ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

1. ELABORAÇÃO DE PROJETOS E PLANEJAMENTO DE EVENTOS

2. EVENTOS • Conceituação • São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais, • objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços. EVENTOS ESPECIAIS • Conceituação • São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).

3. EVENTOS E TURISMO • Eventos são significativos na área de turismo. É uma das atividades que mais crescem no setor. • 60% do fluxo turístico mundial corresponde à viagens de lazer, e 40% são deslocamentos de caráter comercial ou de negócios. Nas viagens dos executivos 45% correspondem à participação em eventos. • De acordo com as estatísticas, os turistas que participam de congressos, convenções e de outras atividades, têm despesa média três vezes superior ao turista comum. • O tempo médio de freqüência do turista de eventos, em viagens, é superior ao do turista convencional e de lazer. • 90% dos participantes em congressos, convenções e similares comparecem aos eventos com acompanhantes, gerando receitas extras.

4. IMPORTÂNCIA DOS EVENTOS NA ATIVIDADE ECONÔMICA • Alguns eventos cumprem programação tradicional e regular, anualmente. • Mudanças políticas ou conjunturais não provocam repercussão imediata e • direta em eventos programados com antecedência. • Eventos: • Colaboram para assegurar a estabilidade da atividade econômica. • Estimulam e consolidam contatos comerciais. • Aumentam a taxa de ocupação dos hotéis elevando as receitas de • empresas, ligadas direta ou indiretamente ao turismo. • Ampliam a arrecadação de impostos e tributos.

5. IMPORTÂNCIA DOS EVENTOS NA ATIVIDADE ECONÔMICA • Proporcionam geração de emprego e renda. • Contribuem para melhoria dos serviços de infra-estrutura. • Estimulam investimentos. • Promovem atividades complementares ao evento. • Consolidam uma imagem favorável da localidade-sede (Conf. In Zanella, Luiz Carlos, Manual de organização de eventos, 2006).

6. IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS SOCIAIS E CULTURAIS • Vivência local compartilhada. • Revitalização de tradições. • Fortalecimento do orgulho comunitário. • Legitimação de grupos comunitários. • Aumento da participação da comunidade. • Apresentação de idéias desafiadoras e novas. • Expansão de perspectivas culturais.

7. IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS SOCIAIS ECULTURAIS • Alienação e manipulaçãoda comunidade. • Imagem negativa do evento na comunidade. • Comportamento destrutivo de participantes. • Abuso do álcool e drogas dos mesmos. • Deslocamento social e perda do conforto da comunidade.

8. IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS FÍSICOS E AMBIENTAIS • Exposição do meio ambiente. • Fornecimento de melhores hábitos. • Aumento de consciência ambiental. • Legado de infra-estrutura. • Melhoria dos transportes e comunicações. • Transformação e renovação urbana.

9. IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS FÍSICOS E AMBIENTAIS • Danos ambientais. • Poluição. • Destruição de patrimônio. • Perturbação acústica. • Engarrafamentos.

10. IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOSPOLÍTICOS • Prestígio internacional. • Melhora do perfil da comunidade. • Promoção de investimentos. • Coesão social. • Desenvolvimento das capacidades administrativas.

11. IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOSPOLÍTICOS • Risco de insucesso do evento. • Desvio de fundos. • Propaganda enganosa. • Perda do controle comunitário. • Legitimação de ideologias.

12. IMPACTOS POSITIVOS DOS EVENTOS DE TURISMO EECONOMIA • Promoção do destino e incremento do turismo. • Aumento do tempo de permanência do turista. • Maior lucratividade da localidade-sede. • Aumento de arrecadação de renda e impostos. • Geração de empregos e renda.

13. IMPACTOS NEGATIVOS DOS EVENTOS DE TURISMO E ECONOMIA • Resistência da comunidade ao turismo. • Perda de autenticidade regional. • Exploração econômica e social. • Preços inflacionados. • Custos de oportunidade. • Danos a reputação da localidade-sede. ALLEN, Johnny et allii, Op.cit.

14. DESENVOLVENDO O CONCEITO DO EVENTO • Questões importantes para o processo de desenvolvimento da organização de um evento. • Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento. • Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos. • Quando o evento será realizado? • Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha para a platéia e para o promotor do evento. • Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.

15. TIPOS DE EVENTOS • Eventos Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão, feira, exposição,desfile, encontro, reunião,etc. • Eventos Culturais: congresso, seminário, simpósio, conferência, • curso, palestra, mesa-redonda, painel, fórum, etc. • Eventos Sociais: recepção, baile, casamento, formatura, garden party,aniversário, passeio, etc • Eventos Artístico-Culturais: desfile, festival, concerto, show, mostra, exposição, etc. • Eventos Gastronômicos: banquete, coquetel, festival, etc.

