PRESUPUESTO

1. PRESUPUESTO Aplicación como herramienta de control de gestión Rosario, mayo 2009

2. Necesidades Múltiples Recursos Escasos Beneficio Output Costo Input CONTEXTO DE ANÁLISIS EVALUACIÓN ECONÓMICA

3. CONTEXTO DE ANÁLISIS Aumento de la complejidad Aumento de la descentralización Mayor necesidad de control formal

4. CONTEXTO DE ANÁLISIS MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS ESTRATEGIA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA SISTEMAS TENER MEJOR INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES

5. CONTEXTO DE ANÁLISIS

6. Introducciónsistemas de control crecimiento start-up madurez Ciclode vida informal especializaciónfuncional unidadesde negocio matricial Estructura SISTEMAS DE CONTROL DIRECTIVO sistemas de control interactivos sistemas de límites estratégicos sistemas de creencias sistemas de límites de conducta presupuestos y sistemas de control de diagnóstico controles internos

7. PRESUPUESTO: DEFINICIÓN El presupuesto es la expresión en términos monetarios de los planes de acción que una empresa tiene previsto llevar a cabo a lo largo de un período de tiempo, en general 1 año. • Es uno de los pasos finales del proceso de planificación estratégica • Implica pronosticar pero además tomar decisiones con el objetivo de influir sobre los resultados • Abarca todas las actividades y áreas de la empresa asignándoles una partida presupuestaria • Capta las consecuencias financieras de los programas generales y especiales de acción

8. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS • Obtención de información operativa para el planeamiento estratégico • Comunicación de objetivos de alta dirección • Culminar el proceso de planeamiento: cuantificar planes para un período de tiempo determinado • Facilitar el proceso de comunicación y coordinación entre departamentos y áreas de la empresa • Permitir la asignación de recursos • Formación y desarrollo a través del aprendizaje que implica su elaboración • Medir resultados y calcular desvíos, evaluar performance y promover incentivos

9. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS • Planeamiento vs. Motivación (ej. Ventas vs. Presupuesto de Tesorería) • Planeamiento vs. Control (énfasis en desvíos negativos) • Motivación vs. Evaluación (nivel actividad, variables no controlables)

10. DEMOGRAFICO TECNOLOGICO CULTURAL OPERACIÓN PERSONAL JURIDICO Gerencia: Planea. Organiza. Integra. Dirige. Controla. ECOLOGIA COMPRAS FINANZAS VENTAS POLITICO INVERSION DIAGNOSTICO INTERNO FORTALEZAS Y BEBILIDADES ECONOMIA DIAGNOSTICO EXTERNO OPORTUNIDADES Y AMENAZAS PROCESO PRESUPUESTARIO • Definiciones: • Centralización/ descentralización • Período de presupuestación • Criterios de evaluación • Análisis de desviaciones • Precios de transferencia

11. CICLO PRESUPUESTARIO Coordinador de presupuesto

12. TIPOS DE PRESUPUESTO Planificación estratégica Presupuesto de operaciones Presupuesto de Ventas Presupuesto Comercial, Adm y RRHH Presupuesto General EERR Cash Flow Balance Presupuesto de Insumos Presupuesto de Tesorería Presupuesto de Mano de Obra Presupuesto de Producción Presupuesto de Gtos. Fijos Presupuesto de Inversiones

13. Presupuesto de ventas • Técnicas cualitativas • Series temporales • Modelos causales

14. Presupuesto Comercial Además de la previsión de ventas en unidades el presupuesto comercial incluye: • Precio • Descuentos y Bonificaciones • Publicidad y Promoción • Distribución • Fuerza de ventas: Plantilla, remuneración, comisiones, gastos fijos. • Gastos propios del departamento

15. Presupuesto de producción • Varía según tipo de empresa • Servicios: capacidad • Comercial: necesidades de compras • Fabril: necesidades de producción

16. Presupuesto de producción • Plan de producción y nivel de stocks: con el objetivo de maximizar el uso de la capacidad de planta y mano de obra contratada • Presupuesto de Materias Primas: en conjunto con departamento de compras se estiman precios y consumos. • Presupuesto de Mano de Obra: personal, turnos, jornales. • Presupuesto de gastos de fabricación: fijos y variables. • Stock Inicial • – Ventas • + Producción • Stock Final • Fijación de estándares

