Obsah semináře

Seminář pro příjemce podpory grantových projektů do globálního grantu OP VK pro oblasti podpory 1.1, 1.2 a 1.312. ledna 2009Krajský úřad Jihočeského krajeOddělení řízení grantů a projektů

Obsah semináře 1. Uzavření smlouvy o realizaci grantového projektu (dále jen GP) 2. Realizace GP 3. Účetnictví projektu 4. Způsob poskytnutí finanční podpory 5. Monitorování projektu • Povinné přílohy monitorovací zprávy s žádostí o platbu • Pravidla při výběru dodavatelů • Publicita projektu • Závěr

1. Uzavření smlouvy o realizaci GP v rámci OP VK Doklady potřebné k uzavření smluvního závazku: • Čestné prohlášení nebo potvrzení o bezdlužnosti vůči orgánům státní správy a samosprávy a zdravotním pojišťovnám (potvrzení finančního úřadu, správy sociálního zabezpečení a zdravotních pojišťoven) • Smlouva o partnerství v případě, že je relevantní • Prohlášení o závažných formálních změnách, které nastaly od doby podání žádosti, např. změna statutárního zástupce, změna v rozpočtu apod. • Smlouva o zřízení samostatného bankovního účtu projektu (ověřená kopie smlouvy s bankou a formulář finanční identifikace potvrzený bankou) Veškeré dokumenty musí být předloženy v originále či notářsky ověřené kopii

1. Uzavření smlouvy o realizaci GP v rámci OP VKSamostatný účet projektu • Příjemce je povinen zajistit si zasílání měsíčních výpisů z tohoto účtu, které bude předkládat spolu s monitorovací zprávou • Veškeré finanční prostředky zaslané od poskytovatele podpory musí být uloženy na tomto samostatném účtu projektu • S těmito prostředky nesmí být prováděny jiné operace, než ty, které přímo souvisejí s realizací projektu • Veškeré platby související s projektem musí být hrazeny z tohoto samostatného účtu – u mezd, zdravotního a sociálního pojištění lze v určitých případech postupovat formou přeúčtování z účtu organizace a doložením řádného zdůvodnění • V případě výběru hotovosti z projektového účtu je nutné zřídit pokladnu projektu • Jakékoli porušení tohoto ustanovení je klasifikováno jako porušení rozpočtové kázně a může vést k odebrání finančních prostředků

1. Uzavření smlouvy o realizaci GP v rámci OP VK • Ihned po dodání požadovaných dokladů zahájí oddělení řízení grantů a projektů (dále jen OŘGP) přípravu a kompletaci podkladů pro uzavření smlouvy o realizaci GP • Po převzetí smlouvy je příjemce povinen ji do 15 pracovních dnů vrátit zpět na OŘGP podepsanou statutárním zástupcem příjemce (první hejtman, pak poštou nebo osobně příjemce) • Pokud tak příjemce neučiní, zříká se tím schválené dotace.

2. Realizace projektu • Stěžejním cílem smlouvy je realizovat projekt tak, jak byl schválen v žádosti, tj. řádně naplňovat klíčové aktivity a monitorovací indikátory • Za zahájení realizace GP je považováno datum zahájení realizace projektu uvedené ve smlouvě o realizaci GP, nejdříve však datum podpisu Smlouvy o realizaci GP v rámci OP VK • V projektu lze uplatňovat pouze tzv. způsobilé výdaje, které vznikají v průběhu jeho realizace, jak stanovuje smlouva • V průběhu realizace projektu může dojít k následujícím změnám: • Podstatné změny • Nepodstatné změny

2. Realizace projektuPodstatné změny projektu • Podstatné změny projektu nesmí být provedeny před jejich schválením poskytovatelem podpory! • Navrhovaná podstatná změna projektu musí mít vazbu na charakter a hlavní cíle projektu! (nejčastějším případem je přesun v rozpočtu mezi kapitolami nad 15 % objemu způsobilých výdajů kapitoly, ze které jsou prostředky přesouvány) • Schválení nebo neschválení změn proběhne do 20 pracovních dní od předložení žádosti v písemné podobě na předepsaném formuláři poskytovateli podpory (změny schvaluje OŘGP) • Odsouhlasení změn nesmí proběhnout se zpětnou platností • Po odsouhlasení podstatné změny poskytovatelem podpory dojde k uzavření dodatku ke smlouvě • Navýšení celkových způsobilých výdajů v rozpočtu projektu není možné • Změny v projektu nesmějí vést ke snížení počtu monitorovacích indikátorů či jejich kvality

