Plaats – en tijdsonafhankelijk werken HR-netwerk 18 juni 2014

1. Plaats – en tijdsonafhankelijk werkenHR-netwerk 18 juni 2014

2. 9u15 – 9u45 Toelichting OZB PTOW - Charlotte Van den Bossche 9u45 – 10u45 Praktijkcases- Case Afschaffen prikplicht - Birgit Van Damme, departement EWI - Case Doelstellingenmanagement - Anne Delarue, departement BZ - Case Plaatsonafhankelijk werken - Vicky Van den Berge, agentschap BB 10u45 – 11u00 Ondersteuningsaanbod PTOW - Gerda Serbruyns 11u00 – 11u30 Pauze 11u30 – 12u30 Panelgesprek (facilitator Guy Geerens) Panel: Xavier Suykens, Matthias Roman, Ivo Francis, Els Cornelis, Gerda Serbruys, en Charlotte Van den Bossche 12u30 Netwerklunch

3. 1. Toelichting OZB PTOW • Kader 1.1. Filosofie 1.2. Definities en Toepassingsgebied 1.3. Totstandkoming 2. Principes 3. Wat verandert niet? 4. Basisdocumenten

4. 1. Kader 1.1 Filosofie plaats- en tijdsonafhankelijk werken(1/5) • Ambitie VO = flexibele en dynamische werkgever; • Traditie binnen VO: inzetten op nieuwe arbeidsvormen (bijvoorbeeld telewerk sinds 2006)

5. 1. Kader1.1 Filosofie PTOW – grafiek (2/5)

6. 1. Kader1.1 Filosofie PTOW (3/5) Nieuwe OZB: telewerken evolueren naar plaats- en tijdsonafhankelijk werken (PTOW) Inspelen op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen Concept HNW – principes: - diversiteit van werkplekken - afstemming van de werkplekinrichting op de activiteit - geen vaste toewijzing werkplekken aan personeelsleden - mogelijkheden tot PTOW

7. 1. Kader1.1 Filosofie PTOW (4/5) Focus = leveren van prestaties en het behalen van resultaten Evolueren naar prestatiebeoordeling Prikklok = instrument tijdsregistratie, geen meting effectieve prestaties => afbouwen

8. 1. Kader1.1 Filosofie PTOW (5/5) Focus = Continuïteit garanderen van de dienstverlening en de bereikbaarheid van de dienst voor klanten Cruciaal = goede afspraken tussen leidinggevenden en personeelsleden over inzet en resultaten

9. 1. Kader1.2 Definities PTOW (1/3) • Plaatsonafhankelijk werken = werken op om het even welke plaats die voor arbeid geschikt is. Personeelsleden kunnen op verschillende plaatsen werken.

10. 1. Kader1.2 Definities PTOW (2/3) Tijdsonafhankelijk werken = werken zonder dat het personeelslid gebonden is aan een werkrooster, waarbij niet de uren waarop het personeelslid werkt, van belang zijn, maar wel het resultaat dat het personeelslid behaalt.

11. 1. Kader1.2 Toepassingsgebied PTOW (3/3) Toepassingsgebied = Alle personeelsleden van de diensten van de Vlaamse overheid (DVO), zoals gedefinieerd in het VPS van 13 januari 2006 Niet: De Lijn, VRT, …

12. 1. Kader1.3 Totstandkoming OZB PTOW • Traject opgestart sinds mei 2013; - Via co creatie met verschillende partners binnen het beleidsdomein Bestuurszaken (afdeling HR en organisatieontwikkeling, afdeling regelgeving, afdeling Preventie en Bescherming, dienst Diversiteitsbeleid, het Facilitair Bedrijf, het Agentschap voor Overheidspersoneel), en het Agentschap voor Onderwijsdiensten; • Advies SOPO (28 mei en 25 juni 2013); • OKA P&O (26 juni 2013) • het CAG (1 juli 2013); • Taaladvies (28 juni 2013); • Sectorcomité XVIII: 13 maart 2014 en 28 april 2014 Protocol van akkoord (met opmerkingen); • Mededeling VR 16 mei 2014; • Inwerkingtreding OZB PTOW: 1 juni 2014; • Implementatie PTOW: transitietraject voorzien van 1,5 jaar tot 3 jaar, uiterlijk eind 2020.

