Doświadczenia z wdrożenia systemu EOD w szpitalu w Grodzisku Mazowieckim

1. Doświadczenia z wdrożenia systemu EOD w szpitalu w Grodzisku Mazowieckim Białowieża, 8.05.2008

2. Kilka słów o naszej firmie BIATEL SA jest firmą teleinformatyczną opartą wyłącznie na polskim kapitale, która powstała w 1989r. i od tamtej pory konsekwentnie i skutecznie rozszerza swoją ofertę o najnowsze rozwiązania z dziedziny telekomunikacji, informatyki, oprogramowania, budowy sieci rozległych oraz bezprzewodowej transmisji danych. Założycielem i właścicielem firmy, jest Stanisław Kalankiewicz obecnie sprawujący funkcję prezesa firmy. Siedziba Zarządu mieści się w Warszawie.

3. W ofercie Biatel SA znajdują się nowoczesne rozwiązania z dziedziny: • informatyki i oprogramowania • projektowania i budowy linii kablowych • bezprzewodowej transmisji danych • telemetrii i automatyki • kompleksowych systemów ochrony • rozwiązań i pojazdów specjalnych dla służb mundurowych • systemów telekomunikacyjnych W BIATEL SA zatrudnionych jest 350 osób a w Grupie BIATEL ponad 1200

4. EOD FlowER • Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w jednostkach samorządu terytorialnego, szpitalach, szkołach, administracji rządowej • Na bieżąco używa systemu ponad 3500 użytkowników • Infrastruktura podpisu elektronicznego zgodnego z ustawą • Możliwość automatycznego przekazywania dokumentów pomiędzy urzędami i instytucjami

5. FlowER SWIN • Wdrożenie specjalnej wersji systemu FlowER w pełnym zakresie obsługującego przetwarzanie informacji niejawnych • Pełna integracja z przepisami Unii Europejskiej • Pełna zgodność z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnej • W chwili obecnej kończy się specjalny proces certyfikacji wdrożenia przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego

6. Cel wdrożenia Głównym celem wdrażania systemów elektronicznego obiegu dokumentów jest usprawnienie działania organizacji, a przez to zmniejszenie kosztów jej funkcjonowania

7. Sposoby osiągnięcia celu biznesowego • Pełen nadzór nad dokumentami krążącymi w instytucji • Przyśpieszenie ścieżek przepływu dokumentów • Brak problemu „zagubionych pism” • Identyfikacja i likwidacja wąskich gardeł • Zmniejszenie obciążenia pracowników merytorycznych • Automatyzacja zestawień statystycznych

8. FlowER do czego służy • Rejestracja i uporządkowanie dokumentów krążących po instytucji • Organizacja dokumentów – RWA i teczki spraw • Wspomaganie w pracach statystycznych i poszukiwawczych • Wspomaganie w zakresie nadzoru nad przebiegiem spraw • Przekazywanie dokumentów pomiędzy jednostkami

9. Opis szpitala • Szpital Zachodni w Grodzisku Mazowieckim jest jednym z większych szpitali na terenie aglomeracji warszawskiej • Miesięcznie szpital przyjmuje ok. 1000 wniosków i pism • W części administracyjnej pracuje ok. 50 osób

10. Mechanizmy udostępniane przez system • Rejestracja korespondencji wchodzącej • Przechowywanie pism i załączników w dowolnych formatach • Obróbka graficzna wielostronicowych skanów pism • Podgląd i wydruk dziennika korespondencji • Różne rodzaje wysyłki • Rejestracja „zwrotek” • Generowanie wykazów i raportów

11. Baza Korespondentów Użytkownicy Użytkownicy Centralna Baza Korespondentów • Każdy korespondent jest wprowadzany do systemu raz • Wszyscy użytkownicy mają dostęp do wspólnej bazy korespondentów • Automatyczne umieszczanie danych adresowych na korespondencji

12. System dekretacji i akceptacji pism • Konfiguracja ścieżek dekretacji i akceptacji pism • Dekretacja pism przez uprawnionych użytkowników • Rejestracja pism w aktach sprawy – automatyczna numeracja zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną i RWA • Słowniki opisujące strukturę organizacyjną • Obieg pism wewnętrznych • Potwierdzenie przeczytania dokumentu • Podpis elektroniczny zgodny z ustawą

