Introdução à Administração

1. Introdução à Administração Albertina Sousa Albertina.sousa@uol.com.br 8661-6089

2. Entradas transformação Saída Planejar Organizar Liderar Controlar retroalimentação O que é administrar? Objeto de estudo: as organizações

3. Heterogêneas Diversificadas Pequenas/médias/grandes Negócios # Organizações Lucrativas (empresas) Não lucrativas (exército, igreja, serviços públicos, filantrópicos e ONGS) S O C I E D A D E PESSOAS Bens Serviços Produção: planejar, organizar, liderar e controlar RECURSOS Organizações x administração x sociedade

4. ADMINISTRAÇÃO GERAL CONDUÇÃO RACIONAL DO TRABALHO DAS ORGANIZAÇÕES OPERAÇÕES PESQUISA E DESENVOLVIMENTO MARKETING RECURSOS HUMANOS FINANÇAS Figura 1.2 – As principais funções organizacionais

5. Conhecimento (saber) • tácito • Explícito Cultura da empresa Atitude (saber fazer acontecer) • Habilidade (saber fazer) • Conceitual • Humana • Técnica Como selecionar esse administrador?

7. Habilidade Conceitual NI – estratégico Alta administração NI – tático Gerência Habilidade Humana NO- operacional Supervisão HabilidadeTécnica Níveis organizacionais

8. Representada pelo organograma Organização formal Divisão do trabalho Especialização Hierarquia Amplitude administrativa Centralização e descentralização Estrutura Organizacional

9. LINHAS DE COMUNICAÇÃO AUTORIDADE E HIERARQUIA (CADEIA DE COMANDO) UNIDADES DE TRABALHO (CARGOS E DEPARTAMENTOS) DIVISÃO HORIZONTAL DE TRABALHO FIGURA 11.3 – Modelo básico de organograma e seu significado.

10. FIGURA 11.4 – Dois tipos de estrutura organizacional.

11. ADMINISTRADOR GERAL RECURSOS HUMANOS INDUSTRIAL FINANÇAS LOGÍSTICA MARKETING COMPRAS VENDAS PESSOAL ADM. FINANCEIRA PRODUÇÃO ARMAZÉNS MANUTENÇÃO PROMOÇÃO SERVIÇOS GERAIS TESOURARIA DISTRIBUIÇÃO PESQUISA ENGENHARIA SEGURANÇA UTILIDADES CONTABILIDADE ASSISTÊNCIA TÉCNICA BENEFÍCIOS Figura 11.5 – Organograma funcional.

12. ADMINISTRADOR GERAL SERVIÇOS CENTRAIS AMÉRICA LATINA AMÉRICA DO NORTE EUROPA ÁSIA MARKETING MARKETING MARKETING MARKETING P&D PRODUÇÃO PRODUÇÃO PRODUÇÃO PRODUÇÃO FINANÇAS MARKETING FINANÇAS FINANÇAS FINANÇAS FINANÇAS RECURSOS HUMANOS RECURSOS HUMANOS RECURSOS HUMANOS RECURSOS HUMANOS JURÍDICO FIGURA 11.6 – Organograma geográfico ou territorial.

13. GERENTE GERAL DE VENDAS VEÍCULOS USADOS VEÍCULOS NOVOS PEÇAS E SERVIÇOS FIGURA 11.7 – Organograma da gerência de vendas de uma concessionária de veículos, que usa o critério de departamentalização por produtos.

14. GERENTE GERAL ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS CRIAÇÃO E PRODUÇÃO ATENDIMENTO BANCOS EMPRESAS GOVERNO FIGURA 11.8 – Critério da organização por clientes na área de atendimento de uma agência de propaganda.

15. REITORIA NEGÓCIOS ENGENHARIA ARQUITETURA DIREITO ADMINISTRAÇÃO ECONOMIA CONTABILIDADE FIGURA 11.9 – Organização departamentalizada por áreas do conhecimento.

16. ORGANIZAÇÃO-MÃE COM ESTRUTURA FUNCIONAL DIRETOR GERAL TECNOLOGIA E ENGENHARIA MARKETING E VENDAS OPERAÇÕES FINANÇAS ORGANIZAÇÃO DE PROJETO Figura 12.1 - Uma organização de projeto é uma estrutura temporária alojada dentro de uma estrutura funcional.