17. Presupuesto de producción Cálculo de estándares • Un estándar es una estimación de lo que debería ocurrir bajo un conjunto de supuestos, que incluyen tanto hipótesis sobre variables del entorno como predicciones de las acciones que va a tomar la empresa. • Equivale al concepto de presupuesto solo que, en general, este concepto se utiliza asociado a cantidades globales. • Asociaremos el concepto de costo estándar a unidades de producto como el costo medio que el que incurriremos en condiciones normales, al fabricar una unidad de producto. COSTO FUTURO

18. Presupuesto de producción Obtención de estándares: Materia Prima y Mano de obra directa DATOS HISTÓRICOS DATOS IDEALES Capacidad práctica, mermas Registros históricos Estudios de demanda, tiempos Elimina ineficiencias Estándar difícil pero alcanzable NO teorizar ni perpetuar ineficiencias

19. Presupuesto de producción Obtención de estándares: Materia Prima y Mano de obra directa DATOS HISTÓRICOS DATOS IDEALES Capacidad práctica, mermas Registros históricos Estudios de demanda, tiempos Elimina ineficiencias PRECIOS Materia prima: Depto. Compras, datos históricos y previsiones futuras (inflación) Mano de obra: Depto. RRHH, datos históricos y previsiones futuras CANTIDADES Materia prima: consumos por unidad, mermas Mano de obra: estudios de tiempos y movimientos

20. Presupuesto de producción Obtención de estándares: tasa $/u Gastos generales de fabricación FIJOS Seguros, Alquileres, Contratos de Mantenimiento PRESUPUESTO ANUAL Gastos fijos Medida nivel de actividad Tasa de absorción de GFF

21. Presupuesto Económico Estado de resultados proyectado Presupuesto de ventas Presupuesto de costos variables Insumos Mano de obra Contribución Marginal Presupuesto de costos fijos Utilidad final antes de impuestos

22. Presupuesto de inversiones • Lanzamiento de nuevos productos • Cambios en la capacidad de producción • Renovación de Equipamiento • Cambios de tecnología • Ampliación de la superficie edificada Implican una evaluación previa a largo plazo por métodos específicos: TIR, VAN

23. Presupuesto Financiero • Refleja las previsiones de cobros y pagos derivados de las distintas actividades contempladas en los diferentes presupuestos • Presupuesto Económico • + dimensión del tiempo • +/- Ajustes Es el último filtro por el que pasa todo el proceso de planificación presupuestaria: un presupuesto económicamente factible puede llegar a ser financieramente inviable

24. Presupuesto Financiero • Indica con anticipación los excedentes o faltantes de fondos, como consecuencia de las proyecciones efectuadas. • Permite una utilización más eficiente de las disponibilidades al aplicarlas para nuevas inversiones. • Detecta cuando es conveniente recurrir a la obtención de préstamos y cuando sería factible su devolución. • Se constituye en la herramienta más idónea para el control permanente de la posición de efectivo. • Sirve de sólido fundamento para la obtención de créditos.

25. PRESUPUESTO: REFORMULACIÓN Análisis de Sensibilidad Objetivo: determinar el impacto de una variación en alguno de los principales supuestos. Permite determinar cuáles son las variables críticas Análisis de punto de equilibrio Determinación del valor de la(s) variable(s) que hacen el resultado = 0 Escenarios Determinación de combinaciones de variables y su efecto sobre el presupuesto económico financiero. Ventaja de la modelización

26. VENTAJAS DE LA PRESUPUESTACIÓN • Permite fijar objetivos de eficacia • Facilita el trabajo coordinado de los diferentes servicios • Permite anticipar los resultados • Facilita mayor motivación de los responsables • Simplifica y coordina el proceso de asignación de recursos • Facilita el control a posteriori de la gestión y el desempeño real en curso, al centrarse en los desvíos significativos

