbus • Capteert de klacht. • Onderzoekt de ontvankelijkheid. • Neemt kontakt met de betrokken hiërarchie en de onmiddellijk hogere en dringt aan op oplossing. • Volgt op. • Legt, indien de oplossing uitblijft, de klacht voor aan een nog hogere hiërarchie, indien nodig tot op niveau van het betrokken DC of de betrokken RVB.Voor samenwerkingsproblemen tussen vrijwilligers en personeelsleden, idem, met desnoods voorlegging aan betrokken DC met als laatste stap betrokken RVB. • Geeft stapsgewijze feedback aan de klager, tot en met over de oplossing. • Brengt om de 6 maand verslag uit bij de RVB HD over de klachten en hun oplossingen

34. Plaats in de organisatie • Wordt aangesteld door RVB HD op voorstel van de voorzitter van het Auditcomité. • Voorzitter Auditcomité “coördineert” de activiteiten van de klachteninstantie en rapporteert over de werking aan de beleidsorganen.

35. Grensoverschrijdend gedrag (GOG) • Werknemers • welzijnswetgeving (4/8/96 en KB 17/5/07) • welzijn - RKV is eindverantwoordelijke • Vrijwilligers • basiswet op de vrijwilligers stelt dat arbeidswetgeving niet van toepassing is op vrijwilligerswerk • fair en opportuun om de vrijwilligers dezelfde bescherming te laten genieten als de personeelsleden • GOG is ook in strijd met het Handvest van Rode Kruis-Vlaanderen en dus ontoelaatbaar • Beslissing: de voor personeelsleden bestaande procedure GOG wordt uitgebreid voor alle vrijwilligers met een externe preventieadviseur (IDW).

36. Sanctieprocedure voor vrijwilligers • Niet te tolereren inbreuken moeten gesanctioneerd worden • Van mondelinge vermaning tot definitieve uitsluiting • Uitgeschreven ‘sanctieverloop’ met uitgebreid horen van de betrokken vrijwilliger • Mogelijkheid van beroep voor schorsing en uitsluiting • Termijnen: • Maximum 1 maand • Maximum 1 week voor ‘zwaarwichtige’ feiten • Mogelijkheid van eerherstel na 5 jaar