NetConsulting-InfoCamere Osservatorio sul Documento Digitale Primo Rapporto Roma, 4 aprile 2006

1. NetConsulting-InfoCamere Osservatorio sul Documento Digitale Primo Rapporto Roma, 4 aprile 2006

2. Gestione documentale e documento digitale: il perimetro di riferimento Le attività della gestione documentale Integrazione con Sistemi Informativi aziendali Acquisizione documenti e trasformazione in formato elettronico Condivisione documenti e gestione workflow Archiviazione sostitutiva documenti elettronici Distribuzione documenti a pubblici esterni Eventuale gestione archivio documenti cartacei Documento digitale = Elemento cardine nella gestione documentale

3. Principali ambiti di gestione di documenti digitali • Posta Elettronica Certificata (PEC) • Archiviazione e conservazione sostitutiva • Fatturazione elettronica Codice dell’Amministrazione Digitale • Cedolino stipendi elettronico

4. La normativa di riferimento per il documento digitale Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/2004 Regola la conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Definisce le regole tecniche da osservare per la riproduzione e conservazione dei documenti necessarie a garantirne la conformità agli originali. Rappresenta l’ultimo passo verso la definitiva de-materializzazione dei documenti D.L. 20 febbraio 2004 n. 52 Istituisce la fatturazione elettronica. Impatto elevato soprattutto nell’Industria e nel Commercio DPR n. 68 del 11/02/2005 Ufficializza la Posta Elettronica Certificata, sancisce la validità legale dei messaggi trasmessi tramite PEC Regole tecniche relative sia alle modalità di realizzazione e funzionamento della PEC per privati e imprese Decreto Legislativo 7 Marzo 2005 n. 82 Istituisce il Codice dell’Amministrazione Digitale, aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti con modalità informatiche Dal 1° gennaio 2006, rappresenta, per l’intera PA, il punto di riferimento normativo in tema di documento digitale. Normativa Cosa definisce Impatto su gestione documentale Fonte: NetConsulting, 2006

5. PA e aziende: tra documento cartaceo e digitale

6. Aree aziendali più critiche ed opportunità utilizzo documento digitale Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta Fonte: NetConsulting, 2006

7. PA: aree aziendali più critiche ed opportunità utilizzo documento digitale Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta Fonte: NetConsulting, 2006

8. Esigenze di gestione documentale Valori da 1: poco importante a 5: molto importante Riduzione documenti cartacei Gestione documenti digitali Gestione documenti cartacei e digitali Gestione documenti cartacei Gestione documenti digitali Fonte: NetConsulting, 2006

9. Analisi per potenziali aree di riduzione dei flussi cartacei Potenziali aree di riduzione flussi cartacei Fonte: NetConsulting, 2006

10. I progetti di adozione del documento digitale

11. Progetti di adozione del documento digitale Aree interessate (progetti conclusi) Aree interessate (progetti in corso) Fonte: NetConsulting, 2006

12. PA: Progetti di adozione del documento digitale Aree interessate (progetti conclusi) Aree interessate (progetti in corso) Gestione pratiche • Automazione servizi demografici (Ministero Interni) • Processo civile telematico (Ministero Giustizia) • Conservazione cartelle cliniche (Ministero Salute) Fonte: NetConsulting, 2006

13. Obiettivi progetti Fonte: NetConsulting, 2006

14. Gli impatti del documento digitale sulle aziende e sul Sistema Paese

15. I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005 Acquisizione documenti Stampa/ Produzione documenti • 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate Costo: 287 milioni di euro all’anno Distribuzione documenti Archiviazione documenti • Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte => costo: 18 euro per documento • 1 documento perduto su 20 • 3% dei documenti archiviati erroneamente • Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro 40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006

16. I costi della gestione documentale tradizionale nella Pubblica Aministrazione PAC Costi • 110 Mln di documenti • 160 Mln di registrazioni di protocollo • 147 Mln di documenti archiviati • 50.000 dipendenti coinvolti in 19.000 uffici 3 MLD di Euro PAL • 75 Mln di documenti protocollati • Gestione cedolini stipendi per 1.5 Mln di dipendenti 1.5 MLD di Euro Fonte: Ministero per l’Innovazione e le tecnologie – Libro Bianco del Gruppo di Lavoro interministeriale per la dematerializzazione della documentazione tramite supporto digitale (Marzo 2006)

17. I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005 Tutte le tipologie di documenti: peso gestione documentale tradizionale su PIL: 5% 70 Mld di Euro Documenti contabili-amministrativi: peso gestione documentale tradizionale su PIL: 3% 42 Mld di Euro Costi gestione documentale tradizionale Personale Archiviazione Ricerca documenti Carta Stampa Copia Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT e fonti varie, 2006

