Conservazione Ottica Sostitutiva

1. Conservazione Ottica Sostitutiva peccato non coglierne le opportunità!

2. Eliminare la stampa e l’archiviazione decennale dei documenti elaborati per i propri clienti? • Risparmiare carta, raccoglitori e costi di stampa? • Azzerare lo spazio oggi occupato da decine o centinaia di faldoni? • Proporre il servizio di Conservazione Ottica Sostitutiva ai clienti fornitori della P.A.? Le nuove norme spingono nella direzione della digitalizzazione della P.A. e delle imprese per i risparmi di costi e gli aumenti in competitività che ne deriverebbero. Digitalizzare il proprio Studio può portare a risparmi stimati tra il 10 e il 20% DEL FATTURATO!! Proporre ai propri clienti fornitori della P.A. il servizio di COS è un’opportunità di business da valutare con attenzione

3. Il passaggio al digitale ormai non è rimandabile Maggior produttività, tagli dei costi, efficienza, velocità di risposta, qualità del servizio. • La fatturazione elettronica è già obbligatoria per le Aziende che lavorano con la P.A. e lo sarà per tutte nei prossimi anni. • Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità ottica sostitutiva • Tutti i documenti con valenza fiscale possono essere conservati in formato digitale se sottoposti al processo di conservazione ottica. Già oggi il commercialista può decidere di conservare elettronicamente TUTTI i documenti a valenza fiscale relativi ai suoi clienti , conseguendo incredibili vantaggi organizzativi e di costi . In più, può proporre il servizio ai clienti obbligati ad effettuare la fatturazione elettronica perché fornitori della P.A.

4. Conservazione Ottica Sostitutiva (COS) Un’ opportunità di forti risparmi e guadagni di efficienza per gli Studi di commercialisti Documenti a valenza fiscale elaborati dallo Studio (Libro Giornale, Registri IVA, Libro Cespiti, ecc.) Sottoposti al processo di Conservazione Ottica Sostitutiva possono essere direttamente «prelevati» in forma digitale dal Gestionale e archiviati elettronicamente, SENZA BISOGNO DI STAMPARLI E CONSERVARLI in faldoni per anni. Fatture attive generate dai clienti (es. con Excel/Word o con gestionali) già disponibili in pdf (o previa scansione, se cartacee) Sottoposte a COS, possono essere archiviate elettronicamente (no stampe, no spazio occupato dai faldoni) Fatture passive ricevute per mail (pdf) o in forma cartacea: Generalmente vengono inviate al cliente per mail per la loro approvazione. Se cartacee, previa scansione. Sottoposte a COS, possono essere direttamente archiviate elettronicamente

5. Conservazione Ottica Sostitutiva (COS) CLIENTI DELLO STUDIO FATTURE ATTIVE ELETTRONICHE STUDIO COMMERCIALISTA FATTURE PASSIVE ALTRI DOCUMENTI PDF DOCUMENTI PROCESSATI RESI DISPONIBILI SUL PORTALE DELLO STUDIO E/O SU SUPPORTI DIGITALI DOCUMENTI GENERATI DALLO STUDIO SCANSIONE > PDF DOCUMENTI CARTACEI SOCIETA’ FORNITRICE DEL SERVIZIO COS

6. Vantaggi pratici Piccoli clienti (artigiani, negozi, professionisti): Movimentano ridotti volumi di documenti, spesso in forma cartacea. Generano le loro fatture e gestiscono il loro pagamenti. Raccolgono i documenti cartacei (fatture, scontrini, schede carburante, ecc.) e a cadenza precisa li inviano/consegnano al commercialista. Vantaggio della COS per lo Studio: Poter archiviare direttamente in forma digitale i documenti generati dal gestionale dello studio e le fatture attive eventualmente disponibili in pdf , senza stamparli e quindi senza occupare spazio. Risparmio di carta, spazio, raccoglitori. Velocità di accesso ai documenti nel caso di ispezioni. Opportunità di «vendere» il servizio di Conservazione Ottica a quei clienti che forniscono la P.A. Vantaggio della COS per il cliente dello Studio: Evitare l’eventuale conservazione dell’archivio cartaceo dopo i primi 3 anni di conservazione presso lo Studio del commercialista. Possibilità di lavorare con la P.A., dato l’obbligo di fatturazione elettronica a partire dai prossimi mesi.

