Upozornenie!

1. Upozornenie! Informácie uvedené v tejto prezentácii slúžia ako podporný materiál na štúdium a svojím rozsahom nezodpovedajú požadovaným vedomostiam na skúšku z predmetu OMP.

2. Time manažment Obsah prednášky Zásady zostavovanie time mamažmentu Analýza pracovných činností Organizácia času a efektívne riadenie vlastnej práce

3. Time manažment Riadenie času – time manažment – sa často používa v súvislosti s riadiacimi zamestnancami. V súčasnosti sa bez časového plánu nezaobíde nikto. Pri zostavovaní time managementu je preto potrebné dodržať niekoľko základných zásad: 1. neplánovať si priveľa aktivít – každá naplánovaná vec, ktorú nestihnete, vyvolá na sklonku dňa pocit zlyhania. 2. neignorovať nepredvídateľné udalosti – nepredvídateľná udalosť môže byť aj dlhý telefonát vašej matky, alebo šéf zasiahnutý vlnou kreativity. V dobre zostavenom dennom či týždennom pláne by mali mať nečakané aktivity svoje miesto. K tomu treba zahrnúť prestávky na odpočinok i presne vyčlenený čas na nerušenú prácu na dôležitých úlohách.

4. Analýza pracovných činností Uskutočnite malý časový audit. Napíšte všetky činnosti, ktorým sa zvyčajne venujete počas dňa. Čím podrobnejšie to urobíte, tým lepšie. Keď sa spätne pozriete na svoj program, zistíte množstvo zbytočných aktivít, ktoré môžete nahradiť inou činnosťou. Namiesto toho ste sa mohli hrať s deťmi, učiť sa španielčinu, ísť so psom na prechádzku alebo s priateľkou do kina. (Toto si povedzte s radostným podtónom, nie sebaobviňujúco.) Zoznam aktivít, ktoré sa vám zdajú zbytočné, je potrebné si spísať a umiestniť ho na viditeľné miesto. Každý deň je potrebné si zbytočné aktivity pripomínať a to dovtedy, kým sa vám na ne nepodarí spomenúť. Bude to znamenať, že vo vašom živote už nie sú.

5. Vytvorte si tabuľku, v ktorej deň rozdelíte na polhodinové intervaly. Zaznamenajte do nej Vaše trávenie času. Táto pomôcka pomôže určiť, koľko času míňate na užitočné a koľko na neužitočné veci. Urobte si zoznam súčasných, budúcich a rutinných úloh a rozdeľte ich do troch kategórií – A, B a C. V kategórii A sú úlohy dôležité a súrne. V kategórii B sú alebo súrne, alebo dôležité, nie však oboje. V kategórii C nie sú ani dôležité, ani súrne, ale rutinné. Váš pracovný deň by mal obsahovať všetky tri kategórie úloh. Nesnažte sa splniť najprv všetky úlohy A, potom všetky úlohy B a potom všetky úlohy C. Rozložením úloh môžete striedať bloky intenzívnej koncentrácie (kategória A) s menej náročnými kategóriami úloh B a C.

6. Aby ste boli vo vašej práci čo najefektívnejší, mali by ste stráviť až 60 % času plánovaním a rozvojom, 25 % by ste mali venovať na prebiehajúce projekty a iba 15 % na rutinné činnosti. V skutočnosti však väčšina ľudí delí svoj čas v opačných proporciách: 60 % času minie na rutinné činnosti, 25 % na prebiehajúce projekty a iba 15 % na plánovanie a rozvoj. Je ťažké rozhodnúť, čím by ste sa mali zaoberať dnes, keď neviete, kde chcete byť zajtra. Akýkoľvek plán, ktorý by mal zlepšiť využitie vášho času, závisí od jasnej definície cieľov. Dlhodobé osobné a pracovné ciele sú prioritné, ale aj krátkodobé ciele, ako napríklad založenie rodiny, môžu prevládnuť nad dlhodobými cieľmi.

7. Odborníci na time manažment radia brať aj súkromný život rovnako vážne, ako ostatné povinnosti. Znamená to plánovať si aktivity na voľný čas rovnako zodpovedne, ako pracovné úlohy. Venovať sa rodine, záľubám a oddychu až v prípade, že sa vám šťastnou náhodou podarilo ušetriť niekoľko minút vďaka lepšie zorganizovanej práci v zamestnaní, je nebezpečné. Mimopracovný čas si treba naplánovať s rovnakoudôležitosťou ako stretnutie s obchodným partnerom. Len tak môžete dosiahnuť rovnováhu a s ňou súvisiacu spokojnosť a radosť zo života.

8. Organizácia času a efektívne riadenie vlastnej práce Metóda analýzy rušivých vplyvov Veďte si veľmi dôkladné záznamy o spotrebe svojho času z minúty na minútu a následne ich analyzujte. Analyzovať musíte v podstate všetko. Vytvorte si zoznam rušivých vplyvov, kto Vás rušil a prečo Vás rušil. Uvedený zoznam si zaznamenajte do tabuľky. Zapisujte všetky telefónne hovory, schôdzky, napísané a spracované dokumenty, príp. iné aktivity, včítane zoznamu ďalších pracovných stretnutí. Takto získané informácie potom vyhodnocujte, aby ste mohli získať predstavu ako postupovať, aby ste získali viacej času.

9. Metóda stanovenia cieľa Existuje mnoho spôsobov, ako si roztriediť činnosti, aby ste využili svoj čas. Jedným z nich je aj spôsob, v ktorom si rozdelíte zoznam aktivít do troch skupín: Čo musím urobiť. Čo by som mal urobiť. Čo by bolo dobré urobiť (čo chcem urobiť). Následne si vytvorte zoznam úloh na najbližšie obdobie (týždeň) a rozdeľte ho podľa priorít.

10. 12 zásad manažmentu času Využívajte čas na veci, ktoré považujete za najdôležitejšie. Rozdeľte si čas podľa plánu tak, aby ste zohľadnili aj nepredvídateľné úlohy a povinnosti. Nenechajte sa naháňať časom. Nepokúšajte sa z jedného časového rozpätia vyťažiť viac, ako je možné. Ak máte na nejakú úlohu veľa času, vyriešte ju napriek tomu čo najrýchlejšie, ale kvalitne. Vyhýbajte sa ľuďom, ktorí kradnú váš čas. Skúste zjednodušiť menej dôležité rokovania, aby ste získali čas.

11. Kontrolujte si vaše časové nasadenie. Snažte sa využiť každú chvíľku. Prácu neodkladajte, nepríjemné veci vybavte najskôr. Nikto nemôže byť dôkladnejší ako dôkladný. Nikdy nehovorte, že už sa vám neoplatí prácu začať. Je rozumné využiť každú minútu. Tvorivé prestávky sú nevyhnutné.

12. Odporúčaná literatúra: Plamínek, J.: Sebepoznání, sebeřízení a stres. Grada Publishing, Praha 2004. ISBN 80-247-0671-7.2008