CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA COMERCIAL Y FINANCIERA

1. UNIVERIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA COMERCIAL Y FINANCIERA DOCUMENTACION COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA SESIÓN 3: “Enfoques de sistemas en la Administración Documentaria” Docente: C.P.C. C.Elizabeth Medina Velásquez Ing. Claudia Barreda Flores

2. ADMINISTRACION DOCUMENTARIA Conjunto de técnicas y conocimientos utilizados para la confección, tramite, seguridad y archivo de la documentación que constituye la correspondencia de la institución. Con dicho propósito es ineludible estar informado sobre los contenidos de las disposiciones que norman y regulan la estructuración de los documentos, así como: Técnicas de archivo Medidas de seguridad Tramitación Que garanticen su eficiencia en el manejo y guardianía de la documentación Para ello se requiere que el personal encargado de manipular la documentación, se encuentre debidamente preparado y capacitado, de tal manera que la información documentada llegue: Seguridad En la mejor calidad En forma oportuna En menor tiempo posible

3. ADMINISTRACION DOCUMENTARIA Exige el conocimiento y dominio de otros temas como la ofimática, la redacción, la ortografía y el sistema de seguridad aplicable en la confección, trámite y archivo de la documentación. Es de vital importancia saber las normas básicas para la estructuración de los diversos tipos de documentos que se usan en la institución; tales como: Oficios Papeletas de Tramite Ordenanzas Manuales Memorándums Mensajes Directivas Memorias Partes Informes Actas Solicitudes

4. FUNDAMENTOS GENERALES • La teoría de la organización y la práctica administrativa, han experimentado cambios sustanciales en años recientes. • El enfoque de sistemas, es un marco de referencia, para la integración de la teoría organizacional moderna.

5. SISTEMA • Es un conjunto organizado de cosas o partes, interactuantes e interdependientes, , que se relacionan formando un todo unitario y complejo. • Componentes: • Entradas • Procesos • Salidas

6. SISTEMA ENTRADAS Son los ingresos del sistema y pueden ser: En serie Aleatoria Retroacción Es el resultado o la salida de un sistema anterior. Es decir, al azar, donde el término “azar”, se utiliza en el sentido estadístico. Es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema, en sí misma.

7. SISTEMA PROCESO Es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser: Una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, o un trámite documentario. En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre, como se efectúa esa transformación..

8. SISTEMA “Caja blanca” “Caja Negra” Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador No se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque ésta transformación es demasiado compleja.

9. SISTEMA SALIDAS Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas Al igual que las entradas, éstas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.

10. SUBSISTEMAS Es un conjunto de partes e interrelaciones que se encuentran estructural y funcionalmente en un sistema mayor y posee sus propias características. En la misma definición de sistema, solo que se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas.

11. SUBSISTEMAS Variables Es cada elemento que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas No todas las variables tienen el mismo comportamiento Según el proceso y las características del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso, de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean.

12. SUBSISTEMAS Centralización Descentralización • Un sistema se dice centralizado, cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás, y éstos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son capaces de generar ningún proceso. • Son aquellos donde el núcleo de comando y decisión, está formado por varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas que actúan de reserva, y que sólo se ponen en funcionamiento, cuando falla el sistema que debería actuar en dicho caso.

13. SISTEMA ADMINISTRATIVO Es el conjunto de elementos orgánicos, normativos y técnicos que debidamente interrelacionados, permiten el funcionamiento de los diversos procesos que desarrolla la empresa en el área administrativa, operativa, logística, técnica y otras, en sus diferentes niveles.

14. FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS El funcionamiento de un sistema administrativo está orientado a alcanzar los objetivos mediante un enfoque sistémico y armónico que interrelacione eficientemente los elementos orgánicos, recursos y normatividad que correspondan a un determinado campo de acción institucional.

15. LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS • Una organización, es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio, que es la sociedad con la que interactúa, influyéndose mutuamente. • Subsistemas que forman la Empresa: • Subsistema psicosocial • Subsistema técnico • Subsistema administrativo

16. LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Está compuesto por individuos y grupos en interacción. Se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas. Subsistema psicosocial Subsistema técnico

17. LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Relaciona a la organización con su medio, y establece los objetivos. Subsistema administrativo

18. LA ENTIDAD COMO SISTEMAS • La importancia de considerar la entidad como sistemas, radica en que la documentación debe ser adecuada y completa, referida a una aplicación que se desea implementar, mantener y actualizar en forma satisfactoria.

19. SISTEMA DOCUMENTARIO “SGDi” • El Sistema de Gestión Documentaria “SGDi”, está diseñado específicamente para atender las necesidades de entidades públicas, y ha sido elaborado en base a la normatividad vigente, en materia de procedimientos administrativos para el sector público.

20. Que se ejecuta en ambiente Cliente-Servidor, en una red local. • Que se ejecuta en un Servidor Web de la empresa, para interactuar por Internet. SISTEMA DOCUMENTARIO “SGDi” Subsistema SGDa, Subsistema SGDb,

21. PROCESOS DEL SISTEMA DOCUMENTARIO “SGDi” Generación y Registro de Documentos (Cartas, Oficios, Memos, etc.) en cada área interna de la empresa Gestión de los documentos emitidos por las dependencias de la entidad hacia terceros (Clientes, Proveedores o otras áreas externas) Gestión de los documentos recibidos de terceros, sea documento físico o virtual por Internet. Gestión de los documentos internos (entre dependencias o áreas internas de la entidad, intranet).