MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK

1. MANAJEMEN PROYEKPERANGKAT LUNAK Program PendidikanVokasi UniversitasBrawijaya Tahun 2011

2. Pertemuan 2 PROSES INISIASIPROYEK

3. BAHASAN • Sistem Informasi dalam organisasi • Proyek sebagai sarana strategis organisasi • Lahirnya proyek internal • Proyek internal • Proyek eksternal

4. SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

5. SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

6. RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M.Porter)

7. KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF P P R E O N S D E U S K U N G P U R T O A S M E A S MANAJEMEN SDM SIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER PEMBELIAN SUMBER DAYA SIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK KEUNG-GULAN BERSAING LOGISTIK KELUAR OUTBOUND LOGISTICS SIS: ON-LINE P.O.S. AND ORDER PROCESS-ING LOGISTIK MASUK (INBOUND LOGISTICS) SIS: AUTO-MATED J.I.T. WARE-HOUSING OPERASI SIS: COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANU-FACTURING SYSTEM PEMASARAN DAN PENJUAL-AN SIS: INTERACTIVE TARGETED MAR-KETING LAYANAN PELANGGAN SIS: CRM RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAANdan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA

8. PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI VISI – MISI - KEBIJAKAN TUJUAN Strategi TI-SImendukungstrategiorganisasi STRATEGI ORGANISASI Portfolio:Sekumpulanrencanaproyekpendukungstrategi, baikygsudahberlangsungmaupunygbelumdibiayai STRATEGI FUNGSI LAIN STRATEGI TI-SI PORTOFOLIO PORTOFOLIO TI-SI PROGRAM PROGRAM TI-SI Program:Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan PROYEK PROYEK TI-SI MANAJEMENN PROYEK P/L – IF015 – 3 SKS

9. LAHIRNYA PROYEK INTERNAL Pemicu 1: Proyeksudahadadalamrencanapengembangan TI-SI, dansudahsampaipadasaatpelaksanaannya Pemicu 2: Padasalahsatu unit kerjaadakebutuhandukungan TI-SI yang sifatnyamendesak

10. Proyek yang sudahdirencanakan Urutankegiatan: • Menyusuntinjauankelayakan, dari aspek: • Biaya • Operasional • Waktu • Legal • Persetujuanpelaksanaan • PenunjukanManajerProyek

11. Proyek yang dipicukebutuhanmendesak Urutankegiatan: • Pimpinan unit kerjamenyatakankebutuhankepadamanajer TI/SI • Manajer TI/SI menunjukanalissistemuntukmelakukandiskusidenganmanajer unit • Manajer unit (dibantuanalissistem) menyusun proposal yang a.l. menunjukkankelayakan: • Biaya • Operasional • Waktu • Legal • Persetujuanpelaksanaan • PenunjukanManajerProyek (biasanyaanalissistemdiatas)

12. KEDUDUKAN PROYEK INTERNAL DALAM ORGANISASI

13. DIREKTUR PELAKSANA (CHIEF EXECUTIVE) KOORDINASI PROYEK MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF ORGANISASI FUNGSIONALProyekditanganilewatkoordinasimanajerfungsional

14. DIREKTUR PELAKSANA (CEO) KOORDINASI PROYEK MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK MANAJER PROYEK STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF ORGANISASI PROYEKProyekditanganilewatkoordinasimanajerproyek

15. PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF KOORDINASI PROYEK

16. DIREKTUR PELAKSANA (CEO) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL STAF STAF STAF KOORDINASI PROYEK STAF STAF STAF MANAJER PROY STAF STAF PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG

17. DIREKTUR PELAKSANA ( CEO ) MANAJER FUNGSIONAL MANAJER FUNGSIONAL MANAJER PROYEK-PROYEK STAF STAF MAN. PROYEK STAF STAF MAN. PROYEK STAF STAF MAN. PROYEK KOORDINASI PROYEK B KOORDINASI PROYEK A PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUAT

18. PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK

19. PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL • Usulan formal pembangunan S.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi • Proposal mendefinisikan: • Apa yang akandilakukan • Kebutuhanbisnisapa yang akandipenuhi • Bagaimanahasilproyekakanmendukungstrategi • Memuatbusiness caseawal • Format sebaiknyabaku, menggunakan template

