AIDE POUR FAIRE SA COMPTABILITE MENSUELLE

1. AIDE POUR FAIRE SA COMPTABILITE MENSUELLE

2. La responsabilité du délégué ACF • Chaque mois, le délégué à la responsabilité de faire sa comptabilité, il est de son mandat de nous retourner signés les trois documents comptables mensuels qu’il y ait eu ou non des mouvements financiers. • En cas de mouvement financier, le relevé bancaire doit également nous parvenir. Pour information, vous recevrez le relevé bancaire que lorsqu’il y a eu des mouvements financiers. • Les informations ci-après sont éditées par les commissaires aux comptes et les audits des bailleurs de fonds qui nous financent. Il est de notre devoir d’être extrêmement rigoureux lors du remplissage de ces documents

3. Les 3 documents comptables • Le récapitulatif financier mensuel • Le livre de banque • Le livre de caisse • Le relevé bancaire envoyé chez vous par la BNP (attention : si vous n’avez pas fait de dépenses durant le mois, vous ne recevrez pas de relevé, dans ce cas envoyer simplement les 3 documents ci dessus dûment remplis) • Ces 3 documents sont également disponibles sur l’extranet en suivant le lien suivant : http://www.actioncontrelafaim.org/extranet-delegations/accueil/comptabilite/en-permanence/ • Ils sont à remplir, signer et envoyer par la poste mensuellement au service délégations

4. 1/ Feuille1: Le récapitulatif financier 4 montants sont à indiquer sur le récapitulatif financier : • Le solde de trésorerie du mois précédent • Il correspond à ce que vous avec comme argent à la fin du mois précédent. (livre de banque + caisse) 2. Le solde du livre de banque du mois en cours • Il correspond au montant indiqué sur le relevé bancaire BNP du mois cad ce qu’il vous reste sur votre sous compte bancaire après les mouvement effectués dans le mois en cours (vos dépenses/frais ou reversement de collecte). 3. Le solde du livre de caisse du mois en cours • Il correspond au montant des espèces que vous détenez dans une boite et que vous utilisez lors d’évènements, uniquement.

5. 1/ Le récapitulatif financier 4. Le solde de trésorerie du mois en cours • Il correspond à la somme du livre de banque + livre de caisse. (La trésorerie correspondant à l’argent que vous avez, que ce soit à la banque ou dans votre caisse) • En cas de mouvements financiers (dû aux dépenses) pendant le mois :Le solde de trésorerie du mois en cours est égal au montant inscrit sur le relevé bancaire + le montant de votre caisse (le calcul se fait automatique dans le tableau grâce aux formules). OU • S’il n’y a pas de mouvement financier :Le solde de trésorerie du mois en cours est égal au livre de banque ou au solde de trésorerie du mois précédent (même chiffre car pas de mouvement) + le montant de votre caisse. Reportez donc ce montant.

6. Exemples pour remplir le récapitulatif financier Vous avez fait une dépense durant le mois Vous n’avez pas fait de dépense durant le mois Ex: Il vous restait 700€ dans votre trésorerie (cad: banque + caisse) au mois de mars. Vous n’avez pas fait de dépenses au mois d'avril. Vous ne recevrez donc pas de relevé bancaire chez vous. Vous avez également toujours eu dans une boite 60€ en liquide en cas d'évènement. Voici comment votre récap financier doit être rempli: Ps: Ps: les 640€ sont notés sur votre dernier relevé bancaire. Tant qu’il n’y a pas d’opération bancaire, vous ne recevrez pas de relevé bancaire. Votre solde reste à 640€. Ex:: Au début du mois d’avril vous aviez 940€ de trésorerie (ex: banque (880€) + caisse (60€)). Vous avez fait un chèque de 50€ le 15 avril. A fin avril, il vous reste donc 830 euros sur votre relevé bancaire. Vous n’avez pas touché à votre caisse durant le mois. Fin avril, vous avez donc une trésorerie de 890€ (banque (830€) + caisse (60€) Voici comment votre récap financier doit être rempli: Ps: Les 830€ = somme notée sur votre relevé à la fin du mois

7. 2/ Feuille 2: Le livre de banque Le solde du livre de banque • Il correspond: au solde de banque du mois précédent - toutes les dépenses effectuées pendant le mois qui vient de s’écouler. • En cas de mouvements financiers :Vous devez renseigner sur le document chaque dépense faites avec précision. En remplissant chaque colonne. OU • Si pas de mouvement financier/pas de frais ou reversement de collecte pour le mois : Le solde du livre de banque = solde de banque du mois précédent. Indiquer uniquement le montant dans le tableau. • Attention Si vous n’avez pas de caisse, votre solde de banque correspond au même montant que votre solde de trésorerie Car Trésorerie = Banque + Caisse. Si Caisse = 0, alors Trésorerie = Banque

8. 2/ Le livre de banque: les dépenses Très important : • Les dépenses doivent être déclarées à la date d’émission du chèque et non à réception de la facture • Chaque intitulé de dépense doit être précis et clair. Exemple : impression flyers pour conférence du 14/10/2010 avec date, émission du chèque, montant, etc. • L’historique des comptabilités précédentes ne doit jamais être précisé sur la comptabilité du mois en cours (mouvement financier ou non). Exemple : Je fais la comptabilité du mois de juillet, je note uniquement les dépenses qui ont eues lieu au mois de juillet • Pour toute dépense supérieure à 250€, le délégué doit en faire la demande auprès du service délégations • Lors de déplacements, liés aux évènements de la délégations (hors CCF), ACF s’engage à rembourser sur présentation d’un justificatif uniquement, la somme de 13€ par repas. Le reste sera à la charge du bénévole. • Il est tout à fait possible de faire un chèque de caution. S’il est supérieur à 250 €, il faudra en amont l’accord écrit de la directrice du COMDEV. Pour la retranscription dans le document comptable, il faudra noter « chèque de caution ». Si la caution est encaissée par le prestataire en informer le service délégations si non le chèque devra être rendu physiquement au délégué, qui devra le barrer en marquant ANNULE dessus et inscrire dans la comptabilité que la caution est rendue.