16. TIPOS DE EVENTOS • Eventos Esportivos: competição, remate, excursão, premiação. • Eventos Políticos: debate, reunião, palestra, homenagem, convenção. • Eventos Históricos: aniversário, inauguração, comemoração, desfile, • etc. • Eventos Religiosos: encontros, conclave, concílio, cerimonial. • Eventos Técnico-científicos: congresso, seminário, palestra, etc.

17. PRINCIPAIS EVENTOS • Banquete – Jantar de gala: Evento gastronômico, solene, festivo, realizado para celebrar acontecimento relevante de caráter social, familiar, político, cultural, profissional e outros. O banquete caracteriza-se pela decoração e requinte do local, elegância do vestuário dos participantes, excelência do cardápio e dos serviços prestados. • Brainstorming: Encontro onde as pessoas expõem idéias acerca de questionamentos propostos. O coordenador encarrega-se de selecionar a melhor sugestão apresentada, pelo grupo, para a solução da questão discutida. Há nesta técnica uma fase criativa e outra avaliativa, que permite a análise de todas as possibilidades. A organização da ação divide-se em:exposição do problema por 10 a 15 minutos, lançamento e seleçãoidéias e síntese.

18. PRINCIPAIS EVENTOS • Conclave: Evento de caráter religioso onde se discutem temas de ordem ética e regulamentar. Os expositores são religiosos e a organização é semelhante a um congresso. • Concurso – Competição: Abrange as áreas cultural, científica, estética, esportiva, etc. Um concurso é disciplinado por regulamento e coordenado por grupo de especialistas em processo de seleção. • É necessário um regulamento que deve conter os aspectos relacionados ao evento como: datas, duração, participantes, júri, procedimentos, critérios de avaliação, recursos, julgamentos e prêmios.

19. PRINCIPAIS EVENTOS • Conferência: Exposição de um tema de interesse geral, por especialistas, dirigida a um público com bom nível cultural. A conferência é similar a palestra, porém mais formal. O diretor da entidade promotora, ou presidente da mesa, procede sua abertura, apresentando ao público o conferencista e o tema que será debatido. Poderá ser indicado um moderador, que ajudará o coordenador ou o presidente da mesa, na condução dos trabalhos. São permitidas perguntas ao conferencistas por parte do público, através de formulários. • Congresso: Encontro solene, de grande porte com número elevado de participantes, promovido por entidades ou associações de classe, que pode ter caráter regional, nacional ou internacional. Seu objetivo é a apresentação e o debate de assuntos atuais e específicos de determinada categoria.

20. PRINCIPAIS EVENTOS • A programação do evento poderá compor-se de:mesas-redondas, sessões plenárias, reuniões e outros. Em sua maioria os congressos realizam-se em períodos regulares. Os trabalhos apresentados, reunidos em conjuntos, são em forma de anais, e são entregues aos participantes. A estrutura operacional é: mestre de cerimônias, oradores, painelistas, debatedores, coordenador ou moderador. É tradicional a intensa programação social, gastronômica, passeios e comemorações no decorrer dos congressos. • Convenção: Encontro, reunião, assembléia ou similar, realizado esporadicamente com duração média de cinco dias, promovido por associações de classe ou entidades civis, objetivando o congraçamento e integração de grupos. Nas convenções, abordam-se temas de interesse específico à atividade profissional dos participantes.

21. PRINCIPAIS EVENTOS • Na programação incluem-se atividades de lazer, distribuição de brindes e sorteios. A estrutura operacional é composta por: coordenador, orador e debatedores. • Coquetel: Recepção gastronômica de curta duração para comemorações e promoções de atos e datas significativas, como: apresentação de produtos ao mercado, recepção de pessoas, posse em cargos, casamentos, inaugurações, homenagens, abertura e encerramento de eventos principais. O coquetel caracteriza-secomo recepção simples e pela informalidade dos serviços, liberdade e descontração no vestuário dos participantes. Poderá substituir ou antecipar um almoço ou jantar.

22. PRINCIPAIS EVENTOS • Debate: Apreciação e discussão por vários debatedores de temas específicos, geralmente, controvertidos e antagônicos, defendendo pontos de vista diferenciados. • Os debates são promovidos por entidade oficial e dirigido para técnicos e estudantes de maior nível. O debate é dirigido por um mediador, moderador ou coordenador ao qual serão atribuídos poderes para assumir posições e simular situações objetivando ativar discussões entre os participantes. O moderador apresenta o tema, destaca os assuntos a serem debatidos e os objetivos do debate. Em geral a assistência não participa do debate e pode manifestar-se por aplausos e protestos moderados.