13. 2. Principes OZB PTOW (1/5) OZB PTOW: vastleggen algemene kader Maatwerk mogelijk voor de entiteiten bij de implementatie OZB NIEUW: onderscheid tussen occasioneel en structureel telewerk verdwijnt -Entiteitseigen beleid PTOW op het EOC; -Rekening houden met personeelsleden met specifieke behoeften omwille van handicap of chronische ziekte; -Indien nodig: aanpassingen AR.

14. 2. Principes OZB PTOW (2/5) Zo veel mogelijk PTOW In principe = alle personeelsleden NIEUW: Geen expliciet akkoord van de lijnmanager of voorafgaande schriftelijke overeenkomst nodig Mogelijkheid tot motivatie waarom bepaalde functiehouders behorende tot een bepaalde functie(groep) niet in aanmerking komen voor PTOW (volg – of verklaarprincipe)

15. 2. Principes OZB PTOW (3/5) - Mogelijkheid tot intrekken of weigeren van PTOW omwille van organisatorische, financiële of competentie- gebonden redenen of bij vaststelling van misbruik. - Geen verplichting om thuis te werken.

16. 2. Principes OZB PTOW (4/5) Principe van zelfroosteren = Vrijheid voor de personeelsleden die kunnen PTOW om i- te bepalen op welke plaats (die voor arbeid geschikt is) ze werken; ii- op welk tijdstip zij werken. ! niet de uren zijn van belang maar wel het resultaat -Principe zelfroosteren niet onbeperkt

17. 2. Principes OZB PTOW (5/5) Entiteiten nemen alle barrières weg bij implementatie PTOW

18. 3. Wat verandert er niet (1/3) • Hetprivégebruik van de middelen die de entiteit ter beschikking stelt; • Geenmaaltijdvergoeding, of eenvergoeding van reiskosten bij PTOW; • Dekosten die voortvloeien uit verlies of beschadiging van de gebruikte middelen en gegevens zijn voor rekening van de entiteit, behalve bij bedrog, zware fout of veel voorkomende lichte fout van het personeelslid; • Onderzoek van de werkplek door de preventieadviseurs mits voorafgaandelijke afspraak met het personeelslid;

19. 3. Wat verandert er niet (2/3) • De regeling met betrekking tot de ziektecontrole

20. 3. Wat verandert er niet (3/3) • De regeling met betrekking tot de arbeidsongevallenverzekering

21. 4. Basis documenten • Visienota HNW http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken-hnw - OZB PTOW http://www.bestuurszaken.be/plaats-en-tijdsonafhankelijk-werken

22. 9u15 – 9u45 Toelichting OZB PTOW - Charlotte Van den Bossche 9u45 – 10u45 Praktijkcases- Case Afschaffen prikplicht - Birgit Van Damme, departement EWI - Case Doelstellingenmanagement - Anne Delarue, departement BZ - Case Plaatsonafhankelijk werken - Vicky Van den Berge, agentschap BB 10u45 – 11u00 Ondersteuningsaanbod PTOW - Gerda Serbruyns 11u00 – 11u30 Pauze 11u30 – 12u30 Panelgesprek (facilitator Guy Geerens) Panel: Xavier Suykens, Matthias Roman, Ivo Francis, Els Cornelis, Gerda Serbruys, en Charlotte Van den Bossche 12u30 Netwerklunch

23. Plaats- en tijdsonafhankelijk werken bij het departement Economie, Wetenschap en Innovatie… … prikken of niet prikken ? … telewerken of naar kantoor sporen ? Birgit Van Damme

