Folkevalgtopplæring 5.12.2011 - Presentasjon av stabene og stabenes oppgaver

1. Folkevalgtopplæring 5.12.2011 - Presentasjon av stabene og stabenes oppgaver

2. Stab Økonomi Økonomisjef John-Ivar Udnesseter

3. Stab Økonomi

4. Satsningsområder • 1. Rapportering • Mål: • Relevant styringsinformasjon • Pålitelig • Rettidig • Tiltak: • Innføring av nytt prognoseverktøy 1. halvår 2012 • Gradvis innføring av balansert målstyring • Tett og god dialog med brukerne Stab Økonomi

5. Satsningsområder forts. • 2. Innkjøp • Mål: • Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for, på en måte som bidrar til effektiv drift og best mulig økonomisk resultat over tid • Opptre som ansvarlig samfunnsaktør • Tilrettelegge slik at innkjøp blir så enkle som mulig for brukerne i kommunens virksomheter • Tiltak: • Kompetanseheving og økt ressursbruk fra høsten 2011. Stab Økonomi

6. Satsningsområder forts. • 3. Skatteinnfordring • Mål: • Opprettholde status som ”best i klassen” på Romerike ved at: • Skatteregnskapet skal være korrekt og à jour. • Innkrevingen skal holde et godt faglig nivå, være effektiv og sikre betalingsviljen. • Arbeidsgiverkontrollen skal bidra til økt etterlevelse, redusert svart økonomi og korrekte grunnlagsdata. • Legitimitet og intern etterlevelse: Skattebetalere og arbeidsgivere skal bli møtt med respekt, oppleve høy kompetanse og få god veiledning. Stab Økonomi

7. Satsningsområder forts. • 4. Innfordring av kommunale krav • Mål: • Effektiv og brukervennlig innfordring som har som mål til enhver tid å minimere risikoen for tap på fordringer og maksimere forutsetningene for rettidig betaling gjennom en effektiv innfordringsprosess. • Tiltak: • Egen tiltaksliste vil bli utarbeidet i løpet av høsten 2011. Stab Økonomi

8. Styringsdokumenter og rapporteringsrutiner • Økonomiplan • Årsbudsjett • Månedsrapportering (administrativ) • Tertialrapportering • Årsrapport • Årsberetning • Årsregnskap Stab Økonomi

9. Styringsprinsipper Rammebudsjettering: Mål: Effektivt og helhetlig Hver enkelt sektor/stab tildeles en netto ramme ->Detaljbudsjettering skjer administrativt Aktiviteten må tilpasses denne rammen Innebærer frihet og fleksibilitet, men også skjerpet ansvar for økonomistyring og resultat. Forankret i økonomireglementet Målstyring Stab Økonomi

10. Stab Plan og utvikling • Plan- og utviklingssjef Dag Hovdhaugen

11. Plan- og utviklingssjef Stab Plan og utvikling • IT: • IT-leder • 5 ansatte • Lærling • Ansvar for IT systemer, infra- • struktur. support. telefoni • Egen budsjettenhet • Team LNM : • Jordbruk/skogbruk • Miljø • Næring • Jakt og fiske • Konsesjoner • Fradeling i LNF • Tilskudd • Planer • 5 ansatte • Team Plan: • Planer • Regulering/Dispensasjoner • Regelverk • Ekstern representasjon • Prosjekter • Skjenking og servering • Kjøp og salg eiendom • Systemer og internkontroll • 5 ansatte

12. IT - Hovedoppgaver: • Sikre stabil drift av alle systemer • Utbygging av teknisk infrastruktur • Oppgradering av programvare • Oppgradering av maskinpark • Prøveprosjekt med nettbrett

13. Team LNM - Hovedoppgaver: • Drift av Landbrukskontoret • Oppfølging av Energi- og klimaplan • Oppfølging av Plan for næring og miljø • Miljøfyrtårn Rådhuset • Støtteordninger • Næringsutvikling

14. Team Plan - Hovedoppgaver: • Planstrategi, kommuneplan og overordnende planer • Reguleringsplaner • Byggeprosjekter • Regelverk, delegeringer, kontroll, analyser • Kjøp og salg av eiendom • Servering og skjenking • Organisasjonsutvikling

15. Planmyndigheter Statlig nivå Regionalt nivå Kommunalt nivå Stortingsmeldinger Nasjonale forvatninger til regional og kommunal planlegging Statlige bestemmelser (SPB) Statlige plan retningslinjer (SPR) Statlig reguleringsplan eller arealdel til kommuneplan Regional planstrategi Regional plan Regional planbestemmelser Kommunal planstrategi Kommuneplan/Kommunedelplaner Område- og detaljreguleringsplan 15

17. Kommunalt ansvar: Revisjon hver valgperiode Kommunalt ansvar: Revisjon ved behov Kommuneplanens arealdel Område- reguleringsplan Bestemmelser for tiltak uten plankrav Privat eller kommunalt planinitiativ, må hjemles i k-plan eller reg.- /områdeplan. Privat eller kommunal gjennomføring Detaljregulerings- plan Søknad om tillatelse til tiltak Gjennomføring av tiltak 17

