Conferentie Archieven In het kader van de ontmanteling Land en Eilandgebieden 30-31 augustus 2007

1. Conferentie Archieven In het kader van de ontmanteling Land en Eilandgebieden 30-31 augustus 2007 Plaza Hotel Bonaire “Selectie” drs. M.A. Scriwanek Beleidsmedewerker bij het Nationaal Archief

2. 1800 1900 2000 21 km¹ Vloeroppervlakte: ca. 5000 m² 30 / m² / mnd  1,8 miljoen / jaar

3. Selectie Context: wettelijk kader / ICA principles Volume hoe onstaan? meting (inspecties) huisvesting & wetgeving Selectie Uitgangspunten Procedure Methodiek (PIVOT & evaluatie PIVOT) PIOT / Informashon na Midi / CAS verantwoordelijkheid (zorgtaken) verantwoordelijkheid na ontmanteling rechtspersonen Conferentie Archieven Ontmanteling Land, Bonaire 30-31 augustus

4. ICA “principles for archives and current records legislation” 1. een sluitende definitie van het object van de wetgeving: archiefbescheiden; 2. een goede bepaling van het subject van wetgeving: de organen en instellingen waarvoor de wet geldt; 3. bepalingen over terugvordering van afgedwaalde overheidsarchieven en over het effect van privatisering op overheidsarchieven; 4. verwerving van particuliere archieven; 5. taken, bevoegdheden en organisatie van het Nationaal Archief; 6. de positie van het Nationaal Archief ten opzichte van ministeries, zowel dat van de voor het Nationaal Archief direct verantwoordelijke minister als de overige ministers en overheidsorganen; Conferentie Archieven Ontmanteling Land, Bonaire 30-31 augustus

5. ICA “principles for archives and current records legislation” 7. de bevoegdheid van het Nationaal Archief om normen voor het dynamisch archiefbeheer op te stellen en op dat beheer toezicht uit te oefenen; 8. de selectie en vernietiging van archieven; 9. de overbrenging van archieven naar het Nationaal Archief; 10. de openbaarheid van archieven; 11. de sancties om naleving van de archiefwet af te dwingen. Conferentie Archieven Ontmanteling Land, Bonaire 30-31 augustus

6. Hoe is volume ontstaan? 1. Inwonertal is toegenomen vanaf jaren vijftig 2. Taken van overheid zijn toegenomen vanaf 1951/ 1954 Nieuwe bestuurslaag, overdracht taken, democratisering en decentralisering Archief = neerslag van handelen 3. Informatie- en Communicatie Technologie, vanaf eind jaren tachtig 4. Late invoering (vaststelling) archiefwetgeving: 1996 5. Late uitbreiding opslagcapaciteit Nationaal Archief: 2008 Conferentie Archieven Ontmanteling Land, Bonaire 30-31 augustus

7. Meting Volume Inspecties v.a. 1996 Totaal: 13.196 m¹

8. Totaal: 882 m¹

9. Totaal: 666 m¹

10. Totaal: 81 m¹

11. Totaal: 17 m¹

12. Prioriteitstelling 2007 Ontmanteling Land Nieuwe Archiefverordening: Verkorte overbrengingstermijn Nieuw depot Nationaal Archief bestuursarchieven DIV / CBRA rechtscolleges O.M. (POvJ / PPG) / GHvJ / Dep Just O.M. (POvJ / PPG) Selectieproject checks &balances Staten, RvA, ARNA, SER Geen externe opslag nodig, geen extra depotruimte na selectie: ca. 70% meer ruimte Conferentie Archieven Ontmanteling Land, Bonaire 30-31 augustus

13. Huisvesting Selectie Wetgeving Oorspronkelijke voorwaarde die Nederland stelde voor financiering Depot: Dat er: “een structuurplan en een organisatie opzet dient te worden opgezet voor het archiefbeheer, de informatievoorziening en het toezicht daarop in de Nederlandse Antillen” “Structurele aandacht dient te worden besteed aan het probleem van de reductie van archieven, met name voor zoever deze naar het Nationaal Archief moeten worden overgebracht”

14. Depot Nationaal Archief t/m 1986 1940-1986 1940-1986 Depot 2008 1940-1986 Selectie & Overdracht Dit bespaart de overheden (Land & Curacao): Opslagkosten (huur):1,2 miljoen Beheerskosten: ca. 16 miljoen Publiek heeft recht tot toegang tot de archieven t/m 1986 (openbaarheid)

15. Verplichte overdracht (1940-1986) kan niet plaatsvinden Depots van landsdiensten en diensten Eilandgebied Curaçao …. stromen over ….. VOL Nieuwe depots worden gehuurd ….. Huidig depot Nationaal Archief Opslagcapaciteit: 3000 m¹ (ca. 1800-1939)

16. Landsdiensten en diensten van het Eilandgebied Curaçao beheren in totaal: Nationaal Archief beheert: Selectie & overdracht: Nieuw depot 3.500 m¹ (10%) Hiervoor is 5000 m² vloeroppervlakte nodig 750 m² vloeroppervlakte 35.000 m¹ archief 3000 m¹ 5.250 m¹ archief (15%) ca. 75% wordt vernietigd

17. Selectieproject 900 m¹ geselecteerd in 2 maanden, projectteam van 6 personen Directie Financien Archief periode 1954-1974 33 jaar lang in depot van ca. 128 m² vloeroppervlakte Besparing 23 x (128x30x 12) = meer dan 1 miljoen gulden Conferentie Archieven Ontmanteling Land, Bonaire 30-31 augustus

18. Hoe moet zo’n groot volume geselecteerd worden? PIVOT CAS PIOT / Informashon na Midí Verantwoordelijkheden na ontmanteling Conferentie Archieven Ontmanteling Land, Bonaire 30-31 augustus

19. Rijksarchiefinspectie, inspectierapport 2000 “Het wegwerken van achterstanden mag niet ten koste gaan van de reguliere activiteiten, waardoor opnieuw achterstanden ontstaan. Het is raadzaam beide trajecten gescheiden te houden, bijvoorbeeld door het wegwerken van achterstanden projectmatig aan te pakken” “In het PIVOT-project heeft het Algemeen Rijksarchief een schat aan kennis en ervaring opgedaan …[maar] er zijn zorgwekkend weinig archieven overgebracht” Conferentie Archieven Ontmanteling Land, Bonaire 30-31 augustus

20. C.A.S. Centrale Archiefselectie Uitbesteding selectiewerk van ministeries Semi-statische bewerkingsfase Conferentie Archieven Ontmanteling Land, Bonaire 30-31 augustus

21. Procedure Selectie. Proces-verbaal van vernietiging Driehoeksoverleg Gescheiden afweging van: Zorgtaak (ministeriele verantwoordelijkheid) • Administratief belang • Bedrijfsbelang • Historisch belang Conferentie Archieven Ontmanteling Land, Bonaire 30-31 augustus

22. Verantwoordelijkheden (zorgtaken) Thank You Wie is verantwoordelijk voor selectie (zorg- en begheerstaken) NADAT de rechtspersonen zijn ontmanteld? Middelen Conferentie Archieven Ontmanteling Land, Bonaire 30-31 augustus