2. Realizace projektuNepodstatné změny projektu • Nepodstatné změny v projektu nezakládají povinnost schválení ze strany poskytovatele podpory ( např. změna adresy, telefonního čísla příjemce podpory apod.) • Nepodstatné změny jsou oznamovány v nejbližší monitorovací zprávě • Jedna z nejčastěji používaných změn ze strany příjemců je přesun prostředků mezi jednotlivými kapitolami v rozpočtu, kde je nutné dodržovat maximální výši 15 % původního objemu kapitoly, z níž jsou finanční prostředky přesouvány

3. Účetnictví projektu • Pro projekt musí být vedeno samostatné účetnictví ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví nebo daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmu • Účetní doklady musí obsahovat všechny požadované náležitosti dle zákona o účetnictví • Projekt musí být účtován odděleně od ostatních aktivit organizace, např. na zvláštním účetním středisku • Touto povinností zaváže příjemce podpory i případné partnery s finanční účastí na realizaci projektu • Účetnictví projektu musí být vedeno v elektronické podobě • Všechny faktury v rámci projektu musejí být vystaveny na příjemce podpory

3. Účetnictví projektuDalší náležitosti účetních dokladů • Každý účetní doklad musí být označen identifikací projektu např.: „Fakturujeme Vám za kancelářské potřeby na základě smlouvy XXXX/2009 ze dne XX.XX.2009 v rámci projektu Škola základ života s reg.č. CZ.1.07/a.b.gg/yy.xxxxx“ • Na faktuře musí být uvedeny jednotkové ceny za jednotlivé položky, které budou na dokladu rozepsány • Faktury na dodávku zboží nebo služeb v hodnotě nad 100 000 Kč bez DPH musejí být podloženy písemně uzavřenou smlouvou s dodavatelem a objednávkou • U paragonů, jejichž zaplacení je dokladováno výdajovým pokladním dokladem, bude tento doklad označen názvem a registračním číslem projektu

4. Způsob poskytnutí finanční podpory • Úhrady způsobilých výdajů projektu budou probíhat formou první zálohové platby, dalších průběžných plateb a závěrečné platby • První zálohová platba - 20 % způsobilých výdajů projektu - do 30 kalendářních dnů od uzavření smlouvy - bude poskytnuta automaticky, tj. bez požádání - bude odeslána na projektový účet • Průběžné platby - vycházejí ze žádostí o platby v průběžných MZ - jsou ve výši prokazovaných způsobilých výdajů - do výše 90 % schválených způsobilých výdajů • Závěrečná platba - do 30 pracovních dnů od schválení závěrečné zprávy

5. Monitorování projektu • Monitorování je průběžné sledování projektů z hlediska dosahování sledovaných cílů • Nástrojem ke sledování jsou tzv. monitorovací zprávy (dále jen MZ) Typy MZ: • Průběžná MZ • Závěrečné MZ • MZ o udržitelnosti

5. Monitorování projektuPrůběžná MZ • Předkládá je příjemce poskytovateli podpory NEJMÉNĚ jednou za 3 měsíce od zahájení realizace projektu, vždy do 30 kalendářních dnů od ukončení monitorovacího období. • Pro plynulé a lépe kontrolovatelné toky Vám doporučujeme předkládat s každou MZ i žádost o platbu • První monitorovací zpráva – předkládá se po uplynutí 3 měsíců od začátku realizace projektu, tedy nejpozději 30 kalendářních dnů po uplynutí tohoto období

5. Monitorování projektuPrůběžná MZ

6. Povinné přílohy MZ s žádostí o platbu • V žádosti o platbu se uvádějí všechny způsobilé výdaje projektu, které příjemce (případně jeho partneři) prokazuje v rámci dané MZ, tedy výdaje, které vznikly v průběhu odpovídajícího monitorovacího období

6. Povinné přílohy MZ Příloha č. 1 Monitorovací indikátory - generuje se z IS Benefit Příloha č. 2 Přehled uzavřených výběrových řízení • viz samostatná kapitola č. 7 Příloha č. 3 a), b) Přehled čerpání veřejných podpor • není relevantní Příloha č. 4 Žádost o platbu - generuje se z IS Benefit Příloha č. 5 Soupiska účetních dokladů - předkládá se v excelové tabulce