24. Het departement Economie, Wetenschap en Innovatie • telt momenteel 124 personeelsleden; • is gehuisvest in het Ellipsgebouw te Brussel; • heeft geen buitendiensten; • werkt in een open kantooromgeving. • staf en 5 afdelingen tellen elk 12 à 50 personen. • doet overwegend klassiek kantoorwerk: • kerndepartement: beleidsvoorbereiding, monitoring en –evaluatie; • managementondersteunende diensten: administratie. Arbeidstijdregeling EWI

25. Wat zegt de nieuwe omzendbrief? • Tijdsonafhankelijk werken: werken zonder dat het personeelslid gebonden is aan een werkrooster, waarbij niet de uren waarop het personeelslid werkt, van belang zijn, maar wel het resultaat dat het personeelslid behaalt. • …dienstverlening centraal stellen en houden..(kernaspect van het Nieuwe Werken) • Voor een succesvolle invoering is het belangrijk dat de leidinggevende goede afspraken maakt met de personeelsleden over de inzet om prestaties te leveren en resultaten te behalen…personeelsleden zijn autonoom verantwoordelijk en inzetbaar en in ruil daarvoor geeft de entiteit aan het personeelslid de mogelijkheid en het vertrouwen om te werken op de plaatsen en tijdens de uren die daartoe geschikt zijn. Arbeidstijdregeling EWI

26. Wat zegt de nieuwe omzendbrief? • Een prikklok is een instrument voor tijdsregistratie en meet niet de effectieve prestaties van een personeelslid. Entiteiten worden opgeroepen om…de prikklok zoveel mogelijk gedeeltelijk of geheel af te bouwen. • Door het gebruik van zelfroosteren hebben personeelsleden in principe de vrijheid om zelf hun uren te bepalen, waarbij ze rekening houden met de beschikbaarheid of bereikbaarheid die de entiteit vraagt. Samen garanderen ze de continuïteit van de dienstverlening en de bereikbaarheid van de dienst voor de klanten door afgesproken servicetijden te respecteren. Arbeidstijdregeling EWI

27. Prestaties versus ‘uren kloppen’ • De omzendbrief legt de nadruk op prestaties en output, meer dan op het op een geregistreerd moment ‘aanwezig zijn in een bepaalde ruimte’. • Tijdsregistratie garandeert geen efficiënte aansturing op resultaten en inschatting/evaluatie van prestaties en output. Arbeidstijdregeling EWI

28. Opheffing van de prikplicht (2007) • Maatschappelijke tendens naar ‘afrekenen op resultaten in plaats van op het aantal gepresteerde uren’. • Cultuur van vertrouwen, openheid en integriteit versterken. • Administratieve vereenvoudiging (winst voor personeelslid én administratie)! • Niet alle collega’s prikten… (hogere graden, buitendiensten,…): quid gelijke behandeling? • Momenteel gebruiken nog slechts 3 personeelsleden (2,4 %) van het departement EWI de prikklok. Arbeidstijdregeling EWI

29. Voorwaarden en principes (1) • Gelijktijdigheid en Vrijwilligheid: Op hetzelfde moment voor alle personeelsleden die prikten opgeheven wie wilde blijven prikken, kon dit doen. • Verantwoordelijkheid van de leidinggevende: Het is de leidinggevende die – ook op de werkvloer – coacht, aanstuurt en afrekent op resultaten, veeleer dan op arbeidstijd of aanwezigheid. Wie lang op kantoor aanwezig is, werkt daarom nog niet hard… • Omkeerbaarheid: Bij dysfunctie kan een personeelslid verplicht worden om (opnieuw) te prikken. Arbeidstijdregeling EWI

30. Voorwaarden en principes (2) • Permanentie: de dienstverlening staat centraal Om de dienst te verzekeren worden de stamtijden alleszins behouden: iedereen is verplicht aanwezig tussen 9u15 en 11u45 en 13u45 en 16u en presteert gemiddeld 7u36. • Billijkheid en Zelfroostering/Zelfsturing Iedereen registreert aan/afwezigheden in Vlimpers/de Outlook kalender er wordt van iedereen een constructieve en realistische houding verwacht; anderzijds zorgt sociale controle voor een zeker evenwicht. • Aansturing Het evaluatiesysteem PLOEG zorgt voor goede afspraken (planning) en zorgt ervoor dat problemen en dysfuncties ter sprake worden gebracht en bijgestuurd (evaluatiegesprekken, opvolging…). Arbeidstijdregeling EWI

