İnsan Kaynakları Sistemi Kullanıcı Kılavuzu - 2

1. İnsan Kaynakları SistemiKullanıcı Kılavuzu - 2 • İnsan Kaynakları Bölümü • 29.05.2008 • İstanbul

2. SUNUM AKIŞI www.calisirken.com HERE

3. MODÜLLERE GİRİŞ Sol menüde bulunan Yetkinlik Hedef Değerlendirme,Hedeflerim, başlıklarından herhangi birine tıklayarak kullanıcı adı ve şifreniz ile giriş yapınız. Sisteme giriş yaptıktan sonra diğer modüllere tekrar şifre ve kullanıcı adı girmeksizin sistem içerisinden ulaşabileceksiniz.

4. HEDEFLER NASIL OLMALIDIR? SMART Special: Net Measurable: Ölçülebilir Achievable: Ulaşılabilir Realistic: Sonuca odaklı Time based: Zamanı belli

5. SMART İŞ HEDEFLERİ NEDİR? • Zamanı belli: Başlangıç, bitiş tarihi, önemli adımları belirlenmelidir. • Sonuca odaklı: Sonuçların ve çıktıların belirgin olması gereklidir. • Net: Farklı algılamaları ortadan kaldıran ve destekleyici detayları olan, herkesin kolayca anlayabileceği şekilde belirgin olmalıdır. • Ulaşılabilir: Çalışanlar tarafından ulaşılabilir olmalıdır. Aksi taktirde teşvik edici olamaz. • Ölçülebilir: İç ve dış müşterilerin beklentilerini, standartlar, kurallar ve politikalar vasıtası ile ölçülebilen değerlerdir. Ne kadar, kaç tane, hangi seviyeye kadar, % artışı ve/veya azalışı gibi terimleri de kapsamalıdır. (Örn.Satışları 31 Aralık 2000 tarihine kadar % 10 arttırmak)

6. ÖRNEK SMART HEDEFLERİ • 1 yıl içinde yazışmalarda ve telefon konuşmasında kullanacak kadar İngilizce öğrenmek. • 3 ay içinde Dünyadaki ilk 50 büyük Şirket’ten birisi ile ilgili bir sunum hazırlamak. • 1 sene içinde x projesinin %50’lik olan bölümünü bitirmiş olmak. • Aralık 2008 sonuna kadar Zaman Yönetimi eğitimi almış olmak. • 1 sene içinde işimle ilgili olan x sertifikasını almak için kursu tamamlamış olmak.

7. MODÜL EKRANLARI

8. 2007 YETKİNLİK DEĞERLENDİRME ANKET SONUCU • 2007 Yetkinlik Değerlendirme Anket Sonucu’ma Nasıl Bakarım? • “Performans Değerlendirme” başlığı altında bulunan “Yetkinlik Değerlendirme” başlığını tıklayınız. • Açılacak olan ekranda “Aralık 2007 Yetkinlik Değerlendirme” başlığını tıklayınız.

9. 2007 YETKİNLİK DEĞERLENDİRME ANKET SONUCUM • “Aralık 2007 Yetkinlik Değerlendirme” başlığı tıklandığında açılacak olan sayfa aşağıdaki bilgileri içerir: • Yetkinlik:Görevinizden beklenen yetkinlikler. • Düzey: Görevinizin seviyesi. • Seçili Dönem: 2007 yılı Aralık ayında yapılan yetkinlikdeğerlendirme anket sonucunuz.

10. YENİ İŞ HEDEFİMİ NASIL KAYDEDERİM? • “Performans Değerlendirme” başlığı altında bulunan “Hedef Bilgi Girişi” başlığını tıklayınız. • Açılacak olan ekranda “Yeni” başlığı tıklandığında hedef giriş ekranı açılır. • Hedef belirlenip, kaydetme işlemi bittikten sonra Yönetici’nizin onayına gönderilmiş olur.

11. İŞ HEDEFİ GİRİŞ/KAYIT EKRANI • İş hedefi giriş ekranında Yönetici’niz ile birlikte zorunlu doldurulması gereken alanlar aşağıdadır: • Hedef Adı: Bağlı olduğunuz “Bölüm” olarak hedef başlıklarının görüldüğü alan. • Başlama Tarihi: Her hedefin geçerli olduğu ve değerlendirme yapılacak olan tarihtir. • Bitiş Tarihi:Her hedefin geçerliliğinin ve değerlendirmesinin sona ereceği tarih seçilecektir.Yıl sonu seçilecektir. • Değerlendirme Zamanı: Yıl sonu değerlendirme için “Aralık” seçilecektir. • Hedefler F10-Kaydet butonu ile kaydedilir. Esc-Kapat butonu ile bu ekrandan çıkılır.