9. 2/ Le livre de banque: les collectes Les Collectes Chaque collecte perçue par la délégation suite à un évènement (espèces ou chèques) doit faire l’objet d’un reversement de collecte immédiat au service délégation • Soit vous avez perçu une collecte par chèque. Dans ce cas vous envoyez le chèque au service délégations • Soit vous avez perçu une collecte en espèce. Dans ce cas vous déposez l’espèce via votre carte de dépôt à la BNP et vous nous reverser cette collecte encaissée via le chéquier de votre délégation. • Les collectes, même celles en espèces déposées dans la caisse, doivent faire l'objet d'un reversement

10. 2/ Le livre de banque: les frais kilométriques Dans le cadre de la CCF(sensibilisation, remise de chèque le jour J et/ou présentation du projet à l’établissement) : Transmettre tous les justificatifs mentionnés ci dessous au service délégation qui s’occupera lui, de rembourser le délégué/le bénévole: • Originaux des justificatifs de péage • Une édition Mappy ou Via Michelin du trajet parcouru, de votre point de départ à votre point d’arrivée pour chaque trajet A/R • La fiche de frais kilométrique de l’année en cours remplie grâce aux nombres de chevaux de votre véhicule (disponible également sur l’extranet) • La photocopie de la carte grise de votre véhicule (Attention si le nom du bénévole est différent de celui sur la carte grise. Le propriétaire de la voiture doit faire une attestation de prêt de véhicule) • 1 RIB de la personne (si pas encore donné)

11. 2/ Le livre de banque: les frais kilométriques Dans tous les autres cas Venues aux réunions, déplacement sur évènement autre que CCF etc: • Vous devez utiliser le chèque de votre sous-compte pour le remboursement. • Et joindre ensuite les documents ci dessous remplis, à votre comptabilité du mois pour justifier des dépenses faites: • Trajet édition Mappy (de votre point de départ à votre point d’arrivée pour chaque trajet A/R) • La fiche de frais kilométriques remplie

12. 2/ Le livre de banque: les justificatifs de dépenses Différentes situations: • Chaque dépense doit être accompagnée de l’originale de la facture même pour les petites dépenses. Exemple : carnet de timbres. • Par exemple, si le délégué est amené à utiliser des tickets de métro lors de ses déplacements à Paris pour la réunion des délégués, il faut qu’il garde le reçu ainsi que le ticket de métro utilisé. Ces deux justificatifs sont à nous transmettre avec la comptabilité du mois correspondant. C’est la preuve du trajet effectué qui nous intéresse ainsi que le justificatif d’achat.

13. 2/ Le livre de banque: les justificatifs de dépenses • Les tickets de carte bleue ou les tickets de caisse ne sont pas acceptés comme justificatifs, le service comptabilité accepte uniquement des factures au nom d’Action contre la Faim • A savoir : le magasin dans lequel les achats sont faits est obligé de transmettre/faire une facture si elle la lui est demandée ! • Si le délégué est amené à payer des achats avec une monnaie étrangère, il faut nous fournir un justificatif de valeur du taux de change au jour de l’achat (et donc au jour inscrit sur le justificatif de paiement)

14. 2/ Le livre de banque: les justificatifs de dépenses • Lorsque le délégué est amené à se rembourser des achats effectués sur son compte personnel, il peut se faire un chèque de remboursement global pour plusieurs dépenses. Par exemple, s’il a effectué une dépense de 8 euros pour un parking et une de 4 euros pour des photocopies, il peut directement se faire un chèque de 12 euros pour se rembourser, en déclinant les deux dépenses dans sa comptabilité et en y joignant les deux justificatifs relatifs à ces dépenses. • Si le délégué est amené à faire des courses pour la délégation en même temps que des courses personnelles, il lui est par contre demandé de séparer les 2 paiements de manière à ce que le montant total de la facture soit égal au montant de la dépense effectuée pour la délégation. Cela permet une meilleure transparence pour les commissaires aux comptes.

15. 3/ Le livre de caisse Le solde du livre de caisse • Le livre de caisse correspond à ce que vous possédez en espèce dans une boite et qui est à utiliser lors d’évènements uniquement, et non pour acheter des timbres. • Il se peut que vous ne possédiez rien dans cette caisse/boite dans ce cas le montant de la caisse = 0 • Il faut donc indiquer 0€ au solde de caisse • Les collectes ne peuvent en aucun cas servir aux frais de fonctionnement de votre délégation et doivent être reversées au Service Délégations. • Le fond de caisse doit uniquement servir lors d’évènement, si de la monnaie doit être échangée. Il faut donc la remettre à zéro après l’évènement.

16. Le service Délégations à votre disposition! • Nous comptons sur vous pour nous envoyer vos comptabilités mensuelles soit dés lors que vous recevez votre relevé BNP (le 15 du mois suivant) quand il y a des mouvements financiers ou alors au début de chaque mois. • Vous pouvez également, si et seulement si vous savez que vous ne ferez pas de dépenses (juillet/aout par exemple), nous envoyer deux comptabilités d’un coup. • Nous sommes tenus, par les commissaires aux comptes, les nombreux audits et les donateurs qui nous soutiennent, à être en totale adéquation avec notre charte et à assurer une totale transparence dans nos comptes • Besoin d’aide? 01.43.35.80.39 ou servicedelegations@actioncontrelafaim.org