TEKNIK NEGOSIASI & MEDIASI (Condensed) Bambang Supriyanto Certified Mediator & Coach - PMN

1. TEKNIK NEGOSIASI & MEDIASI(Condensed)Bambang SupriyantoCertified Mediator & Coach - PMN Pelatihan HIK Lini-Serikat Pekerja BPMIGAS & KKKS Jakarta, 2-4 April 2008

2. TEKNIK NEGOSIASI Harvard Business Essentials

3. Persiapan Negosiasi (1) • Good preparation is essential in negotiation. A poorly prepared negotiator demonstrates sooner or later that she/he does not know what she/he is talking about (Jean-M Hiltrop & Sheila Udall, “The Essence of Negotiation”)

4. Persiapan Negosiasi (2) • Apapun bentuk atau jenis negosiasi yang akan dilakukan, persiapan yang maksimal merupakan syarat utama keberhasilan negosiasi • Five P’s: Poor Preparation Preparing Poor Performance • Preparation does take time-but it probably saves more time than it takes

5. Negosiasi – Daily Affairs (1) • Negosiasi merupakan fenomena keseharian setiap orang dalam kehidupan bermasyarakat • Dalam dunia bisnis, secara individu, semakin tinggi jabatan dan semakin luas lingkup tanggung jawab seseorang semakin sering negosiasi dilakukan • Negosiasi tentang: bisnis, dead line selesainya pekerjaan, pembagian peran dalam team work, penyelesaian perselisihan hubungan industrial: pemutusan hubungan kerja, pembuatan perjanjian kerja bersama, rekrutmen, mutasi

6. Negosiasi – Daily Affairs (2) • Kenyataannya, tidak banyak individu, management, atau pengurus organisasi yang menguasai dengan baik teknik negosiasi • Perbedaan pendapat karena perbedaan kepentingan sering diselesaikan dengan cara yang menjurus pada paksaan, saling menyalahkan, bahkan sampai terjadi konflik/perselisihan • Negosiasi sering hanya sebagai formalitas untuk berlanjut ke tahap penyelesaian sengketa berikutnya

7. Kapan Negosiasi Tidak Perlu Dilakukan ? Bila salah satu atau para pihak: • Tidak mempunyai kewenangan memutuskan • Mempunyai power sangat kuat untuk memaksakan kehendak* • Tidak ada waktu cukup untuk mempersiapkan negosiasi • Tidak bersedia melakukan gain-gain solution atau sharing the pain • Tidak mengetahui teknik bernegosiasi * If you are at an antique store to buy a silver George IV tea set worth thousands of dollars and all you have is one hundred-dollar bill, you should not expect skillful negotiation to overcome a difference

8. Kasus Laura dan Bill (1) • Laura, anak buah Bill perlu ketemu dengan Bill untuk membicarakan permintaan Laura mengambil LWOP 6 bulan. • Pada saat pertemuan, Laura sudah siap dengan jadwal LWOP yang ia kehendaki, Laura sudah check dengan HR tentang LWOP Policy, Laura juga sudah siap bila Bill menanyakan siapa penggantinya, bagaimana dengan dead line project yang masih under process. • Laura bahkan sudah siap pada keadaan terburuk bila Bill tidak menyetujui. • Pikiran Bill terfokus pada ketentuan dalam Company Policy. LWOP hanya maksimal 1 (satu) bulan • Karena Bill tidak mau kehilangan Laura, tiada pilihan lain bagi Bill. Akhirnya Bill terpaksa menyetujui kemauan Laura

9. Jenis Negosasi (Materi Negosiasi) Interest based Position based

10. Position Based vs Interest Based • Negotiation for a Position: saya harus menjadi Production Manager dalam waktu paling lambat 5 tahun dari saat ini • Negotiation for an Interest: anda menghendaki karier anda meningkat dan menjalankan tugas yang lebih menantang dalam waktu paling lambat 5 tahun dari saat ini • Kasus “Buah Jeruk”

11. Pikirkan Tentang Interest (1) • Membuat daftar berisikan interest kita sendiri: perlu • Mencoba memahami interest pihak lain: juga perlu • Membuat inventory tentang interest kita dan kemungkinan interest pihak lain secara semaksimal mungkin akurat akan sangat membantu untuk dapat memunculkan opsi-opsi untuk suksesnya negosiasi

12. Pikirkan Tentang Interest (2) Interets • Banyak negosiasi dengan tuntutan positional dapat diselesaikan setelah para pihak dapat mengembangkan negosiasi berdasarkan interest masing-masing pihak. • Semakin banyak alternatif interest yang disiapkan oleh masing-masing pihak, lebih dimungkinkan mereka menyukseskan negosiasi

13. Jenis Negosiasi (Perolehan Para Pihak) DISTRIBUTIVE apa yang didapatkan pihak yang satu merupakan pengeluaran bagi pihak lain NEGOTIATION INTEGRATIVE kedua pihak bekerja sama secara maksimal dengan memadukan kepentingan mereka dalam kesepakatan