12. İŞ HEDEFİ GİRİŞ/KAYIT EKRANI • Değerlendirme Tipi: “Yıllık değerlendirme” dönemini seçeceğiniz alandır. • Hedef Birim Şekli:Her hedefin ölçüleceği birim şekli farklıdır. “Puan” alanı seçecektir. • Hedef Ağırlık Oranı: İş hedefinize toplamı 100 olacak şekilde belirleyeceğiniz orandır. • Hedef Birimi: Her hedefin ölçüleceği birimdir. “Puan” ve “diğer” seçilecektir. • Hedefler F10- Kaydet butonu ile kaydedilir. ESC-Kapat butonu ile ekrandan çıkılır.

13. İŞ HEDEFİ/AKSİYON PLANI • İş hedefi giriş ekranında “Aksiyon” başlığını tıklayınız. • Açılacak olan ekrana İş Hedefinizi geliştirmek için planladığınız eğitim, kurs, seminer gibi aksiyonlar yazılacaktır. • F10 –Kaydet butonu ile kaydedilir.

14. KAYDETTİĞİM HEDEFLERİMİ NASIL GÖRÜNTÜLERİM? • “Performans Değerlendirme” başlığı altında yer alan “İş Hedeflerim” başlığını tıklayınız. • İş hedefleri yıllık belirleneceği için ay bazında herhangi bir veri görünmeyecektir. • Bu bölümde sadece Satış Bölümleri hedeflerini aylık olarak izleyebilmektedir.

15. KAYDETTİĞİM HEDEF AKSİYON PLANLARIMI NASIL GÖRÜNTÜLERİM? • Açılacak olan ekranda “2008 İş Hedefleri” başlığını tıkladığınızda, aynı sayfada • ”İş Hedefi” alanı altında hedeflerinizi görüntüleyebileceksiniz. • Hedef Belirleme bölümünde kaydetmiş olduğunuz aksiyon planlarınız da bu alanda görüntülenebilmektedir.

16. BİLGİ İş Hedefi izleme ekranlarında okla işaretli ( ) alana görüş yazılmayacaktır. Bu alanlar değerlendirme dönemi açıldığında doldurulacak alanlardır.

17. YETKİNLİK HEDEFİMİ NASIL BELİRLERİM? • “Performans Değerlendirme” başlığı altında “Yetkinlik Değerlendirme” başlığını tıklayınız. • Açılacak olan ekranda “Aralık 2007 Yetkinlik Değerlendirme” başlığını tıkladığınızda yetkinlik değerlendirme anket sonuç ve yetkinlik hedef giriş ekranı görünecektir.

18. YETKİNLİK HEDEFİMİ NASIL BELİRLERİM? • Yetkinlik Değerlendirme Anket sonucunuzun göründüğü ekranda hedef belirlemek istediğiniz yetkinlik isimleri üstünde 2 kez tıklayınız. • Açılacak olan ekran yetkinlik hedef oranı ve hedef girme ekranıdır. • Bu dönem 2 tanesi Yönetim tarafından belirlenmiş (bkn.slayt 20) toplam 3 tane yetkinlik hedefi atanacaktır.

19. YETKİNLİK HEDEF GİRİŞ EKRANI • Hedef Girişi ekranında zorunlu alanlar: • Hedef Oranı: Yetkinlik hedefiniz ile ilgili Yöneticiniz’in belirleyeceği oran. • Hedef Açıklaması: Belirlemiş olduğunuz yetkinliğin gelişimi ile ilgili aksiyon girilecektir. • 3 yetkinlik hedefinin toplam oranı %100 olacak şekilde Yetkinlik hedef oran dağılımı yapılacaktır. (bkn.slayt 19) • F10-Kaydet-ekle butonu ile kaydedilir. ESC-Kapat butonu ile ekrandan çıkış yapılır.

20. Yetkinlik Hedefleri 2008 yılı için Üst Yönetim tarafından dönem başında 2 tane olarak tanımlanmıştır. • MLS Holding Yetkinlik Hedefi (Grup Hedefi) Üst Yönetim tarafından tüm çalışanlar için standart olarak belirlenmiştir. 2008 yılı için “Ekip Çalışması ve İşbirliği” Yetkinliği tüm grup çalışanlarına atanmıştır. • Şirket Yetkinlik Hedefi ise Şirket Yöneticileri tarafından belirlenmiştir ve Yöneticiler tarafından Çalışanlarla paylaşılacaktır. • Tüm çalışanlara bu tanımlanmış yetkinlikler haricinde ayrıca “1” tane Kişisel Yetkinlik Hedefi daha atanacaktır. YETKİNLİK HEDEFLERİ İLE İLGİLİ ÖNEMLİ BİLGİ

21. AÇIKLAMA 3 yetkinlik hedefinin toplam oranı %100 olacak şekilde Yetkinlik hedef oran dağılımı yapılacaktır. Örneğin: YETKİNLİKAĞIRLIK Ekip Çalışması ve İşbirliği % 45 MLS Holding Yetkinlik Hedefi Müşteri ve Hizmet Bilinci % 35 Şirket (X A.Ş.) Yetkinlik Hedefi Planlama ve Organizasyon % 20 Kişiye Özel Yetkinlik Hedefi TOPLAM AĞIRLIK % 100 YETKİNLİK HEDEF AĞIRLIK ORANI

22. KAYDETTİĞİM YETKİNLİK HEDEFLERİMİ NASIL GÖRÜRÜM? • “Aralık 2007 Yetkinlik Değerlendirme” başlığını tıklayınız. • Açılacak olan ekranda yetkinlikler üstünde 2 kez tıklayınız. • Not. Hedef girişi yapılmadan önce Açıklama ve Ağırlık bölümleri boş görünmektedir.