17. EXECUTIVO PRINCIPAL TECNOLOGIA E ENGENHARIA MARKETING E VENDAS OPERAÇÕES FINANÇAS GERENTE E EQUIPE DO PROJETO FIGURA 12.2– Um projeto autônomo é uma organização separada da organização funcional permanente. Em geral, é um grupo multidisciplinar, ligado diretamente ao executivo principal.

18. EXECUTIVO PRINCIPAL SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SERVIÇOS CENTRAIS CONSULTORIA AUDITORIA Finanças RH Serviços gerais Pessoas da Área de SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Pessoas da Área de AUDITORIA Pessoas da Área de CONSULTORIA GERENTE DO PROJETO FIGURA 12.3 - A estrutura matricial permite coordenar pessoas de diferentes áreas funcionais alocadas em um projeto. Elas podem trabalhar para diferentes projetos simultaneamente. Nesse caso, serão coordenadas por diversos gerentes de projetos.

19. SUPRIMENTOS PRODUÇÃO LOGÍSTICA A EQUIPE DE GERENCIAMENTO DO PROCESSO É FORMADA POR REPRESENTANTES DAS ÁREAS ENVOLVIDAS NA CADEIA DE SUPRIMENTOS FIGURA 12.4 – Estrutura organizacional para administrar o processo chamado cadeia de suprimentos.

20. DIRETORIA GRUPOS DE UNIDADES DE NEGÓCIOS INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÕES AUTOMAÇÃO E CONTROLE ENERGIA TRANSPORTES SETORES CENTRAIS REDES DE INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO AUTOMAÇÃO GERAÇÃO DE ENERGIA SISTEMAS DE TRANSPORTES ADMINISTRAÇÃO, CONTROLE E FINANÇAS SOLUÇÕES E SERVIÇOS INDUSTRIAIS TRANSMISSÃO E DISTRIBUIIÇÃO DE ENERGIA SIEMENS VDO AUTOMOTIVE TELEFONIA CELULAR RECURSOS HUMANOS SIEMENS DEMATIC BUSINESS SERVICES TECNOLOGIAS DE CONSTRUÇÃO FIGURA 12.5 – Empresa estruturada em unidades de negócios. Cada retângulo representa uma empresa. Cada empresa tem sua própria estrutura funcional interna. Fonte: www.siemens.com.br

21. Figura 1.4 – Administradores são todas as pessoas responsáveis por recursos, como outras pessoas ou seus instrumentos de trabalho

22. ADMINISTRAR É ADMINISTRAR PESSOAS ADMINISTRAR É TOMAR DECISÕES ADMINISTRAR É TRABALHAR COM INFORMAÇÕES ESTRATÉGIAS DIAGNÓSTICO PLANEJA A APLICAÇÃO EVITA E RESOLVE PROBLEMAS GERA INOVAÇÃO/COMPETITIVIDADE NÃO É O EXECUTOR RESPONSÁVEL PELO TRABALHO DAS PESSOAS Figura 1.5 – Três definições de administração

23. Figura 2.1 – O exército romano é o modelo dos exércitos e muitas outras organizações modernas (Foto: Cortesia Ermine Street Guard, England).

24. Variáveis administrativas Tarefas Estrutura Pessoas Ambiente Tecnologia Competitividade

25. Figura 3.4 – Uma fábrica é a síntese de um sistema, que transforma peças e componentes em produtos (Foto Lamborghini – VW).

26. SISTEMA INSUMOS RESULTADOS AMBIENTE Figura 3.5 – Todo sistema mantém com o ambiente uma relação de troca de energia, na forma de importação de insumos e exportação de resultados.

27. Eficiência e Eficácia

28. PRODUÇÃO PRODUTIVIDADE = RECURSOS FIGURA 5.2 – Produtividade é a relação entre resultados obtidos e recursos utilizados.

29. ELIMINAÇÃO DE DESPERDÍCIOS RACIONALIZAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO PRODUÇÃO FLEXÍVEL JUST IN TIME FIGURA 6.3 – Três estratégias para eliminar desperdícios.

30. Administração como ciência Fenômenos complexos Ciência inexata Informações incontroláveis Mutabilidade Observação racional Relevância

31. Papéis dos administradores

32. DECISÃO Escolha: julgamento e avaliação de alternativas AVALIAÇÃO ALTERNATIVAS Concepção de alternativas: processo criativo DIAGNÓSTICO Diagnóstico: busca de entendimento PROBLEMA Frustração, ansiedade, dúvida, curiosidade FIGURA 8.1 – Cinco fases do processo de tomar decisões.