23. PRINCIPAIS EVENTOS • Desfile: Evento promovido geralmente por confecções de moda para apresentação de seus produtos. A promoção de um desfile exige técnica especial, pois deverá alinhar um público selecionado, produtos requintados, escolha de manequins e excelência dos ambientes onde se realiza. O desfile poderá ser realizado em uma passarela, ambiente especial coordenado por um mestre de cerimônias. • Entrevista coletiva: Encontro onde o entrevistado faz explanação e logo após é questionado pelos jornalistas. Dependendo do entrevistado as perguntas são previamente submetidas a apreciação. A ordem é:sala e cadeiras, serviço de alimentos e bebidas, press kit.

24. PRINCIPAIS EVENTOS Feiras e Exposições: Eventos de caráter comercial e de grande porte, que reúnem fornecedores, fabricantes, vendedores, compradores ou clientes, consumidores ou usuários, entidades de fomento, bancos, entre outros, para estabelecer contatos comerciais, exposições de produtos, serviços, apresentação ou lançamentos de novas tecnologias. O objetivo é o de proporcionar contatos comerciais. As feiras podem ser “fechadas” ou “abertas” ao público. Por sua grandeza e complexidade esses eventos poderão exigir ampla área de ocupação e complexidade na montagem. Usa-se a denominação de mostra ou salão à quese aplica a eventos com a mesma característica porém de pequeno ou médio porte. Conceitua-se também como mostra o evento com a finalidade apenas de divulgar, sendo necessário materiais como folders, catálogos e brindes.

25. PRINCIPAIS EVENTOS • Fórum: Evento organizado por entidade oficial, para discussão e debate, de forma ampla de temas específicos e atuais, e com a participação de elevado número de pessoas interessadas ou representantes de setores de atividades ou associações de classe. • O fórum é dirigido por um coordenador que comanda o grupo de debatedores. Este evento exige ambientes amplos e eficiente infra-estrutura de serviços de apoio. O fórum poderá durar vários dias. • Garden Party: Evento promovido, freqüentemente no verão, ao ar livre, com início à tarde, prolongando-se até à noite. Geralmente realizado junto ao jardim ou à piscina, com mesas ao redor do palco ou tablado e decoração festiva. O cenário inclui pistas de dança e o cardápio consiste em petiscos.

26. PRINCIPAIS EVENTOS • Jornada de trabalho / Encontro técnico: Eventos periódicos promovidos por entidades ou classes, com duração de vários dias, reunindo grupos de profissionais para apresentação e troca de idéias, discussão de temas atuais e de interesse especifico. Estimula a troca de experiências e conhecimentos, em torno de determinado tema. Poderá ser realizada em vários dias, em salas distintas, para abordagens de temas diferenciados. A condução da ação é feita por um coordenador que apresentará a conclusão dos trabalhos dos diversos grupos.

27. PRINCIPAIS EVENTOS • Mesa-redonda: Evento promovido por entidades profissionais, de curta duração, controlado por um moderador com a participação de um número reduzido, quatro ou oito pessoas, com especialistas para debater coletivamente com tempo limitado e tema preestabelecido. Em alguns casos no término do evento é elaborado relatório conclusivo. O público poderá participar de forma direta ou indireta com encaminhamento de perguntas à mesa. A promoção de mesa-redonda é feita esporadicamente e não tem continuidade ou freqüência. • Oficina: Semelhante ao workshop, no entanto, é mais utilizada na área educacional.

28. PRINCIPAIS EVENTOS • Painel:Discussão e análise informal de um problema ou tema pré- • selecionado, de natureza técnica, por um palestrante, técnico ou • debatedores, com a participação de um grupo de pessoas. Nos painéis • nem sempre se obtém a solução completa dos problemas embora as • conclusões possam orientar soluções e decisões. • A organização de um painel obedece ao seguinte roteiro: • Definição do tema. • Seleção do coordenador ou moderador do painel e dos painelistas ou especialistas no tema a ser abordado, de quatro a oito pessoas. • Definição da metodologia de trabalho. • Fixação do tempo para discussão e perguntas dos participantes.

29. PRINCIPAIS EVENTOS • Geralmente o painel é desdobrado em duas etapas, com apresentação • e discussão dos painelistas, na primeira e a participação do público na • segunda etapa. O período de discussão deve ser em média 1h30m. • Promoção de reunião antecipada entre painelistas e moderador, • com definição de atribuições básicas: • Apresentar tema e objetivo da reunião ou discussão. • Apresentar componentes do painel, da esquerda para a direita ou de acordo com o nível hierárquico dos participantes. • Informar aos participantes o regimento interno do painel. • Encerrar o evento dirigindo-se aos painelistas, público e colaboradores.