23. YETKİNLİK HEDEFİMİ GÖRDÜĞÜM EKRAN • Açılacak olan ekranda yetkinlikleriniz için belirlediğiniz gelişim aksiyonunuzu hedef açıklamasını, hedef ağırlık oranını görüntüleyebilirsiniz.

24. BİLGİ • Görüş Belirtme alanlarına giriş yapılmayacaktır. Bu alanlar değerlendirme dönemi açıldığında doldurulacak alandır.

25. YÖNETİCİLER İÇİN AKTİF OLAN ONAY EKRANLARI

26. Bu ekran SADECE Yöneticiler için aktiftir. İŞ HEDEFİ ONAYLAMA • “İş Listem-Yapacaklarım” başlığı altında bulunan “Performans Onaylama İşlemleri” başlığını tıklayınız. • Açılacak olan ekranda 2 başlık görünecektir: • Bilgilendirme: Onaylama yapılmaz sadece hedef görüntülenir. • Onaylanacaklar: Onaylama işlemi yapılır.

27. Bu ekran SADECE Yöneticiler için aktiftir.

28. Bu ekran SADECE Yöneticiler için aktiftir. Bu bölümde daha önceden personeliniz ile beraber belirlemiş olduğunuz ve personelinizin kendi ekranından giriş yapmış olduğu HEDEFLERİ onaylama işlemi yapılmaktadır. Onaylanacaklar başlığı altında hedefi girilmiş olan kişinin ismine bir kez tıkladığınızda sağ bölümde o kişinin iş hedefleri, yetkinlik sonuçları, görevden beklenen yetkinlik düzeyi iş hedefi görünecektir. Bunlardan birinin üstüne bir kez tıklandığında hedef ayrıntılarını görüntüleyebileceğiniz ekrana geçiş yapılacaktır. Bu ekranlarda hedeflerle ilgili bilgileri inceleyebilirsiniz. Hedef belirleme dönemlerinde herhangi bir kayıt değişikliği yapılmayacaktır. Bir yanlışlık olması durumunda İnsan Kaynakları Bölümü’ne bilgi veriniz. İş ve Yetkinlik hedeflerini görüntülendikten sonra, sağ üst köşede yer alan “Onayla” butonu ile onaylama işlemi gerçekleşecektir. Hedef onaylandıktan sonra bir üst yöneticinin onayına düşecektir. Tüm bu işlemler sırasında sistem ile ilgili herhangi bir problem ile karşılaşırsanız İnsan Kaynakları Bölümü’ne bilgi veriniz.

29. BİLGİ • “Yönetici Görüş”lerinin yazılacağı alanlara giriş yapılmayacaktır. • Bu alanlar değerlendirme dönemi açıldığında doldurulacaktır.

30. Bu ekran SADECE Yöneticiler için aktiftir. “Onayla” butonuna bastıktan sonra ekranda “Onaylamak İstediğinizden Emin misiniz?” penceresi açılacaktır. “Tamam” butonuna basıp onaylama işlemini tamamlayınız.

31. Bu ekran SADECE Yöneticiler için aktiftir. Onaylama işlemi tamamlanınca ekranda “Onaylama Tamamlanmıştır” mesajı görünecektir. “Tamam” butonuna basıp işlemi tamamlayınız.

32. PERFORMANS FORMU ÇIKTISININ ALINMASITÜM ÇALIŞANLAR (HEDEF SAHİPLERİ) İÇİN GEÇERLİDİR • Tüm işlemler tamamlandıktan sonra her çalışan giriş yapılan Performans hedeflerinin göründüğü Performans Formu’nun çıktısını almalıdır. • Kendisi imzalamalıdır. (Tükenmez Kalem ile) • Yöneticisi tarafından da imzalandıktan sonra Hedef Sahibi tarafından kapalı zarf ile İnsan Kaynakları Bölümü’ne iletmelidir.

33. PERFORMANS FORMU ÇIKTISININ ALINMASI • Raporlar Menü’sünden “Performans Değerlendirme” butonuna basınız. • Rapor Adı Menüsü’nde görünen “Performans Değerlendirme Formu” butonuna basınız.

34. PERFORMANS FORMU ÇIKTISININ ALINMASI Çıkan ekranda yukarıdaki alanları seçerek “Rapor” butonuna basınız.

35. PERFORMANS FORMU ÇIKTISININ ALINMASI • Yukarıda görünen Performans Değerlendirme Formu’nun çıktısını almak için sol üst köşede bulunan “YAZDIRMA” ikonuna basınız. • Çıktı aldıktan sonra imzaları tamamlayıp kapalı zarf ileİnsan Kaynakları Bölümü’ne gönderiniz.

36. TEŞEKKÜRLER