6. Povinné přílohy MZ příloha č. 5 Soupiska účetních dokladů • Veškeré výdaje projektu jsou uvedeny v tzv. Soupisce účetních dokladů a jsou doloženy formou kopií účetních dokladů • V soupisce je nutné řadit jednotlivé doklady tak, jak jsou uvedeny ve schváleném rozpočtu a stejně tak je řadit v tištěné podobě • Časově se jedná o výdaje vzniklé a uhrazené během sledovaného období, je ovšem možné zařadit i výdaj vzniklý v předchozím období realizace, pokud nebyl prokazován v předchozích MZ. • Příjemce, který je plátce DPH uvádí do soupisky částky bez DPH nebo tu část DPH, na kterou není v rámci přijatého plnění nárok na odpočet v souladu se zákonem • Příjemce, který není plátce DPH uvádí do soupisky tu částku, kterou si v rámci projektu nárokuje, a to včetně DPH • Soupiska musí být podepsána statutárním zástupcem a pracovníkem odpovědným za účetní případy

6. Povinné přílohy MZ Příloha č. 6 Kopie účetních dokladů • prosté kopie všech účetních dokladů tak, aby byly jasně čitelné (faktury, paragony atd.) Příloha č. 7 Výpis z účtu projektu • prostá kopie výpisu bankovního účtu speciálně zřízeného pro projekt, případně jiné doklady prokazující úhradu způsobilých výdajů, např. výdajový pokladní doklad Příloha č. 8 Přehled čerpání způsobilých výdajů • v tomto přehledu jsou sledovány dosud prokázané výdaje (z minulých MZ kumulativně) a aktuálně prokazované výdaje, které jsou řazeny dle jednotlivých kapitol schváleného rozpočtu Příloha č. 9 Přepracovaný rozpočet projektu • v případě změny v rozpočtu je dokládán v nejbližší MZ, v němž jsou již zahrnuty provedené změny. Důvod k těmto přesunům se uvádí do MZ do podstatných či nepodstatných změn

6. Povinné přílohy MZ Příloha č. 10 Přepracovaný harmonogram projektu • pokud v projektu dochází ke změně harmonogramu Příloha č. 11 Auditorská zpráva • pouze se závěrečnou zprávou pro projekty s celkovými způsobilými výdaji ve výši 3 mil Kč včetně DPH a více Příloha č. 12 Pracovní výkaz • tzv. timesheet pro dokladování mzdových nákladů Příloha č. 13 Mzdové náklady • celkový souhrn způsobilých mzdových nákladů projektu za sledované monitorovací období, dále budou doloženy pracovní smlouvy (HPP, DPP, DPČ), pracovní náplně, výplatní pásky nebo mzdové listy, kopie výpisů z účtu (výplata mezd včetně povinných odvodů)

6. Povinné přílohy MZ Příloha č. 14 Cestovní náklady • přehled cestovních náhrad za sledované monitorovací období, budou doloženy kopie cestovních příkazů včetně dokladů o jejich vyúčtování. U soukromých vozidel budou doloženy kopie technického průkazu, kopie účetních dokladů o zaplacení pohonných hmot a dále stručná zpráva ze služební cesty Příloha č. 15 Odpisy - toto příloha je relevantní pouze pro subjekty, které daňově odepisují. Způsobilým výdajem jsou v tomto případě odpisy za celou dobu realizace projektu

7. Pravidla při výběru dodavatelů • Pravidla jsou vymezena dvěma základními dokumenty: • Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách • Příručka pro příjemce finanční podpory z OP VK • Rozdělení veřejných zakázek dle předpokládané hodnoty je podrobně popsáno v příručce pro příjemce • Vzhledem k charakteru grantových projektů budou uplatňovány pouze veřejné zakázky malého rozsahu