27. DIFICULTADES • La fijación de estándares no siempre puede hacerse de manera exacta. Puede haber actividades difícilmente previsibles y cuantificables. • La formación del personal debe ser más cualificada. • Falta de respaldo por parte de la dirección • Comportamientos disfuncionales: • Negociar metas fácilmente cumplibles • Pedir más recursos de los necesarios • Gastar las partidas presupuestadas • Sustituir el sentido común por los presupuestos • Relación con el sistema de incentivos

28. Control presupuestario Análisis de desviaciones de Costos Estándar Análisis de desviaciones de Beneficios

29. CONDICIONES PREVIAS • Claridad organizacional sobre la importancia del presupuesto • Existencia de soportes de contabilidad que permitan controlar los resultados de la forma en la que fueron presupuestados • Asignar los resultados obtenidos a los centros de responsabilidad • Interpretar la información obtenida dentro del marco general del conocimiento del negocio, con sentido común y prudencia. Distinguir entre desviaciones de objetivos y errores de presupuestación

30. AGENDA • Análisis de desviaciones de Costos Estándar • Caso Broadside Boat Builders, Inc. • Análisis de desviaciones de Beneficios • Un ejemplo númerico

31. ESTANDARES, REALIDAD Y DESVIOS Estándares Realidad Desviaciones Presupuestos Costos estándar Registros contables Costos reales Presupuestarios De Costos Análisis ex post Análisis ex ante Un correcto análisis de desviaciones depende de la corrección de la regla general (el presupuesto) y del conjunto de normas utilizadas (los estándares). La deficiencia en la elaboración del presupuesto de los estándares, quita efectividad o imposibilita el análisis de desviaciones.

32. Caso Broadside Boat Builder, Inc

33. 430 Unidades reales Caso: Broadside Boat Builders, Inc. Números

34. Variación de eficiencia Variación de Precio Variación de eficiencia Variación de Precio Variación de eficiencia Variación de Precio Variación de Presupuesto Variación de Volumen ANÁLISIS DE DESVIACIONES: Esquema

35. Variación de eficiencia Variación de Precio Variación de eficiencia Variación de Precio INTERPRETACIÓN • Problemas de estándar en la fijación o en las circunstancias actuales. • Desviaciones en precio: gestión del depto. de Compras • Desviaciones en cantidad : gestión del depto. de Producción • Analizar diferencias en sentido inverso: calidad • Problemas de estándar en la fijación o en las circunstancias actuales. • Desviaciones en precio: gestión del depto. de RRHH • Desviaciones en cantidad : gestión del depto. de Producción • Analizar diferencias en sentido inverso: capacitación, experiencia

36. Variación de eficiencia Variación de Precio Variación de Presupuesto Variación de Volumen INTERPRETACIÓN • Problemas con el estándar: tener en cuenta que estos son los más difíciles de controlar • El análisis no es tan lineal • La interpretación se dificulta porque suelen ser partidas variables sólo por escalones • El resultado de un centro de gasto discrecional se considera satisfactorio si los gastos reales son similares a los presupuestados • Puede haber desviaciones favorables que en realidad sean desfavorables para la empresa (mantenimiento, amortizaciones)

37. Análisis de desviaciones de Beneficios

38. OBJETIVOS • Controlar los resultados de la gestión y su alineamiento con los planes de la empresa • Verificar el cumplimiento y exactitud de los estándares • Analizar las causas de los incumplimientos • Asignar responsabilidades por los incumplimientos, distinguiendo: Variables Controlables (ej: costos operativos) Variables No Controlables (ej: costos comprometidos) • Retroalimentar planes y estándares futuros. Para ello debe ser OPORTUNO

39. ETAPAS DEL ANÁLISIS Cálculo: localizar la diferencia Etapas del análisis de desviaciones Interpretación: determinar la causa Responsabilización: atribuir responsabilidad

40. Ingresos= -40.700 Costos y gastos= 44.400 Desvío total = 3.700 Ejemplo PROBLEMA: el resultado presupuestado está relacionado con un nivel de actividad y con una composición de ventas diferentes a los del resultado real SOLUCION: aislar del análisis al nivel de actividad y la composición de las Ventas: flexibilizar el presupuesto con el nivel de actividad y mix real