20. ContohTemplate Proposal Internal • NamaProyek • Tanggalpengajuan • Pengusul / sponsor dengancarauntukkontak • Persetujuan, (yang menyetujuidantglpersetujuan) • Masalahbisnisataukebutuhan (yang perlusolusi) • Tujuandansasaranproyeksertakaitannyadenganstrategidansasaranorganisasi • Solusi yang diusulkan, (alternatifsolusi, danpenjelasandasarpemilihansolusi yang diusulkanjadiproyek) • Hasil yang diharapkan, (dampak /outcome proyek)

21. ContohMuatan BUSINESS CASE • IdentitasProyek: (Nama, Tanggal peresmian, Unit pengusul, Manajerproyek) • Nomor revisidokumen • ManfaatdanBiaya: • Biaya / Sumberdaya: (biaya pembangunan dan operasi per tahun dg asumsi perhitungannya) • Dikelompokkanatasbiaya P/K; P/L; Pelatihan; ATK; Jasakonsultansi; dll, • Penggunaan SDM, dalam jam

22. ContohMuatan BUSINESS CASE (lanj.) • SumberPendanaan • Resiko • Faktorresiko • Strategimitigasi • Alasanorganisasiuntukmelaksanakanproyek (justification) • CatatanTambahan • Memuatdaftarlampiransesuaikeperluannya

23. TUGAS (kelompok) • BuatBussiness Case sesuaidengan proposal proyek yang Andabuat.

24. PROYEK PEMERINTAH Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan: Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahan-perubahannya.

25. PROYEK PEMERINTAH (lanj) Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003 • Keppres No. 61 tahun 2004 • Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-2) • PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3) • PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4) • PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5) • PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6) • PP No. 95 tahun 2007(Perubahan ke-7) Sumber : http://www.lkpp.go.id/Regulasi.html

26. PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKATUNTUK PEKERJAAN TI/SI Menyiapkan dokumen pelelangan dan dasar penilaian: KAK, RKS, HPS Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen Prakualifikasi Pengumuman penawaran pekerjaan di media Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi proposal Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan (aanwijzing) • Menyusun dan menyerahkan • Proposal administrasi • Proposal Teknis • Proposal Biaya Menyelenggarakan aanwijzing Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan proposal biaya; penentuan pemenang PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK)

27. DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN • KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of Reference) • RKS: Rencana Kerja dan Syarat • HPS: Harga Perkiraan Sendiri

28. KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)TERMS OF REFERENCE (TOR) KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal • Latar Belakang • Maksud dan Tujuan • Sasaran • Nama dan organisasi pejabat pembuat komitmen • Sumber pendanaan • Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas penunjang, serta alih, pengetahuan • Jangka waktu pelaksanaan • Tenaga ahli • Keluaran • Laporan

29. RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS) • Umum • Addendum Dokumen Seleksi • Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan Dokumen Penawaran • Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, )

30. HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) • Disiapkan instansi pemerintah pemberi pekerjaan • Merupakan dasar penilaian layak tidaknya biaya yang diusulkan konsultan • Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah.

31. MUATANUSULAN TEKNIS • PENDAHULUAN • PENGALAMAN PERUSAHAAN • PEMAHAMAN KAK • TANGGAPAN TERHADAP KAK • APRESIASI INOVASI • PENDEKATAN DAN METODOLOGI • RENCANA KERJA • JADUAL PELAKSANAAN PEKERJAAN • TENAGA AHLI DAN TANGGUNG JAWABNYA JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN LAPORAN STAF PENDUKUNG FASILITAS PENDUKUNG PENUTUP LAMPIRAN : 1. DOKUMEN PENDUKUNG 2. DAFTAR RIWAYAT HIDUP & KELENGKAPANNYA 3. LAIN-LAIN

32. TUGAS 2 (kelompok) • Denganmenggunakan template yang disediakan, buatlah proposal pengembanganperangkatlunakaplikasi. Misalnya, aplikasiberikutuntuk PT. MEDIA KARYA yang bergerak di bidangpenjualanbuku

33. SEKIAN