33. FIGURA 8.2 – Fases e técnicas do processo de tomar decisões.

34. Resultados, propósitos, intenções ou estados futuros que as organizações pretendem alcançar Definição dos objetivos Planejamento Concepção dos planos Guias que integram e coordenam as atividades da organização de f0rma a alcançar os objetivos A dupla atribuição do planejamento

35. Proporciona senso de direção Focaliza esforços Maximiza a eficiência Reduz o impacto do ambiente Define parâmetros de controle Atua como fonte de motivação e comprometimento Potencializa o autoconhecimento organizacional Fornece consistência A importância do planejamento para as organizações Afastamento da rotina e aproximação do futuro

36. Abrangência: estratégicos, táticos e operacionais • Horizonte temporal: longo, médio e curto prazos • Especificidade: gerais e específicos • Permanência: permanentes e temporários Tipos de planos – meios para atingir os objetivos

37. Resultados / Propósitos / Intenções / Estados futuros • Classificação: rentabilidade, produtividade, participação no mercado, satisfação dos clientes, desempenho socioambiental • Nível de formalização: explícitos e implícitos • Processo de definição: tradicional topo-base ou administração por objetivos O papel dos objetivos no planejamento

38. Objetivos organizacionais Estabelecimento dos objetivos da organização menor Políticas Colaboração dos objetivos como guias par a ação Diretrizes Linhas mestras e genéricas de ação A M P L I T U D E Metas Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão Programas Atividades necessárias para cada meta Procedimentos Modos de execução de cada programa Métodos Planos para execução de tarefas Normas Regras para cada procedimento Hierarquia dos objetivos maior menor maior DETALHAMENTO

39. VOCÊ ESTÁ AQUI CAMINHO REAL (VOCÊ FOI POR AQUI) AGORA VOCÊ DEVE ANDAR TUDO ISTO PARA VOLTAR AO OBJETIVO x INÍCIO DAS ATIVIDADES CAMINHO PLANEJADO (VOCÊ DEVERIA TER IDO POR AQUI) OBJETIVO (VOCÊ DEVERIA ESTAR AQUI) FIGURA 13.2 – O objetivo é o critério para o controle e avaliação da execução das atividades.

40. CURSOS DE AÇÃO MEIOS DE CONTROLE RECURSOS OBJETIVOS PLANO XYZ A FORMA E O CONTEÚDO DOS PLANOS VARIAM DE UMA ORGANIZAÇÃO PARA OUTRA. FIGURA 9.1 – Principais componentes de um plano.

41. ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS ENTENDIMENTO DA MISSÃO EXECUÇÃO E AVALIAÇÃO REINÍCIO DO CICLO ANÁLISE DE PONTOS FORTES E FRACOS Implementação da estratégia Planejamento estratégico FIGURA 9.3 – Processo de administração estratégica.

42. FIGURA 17.5 – Três formas de comunicação organizacional.

43. PLANEJAMENTO TÁTICO

44. ANÁLISE DOS OBJETIVOS ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMAS ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO AVALIAÇÃO DOS RISCOS Figura 10.1 – O processo de planejamento operacional.

45. PROCESSO DE EXECUÇÃO PRODUÇÃO DE BENS, SERVIÇOS E IDÉIAS OBJETIVOS PROCESSO DE PLANEJAMENTO PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO FIGURA 13.1 – Os processos de planejamento e organização fornecem os dados de entrada para o processo de execução, que produz bens, serviços e idéias.

46. PROCESSO DE EXECUÇÃO OBJETIVOS ATIVIDADES PADRÕES COMPARAÇÃO RESULTADOS FEEDBACK E AÇÃO CORRETIVA FIGURA 13.3 - Componentes de um sistema de controle.

47. PLANEJAMENTO CONTROLE FIGURA 13.4 – As informações do processo de controle alimentam o processo de planejamento e reiniciam o ciclo do processo de administração.

48. FIGURA 13.5 – Aspectos comportamentais dos sistemas de controle.

49. MOTIVOS INTERNOS: necessidades, aptidões, valores e outros MOTIVAÇÃO MOTIVOS EXTERNOS: estímulos ou incentivos do ambiente FIGURA 14.1 – A motivação é resultante de uma interação de motivos complexos, internos e externos.

50. NECESSIDADES DE AUTO-REALIZAÇÃO NECESSIDADES DE ESTIMA NECESSIDADES SOCIAIS NECESSIDADES DE SEGURANÇA NECESSIDADES BÁSICAS FIGURA 14.2 - A hierarquia das necessidades humanas, segundo Maslow.