14. Distributive Negotiation • Target si penjual mendapatkan harga setinggi mungkin. Target pembeli sebaliknya. • Masing-masing pihak dengan secara ketat berkompetisi untuk mendapatkan yang terbanyak. Ada tarik tambang di sini. • Dapat disebut sebagai gain-loose negotiation • Relationship dan reputasi tidak menjadi soal • Penawaran pertama akan sangat menentukan dalam proses negosiasi selanjutnya

15. Integrative Negotiation • Kedua pihak bersama-sama untuk mendapatkan manfaat maksimal dengan memadukan kepentingan masing-masing • Masing-masing pihak berusaha untuk mengemukakan creative optionsuntuk mendapatkan manfaat bersama • Perlu adanya sharing informasi di antara kedua pihak untuk membuka peluang kemungkinan membuat deal yang saling menguntungkan • Negosiasi model ini menghasilkan gain-gain solution gap

16. Elemen Kunci Dalam Negosiasi • BATNA (best alternative to a negotiated agreement) • Reservation price • ZOPA (zone of possible agreement) • Value creation through trades (Harvard Business Essentials)

17. B.A.T.N.A BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) Roger Fisher & William Ury – Harvard Negotiation Project

18. BATNA (1) • BATNA= Best alternative to a negotiated agreement • Mengetahui BATNA anda, berarti mengetahui tentang apa yang anda lakukan, konsekuensi apa yang akan terjadi pada anda bila negosiasi gagal mencapai kesepakatan

19. BATNA (2) Seandainya negosiasi ini gagal, kemungkinan apa yang akan terjadi terhadap saya ? Seandainya negosiasi ini gagal, kemungkinan apa yang akan terjadi terhadap saya ? Seandainya negosiasi ini gagal, kemungkinan apa yang akan terjadi terhadap saya ?

20. Jadwal kerja 14-14, tanpa cuti Jadwal kerja 14-14, cuti tetap ada BATNA (3) A : A ; P Posisi yang dikehendaki, saat mulai negosiasi B,C,D dan Q,R Hal yang akan terjadi bila negosiasi gagal (BATNA) P : Labor union B Company Q A D P C R

21. Trading-Off • Dalam perundingan negosiasi Perjanjian Kerja Bersama antara Pengusaha dengan Serikat Pekerja • Dilakukan trading off atas kepentingan kedua pihak

22. Trading Off

23. TIGA (3) LANGKAH NEGOSIASI (Harvard Business Essentials)

24. Langkah Kesatu • What would be a good outcome for me and for the other side ? • Pikirkan hasil terbaik bagi anda dan pihak lain • Negosiasi akan mudah menemui kegagalan bila masing-masing pihak hanya berfikir tentang apa yang ia kehendaki.

25. Langkah Kedua • Identify potential value creation opportunities • Usahakan untuk menemukan kemungkinan-kemungkinan untuk menciptakan kreativitas • Negosiasi yang hanya terfokus terhadap bagaimana cara mendapatkan apa yang dikehendaki hanya akan menghasilkan kegagalan

26. Kasus Laura dan Bill (2) Permasalahan Laura (sesungguhnya): Laura perlu waktu khusus buat anaknya, Steve (15 th). Prestasi Steve di sekolah memburuk. Laura perlu memberikan perhatian/pendampingan khusus dalam saat Steve menghadapi ujian akhir. Suami Laura sebagai Marketing Manager sangat sibuk dengan pekerjaannya. Setiap hari kerja Laura tiba di rumah sekitar jam 20:00. Seandainya Bill menyiapkan diri dengan baik sebelum melakukan dengan Laura, Bill bisa menciptakan kreativitas untuk mendapatkan berbagai opsi untuk mengatur jadwal kerja Laura ………

27. Langkah Ketiga • Identify your BATNA and Reservation Price. Do the same for the other side. • Perkirakan BATNA anda dan Harga Terakhir. Lakukan hal yang sama untuk pihak lain. • Perkirakan BATNA secara lebih realistis baik terhadap diri sendiri maupun pihak lain BATNA Apa yang akan terjadi bila negosiasi gagal mencapai Kesepakatan ? Reservation Price suatu harga - merupakan batas akhir yang tidak dapat dirubah/ diturunkan lagi

28. Kasus Perundingan PKB Proposal Pengusaha: Medical coverage dirubah menjadi outsourced, dilaksanakan oleh asuransi, dengan konsekuensi ada batas maksimal coverage untuk rawat inap dan rawat jalan BATNA Saya …… BATNA Saya ….