7. Vantaggi pratici Piccole e medie Aziende che demandano al commercialista la completa gestione della contabilità: Hanno il domicilio fiscale presso lo studio. Non movimentano documenti contabili, lo Studio emette le fatture per loro conto, riceve (scansiona, sottopone ad approvazione) e processa le fatture passive, riceve e archivia le quietanze di pagamento dei fornitori, ecc. Questi clienti redigono autonomamente le note spese e le consegnano allo Studio, insieme ai giustificativi, con cadenza regolare. Vantaggio della COS per lo Studio : archiviare direttamente in forma digitale i documenti generati dal gestionale dello studio, quindi anche le fatture attive, senza stamparli e quindi senza occupare spazio. Idem per le fatture passive (perché già scansionate per invio per approvazione). Risparmio di carta, spazio, raccoglitori. Velocità di accesso ai documenti nel caso di ispezioni Forti risparmi di postalizzazione e di gestione delle fatture attive, grazie alla possibilità di inviarle elettronicamente ai destinatari che accettino tale prassi.. Opportunità di «vendere» il servizio di Conservazione Ottica a quei clienti che forniscono la P.A. Vantaggio della COS per il cliente dello Studio: Evitare l’eventuale consegna dell’archivio cartaceo da parte del commercialista dopo i primi 3 anni di conservazione e relativa archiviazione. Possibilità di lavorare con la P.A., dato l’obbligo di fatturazione elettronica a partire dai prossimi mesi

8. Vantaggi pratici • Lo Studio che decide di sottoporre a Conservazione Sostitutiva i documenti a valenza fiscale dei suoi clienti, di fatto intraprende un processo graduale di adozione dell’archiviazione digitale, praticamente senza costi aggiuntivi !! • ad esempio potrebbe configurare un processo automatico di approvazione delle fatture passive che: • preleva le fatture passive al momento della loro scansione, • le invia autonomamente al cliente per l’approvazione • le riceve di ritorno «approvate» o «non approvate» dal cliente • Le invia automaticamente all’ufficio pagamento se approvate, le mette in evidenza per ulteriori processi, se non approvate • le archivia • Con enormi risparmi di tempo, azzeramento degli errori e dei contenziosi coi clienti (avevo autorizzato, no non avevo autorizzato…) • Potrebbe permettere ai clienti l’accesso ai documenti di loro pertinenza, sia quelli per cui è prevista la conservazione legale (e quindi sottoposti a COS), sia tutti gli altri (es. i bilancini, quietanze di pagamenti, comunicazioni varie, eventuali solleciti di pagamento inviati per conto del cliente, ecc.). Con enormi risparmi di telefonate, mail, reperimento documenti, invii, ecc. ecc. • Invio di fatture elettroniche, archiviazione digitale di tutti i documenti, pronta correlazione tra documenti inerenti uno stesso processo (es. ordine di pagamento, fattura, quietanza) , azzeramento (o quasi) dei tempi di sistemazione e di ricerca, nessuna duplicazione di copie in uffici diversi… • Introdurre l’archiviazione digitale in ufficio permette risparmi stimati nell’ordine del 10Introdurre 10--20 % del fatturato!

9. Il trattamento dei documenti: le fatture attive Caso 1:il cliente dello Studio fattura elettronicamente ai suoi clienti (es. P.A.). A cadenza prefissata, esempio un lunedì si e uno no, il cliente invia le sue fatture attive allo Studio (la cadenza del processo di Conservazione Ottica Sostitutiva deve essere, per le fatture attive, quindicinale) Caso 2: il cliente fattura ancora tradizionalmente, inviando fatture pdf via mail e/o in formato cartaceo via posta. A cadenza quindicinale, il cliente invia allo Studio i pdf delle fatture emesse nel periodo. • Per entrambi i casi, lo Studio semplicemente «gira» le fatture pdf dei suoi clienti ad AKILI LAB, società erogatrice del servizio di COS (Conservazione Ottica Sostitutiva) e responsabile della corretta esecuzione del processo (sia tecnicamente, sia dal punto di vista delle procedure previste dalla Legge). Di fatto, lo Studio demanda ad AKILI LAB il servizio di COS fornito ai clienti senza, quindi, dover affrontare investimenti in Software o riorganizzazioni interne! • A cadenza predefinita, AKILI LAB «processa» le fatture ricevute e le rende disponibili allo Studio (e quindi ai suoi clienti) in due modalità: • Dischetto o altro supporto su cui sono memorizzate le fatture processate e i file di riepilogo e di corretta esecuzione (non previsti dalla Norma, ma previsti nel processo AKILI LAB) • Accesso regolato alla sezione del portale AKILI LAB dedicata allo Studio (personalizzata) • Approfondimento: • Alcuni Studi stanno valutando con interesse l’opportunità di dotarsi di un «archivio unico digitale» in cui immettere TUTTI i documenti ricevuti dai clienti (oltre a quelli dello Studio stesso, ovviamente!). • Lo Studio potrebbe in questo caso permettere ai clienti l’invio libero dei documenti in formato pdf, senza necessità di definire cadenze predefinite, perché i documenti verrebbero archiviati AUTOMATICAMENTE (!!) dal sistema di archiviazione digitale, grazie alla funzione Intelligentindexing.

10. AkiliLab. Drive your company. Corso Sempione 7, 21013 Gallarate (VA) - Tel.: +39.0331.795.490 - Tel. e Fax: +39.0331.785.551 Email: info@akililab.com - Web: www.akililab.com - P.IVA: 03296730124