EJECUCIÓN DE ADECUACIONES FÍSICAS MENORES Cuantía de 0 a 50 SMMLV

1. EJECUCIÓN DE ADECUACIONES FÍSICAS MENORES Cuantía de 0 a 50 SMMLV

2. Situación: El profesor de química, ordenador de gasto, identificó que el nuevo equipo que compró requiere de una instalación eléctrica diferente a la de su laboratorio. Necesito a alguien que haga los ajustes …. ¿Quién podría hacerlo? ¿Cómo lo contrato? ¿Es una adecuación física?

4. ¿QUÉ ES UNA ADECUACIÓN FÍSICA MENOR ? Involucran modificaciones de elementos no estructurales de una edificación ANTES DESPUÉS DESPUÉS ANTES Pueden ser ADECUACIONES FÍSICAS DE OBRA CIVIL o ADECUACIONES DE MOBILIARIO con cuantía menor a 50 SMMLV

5. ¿QUÉ ES UNA ADECUACIÓN FÍSICA MENOR ? Involucran cambios en el uso de los espacios físicos del campus universitario Las actividades de adecuaciones menores son diferentes a las de Mantenimiento de la planta física de la Universidad.

6. ¿QUÉ ES UNA ADECUACIÓN FÍSICA MENOR ? Comprenden los cambios que se hacen con el propósito de mejorar la distribución del espacio y/o ADECUARLO A NUEVAS NECESIDADES Las actividades de adecuaciones menores son diferentes a las de Mantenimiento de la planta física de la Universidad.

7. ALGUNOS TIPOS DE ADECUACIONES FÍSICAS 1. Adecuación de baños Mejora del servicio sanitario a través de su modernización. Por ejemplo, el cambio de los baños que han llegado al final de su vida útil. 2. Adecuación de aulas de clase Cambios en los espacios, en la ubicación de tableros, de escalinatas, puestos de estudios a diferente nivel o mejoras para obtener mayor ventilación. 3. Adecuación de Oficinas Aumentos de capacidad en las oficinas, insonorización y seguridad. 4. Adecuación de laboratorios Modernización de espacios para dar cumplimiento a los estándares normativos; ampliación de los espacios (cambios de uso); por ejemplo, la reubicación de mesones, la transformación de una bodega en laboratorio, entre otros 5. Adecuaciones de instalaciones eléctricas Aquellas que tienen por objeto modernizar la red eléctrica para adaptarla al cumplimento de estándares normativos (por ejemplo el RETIE) o para aumentar la capacidad de suministro energético. 6. Adecuación de redes eléctricas de acuerdo a las necesidades (de iluminación y equipos) Adecuaciones en el cableado o estructura eléctrica con el fin de cumplir con los requisitos de equipos modernos, de acuerdo a las especificaciones técnicas para el funcionamiento de los mismos. 7. Adecuación por el cumplimiento de normativas. 8. Adecuaciones de mobiliario Adaptar mobiliario para satisfacer nuevas necesidades. Por ejemplo, cuando una oficina requiere optimizar el espacio con el fin de disponer de más oficinas o reubicarlas, se realizan mejoras en la ubicación y en el tipo de mobiliario (En el caso específico de los laboratorios, se adecua el mobiliario en acero inoxidable).

8. ¿QUÉ DEBE HACER EL PROFESOR? 1 El profesor define la necesidad y verifica la disponibilidad de recursos 2.Implican una adecuación física ¿ ¿ Se remite al procedimiento de contratación de bienes y servicios cuantía menor a 50 SMLMV (PCO. 01) No Sí UIS 3 El Jefe División de planta física Traduce las necesidades a especificaciones técnicas generales y da un estimado del valor de la obra.

9. El profesor solicita aval de planeación presentando las especificaciones generales y la estimación de la cuantía. 4 5 Planeaciónanaliza la pertinencia y conveniencia institucional, da aval y comunica. Si hay observaciones, el ordenador con ayuda del líder de planta física, hace los ajustes y estima nuevamente el valor de la adecuación. UIS Nota: Si el valor estimado es mayor a 50 SMLMV remitirse a los procedimientos de contratación PCO. 02 y PCO. 03.

10. 6 El profesor con asesoría de la UDPSsolicita mínimo tres (3) cotizaciones y evalúa precios. UDPS: UNIDAD AD HOC DE DISEÑO, PRESUPUESTO Y SUPERVISIÓN. Presidida por el Director de Planeación y conformada por: El Ordenador de Gasto, el Director de Planeación, el Director de DCPI y el Líder de Planta Física. La UDPS asesora al profesor acerca de la forma de contratación a utilizar e identifica los casos en los que sea más favorable trabajar con un contratista externo. El profesor y la UDPS determinaron contratar servicios externos que las adecuen.