7. Pravidla při výběru dodavatelůVeřejné zakázky malého rozsahu V rámci OP VK jsou veřejné zakázky malého rozsahu rozděleny: • 0 – 100 000 Kč bez DPH – nemusí být prováděno VŘ, stačí zaslat objednávku jednomu dodavateli; není třeba uzavírat písemnou smlouvu, je však nutné postupovat hospodárně (ceny v místě a čase obvyklé) • 100 001 – 500 000 Kč bez DPH – k podání nabídky písemně vyzvat tři dodavatele, kteří jsou požadované plnění schopni dodat (příjemce je povinen prokázat odeslání); nutno uzavřít písemnou smlouvu; lhůta pro podání nabídek je 10 dnů; o výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje pověřená osoba zadavatele, není třeba ustanovovat hodnotící komisi; o provedení výběru musí pověřená osoba sepsat zápis o posouzení a hodnocení nabídek; o výsledku je nutné informovat všechny zájemce

7. Pravidla při výběru dodavatelůVeřejné zakázky malého rozsahu 3) 500 001 – 1 999 999 Kč - k podání nabídky písemně vyzvat tři dodavatele, kteří jsou požadované plnění schopni dodat (příjemce je povinen prokázat odeslání); výzvu je nutné zveřejnit na www stránky Jihočeského kraje; nutno uzavřít písemnou smlouvu; lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 10 dnů; o výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje hodnotící komise, která má minimálně 3 členy a alespoň jeden ze členů musí mít odbornou kvalifikaci; o provedení výběru musí příjemce sepsat zápis o posouzení a hodnocení nabídek; o výsledku je nutné informovat všechny zájemce; výsledky musí být zveřejněny na www stránkách Jihočeského kraje

8. Publicita projektu • Povinná publicita projektu je zakotvena ve Smlouvě o realizaci grantového projektu a v Nařízení Komise (ES) č. 1828/2006 ze dne8.12.2006 • Příjemce je povinen informovat cílové skupiny a širokou veřejnost, že projekt je realizovaný v rámci OP VK je financován ze zdrojů ESF a státního rozpočtu ČR • Z výše uvedených důvodů je příjemce povinen uvádět na propagační a informační materiály včetně prezenčních listin a certifikátů také informace o této skutečnosti a to ve znění: „Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky“ • Tento text musí být opatřen patřičnými logy (viz. manuál vizuální identity)

8. Publicita projektu • Na stránkách http://opvk.kraj-jihocesky.cz budou loga ke stažení k dispozici • Příjemce je dále povinen umístit vlajky EU na všech akcích spojených s projektem (konference, školení, semináře atd.) • Loga ESF a OP VK je dále nutné umístit na zařízeních zakoupených z projektu (samolepky)

8. Publicita projektuNástroje publicity • Internet (webové stránky projektu) • Publikace, školící a informační materiály • Tiskové zprávy, články, rozhovory v regionálních sdělovacích prostředcích • Tiskové konference • Letáky a plakáty • Propagační předměty

9. Závěr Shrnutí nejdůležitějších postupů a doporučení: • Výběrová řízení – pokud nebude v souladu s pravidly, bude celý výdaj nezpůsobilý • Publicita - pokud nebude v souladu s pravidly, bude celý výdaj nezpůsobilý • Platby ze speciálního bankovního účtu – platby mimo tento účet a platby z tohoto účtu nesouvisející s projektem může poskytovatel podpory zařadit mezi nezpůsobilé • O veškeré podstatné změny v projektu je příjemce povinen písemně zažádat před jejich uskutečněním • Veškeré nepodstatné změny je příjemce povinen uvést v nejbližší monitorovací zprávě • Veškeré dokumenty a formuláře zmíněné v této prezentaci budou k dispozici na http://opvk.kraj-jihocesky.cz v sekci pro příjemce

Kontaktní osoby Oblast podpory 1.1 Oblast podpory 1.2 a 1.3 Ing. Marta Kodádková Ing. Martin Plucha e-mail: kodadkova@kraj-jihocesky.cz e-mail: plucha@kraj-jihocesky.cz telefon: 386 720 175 telefon: 386 720 189 Ing. Jaroslava Maříková Bc. Markéta Pavlovská e-mail: marikova@kraj-jihocesky.cz e-mail: pavlovskam@kraj-jihocesky.cz telefon: 386 720 159 telefon: 386 720 191 Ing. Olga Fraňková e-mail: frankova@kraj-jihocesky.cz telefon: 386 720 318 Mgr. Eva Kuncipálová e-mail: kuncipalova@kraj-jihocesky.cz telefon: 386 720 130

Děkujeme za pozornost!

Obsah semináře