31. In arbeidsreglement Specifieke werktijdregeling • Alle personeelsleden kunnen eenzijdig op hun verzoek vrijgesteld worden van prikken. Alle vrijgestelde personeelsleden kunnen op ieder ogenblik hun beslissing herzien en terug opnieuw prikken. Een mededeling hiervan gebeurt aan de lijnmanager en de personeelsdienst. • Afhankelijk van de behoeften van de dienst kan de lijnmanager, na overleg in het bevoegde overlegcomité, aan een aantal personeelsleden een specifieke werktijdregeling opleggen. • Dit is onder meer het geval voor de personeelsleden van niveau C en D voor de organisatie van het onthaal van bezoekers (zie bijlage 4). • Voor de chauffeur van de secretaris-generaal geldt een specifieke werktijdregeling in overleg met de secretaris-generaal. • Het bevoegde overlegcomité kan evenwel geen nieuwe voordelen of compensaties opleggen die strijdig zijn met de statutaire bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut. • Bij deze uitzonderlijke werktijdregeling kunnen onder meer verplichtingen worden opgelegd om sommige vaste uren te presteren binnen de glijtijden;andere glijtijden worden opgelegd en vaste dienstroosters worden opgelegd. Arbeidstijdregeling EWI

32. Hoe aansturen op resultaten ? • Onze functiebeschrijvingen zijn realistisch en concreet: zo weet iedereen wat verwacht wordt. • Elk jaar wordt voor iedereen een individuele planning opgesteld, met concrete doelstellingen (incl. timing, op te leveren producten,…). • Deze individuele doelstellingen zijn gekaderd in de strategische en operationele doelen van het departement en het jaarlijks ondernemingsplan. • De individuele doelstellingen worden het volgende jaar geëvalueerd, en indien nodig tussentijds. Arbeidstijdregeling EWI

33. Een opvallende parallel: telewerk EWI heeft ook telewerk ingevoerd. Eigenlijk gelden hier dezelfde normen: • vertrouwen; openheid en integriteit. • Op vrijwillige basis, voor alle functies waar dit verantwoord is, m.a.w. waar concrete afspraken over output mogelijk zijn; na aanvraag en op goedkeuren van de directieraad. • Op basis van een ondertekend afsprakenkader tussen leidinggevende en medewerker. • Aansturing op resultaten en output via duidelijke afspraken en controle. • Enkel mogelijk als je minstens 80% werkt. • Max. 1 dag per week, niet op maandag, en mits flexibele omgang met je telewerkdag, het dienstbelang en de permanentie primeren. Arbeidstijdregeling EWI

34. Huidige visie • In principe gelden de stamtijden. In het kader van een goede afstemming tussen privéleven en werk zijn wel korte pauzes mogelijk, mits de globale bereikbaarheid is gewaarborgd. De agenda wordt hiertoe maximaal aangevuld. • Verplichte bereikbaarheid via e-mail en telefoon tijdens de stamtijden. E-mails van leidinggevenden worden ten laatste een half uur na ontvangst behandeld. • Verplichte aanvraag (2 dagen vooraf) en registratie via het Vlimperssysteemen verplichte zelfroostering in de Outlook agenda met vermelding van je gsm nummer. • Er wordt afgesproken met de leidinggevende welke documenten mogen meegenomen worden • De leidinggevende kan beslissen om het telewerk stop te zetten. Arbeidstijdregeling EWI