18. Aktører - interesser utbyggere naboer velforeninger barn/ unge eldreråd rådet for funksjonshemmede næringsliv andre ….. Interessenter som kan finnes i hver enkelt kommune eller planområde: næringsråd båtforening verneforening sentrumsforening gårdeierforening Utvikling av Planområdet fylkesmannen fylkeskommunen nabokommuner riksantikvaren 18

19. Prosess reguleringsplaner: • Oppstartsmøte • Varsling av oppstart planarbeid • Planprogram/planutkast • 1. gangs behandling Formannskapet • Offentlig høring 6 uker • Justering • 2. gangs behandling Formannskapet • Vedtak Kommunestyret

20. Planens dokumenter En komplett plan består av: plankart bestemmelser planbeskrivelse Plankartet , bestemmelsene og beskrivelsen er rettslig bindende Plankart og bestemmelser fastlegger hovedsakelig arealbruken og andre fysiske rammer . Planbeskrivelsen som beskriver planens formål, hovedinnhold og virkning. 20

21. Jordloven: • § 12.Deling • Departementet kan gi samtykke dersom samfunnsinteresser av stor vekt taler for det, eller deling er forsvarleg ut frå omsynet til den avkasting eigedomen kan gi. Ved avgjerd skal det mellom anna takast omsyn til om deling kan føre til drifts- eller miljømessige ulemper for landbruket i området. Det skal òg takast omsyn til godkjende planer som ligg føre for arealbruken etter plan- og bygningslova og omsynet til kulturlandskapet. • Samtykke til deling etter Jordlova skal gis før dispensasjon kan behandles politisk.  

22. Stab Personal • Personalsjef ErikTangstrøm

23. Personalavdelingen • Kjernevirksomhet • Personalavdelingen skal sikre: • rett lønn til rett tid • gjennomføring av Aurskog-Høland kommunes felles personalpolitikk

24. Nøkkeltall kommunens ansatte • Ansatte - den viktigste ressursen for kommunen • 1125 ansatte • 875 årsverk • 500 millioner i lønn inkl. sosiale kostnader

25. Avdelingens hovedoppgaver: • Rekruttering, tilsetting og integrering • Personal- og arbeidsgiverpolitikk • Personaloppfølging • Kompetanseutvikling • Helse, miljø og sikkerhet • Rådgiving og veiledning til ledere • Drøftinger og forhandlinger

26. Avdelingens fokus kortsiktig: • Etablere en god personalportal • Sikre dobbelkompetanse internt • Tydeliggjøre avdelingens rolle og ansvar i forhold til resten av organisasjonen

27. Avdelingens fokus langsiktig: • Rekrutteringsplan – langsiktige behov • Kompetanseplan – langsiktige behov • Bedre styringsverktøy • Minimalisere risiko for feil i utbetalinger – gradvis overgang til flere elektroniske løsninger og kontrollsystemer

28. Arbeidsgiverpolitikken • Kommunestyret har formelt sett arbeidsgiveransvaret for alle ansatte i kommunen • Dette er i vår kommune delegert til rådmannen i de fleste saker • Administrasjonsstyret er primærorganet som blir brukt i forbindelse med politikeres ansvar som arbeidsgivere

29. Visjonen • Den romslige kommunen

30. Verdiene: • Respekt • Ansvar • Utvikling • Service

31. Stab Informasjon og service Fungerende leder Rune A. Holter Kari Aasberg Bradley i permisjon

32. Stab Informasjon og service

33. Servicekontor • Innbyggernes første møte med kommunen • Forkontor for alle virksomheter • Avlaster saksbehandlere i stor grad • Formidler mange typer oppdrag direkte • Skjemaer / veiledning og utfylling • Utvikling av hjemmeside / oppdatering • Tjenestebeskrivelser Stab Informasjon og service

34. Post / arkiv • Ansvar for • Mottak og utsending av post • Journalføring og fordeling av post • Kommunens saksbehandlingssystem ”ESA” • Arkiver • Prioriterte områder • Fullelektronisk saksbehandling • Fullelektronisk arkiv Stab Informasjon og service

35. Politisk sekretariat • Ansvar for • Forberedelse av politiske saker til politiske møter, kopiering og utsending av saker til politikere • Sekretærfunksjon i politiske møter • Valgarbeid • Lønnslister og attestering av lønn mv. til politikere • Innkallinger til politiske møter og kontakt med politikere Stab Informasjon og service

36. Politisk sekretariat • Noen forhold å merke seg • Forfall til møter skal meldes til politisk sekretariat som innkaller vara etter vedtatt liste • Viktig å melde fra i så god tid som mulig • Spørsmål omkring politiske saker, vedtak, praktiske ting rundt møter mv. Stab Informasjon og service

37. Utfordringer, strategi, satsning • Legge til rette for god kommunikasjon og dialog, internt og eksternt • Videreutvikle elektronisk informasjonsutveksling og samhandling med innbyggere • Videreutvikle kommunens hjemmeside med flere selvbetjente løsninger • Utarbeide strategiplan for intern og ekstern kommunikasjon • God dokumentbehandling, overgang til fullelektronisk arkiv innen 01.01.2013 • Annen dokumenthåndtering for politikere Stab Informasjon og service