30. PRINCIPAIS EVENTOS • O moderador deverá empenhar-se para manter a discussão em nível • elevado contornando eventuais problemas e conflitos. • Palestra: Apresenta características de uma conferência, com menor • formalidade e com público de assistência reduzida, com noções sobre o • assunto. É a apresentação de um tema preestabelecido e de interesse • específico, com limitação de tempo de duração. A palestra pode ser • proferida sob simples narrativa, por meio de ciclo de palestras, quando • participam diversos especialistas. São admitidas perguntas. • Utiliza-se essa modalidade, quando se pretende imprimir um caráter • informal e descontraído ao ambiente, estimulando maior integração • dos participantes.

31. PRINCIPAIS EVENTOS • Reunião: Esses eventos são promovidos por empresas ou • entidades. Estabelece contato direto com várias pessoas, de breve • duração, pauta preestabelecida para discussão de fatos, análise • situacionais e planejamento de atividades e trabalhos. A produtividade • da reunião depende do relacionamento pessoal e técnico entre os • participantes e a capacidade de liderança do coordenador, para • desenvolver a pauta em andamento dos assuntos. Para maior • objetividade e agilidade recomenda-se que as reuniões não tenham um • número maior que 10 pessoas. Deverá ser estabelecido um horário para • o início e término dos trabalhos. Recomenda-se lavrar em ata ou • relatório, os assuntos discutidos com nome dos responsáveis e prazos • estabelecidos para o cumprimento das obrigações.

32. PRINCIPAIS EVENTOS • Rodada de negócios/ Encontro empresarial: Contato entre • empresários, consumidores potenciais, compradores e fornecedores de • produtos e serviços. Os contatos poderão ser previamente agendados e • abrangem acordos comerciais, representações, licenças, exploração de • tecnologia, novos empreendimentos, consultoria, apresentação de • equipamentos e serviços entre outros objetivos. • Semana: Encontro semelhante ao congresso onde as pessoas • discutem assuntos de interesse comum. A duração é de vários dias e a • dinâmica é a mesma de um congresso.

33. PRINCIPAIS EVENTOS • Seminário: É um evento técnico ou profissional regido por um • administrador. Reúne pessoas com o mesmo nível e qualificação, • agrupadas em salas, que discutem aspectos técnicos de um mesmo • tema. Geralmente o seminário é dividido em:exposição, discussão e • conclusão. Freqüentemente contam com um número limitado de • participantes. Após a apresentação dos trabalhos promovem-se • debates. Nos seminários são distribuídos aos participantes material • técnico para consulta e relatório resumido da exposição feita pelo • palestrante. Um seminário com características de curso poderá ser • desdobrado em vários módulos com taxa de matrícula.

34. PRINCIPAIS EVENTOS • Simpósio: Evento de caráter científico ou tecnológico promovido por • entidades profissionais para discussão diferenciadas de um mesmo tema • por especialistas, com participação ativa dos presentes. Tem formatação • parecida com mesa-redonda no entanto várias pessoas abordam • diferentes aspectos do mesmo problema. O simpósio poderá ser • realizado em um ou mais dias. No decorrer do evento poderão ser • formuladas perguntas por escrito, e ao final realiza-se um debate amplo. • No caso de diversos apresentadores, no mesmo dia, caberá ao • coordenador apresentar cada um e determinar seu tempo de explanação, • além de esclarecer a sistemática a ser adotada nos trabalhos. No fim do • evento deverá ser entregue aos participantes os anais.

35. PRINCIPAIS EVENTOS • Workshop: Evento voltado ao debate e ao encontro de soluções • para casos práticos apresentados. Os workshops poderão ter • características de contatos comerciais de curta duração, sem a • participação do público, apenas com fornecedores, compradores e • clientes. A rigor o workshop objetiva a geração de negócios. Ele é • promovido por empresas especializadas, associações de classe, entre • outras. As organizações ofertantes geralmente oferecem despesas de • viagem, transportes, e custos da organização do evento. • Aspectos fundamentais da promoção deste tipo de evento: • Estimular vendas • Promover contatos. • Fazer pesquisa de mercado. • Como atividades complementares pode-se oferecer: palestras, atividades • de lazer sorteios, brindes e outras.

36. PRINCIPAIS EVENTOS • (Conf. In Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de eventos, 1997) • (Conf. In Zanella, Luiz Carlos, Op.cit.).

37. BIBLIOGRAFIA • ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro:Editora Campus,2003. • MARTIN, Vanessa. Manual prático de eventos. São Paulo:Atlas,2003.