35. Toekomstige visie en traject • Aftoetsingvan de entiteitseigen visie en beleid aan de nieuwe omzendbrief. • Nieuwe denkwijze en terminologie/afschaffen van de begrippen structureel-occasioneel telewerk. • Verhogen van het aantal telewerkdagen? • Prikklok afschaffen? • Andere servicetijden/dienstpermanentie? • Opname van het concept HNW in het preventieplan. • Alle personeelsleden/-functies komen principieel in aanmerking voor PTOW tenzij de lijnmanager motiveert waarom niet. • Digitale registratie van elk personeelslid dat niet in aanmerking komt voor PTOW. • … Arbeidstijdregeling EWI

36. Een opvallende parallel: telewerk (2) • Een enquête rond ‘anders werken’ op kantoor en telewerk bij de EWI-personeelsleden in januari-februari 2010 wees het volgende uit: • Respons: van de 119 rondgedeelde formulieren werden er 88 ingevuld ingediend (74 %). 59 respondenten maakten zich als telewerker kenbaar (67 %). • Conclusie: telewerk wordt zowel door personeelsleden als leidinggevenden als zeer positief ervaren en vormt een tegengewicht tegen de negatieve aspecten van werken in de open kantooromgeving. (concentratiestoornissen, lawaaihinder…). • Een opmerkelijke gelijkenis tussen de perceptie van personeelsleden en management ! Arbeidstijdregeling EWI

37. Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (1) • Doordat ik thuiswerk…kan ik mijn werk meer zelf organiseren. Arbeidstijdregeling EWI

38. Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (2) Doordat ik thuiswerk…ben ik meer gemotiveerd. Arbeidstijdregeling EWI

39. Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (3) Doordat ik thuiswerk…is mijn productiviteit gestegen. Arbeidstijdregeling EWI

40. Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (4) Hoewel ik thuiswerk…... kan mijn chef mijn werk voldoende opvolgen. Arbeidstijdregeling EWI

41. Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (5) Ik maak duidelijke afspraken met mijn chef over wat ik thuis ga doen. Arbeidstijdregeling EWI

42. Enkele opmerkelijke enquêteresultaten ‘telewerk’ (6) Mijn chef stuurt mij veeleer aan op resultaten dan op tijdsbesteding. Arbeidstijdregeling EWI

43. Algemene conclusies Het afschaffen van de verplichte tijdsregistratie en het invoeren van telewerk staan of vallen met… • Vertrouwen. Aanvaard dat een personeelslid veel autonomer is in zijn of haar tijdsbesteding. Kan je deze basishouding niet opbrengen, doe het dan niet of beperk je tot een proefproject. • Efficiëntie. Waak over permanentie en ‘aanspreekbaarheid’ van het team. Sta thuiswerk enkel toe voor takenpakketten die zich ertoe lenen. Vat de afspraken samen in een contract. • Opvolging. Schep duidelijkheid over verwachtingen en timing van resultaten, op de werkvloer én thuis. • Terugkoppeling. Waardeer of geef kritiek, stuur bij indien nodig. Arbeidstijdregeling EWI

44. Vragen ? Arbeidstijdregeling EWI

45. Sturen op prestatiesPraktijkcase binnen het Departement BestuurszakenAnne Delarue

46. Overzicht van de presentatie • Introductie: Het Nieuwe Werken binnen DBZ • Een prestatiemanagementsysteem ter ondersteuning • Integratie in de individuele prestatiemanagement-cyclus • Leerpunten • Naar een geïntegreerd doelstellingenmanagement voor de VO

47. 1. Introductie: Het Nieuwe Werken binnen DBZ • Departement BZ: 256 personeelsleden • 9 Afdelingen/diensten (incl. MOD) • Opdracht: Uitwerken, opvolgen en evalueren van het beleid inzake bestuurszaken ter ondersteuning van de minister • Huisvesting: grotendeels in het Boudewijngebouw

48. 1. Introductie: Het Nieuwe Werken binnen DBZ • Prikklok in de meeste afdelingen afgeschaft • Open kantooromgeving, geen vaste werkplekken, clean desk principe • In 2012: 32% 30 dagen of meer telewerk 40% 1-29 dagen telewerk 28% geen enkele dag telewerk • Gebruik van ondersteunende ICT-toepassingen (ikv prestatiemeting en informatiebeheer)