18. I risparmi ottenibili: fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Costo fattura tradizionale Costo fattura elettronica Fattura attiva @ 9 euro Fattura attiva @ 4 euro Fattura passiva @ 9 euro • Costi: • redazione della fattura • invio della fattura • archivio • gestione degli incassi • copie “allegate” • dispute e controversie • Costi: • ricevimento della fattura • controllo e smistamento • archivio • gestione dei pagamenti • copie “allegate” • dispute e controversie Fattura passiva @ 13 euro Risparmio 50-60% • costi per l’acquisto di carta, buste e francobolli • Costi di archiviazione • tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche • ritardi e disguidi dall’inoltro cartaceo delle fatture • costi di distruzione delle fatture Fonte: NetConsulting su dati BVA (2002) e Arthur D. Little (2001)

19. I risparmi ottenibili: cedolino elettronico Gestione tradizionale Gestione elettronica • Invio via eMail • Stampa su doppio foglio di carta a ricalco chimico • Imbustamento • Spedizione Risparmio: 90% Fonte: NetConsulting su fonti MIT, 2006

20. I risparmi ottenibili: Posta Elettronica Certificata (PEC) Raccomandata A/R PEC Affrancatura + Carta + Busta + Archiviazione 0,35 € 3,29 € Risparmio: 90% Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti varie, 2006

21. I risparmi potenziali dall’utilizzo del documento digitale nella PA Trasmissione telematica certificati Posta Elettronica Certificata Cedolino elettronico Risparmio: 472,5 Mln di € Risparmio: 360 Mln di € Risparmio: 882 Mln di € Risparmio complessivo: 1,6 Miliardi di Euro Codice Amministrazione Digitale Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT e CNIPA - 2006

22. Esempi di risparmi dall’utilizzo della PEC nella PA: il progetto @P@ Avvisi di reato Registrazione Atti giudiziari Gestione Amministrativa interna Processo telematico 1,6 milioni comunicazioni 600.000 comunicazioni 240.000 comunicazioni 800.000 comunicazioni Risparmio: 22,8 Mln di € Risparmio: 53 Mln di € Risparmio: 4,5 Mln di € Risparmio: 4,7 Mln di € Risparmio complessivo: 85 Milioni di Euro (150 includendo le altre iniziative) Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006

23. PA: indicatori di efficienza dei progetti di adozione di documenti digitali Valori in % su totali rispondenti Fonte: NetConsulting, 2006

24. Risparmi complessivi dall’uso di documenti digitali PA PA + aziende Aziende PA Trasmissione telematica certificati PEC Fatturazione Elettronica e Conservaz. Sost. Cedolino elettronico 245 milioni di raccomandate A/R 1,4 miliardi di fatture cartacee e doc. contabili 3,5 milioni di cedolini cartacei al mese 35 milioni di certificati cartacei Risparmio: 472,5 Mln di € Risparmio: 720 Mln di € Risparmio: 14 Mld di € Risparmio: 882 Mln di € Risparmio complessivo: 16 Miliardi di Euro Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, CNEL, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006

25. Conclusioni

26. Considerazioni conclusive • Crescente importanza documento digitale: • Evoluzione normativa • Riconoscimento benefici (risparmi e ottimizzazione processi) • Costi ed inefficienze gestione documentale a livello sistema-Paese: 42-70 miliardi di Euro • Potenziali risparmi complessivi da adozione forme più diffuse di documenti digitali: 16 miliardi di Euro

27. La penetrazione attuale delle soluzioni di gestione documentale Circa 4.000 aziende Penetrazione per classe dimensionale (numero addetti) 521.745 Universo di riferimento: aziende ed enti con più di 5 dipendenti Penetrazione per settore Fonte: elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, Movimprese e survey interne, 2006

28. Il mercato della gestione documentale (2004-2006) 850,6 3.9% 818,3 789,6 3.6% 7.6% 6.8% 4.3% 3.8% 2.9% 3.0% 0.8% 1.2% Valori in mln di Euro Fonte: NetConsulting, 2006

29. Il Codice dell’Amministazione Digitale Codice dell’Amministrazione Digitale ….riconosce in maniera definitiva la validità giuridica del documento digitale Impone a tutte le Amministrazioni di gestire i documenti con sistemi informatici mediante protocollo elettronico e archiviazione elettronica Dà la possibilità per le PA di effettuare pagamenti con modalità informatiche Dà diritto ai cittadini di utilizzare le tecnologie informatiche nei rapporti con la PA Definisce i requisiti dei certificatori e dei certificatori qualificati Riconosce la piena validità giuridica a: PEC, firma digitale, documenti informatici, carta d’identità elettronica, carta nazionale dei servizi. Fonte: NetConsulting, 2006

30. Le evoluzioni: da gestione documentale a Enterprise Content Management Oggi Domani Documenti cartacei Documenti in diversi formati Doc. cartacei E-mail Pagine Web Record di DB Fax Documenti elettronici Documenti elettronici Sicurezza Ottimizzazione processi Archiviazione Gestione workflow Archiviazione Processi ? Integrazione con sistemi aziendali Fonte: NetConsulting, 2006

31. Importanza del documento digitale nelle aziende e nella PA Stimoli Imprese PA Vincoli Valori da 1: poco importante a 5: molto importante Fonte: NetConsulting, 2006