29. TEKNIK MEDIASI Pusat Mediasi Nasional (PMN)

30. Tahap pendefinisian masalah Tahapan Mediasi Persiapan Sambutan mediator Presentasi para pihak Identifikasi kesepahaman Mendefinisikan & mengagendakan masalah Segitiga Mediasi Negosiasi Para Pihak Pertemuan Terpisah (bila perlu) Keputusan Para Pihak Pencatatan Keputusan (Mediator) Closing Pembuatan Dokumen Tahap penyelesaian masalah Boulle, Mediation: Principles, Process, Practice (Bitterworths 1966)

31. Tahap Persiapan (1) • Persiapan pelaksanaan mediasi • Jadwal, tempat, jam • Para pihak yang akan hadir • Aturan tempat duduk • Mediator tunggal atau ada co-mediator

32. Sambutan Mediator (critical) (2) • Proses yang mendahului sebelum para pihak berada di ruang mediasi • Meyakinkan kembali manfaat penyelesaian sengketa melalui mediasi • Peran mediator (netral) dan para pihak dalam mediasi • Penegasan, para pihak yang membuat keputusan • Menyusun aturan dasar mediasi (ground rule) • Mengkonfirmasi ulang atas komitmen para pihak untuk secara maksimal menyelesaian sengketa melalui mediasi

33. Presentasi Para Pihak (3) • Masing-masing pihak diberi kesempatan untuk menjelaskan permasalahannya kepada mediator • Tujuan presentasi: untuk mengkonfirmasi apa yang menjadi permasalahan dan apa yang diharapkan oleh masing-masing pihak • Mediator mendengarkan dengan seksama, dan melakukan “reframing” pernyataan-pernyataan para pihak yang terlalu keras, tidak akurat, tidak relevan, tidak jelas, tidak konkrit • Waspadai bila terjadi pertengkaran dalam presentasi ini. Mediator harus mampu mengendalikan suasana (tetap under control)

34. Identifikasi Kesepahaman (4) • Meski ada perbedaan/persengketaan, para pihak mempunyai sejumlah kesamaan • Mediator menggali points yang merupakan kesamaan tujuan para pihak • Memunculkan kesamaan para pihak merupakan bagian awal untuk meyakinkan mereka bahwa mereka bisa mencapai kesepakatan

35. Mendefinisikan dan Mengagendakan Masalah (5) • Dari presentasi para pihak, didefinisikan masalah oleh Mediator • Pendefinisian masalah harus dikonfirmasikan ke pihak ybs • Diurutkan masalah (mudah ke sulit atau sulit ke mudah) • Urutan masalah menjadi agenda yang disepakati untuk diselesaikan satu persatu

36. Negosiasi Para Pihak dan Pengambilan Keputusan (6) • Bagian dari proses mediasi yang memerlukan waktu paling banyak • Model klasik (Directing the Traffic), mediator berperan menjaga urutan agenda, mencatat kesepemahaman, reframe, meringkas, dan mengintervensi bila perlu, melancarkan proses bargaining • Model lain (Driving the Bus), mediator mengatur arah pembicaraan (sekaligus menjadi moderator), terlibat langsung tanya jawab dengan para pihak untuk klarifikasi, mengarahkan (allignment) ke penyelesaian

37. Kaukus (Pertemuan Terpisah) (7) • Bila negosiasi para pihak mulai alot (tough), Mediator perlu melakukan kaukus – pertemuan dengan masing-masing pihak tanpa hadirnya pihak lain • Tujuan kaukus: • Membantu mengeksplorasi opsi-opsi menuju pada kesepakatan, tampilkan interest based negotiation • Reality check (membuat ybs tidak terlalu confident) • Mengingatkan pada komitmen semula (gain-gain, sharing the pain, maksimalkan usaha untuk capai kesepakatan) • Mengingatkan konsekuensi bila mediasi gagal

38. Negosiasi Tahap Akhir (Pembuatan Keputusan Bersama) (8) • Setelah kaukus dianggap cukup, mediasi dibuka lagi • Negosiasi tahap akhir dilaksanakan, bila perlu mediator lebih aktif “mengarahkan” • Yakinkan bahwa semua permasalahan sudah dibicarakan • Banyak kemungkinan terjadi tentang kesepakatan para pihak

39. Pencatatan Keputusan Para Pihak Dua cara: • Hanya pokok-pokok kesepakatan yang ditulis, semacam perjanjian awal yang kemudian akan disempurnakan dalam perjanjian yang lebih lengkap formatnya dengan bantuan lawyer, bila perlu. • Kerangka perjanjian sudah disiapkan sebelumnya, pokok-pokok kesepakatan tinggal dimasukkan sesuai kesepakatan yang dicapai. Langsung jadi pada saat selesainya mediasi

40. Reframing (negosiasi buntu)

41. sekian Bambang Supriyanto Sr.Consultant/ Sr Trainer Industrial Relations Certified Mediator – Pusat Mediasi Nasonal 0816 1880 613 bambang.supriyanto@atmajaya.ac.id