41. Ejemplo: Presupuesto Flexible Refleja el resultado que se hubiera obtenido con la actividad real y el mix real, si el resto de los supuestos se hubieran mantenido dentro del nivel presupuestado. 3,700 16.200 Desvío por nivel de actividad -12.500 Desvío de precios costos y gastos

42. Ejemplo: Presupuesto Revisado • Las variaciones en el nivel de actividad pueden deberse a variaciones en el volumen de ventas o en el mix de ventas • Revisamos el presupuesto al volumen de ventas manteniendo el mix previsto 16,200 -16.910 Desvío por volumen 33.110 Desvío por mix Desvío por nivel de actividad

43. Ejemplo: Variaciones del volumen de ventas Cuando el volumen de ventas presenta desviaciones, puede deberse a : • que el tamaño del mercado haya cambiado • que el market share de la empresa haya cambiado Volumen Mercado Real – Volumen Mercado Estimado) * Market Share Estimado * CMg. Promedio Estimada 229.047,62 - 200.000,00 * 5,0% * 44,5 = 64.630,95 (Market Share Real – Market Share Estimado) * Volumen Mercado Real * CMg. Promedio Estimada 4,2% - 5,0% * 229.047,62 * 44,5 = -81.540,95 Desvío total por cambios en el volumen de ventas -16.910

44. Ejemplo: Variación en el Mix • El desvío originado en cambios del mix de ventas puede abrirse a nivel de producto para obtener el impacto de cada uno -16.910 Desvío por volumen 33.110 Desvío por mix

45. Ejemplo: Variaciones de Precio, Costos, Gastos PRECIO • Para calcular el impacto por cambio en el precio de ventas comparamos las ventas del presupuesto flexible con las reales, recordando que las primeras están calculadas con los precios previstos pero el mix y volumen de ventas reales. • Este desvío puede abrirse luego a nivel producto. Flexible Real Variación Ventas 3.039.600 3.124.300 84.700,00

46. Ejemplo: Variaciones de Precio, Costos, Gastos COSTOS VARIABLES • Para calcular el impacto por cambio en los costos variables comparamos los costos del presupuesto flexible con los reales, recordando que los primeros están calculadas con de acuerdo a lo previsto • Si se tienen los datos de costos estándares se aplica aquí el análisis de variaciones que permite dividir este desvío en dos_ • Precio de los factores • Eficiencia • Este desvío puede abrirse luego a nivel producto. Flexible Real Variación C.Variables 2.578.400 2.650.600 -72.200

47. 16,200 -12,500 Desvío por nivel de actividad Desvío por Precios, costos, gastos -16.910 -33.110 84,700 -72.200 -25.000 Desvío por cambios en el volumen de ventas Desvío por cambio del mix de ventas Desvío por cambio del precio Desvío por C. variables Desvío por C. Fijos .81540 -73.000 8.000 -7.200 64.630 -7.920 26.690 14.340 109,500 -32.000 7.200 Tamaño de mdo Market Share Prem. Trad. Prem. Trad. Corto Prem. Corto Trad. Corto Desvío por Precio Factores Desvío de eficiencia Ejemplo: Resumen de variaciones Desvío total 3,700

48. Revisado Flexible Reales Prevista Previstos Previstos Reales Real Previstos Previstos Revisada Flexible MS Desvío en el volumen Desvío en el mix Mercado Desvío en el nivel de actividad Desvío en precios-costos variables Previstos Previstos Desvío en costos fijos Revisado Flexible Desviación total Análisis de desviaciones: Esquema Presupuesto Real Previstas Prevista Previstos Previstos Reales Real Reales Reales Unidades Mix Precios C.Variables Real Prevista C. Mg Costos Fijos Reales Previstos Resultado Real Previsto

49. CONCLUSIONES • La técnica de análisis de variaciones identifica dónde surge la desviación pero nada dice del porqué de la misma. • El análisis no determina si una desviación es significativa . • Por más pequeñas que sean deben analizarse • El análisis de desvíos contiene únicamente los hechos recogidos por la información contable. • Si una desviación es significativa pero no controlable (ej.: inflación inesperada), no tiene sentido analizarla • Como todo método de control de gestión basado en datos financieros contables, puede provocar “miopía” de corto plazo • Las cifras orientan pero no deben considerare en forma absoluta