ZASADY PROMOCJI PROJEKTÓW W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI

1. Paweł Lulek Starszy Specjalista ds. Promocji i Informacji ZASADY PROMOCJI PROJEKTÓW W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI

2. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach • Dokumenty określające obowiązki w zakresie informacji i promocji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w latach 2007 – 2013: • Rozporządzenie Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Społecznego, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności. • Plan komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki – podstawa realizacji wszelkich działań w zakresie informacji i promocji projektów współfinansowanych z EFS na gruncie polskim w latach 2007 – 2013. Stosowanie zawartych w nim przepisów jest obligatoryjne dla wszystkich instytucji, których kompetencje w tym zakresie określa niniejszy dokument. • Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki – integralna część Planu Komunikacji PO KL

3. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Kluczowy element promocji: Informacja o współfinansowaniu. Poprzez informację o współfinansowaniu rozumie się co najmniej informację o współfinansowaniu przez Europejski Fundusz Społeczny wraz z logotypem PO KL oraz logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem (podpisem) Europejski Fundusz Społeczny

4. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Układ logotypów w informacji o współfinansowaniu:

5. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Warianty logotypu Programu:

6. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Warianty tła logotypu Programu:

7. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Uwaga Obostrzenia w zakresie stosowania obligatoryjnego zestawu logotypów dotyczą wyłącznie pola informacji o współfinansowaniu. W pozostałym obszarze publikacji można stosować dodatkowo inne znaki, w tym np. logo Realizatora i innych instytucji zaangażowanych w realizację projektu

8. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Zestawienia pozostałych znaków w polu publikacji:

9. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Oznaczanie pomieszczeń i miejsc realizacji projektu Oznaczone winno być każde pomieszczenie wykorzystywane na potrzeby realizowanego projektu: sale szkoleniowe, biuro projektu, pomieszczenia, w których odbywa się doradztwo, etc. Dopuszczalne formy: plakat, tablica informacyjna, banner, stand, w widocznym miejscu, czytelny dla wszystkich odbiorców. W przypadku, gdy tablica zawiera więcej informacji, info o współfinansowaniu powinno zajmować min. 25% powierzchni nośnika

10. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Oznaczanie sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu Obowiązek dotyczy każdego sprzętu zakupionego/amortyzowanego/wynajętego/leasingowanego w ramach projektu. Oznaczenie (naklejki, folie, grawer, haft, nadruk, etc) powinno być w widocznym miejscu, czytelne i wyraźne. W przypadku małych przedmiotów i innych (np. aparaty foto, kamery) – dopuszcza się oznaczanie opakowań użytkowanych ze sprzętem (np. etui na aparat a nie kartonowe pudełko) Nie ma obowiązku oznaczania materiałów biurowych i sprzętu o niewielkiej wartości

11. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Informacja o współfinansowaniu wynagrodzeń Powinna być zawarta w opisie stanowiska i zakresie czynności pracowników zatrudnionych w ramach projektu, jak również przy stanowisku pracy (tabliczka). Obowiązek ten dotyczy także formularzy umów z pracownikami oraz wersji elektronicznych dokumentów kadrowych.

12. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Oznaczanie publikacji i materiałów promocyjnych • Wszystkie publikacje powinny zawierać wyraźną informację o współfinansowaniu w miejscu eksponowanym: • co najmniej na stronie redakcyjnej w przypadku czasopism i biuletynów, • na okładce, • na 1 i ostatnim slajdzie prezentacji MM, • na płytach i etui płyt CD, • w oknie powitania na stronach www (+ link do stronywww.efs.gov.pl) i materiałach elektronicznych, etc.

13. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Oznaczanie gadżetów Oznaczenie gadżetów zależy od ich rodzaju – tam, gdzie jest to trudne bądź niemożliwe redukujemy treść, przy czym zawsze powinno wystąpić logo Unii Europejskiej oraz info o współfinansowaniu (logo PO KL oraz podpis: Europejski Fundusz Społeczny). W przypadku publikacji – zawsze podajemy informację o jej bezpłatnym dystrybuowaniu.

14. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Oznaczanie materiałów audiowizualnych W przypadku realizacji materiałów audiowizualnych – w szczególności filmów, spotów reklamowych, spotów i audycji radiowych, informacja o współfinansowaniu powinna znaleźć się na końcu lub na początku materiału, w formie tablicy/banneru zawierającego informację o współfinansowaniu. Informacja o współfinansowaniu powinna zajmować co najmniej 25% ekranu/powierzchni. Tablica/banner powinien być widoczny przez nie mniej niż 3 sekundy. W przypadku materiałów audio, na końcu lub na początku materiału powinna zostać zamieszczona informacja o współfinansowaniu przez Europejski Fundusz Społeczny.

15. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Promocja PO KL w ramach targów, imprez masowych, konferencji, seminariów i innych spotkań Jeśli umożliwia to formuła imprezy – informację o współfinansowaniu przekazujemy ustnie bądź wizualnie (np. w prezentacji) na początku i końcu spotkania. Oznaczamy także: zaproszenia, foldery, materiały szkoleniowe, ogłoszenia, elementy scenografii, ścianki stoisk wystawienniczych, pomieszczenia.

16. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Pozostałe przypadki oznaczania projektów: Oznaczeniu o współfinansowaniu podlegają wszelkie inne dokumenty dotyczące realizacji projektu. Dokumenty finansowe – faktury, rachunki i inne dokumenty finansowo-księgowe nie muszą być oznaczane poprzez umieszczenie logotypów. Sposób opisu faktury/ rachunku został przedstawiony w dokumencie Zasady finansowania PO KL. Wszelkie wymogi odnoszące się do oznaczania projektów, dotyczą sytuacji w których oznaczenie jest wykonalne (możliwe techniczne do realizacji) – w przypadku wszelkich dokumentów mających charakter gotowych formularzy, wzorów, w których treść instytucja/podmiot nie ma możliwości ingerencji (np. druki samokopiujące, druki faktur/rachunków, itp.) nie zastosowanie pełnej formy oznaczenia tj. wszystkich logotypów jest dopuszczalne.

17. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Stosowanie przez Beneficjentów logo Wojewódzkiego Urzędu Pracy W formule właściwego przekazu mieści się również komunikat na temat instytucji odpowiedzialnych za przebieg projektu. Tak więc, obok obligatoryjnych znaków, na kluczowych materiałach promocyjno – informacyjnych powinna znaleźć się informacja, iż dany projekt realizowany jest na podstawie umowy z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Kielcach, pełniącym w Programie rolę Instytucji Pośredniczącej 2 stopnia. Wskazuje to wyraźnie na instytucję, która sprawuje nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji projektu. Logo WUP jest zamieszczone w formie ujednoliconej na stronie internetowej www.wup.kielce.pl/pokl.

18. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Uwaga! Nie istnieje procedura akceptacji przez Wojewódzki Urząd Pracy wzorów materiałów promocyjnych na żadnym etapie ich przygotowania i realizacji! Za treść i zawartość materiałów odpowiada Beneficjent.

19. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Kilka praktycznych reguł: Reguła czytelności przekazu Niejasny, niedopasowany do specyfiki odbiorców komunikat jest jednym z podstawowych błędów, jaki popełniają beneficjenci. Używanie różnorakich „branżowych” haseł i terminów (np. „beneficjent ostateczny”, skróty) czyni komunikat niezrozumiałym. Efekt takiego przekazu jest wręcz odwrotny od zamierzonego – potencjalni uczestnicy projektu zniechęcają się, tworzą barierę własnej niewiedzy i obawy przed tym co nowe i niezrozumiałe. Unikajmy mnożenia skrótów, redagując materiały i informacje prasowe posługujmy się językiem zrozumiałym i czytelnym, prostymi słowami informujmy o projekcie i realizowanych działaniach

20. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Kilka praktycznych reguł: Reguła przejrzystości procesu rekrutacji Już na początku zadbajmy o to, by jasno i przejrzyście zaplanować system rekrutacji uczestników. Każda osoba zainteresowana udziałem w projekcie musi wiedzieć, jakie warunki musi spełnić by zostać zakwalifikowanym i jakie są ewentualne etapy rekrutacji. Starajmy się nie dopuścić do tego, by dziesiątki osób niespełniających kryteriów docierały do naszej siedziby tylko po to, by dowiedzieć się, że nie są uprawnieni do udziału w projekcie. Tym sposobem „psujemy” markę własną, a także tworzymy w świadomości tych ludzi negatywne nastawienie wobec wizerunku EFS i funduszy europejskich.Na wszystkich materiałach promujących projekt powinny zatem znaleźć się informacje o tym kto i na jakich zasadach może stać się uczestnikiem naszego projektu. Ustalmy, czy w procesie rekrutacji decyduje kolejność zgłoszeń, czy może spośród wszystkich potencjalnych kandydatów drogą eliminacji będziemy wyłaniać uczestników projektu.

21. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Kilka praktycznych reguł: Reguła czytelnej wizualizacji • W tej regule mieszczą się wszystkie zasady dotyczące właściwego stosowania obowiązujących logotypów, skrótów i informacji towarzyszących. Warto stworzyć odrębną stronę czy podstronę dla naszego projektu, gdzie zamieszczamy wszelkie formularze, aktualności, linki, galerię, etc. • Nie starajmy się za wszelką cenę na wszystkich materiałach i małych gadżetach zamieszczać jak największej ilości znaków i informacji, gdyż to zaciemnia przekaz i gubi to, co w nim najważniejsze.

22. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Kilka praktycznych reguł: Reguła jakości Starajmy się wystrzegać tych błędów, jakie często popełniali projektodawcy w pierwszym okresie programowania. Niska jakość wydawanych materiałów, prowizoryczne kopie, szybko psujące się gadżety nie tworzą dobrego wizerunku reklamowanej marki. Zasada ta dotyczy również sprzętu i wyposażenia, które kupujemy na potrzeby realizowanego projektu. Sprzęt wysokiej jakości pozwoli nam nie tylko „bezstresowo” zrealizować projekt od początku do końca, ale pamiętajmy o tym, że po zakończeniu projektu również poprzez oznaczenie „reklamuje” środki unijne. Pamiętajmy o tym, że wszelki sprzęt i wyposażenie jesteśmy zobowiązani do przechowywania i udostępniania na każde żądania uprawnionego organu kontrolującego jeszcze przez 5 lat od momentu zakończenia projektu. W tym czasie musimy dbać także o to, by był oznakowany zgodnie z obowiązującymi wymogami.

23. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Kilka praktycznych reguł: Reguła pełnej dokumentacji Odpowiednie dokumentowanie przebiegu realizacji projektu i podejmowanych przez nas działań może uchronić nas przez pewnymi kłopotami teraz i w przyszłości. Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania pełnej dokumentacji związanej z realizowanym projektem w ramach PO KL do roku 2020 i w tym czasie każda instytucja uprawniona do kontroli może zażądać jej udostępnienia. Starajmy się dokumentować jak najwięcej – sporządźmy protokół z posiedzenia komisji rekrutacyjnej, dokumentujmy ewentualne przypadki rotacji uczestników projektu, koniecznie dokumentujmy potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych, posiłków, zwrotu kosztów dojazdu, etc. Warto również prowadzić dokumentację fotograficzną, choćby w odniesieniu do najważniejszych wydarzeńw życiu projektu. Często taką dokumentację wykorzystują media piszące o naszym projekcie a wizualnie udokumentowany projekt dłużej pozostaje w świadomości partnerów i odbiorców.

24. EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Stanowisko ds. Promocji i Informacji EFS, pok. 118, tel. (041) 364 16 22 www.wup.kielce.pl/pokl

25. Urząd Pracy Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach ul. Witosa 86, 25-561 Kielce Stanowisko ds. Promocji i Informacji EFS, pok. 124, tel. (041) 364 16 22