13. Praca w systemie „hot desk” • Nie każdy pracownik musi mieć swój komputer • Zalogowanie na każdej stacji roboczej daje automatyczny dostęp do własnych dokumentów i teczek • Działanie wykonane na dowolnym stanowisku pracy jest tak samo ważne

14. Użytkownicy Użytkownicy Dokumenty System zastępstw • Pracownicy zastępujący nieobecnych mają pełen dostęp do dokumentów i spraw osób zastępowanych • System odnotowuje, które pisma zostały zarejestrowane, przygotowane lub zaakceptowane w zastępstwie

15. Kancelaria FlowER Kancelaria Różne lokalizacje Wydział 100 km Wydział FlowER Wydział Przekazywanie dokumentów

16. Skalowalność systemu • System daje się łatwo skalować: • Instalacja jednostanowiskowa w kancelarii • Instalacja w sekretariatach • Pełen elektroniczny obieg dokumentów

17. Integracja systemu z systemami dziedzinowymi • Import dokumentów wytworzonych w systemie dziedzinowym do odpowiedniej teczki • Inicjalizacja sprawy z poziomu systemu dziedzinowego • Możliwość przekazania informacji o stanie sprawy z systemu EOD do systemu dziedzinowego • Dostęp do repozytorium dokumentów z systemu dziedzinowego

18. Założenia wdrożenia • Założeniem wdrożenia było uruchomienie procesu elektronicznej obróbki pism przez instalację stanowisk w kancelarii i sekretariatach • Maksymalne użycie istniejącej bazy sprzętowej

19. Korzyści podejścia • Niewielki nakład pracy oraz kosztów w początkowym okresie wdrożenia • Możliwość uruchomienia Elektronicznej Skrzynki Podawczej • Dostęp do wiedzy o ilości i miejscach przechowywania wniosków • Zintegrowany sposób przetwarzania pism • Szybkie korzyści wdrożenia

20. Niedostatki podejścia • Konieczność wykonywania „podwójnej pracy” – informacja o pismach częściowo przetwarzana jest tradycyjnie • Konieczność przenoszenia dokumentów w sposób tradycyjny • Brak możliwości akceptacji pism (i nanoszenia poprawek) w sposób elektroniczny

21. Wykonane prace • Konfiguracja systemu – wprowadzenie struktury organizacyjnej, oraz Rzeczowego Wykazu Akt • Instalacja systemu na wybranych stanowiskach • Przeszkolenie personelu • Czas trwania 2 tygodnie

22. Napotkane problemy • Rozpoznanie i sformalizowanie regulaminów przetwarzania pism • Dostosowanie Regulaminu Organizacyjnego • Nastawienie pracowników

23. Osiągnięte cele • Zastąpienie książek kancelaryjnych i automatyzacja rejestrów • Pełna informacja o miejscu przechowywania pisma i terminach załatwienia • Brak problemów z „zagubionymi pismami” • Szybkie sporządzanie raportów i wykazów

24. Perspektywy rozwoju • Bardzo łatwa rozbudowa systemu do pełnego EOD • Wyeliminowanie dokumentów papierowych – przetwarzanie dokumentów całkowicie w postaci elektronicznej • Brak konieczności przechowywania teczek z dokumentami i przenoszenia ich pomiędzy komórkami organizacyjnymi • Uruchomienie przekazywania dokumentów pomiędzy instytucjami

25. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Zapraszamy do dyskusji ` BIATEL SA DEPARTAMENT INFORMATYKI WARSZAWA Metropolitan, Plac Piłsudskiego 100-078 Warszawa tel. +48 22/ 59 77 777fax.+48 22/ 59 77 779 www.biatel.pl BIAŁYSTOK ul. Ciołkowskiego 2/2, 15-245 Białystoktel. +48 85/ 74 59 900fax.+48 85 / 74 59 903www.biatel.pl Krzysztof Kulesza krzysztof.kulesza@biatel.com.pl