11. SE REQUIERE CONCEPTO TÉCNICO CUANDO LA UAA DESEA ADQUIRIR: Tengo las cotizaciones, ¿Debo pedir concepto técnico ? 1 2 3 Equipos de cómputo, servidores, redes, software, el montaje de salas de informática De distintos proveedores COTIZACIONES Servicios Eléctricos Deben contener la cantidad, precio, forma de pago, fecha límite de entrega, garantías y condiciones especiales a contratar. SERVICIOS DE INFORMACIÓN (Unidad Soporte que da concepto y/o Asesoría técnica). Equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos, electromecánicos, repuestos para los mismos. MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO Servicios de albañilería, plomería, carpintería, soldadura, pintura y electricidad Las cotizaciones deben tener una fecha máxima de expedición de 30 días. PLANTA FÍSICA

12. 7 UDPS: UNIDAD DE DISEÑO, PRESUPUESTO Y SUPERVISIÓN. El profesor con asesoría de la UDPSyde acuerdo al concepto técnico, selecciona la oferta más favorable para la Universidad y la cual satisfaga plenamente los requisitos establecidos. También asesora al profesor acerca de la forma de contratación OPS, OC, OT, O. Suministro. COTIZACIONES 1 2 3 Orden de Trabajo Se utiliza para la ejecución de obras o trabajos relacionados con la construcción, montajes, mejoras adicionales, conservación, restauración de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad y similares, cuando el valor de la obra o el trabajo no exceda los 300 SMLMV. Principios rectores de la contratación: planeación, economía, publicidad, transparencia y selección objetiva.

13. 8 El profesor asigna a través del SIF el CDP correspondiente al proceso contractual. Sistema de Información Financiero El profesor verifica en el SIF que el proveedor se encuentre registrado y actualiza los datos. 9 Solicita la información mediante el formato Registro de Proveedores de Bienes y Servicios FCO.01. y lo envía a la DCPI para el registro en el Sistema de Información NO está registrado

14. 10 Sí El profesor o el responsable de la UAA deberán valorar por escrito los riesgos y definir expresamente las garantías, siguiendo el formato Valoración de Riesgos Contratos Superiores a 10 SMLMV FCO.013. ¿ ¿ No El proceso es mayor a 10 SMLMV El profesor solicita al proveedor los documentos necesarios y elabora en el SIF la orden de contratación y designa supervisor de la misma. Es obligación del Ordenador de Gasto verificar e imprimir antecedentes disciplinarios y fiscales del proveedor y la constancia deberá reposar en el archivo contractual. Orden de trabajo elaborada

15. 11 El profesor y el contratista firman el documento de contratación El profesor deberá revisar si la adecuación a realizar requiere pólizas, en el caso de ser así. El profesor con ayuda de la UDPSverifica que los soportes y garantías estén acorde a lo establecido en la orden de contratación; si las garantías están aseguradas, las aprueba. 12 Documentación de legalización del contrato • Contrato firmado • Pólizas • Recibos de pago de la pólizas • Impuestos • Seguridad social (si aplica); entre otras.

16. 13 El profesor suscribe el acta de inicio de la obra civil que implica la adecuación del laboratorio. IMPORTANTE: No se puede iniciar la ejecución del contrato si no se ha cumplido con el Registro Presupuestal, Perfeccionamiento del Contrato y la Aprobación de las Garantías. 3 14 El contratista inicia las actividades de adecuación en el laboratorio. 15 El profesor con asesoría del Supervisor designado, da como recibido los servicios prestados por el contratista, verificando que se haya cumplido con lo pactado en el contrato.

17. 16 El Profesor con asesoría del Supervisor realiza las observaciones pertinentes para que el contratista realice las modificaciones y ajustes. No No ¿ ¿ Firman el Acta de Recibo Final el Profesor, el supervisor y el contratista. El contrato contempla pagos parciales Si ¿ ¿ El servicio es satisfactorio Si 17 El profesor elabora Orden de Pago Automática (OPA), genera cumplimiento en el SIF. El profesor elabora Orden de Pago Automática (OPA) del periodo y la firma.

18. Si la OPA, las pólizas y demás documentos de soporte están correctos, el profesor envía a Presupuesto con el visto bueno y se remite al Procedimiento de egresos establecido en el proceso financiero (PFI 08). 18 19 Una vez notificado por División Financiera, el profesor ingresa al SIF y autoriza la cuenta a pagar. NOTA: Si es el único o el último pago, el ordenador con asesoría del supervisor, evalúa el contratista conforme a los estipulado en el instructivo de Selección, evaluación y Reevaluación de proveedores (ICO. 01) 20 El profesor, el Contratista y el supervisor firman acta de liquidación. El ordenador debe archivar los soportes documentales, diligenciando la Lista de Chequeo de Documentos FCO. 06.